Kalendāra integrācija

Savienojiet vienu reizi, pārvaldiet visur. Kad esat savienojis Google Calendar vai Microsoft Outlook (Teams), jūsu Voilà nodarbības dzīvo jūsu kalendārā tieši kā jebkura cita tikšanās — un viss, ko darāt ar notikumu no sava kalendāra, automātiski atplūst atpakaļ uz Voilà. Pārplānojiet, atceliet, pieņemiet, noraidiet — abas puses paliek sinhronizētas dažu sekunžu laikā.

Šī lapa ir rakstīta skolotājiem. Sadaļa "Ko piedzīvo jūsu studenti" precīzi izskaidro, ko jūsu studenti redz savā pusē, lai jūs varētu pārliecinoši vadīt visu savu grafiku no sava kalendāra.

Atbalstītie pakalpojumu sniedzēji

Pakalpojumu sniedzējs	Video saite automātiski pievienota	Kas tiek izveidots
Google Calendar	Google Meet	Viens notikums katrai nodarbībai, galvenais notikums katrai atkārtojošajai sērijai
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Viens notikums katrai nodarbībai, viens notikums katram atkārtojošamam gadījumam

Jūs varat savienot vienu kalendāra pakalpojumu sniedzēju vienlaikus. Lai pārslēgtos, vispirms atvienojiet pašreizējo sadaļā Iestatījumi → Integrācijas.

Google Calendar savienošana

1. Dodieties uz Iestatījumi → Integrācijas vai Plānošana → Savienot Google Calendar.
2. Noklikšķiniet Savienot Google Calendar.
3. Pierakstieties ar savu Google kontu un autorizējiet Voilà lasīt un rakstīt notikumus.
4. Jūsu kalendārs sāk sinhronizēties nekavējoties.

Kas notiek brīdī, kad savienojat: katra apstiprināta nākotnes Voilà nodarbība tiek nosūtīta uz jūsu Google Calendar — katra ar Google Meet saiti, iepriekš aizpildītiem dalībniekiem un "Rezervēts caur Voilà" pamattekstu. Nav jādara nekas cits.

Microsoft Outlook / Teams savienošana

1. Dodieties uz Iestatījumi → Integrācijas vai Plānošana → Savienot Outlook Calendar.
2. Noklikšķiniet Savienot Outlook Calendar.
3. Pierakstieties ar savu Microsoft kontu un autorizējiet Voilà lasīt un rakstīt notikumus.
4. Jūsu kalendārs sāk sinhronizēties nekavējoties.

Katra nodarbība nonāk jūsu Outlook kalendārā kā Teams tikšanās (pievienošanās saite tiek pievienota automātiski), ar studentu, kas norādīts kā dalībnieks. Tāda pati atpakaļaizpildīšanas uzvedība attiecas: nākotnes Voilà nodarbības parādās jūsu Outlook kalendārā uzreiz.

Kas parādās jūsu kalendārā (Voilà → kalendārs)

Voilà notikums	Ko redzat kalendārā
1:1 rezervācija ir apstiprināta	Uzaicinājums nodarbības laikā, ar Meet/Teams saiti, studentu kā dalībnieku un Voilà autorētu pamattekstu.
Grupas nodarbība apstiprinās	Tas pats notikums, ar katru pieņemto dalībnieku dalībnieku sarakstā. Kad vairāk dalībnieku pieņem, viņi tiek pievienoti; ja dalībnieks izstājas, viņš tiek noņemts.
Atkārtojoša nodarbība tiek izveidota	Google: viens galvenais atkārtojošs notikums, kas aptver visu sēriju. Outlook: viens notikums katram gadījumam (lai katras instances atjauninājumi plūstu tīri caur Microsoft Graph).
Pārplānošana tiek pieņemta Voilà	Uzaicinājuma sākuma/beigu laiks atjauninās vietā un dalībnieki saņem atjaunināšanas paziņojumu. Darbojas gan Google, gan Outlook.
Nodarbība tiek atcelta Voilà	Kalendāra notikums tiek noņemts un dalībnieki tiek paziņoti ar atcelšanas paziņojumu. Darbojas gan Google, gan Outlook.
Atkārtojošs gadījums tiek izlaists Voilà	Tikai šis viens gadījums tiek atcelts — pārējā sērija paliek neskarta.

Kas sinhronizējas atpakaļ uz Voilà (kalendārs → Voilà)

Šī ir sadaļa, kas ļauj jums "dzīvot savā kalendārā". Jebkas zemāk automātiski maina Voilà stāvokli.

Jūs pārvietojat notikuma laiku

Vilkšana Voilà notikumu uz citu slotu vai tā sākuma/beigu laika rediģēšana atver pārplānošanas priekšlikumu Voilà iekšienē. Kad students apstiprina (lietotnē vai atbildot uz e-pastu), notikuma laiks tiek fiksēts abās sistēmās. Līdz tam notikums atrodas kā gaidošs priekšlikums — students joprojām var to redzēt un pieņemt/noraidīt no Voilà iekšienes.

Jūs dzēšat vai atceļat notikumu

Voilà atzīmē nodarbību kā atceltu un palaiž skolotāja-atcelšanas zaru atcelšanas politikā:

• Studentam tiek atmaksāta pilna summa (ja Stripe) vai atgriezts viņa sesijas kredīts (ja sesijas pakete), neatkarīgi no tā, vai atcelšana notika pirms vai pēc robežlaika. Skolotājam pieskaitītās atcelšanas vienmēr padara studentu veselu.
• Grupas nodarbībām katrs apmaksātais sēdeklis tiek atmaksāts.
• Students saņem atcelšanas e-pastu un čata kartes atjauninājumu.

Jūs izveidojat jaunu notikumu ar vienu no saviem studentiem kā dalībnieku

Ja starp jums pastāv aktīvas studenta-skolotāja attiecības, Voilà:

• Automātiski izveidos rezervācijas priekšlikumu šai nodarbībai.
• Nosūtīs e-pastu studentam, lai viņš varētu apstiprināt laiku.
• Turēs slotu jūsu pieejamībā, kamēr priekšlikums ir gaidošs.

Ja dalībnieks nav jūsu zināms students, Voilà reģistrē notikumu kā parasto aizņemto bloku jūsu pieejamībā — bet neizveido rezervāciju.

Jūs pievienojat jebkuru citu notikumu savam kalendāram

Jebkurš notikums, ko pievienojat — darba tikšanās, zobārsta apmeklējums, pusdienas ar draugu — tiek uzskatīts par aizņemtu laiku un bloķē jaunas studentu rezervācijas šajā logā. Jums nav jādara nekas; tas ir automātiski.

Ko piedzīvo jūsu studenti

Kad nodarbība tiek apstiprināta, jūsu students saņem kalendāra uzaicinājumu uz to pašu notikumu — ar Meet vai Teams pievienošanās saiti iekšā. Tāpēc viņi var pārvaldīt nodarbību arī no sava kalendāra. Šeit ir precīzi, kā Voilà reaģē uz katru lietu, ko students var darīt no savas iesūtnes vai kalendāra lietotnes:

Studenta darbība	Ko dara Voilà
Pieņem uzaicinājumu	Nekas papildu — viņi jau ir nodarbībā. Viņu RSVP tiek reģistrēts redzamībai.
Noraida gaidošu priekšlikumu no sava kalendāra	Priekšlikums tiek noraidīts Voilà. Jūs saņemat paziņojumu pa e-pastu un čatā.
Noraida apstiprinātu 1:1 nodarbību no sava kalendāra	Voilà palaiž studenta-atcelšanas zaru atcelšanas politikā. Pirms robežlaika = pilna atmaksa vai kredīts atgriezts; pēc robežlaika = zaudējums (jūs paturēsiet maksājumu).
Noraida no apstiprinātas grupas nodarbības	Tikai šā studenta sēdeklis tiek atmaksāts; nodarbība turpinās visiem pārējiem (atkarībā no jūsu minimālo sēdekļu noteikuma).
Noraida atkārtojošu gadījumu	Šis vienīgais gadījums tiek izlaists (atmaksa vai zaudējums saskaņā ar atcelšanas politiku). Pārējā sērija paliek neskarta.
Pārsūta uzaicinājumu uz citu iesūtni	Nav ietekmes uz nodarbību — Voilà ir patiesības avots, un uzaicinājuma pārsūtīšana nepārvieto nodarbību vai atkārtoti neizdod atmaksas.

Īsumā: studenti var pilnībā pārvaldīt savu dalību no sava kalendāra uzaicinājuma, un jūs redzēsiet katru darbību atspoguļotu Voilà pusē dažu sekunžu laikā.

Grupas nodarbības caur kalendāru

Grupas nodarbības pievieno vienu papildu sarežģījumu — minimālo sēdekļu noteikumu:

• Viens dalībnieks noraida → šis sēdeklis tiek atmaksāts, dalībnieks tiek noņemts no kalendāra notikuma, nodarbība turpinās.
• Noraidīšana nomet nodarbību zem min_seats PIRMS atcelšanas robežlaika → visa nodarbība tiek atcelta, katrs apmaksātais sēdeklis tiek atmaksāts, kalendāra notikums tiek noņemts.
• Noraidīšana nomet nodarbību zem min_seats PĒC atcelšanas robežlaika → nodarbība paliek (cilvēki, kas saglabāja savu sēdekli, jau ir samaksājuši par slotu), un jūs saņemat brīdinājuma e-pastu, lai varētu izlemt, kā to risināt.

Atkārtojošās nodarbības caur kalendāru

Atkārtojošās nodarbības tiek glabātas dažādi katrā pakalpojumu sniedzējā, bet pieredze ir tāda pati:

• Google: sērija ir viens galvenais atkārtojošs notikums. Vienas instances noraidīšana no kalendāra izlaiž tikai šo gadījumu Voilà; galvenā noraidīšana atceļ katru nākotnes gadījumu.
• Outlook: katra instance ir saistīta individuāli, lai katras instances atjauninājumi no Microsoft Graph plūstu tīri. Vienas instances noraidīšana to izlaiž Voilà; sērijas noraidīšana beidz nākotnes gadījumus.
• Gadījuma izlaišana no Voilà iekšienes automātiski atceļ atbilstošo kalendāra instanci ar tīru atcelšanas paziņojumu dalībniekiem.
• Skolotāja atcelšanas politikas izmaiņas NETIEK piemērotas atpakaļejošā kārtā gadījumiem, kas jau pastāv — katrs gadījums fiksē politiku, kas bija aktīva, kad tas tika izveidots.

Kā tiek piegādāta sinhronizācija

Voilà izmanto push paziņojumus (webhooks) kā galveno aktivizētāju:

• Google Calendar — Voilà abonē jūsu kalendāru caur Google events.watch kanālu; atjauninājumi nonāk dažu sekunžu laikā pēc saglabāšanas Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà abonē caur Microsoft Graph webhooks; tāda pati uzvedība.

Neliels drošības tīklu komplekts uztur kanāla veselību:

• Stundas apkopes darbs atjauno abonementus pirms to termiņa beigām un sāknē jebkurus trūkstošos skatījumus.
• Atpakaļaizpildīšana pie savienošanas nosūta esošās nākotnes Voilà nodarbības uz jūsu jauno kalendāru (un atpakaļ importē jūsu esošos kalendāra aizņemtos laikus).
• Manuāla atsvaidzināšana ir pieejama no Plānošanas lapas — noderīgi, ja testējat vai ja webhook īslaicīgi nokavēja piegādi.

Agrākās šīs lapas versijas minēja "5 minūšu aptaujas ciklu". Tas vairs nav precīzi — sinhronizācija ir balstīta uz push un parasti nonāk krietni zem 30 sekundēm.

Atcelšanas politika un atmaksas caur kalendāru

Kalendāra puses atcelšanas seko tieši tai pašai atcelšanas politikai, ko esat konfigurējis Stripe apmaksātajām rezervācijām (skatiet Stripe Connect Maksājumi):

• Jūs atceļat (dzēšat/atceļat no sava kalendāra): studentam tiek pilnībā atmaksāts, neatkarīgi no laika.
• Students noraida no sava kalendāra pirms robežlaika: pilna atmaksa vai kredīts atgriezts studentam.
• Students noraida no sava kalendāra pēc robežlaika: maksājums tiek zaudēts (jūs to paturēsiet) vai sesijas kredīts tiek patērēts.
• Grupas nodarbības: sēdekļu atmaksas individuālām noraidīšanām; pilna atmaksa katram apmaksātajam sēdeklim, ja skolotāja atcelšana vai pirms robežlaika kritums zem min_seats atceļ nodarbību.

Privātums un darbības joma

• Voilà lasa un raksta notikumus tikai kalendārā, ko savienojat — nekad nevienā citā kalendārā jūsu kontā.
• Notikumi, ko Voilà lasa, tiek izmantoti tikai plānošanai un pieejamības aprēķiniem.
• Jūs varat atsaukt piekļuvi jebkurā laikā sadaļā Iestatījumi → Integrācijas (vai tieši no saviem Google / Microsoft konta iestatījumiem).

Problēmu novēršana

Tokens beidzies

Ja sinhronizācija apstājas, OAuth tokens, visticamāk, ir beidzies. Atveriet Iestatījumi → Integrācijas un noklikšķiniet Atkārtoti savienot.

Sinhronizācijas kavēšanās

Webhooks parasti piegādā ~30 sekunžu laikā. Stundas apkopes darbs ir drošības tīkls, kas atjauno abonementus un atkārtoti sinhronizē jebkuru piegādi, kas īslaicīgi neizdevās. Jūs varat arī aktivizēt manuālu atsvaidzināšanu no Plānošanas lapas.

Konflikti ar ne-Voilà notikumiem

Ja mēģināt apstiprināt Voilà rezervāciju slotā, ko aptver ne-Voilà notikums jūsu kalendārā, Voilà jūs brīdinās un ļaus pārvarēt konfliktu — noderīgi, kad kalendāra notikums ir "mīksts" turējums, ko esat gatavs atbrīvot.

Pakalpojumu sniedzēju maiņa

Vienlaikus var būt savienots tikai viens kalendārs. Atvienojiet Google pirms Outlook savienošanas (vai otrādi) sadaļā Iestatījumi → Integrācijas.

Divvirzienu sinhronizācija, no gala līdz galam

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Studenta kalendārs"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Skolotāja kalendārs (Google vai Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Nodarbība apstiprināta Voilà
    Voila->>TutorCal: Izveidot notikumu ar Meet vai Teams saiti
    TutorCal-->>Student: Uzaicinājums piegādāts
    TutorCal-->>StudentCal: Uzaicinājums piegādāts

    Note over Student,StudentCal: Students noraida no iesūtnes
    StudentCal->>TutorCal: RSVP noraidīts
    TutorCal->>Voila: Webhook aktivizējas
    Voila->>Voila: Palaist atcelšanas politiku
    Voila-->>Tutor: Lietotnes un e-pasta paziņojums
    Voila-->>Student: Atmaksas vai zaudējuma apstiprinājums

    Note over Tutor,TutorCal: Skolotājs atceļ notikumu
    TutorCal->>Voila: Webhook aktivizējas
    Voila->>Voila: Atcelt un atmaksāt
    Voila->>StudentCal: Kalendāra notikums noņemts

Saistītais

• Plānošana — nedēļas pieejamība, rezervācijas politikas, atvaļinājuma režīms
• Grupas nodarbības — minimālie sēdekļi, dalībnieku pārvaldība, grupas atcelšanas uzvedība
• Stripe Connect maksājumi — atcelšanas politikas un kā tiek piemērotas atmaksas