Kalendāra integrācija

Pievienojies vienu reizi, pārvaldi visur. Kad pievienosi Google Calendar vai Microsoft Outlook (Teams), tavi Voilà nodarbību grafiki parādīsies tavā kalendārā tieši tāpat kā jebkura cita tikšanās — un viss, ko dari ar notikumu savā kalendārā, automātiski atspoguļojas Voilà. Pārplāno, atcel, pieņem, noraidī — abas puses paliek sinhronizētas dažu sekunžu laikā.

Šī lapa ir rakstīta pasniedzējiem. Sadaļa "Ko redz tavi skolēni" precīzi izskaidro, ko skolēni redz savā pusē, lai tu varētu droši pārvaldīt visu savu grafiku no sava kalendāra.

Atbalstītie pakalpojumu sniedzēji

Pakalpojumu sniedzējs	Automātiski pievienota video saite	Kas tiek izveidots
Google Calendar	Google Meet	Viens notikums katrai nodarbībai, galvenais notikums katrai atkārtotai sērijai
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Viens notikums katrai nodarbībai, viens notikums katram atkārtotam gadījumam

Vienlaikus var pievienot vienu kalendāra pakalpojumu sniedzēju. Lai mainītu, vispirms atvienojies no pašreizējā sadaļā Iestatījumi → Integrācijas.

Google Calendar pievienošana

1. Dodies uz Iestatījumi → Integrācijas vai Plānošana → Pievienot Google Calendar.
2. Noklikšķini uz Pievienot Google Calendar.
3. Piesakies ar savu Google kontu un atļauj Voilà lasīt un rakstīt notikumus.
4. Tavs kalendārs sāk sinhronizēties nekavējoties.

Kas notiek brīdī, kad pievienojies: katrs apstiprinātais nākotnes Voilà nodarbību grafiks tiek pārsūtīts uz tavu Google Calendar — katrs ar Google Meet saiti, iepriekš aizpildītiem dalībniekiem un tekstu "Rezervēts, izmantojot Voilà". Nekas cits nav jādara.

Microsoft Outlook / Teams pievienošana

1. Dodies uz Iestatījumi → Integrācijas vai Plānošana → Pievienot Outlook Calendar.
2. Noklikšķini uz Pievienot Outlook Calendar.
3. Piesakies ar savu Microsoft kontu un atļauj Voilà lasīt un rakstīt notikumus.
4. Tavs kalendārs sāk sinhronizēties nekavējoties.

Katra nodarbība parādās tavā Outlook kalendārā kā Teams tikšanās (pievienošanās saite tiek pievienota automātiski), ar skolēnu kā dalībnieku. Tāda pati aizpildīšanas uzvedība attiecas arī šeit: nākotnes Voilà nodarbības parādās tavā Outlook kalendārā uzreiz.

Kas parādās tavā kalendārā (Voilà → kalendārs)

Voilà notikums	Ko redzi kalendārā
Individuāla rezervācija ir apstiprināta	Uzaicinājums nodarbības laikā ar Meet/Teams saiti, skolēnu kā dalībnieku un Voilà sagatavotu tekstu.
Grupu nodarbība ir apstiprināta	Tas pats notikums ar visiem pieņemtajiem dalībniekiem sarakstā. Pieņemot jauniem dalībniekiem, tie tiek pievienoti; ja dalībnieks izstājas, viņš tiek noņemts.
Izveidota atkārtota nodarbība	Google: viens galvenais atkārtots notikums, kas aptver visu sēriju. Outlook: viens notikums katram gadījumam (lai atsevišķu gadījumu atjauninājumi varētu vienmērīgi plūst caur Microsoft Graph).
Pārplānošana ir pieņemta Voilà	Uzaicinājuma sākuma/beigu laiks tiek atjaunināts uz vietas, un dalībnieki saņem paziņojumu par izmaiņām. Darbojas gan Google, gan Outlook.
Nodarbība ir atcelta Voilà	Kalendāra notikums tiek noņemts, un dalībnieki saņem atcelšanas paziņojumu. Darbojas gan Google, gan Outlook.
Atkārtota gadījuma izlaišana Voilà	Tiek atcelts tikai tas viens gadījums — pārējā sērija paliek neskartas.

Kas tiek sinhronizēts atpakaļ Voilà (kalendārs → Voilà)

Šī ir sadaļa, kas ļauj tev "dzīvot savā kalendārā". Viss zemāk norādītais automātiski maina Voilà stāvokli.

Tu pārvieto notikuma laiku

Vilkšana ar Voilà notikumu uz citu laika nišu vai tā sākuma/beigu rediģēšana atver pārplānošanas priekšlikumu Voilà. Kad skolēns apstiprina (lietotnē vai atbildot uz e-pastu), notikuma laiks tiek fiksēts abās sistēmās. Līdz tam notikums paliek kā neapstiprināts priekšlikums — skolēns joprojām var to redzēt un pieņemt/noraidīt Voilà iekšienē.

Tu dzēš vai atcel notikumu

Voilà atzīmē nodarbību kā atceltu un izpilda atcelšanas politikas pasniedzēja atcelšanas atzaru:

• Skolēnam tiek atmaksāta pilna samaksa (ja Stripe) vai atgriezts sesijas kredīts (ja sesiju pakete), neatkarīgi no tā, vai atcelšana notika pirms vai pēc termiņa. Pasniedzējam piedēvētas atcelšanas vienmēr pilnībā kompensē skolēnam.
• Grupu nodarbībām tiek atmaksātas visas apmaksātās vietas.
• Skolēns saņem atcelšanas e-pastu un tērzēšanas kartes atjauninājumu.

Tu izveido jaunu notikumu ar kādu no saviem skolēniem kā dalībnieku

Ja starp jums pastāv aktīvas skolēna–pasniedzēja attiecības, Voilà:

• Automātiski izveidos rezervācijas priekšlikumu šai nodarbībai.
• Nosūtīs skolēnam e-pastu, lai viņš varētu apstiprināt laiku.
• Rezervēs laika nišu tavā pieejamībā, kamēr priekšlikums ir neapstiprināts.

Ja dalībnieks nav tavs zināms skolēns, Voilà reģistrē notikumu kā parastu aizņemtības bloku tavā pieejamībā — bet neizveido rezervāciju.

Tu pievienojies jebkuru citu notikumu savam kalendāram

Jebkurš notikums, ko pievienosi — darba tikšanās, vizīte pie zobārsta, pusdienas ar draugu — tiek uzskatīts par aizņemtu laiku un bloķē jaunu skolēnu rezervācijas šajā laika posmā. Tev nekas nav jādara; tas notiek automātiski.

Ko redz tavi skolēni

Ikreiz, kad nodarbība tiek apstiprināta, tavs skolēns saņem kalendāra uzaicinājumu uz to pašu notikumu — ar Meet vai Teams pievienošanās saiti iekšā. Tādējādi viņi arī var pārvaldīt nodarbību no sava kalendāra. Lūk, kā precīzi Voilà reaģē uz katru darbību, ko skolēns var veikt no savas iesūtnes vai kalendāra lietotnes:

Skolēna darbība	Ko dara Voilà
Pieņem uzaicinājumu	Nekas papildus — viņš jau ir nodarbībā. Viņa RSVP tiek reģistrēts pārskatāmībai.
Noraida neapstiprinātu priekšlikumu no sava kalendāra	Priekšlikums tiek noraidīts Voilà. Tu saņem paziņojumu pa e-pastu un tērzēšanā.
Noraida apstiprinātu individuālu nodarbību no sava kalendāra	Voilà izpilda atcelšanas politikas skolēna atcelšanas atzaru. Pirms termiņa = pilna atmaksa vai kredīta atgriešana; pēc termiņa = zaudējums (tu saglabā maksājumu).
Noraida apstiprinātu grupu nodarbību	Tiek atmaksāta tikai tā skolēna vieta; nodarbība turpinās pārējiem (atkarībā no tavas minimālo vietu kārtulas).
Noraida atkārtotu gadījumu	Tas viens gadījums tiek izlaists (atmaksa vai zaudējums atbilstoši atcelšanas politikai). Pārējā sērija paliek neskartas.
Pārsūta uzaicinājumu uz citu iesūtni	Neietekmē nodarbību — Voilà ir patiesības avots, un uzaicinājuma pārsūtīšana nemaina nodarbību un neizsniedz atmaksas.

Īsumā: skolēni var pilnībā pārvaldīt savu dalību no sava kalendāra uzaicinājuma, un tu redzēsi katru darbību atspoguļotu Voilà pusē dažu sekunžu laikā.

Grupu nodarbības, izmantojot kalendāru

Grupu nodarbībām ir viena papildu nianse — minimālo vietu kārtula:

• Viens dalībnieks noraida → tā vieta tiek atmaksāta, dalībnieks tiek noņemts no kalendāra notikuma, nodarbība turpinās.
• Noraidīšana samazina nodarbību zem min_seats PIRMS atcelšanas termiņa → visa nodarbība tiek atcelta, katra apmaksātā vieta tiek atmaksāta, kalendāra notikums tiek noņemts.
• Noraidīšana samazina nodarbību zem min_seats PĒC atcelšanas termiņa → nodarbība turpinās (cilvēki, kas saglabāja savu vietu, jau ir samaksājuši par laika nišu), un tu saņem informatīvu e-pastu, lai varētu izlemt, kā rīkoties.

Atkārtotas nodarbības, izmantojot kalendāru

Atkārtotas nodarbības tiek glabātas atšķirīgi katram pakalpojumu sniedzējam, taču pieredze ir vienāda:

• Google: sērija ir viens galvenais atkārtots notikums. Viena gadījuma noraidīšana no kalendāra izlaiž tikai to gadījumu Voilà; galvenā notikuma noraidīšana atceļ visus nākotnes gadījumus.
• Outlook: katrs gadījums ir saistīts individuāli, lai atsevišķu gadījumu atjauninājumi no Microsoft Graph varētu plūst vienmērīgi. Viena gadījuma noraidīšana to izlaiž Voilà; sērijas noraidīšana beidz nākotnes gadījumus.
• Gadījuma izlaišana Voilà iekšienē automātiski atceļ atbilstošo kalendāra gadījumu ar skaidru atcelšanas paziņojumu dalībniekiem.
• Pasniedzēja atcelšanas politikas izmaiņas netiek piemērotas ar atpakaļejošu spēku gadījumiem, kas jau pastāv — katrs gadījums fiksē politiku, kas bija spēkā tā izveides brīdī.

Kā tiek nodrošināta sinhronizācija

Voilà izmanto push paziņojumus (tīmekļa āķus) kā primāro aktivizētāju:

• Google Calendar — Voilà abonē tavu kalendāru, izmantojot Google events.watch kanālu; atjauninājumi tiek saņemti dažu sekunžu laikā pēc saglabāšanas Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà abonē, izmantojot Microsoft Graph tīmekļa āķus; tāda pati uzvedība.

Neliels drošības tīklu kopums uztur kanālu veselīgu:

• Stundas uzturēšanas uzdevums atjauno abonementus pirms to derīguma termiņa beigām un inicializē trūkstošos novērojumus.
• Aizpildīšana pievienošanās brīdī pārsūta esošās nākotnes Voilà nodarbības uz tavu jauno kalendāru (un importē atpakaļ tavus esošos kalendāra aizņemtības laikus).
• Manuāla atsvaidzināšana ir pieejama no Plānošanas lapas — noderīga, ja testē vai ja tīmekļa āķis īslaicīgi neizdevās piegādāt.

Iepriekšējās šīs lapas versijās tika minēts "5 minūšu aptaujas cikls". Tas vairs nav precīzi — sinhronizācija ir balstīta uz push un parasti notiek krietni ātrāk nekā 30 sekunžu laikā.

Atcelšanas politika un atmaksas, izmantojot kalendāru

Kalendāra pusē veiktās atcelšanas ievēro tieši to pašu atcelšanas politiku, ko esi konfigurējis Stripe apmaksātajām rezervācijām (skatīt Stripe Connect maksājumi):

• Tu atcel (dzēš/atcel no sava kalendāra): skolēnam tiek pilnībā atmaksāts, neatkarīgi no laika.
• Skolēns noraida no sava kalendāra pirms termiņa: pilna atmaksa vai kredīta atgriešana skolēnam.
• Skolēns noraida no sava kalendāra pēc termiņa: maksājums tiek zaudēts (tu to saglabā) vai sesijas kredīts tiek patērēts.
• Grupu nodarbības: atsevišķu noraidījumu gadījumā atmaksa par katru vietu; pilna atmaksa par katru apmaksāto vietu, ja pasniedzējs atceļ vai ja nodarbība tiek atcelta pirms termiņa, krītot zem min_seats.

Privātums un darbības joma

• Voilà lasa un raksta notikumus tikai tajā kalendārā, ko pievienoji — nekad citos kalendāros tavā kontā.
• Notikumi, ko Voilà lasa, tiek izmantoti tikai plānošanas un pieejamības aprēķiniem.
• Tu vari atsaukt piekļuvi jebkurā laikā sadaļā Iestatījumi → Integrācijas (vai tieši no sava Google / Microsoft konta iestatījumiem).

Problēmu novēršana

Tokens ir beidzies

Ja sinhronizācija apstājas, OAuth tokens, visticamāk, ir beidzies. Atver Iestatījumi → Integrācijas un noklikšķini uz Atkārtoti pievienot.

Sinhronizācijas kavēšanās

Tīmekļa āķi parasti piegādā ~30 sekunžu laikā. Stundas uzturēšanas uzdevums ir drošības tīkls, kas atjauno abonementus un atkārtoti sinhronizē jebkuru piegādi, kas īslaicīgi neizdevās. Tu vari arī aktivizēt manuālu atsvaidzināšanu no Plānošanas lapas.

Konflikti ar notikumiem, kas nav Voilà

Ja mēģini apstiprināt Voilà rezervāciju laika nišā, ko aizņem notikums, kas nav Voilà, tavā kalendārā, Voilà brīdinās tevi un ļaus ignorēt konfliktu — noderīgi, ja kalendāra notikums ir "mīksta" rezervācija, kuru esi gatavs atbrīvot.

Pakalpojumu sniedzēja maiņa

Vienlaikus var būt pievienots tikai viens kalendārs. Atvienojies no Google pirms Outlook pievienošanas (vai otrādi) sadaļā Iestatījumi → Integrācijas.

Divvirzienu sinhronizācija, no gala līdz galam

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Saistītie resursi

• Plānošana — iknedēļas pieejamība, rezervācijas politikas, atvaļinājuma režīms
• Grupu nodarbības — minimālās vietas, dalībnieku pārvaldība, grupu atcelšanas uzvedība
• Stripe Connect maksājumi — atcelšanas politikas un atmaksu piemērošana