Integrare Calendar

Conectați o dată, gestionați peste tot. Odată ce conectați Google Calendar sau Microsoft Outlook (Teams), lecțiile Voilà apar pe calendarul dvs. exact ca orice altă întâlnire — și orice faceți cu evenimentul din calendar se reflectă automat în Voilà. Reprogramați, anulați, acceptați, refuzați — ambele părți rămân sincronizate în câteva secunde.

Această pagină este scrisă pentru tutori. Secțiunea "Ce experimentează studenții dvs." explică exact ce văd studenții dvs. la ei, pentru ca voi să puteți gestiona cu încredere întreaga programare din calendar.

Furnizori acceptați

Furnizor	Link video atașat automat	Ce se creează
Google Calendar	Google Meet	Un eveniment per lecție, eveniment master per serie recurentă
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Un eveniment per lecție, un eveniment per apariție recurentă

Puteți conecta un singur furnizor de calendar la o dată. Pentru a schimba, deconectați mai întâi cel curent din Settings → Integrations.

Conectarea Google Calendar

1. Accesați Settings → Integrations, sau Scheduling → Connect Google Calendar.
2. Faceți clic pe Connect Google Calendar.
3. Conectați-vă cu contul Google și autorizați Voilà să citească și să scrie evenimente.
4. Calendarul dvs. începe să se sincronizeze imediat.

Ce se întâmplă în momentul conectării: fiecare lecție Voilà confirmată în viitor este adăugată pe Google Calendar — fiecare cu un link Google Meet, participanți precompletați și un corp cu "Booked via Voilà". Nu trebuie să faceți nimic altceva.

Conectarea Microsoft Outlook / Teams

1. Accesați Settings → Integrations, sau Scheduling → Connect Outlook Calendar.
2. Faceți clic pe Connect Outlook Calendar.
3. Conectați-vă cu contul Microsoft și autorizați Voilà să citească și să scrie evenimente.
4. Calendarul dvs. începe să se sincronizeze imediat.

Fiecare lecție apare pe calendarul Outlook ca o întâlnire Teams (linkul de conectare este atașat automat), cu studentul listat ca participant. Același comportament de completare se aplică: lecțiile Voilà viitoare apar pe calendarul Outlook imediat.

Ce apare pe calendarul dvs. (Voilà → calendar)

Eveniment Voilà	Ce vedeți pe calendar
O rezervare 1:1 este confirmată	O invitație la ora lecției, cu linkul Meet/Teams, studentul ca participant, și un corp scris de Voilà.
O lecție de grup se confirmă	Același eveniment, cu fiecare membru acceptat pe lista de participanți. Pe măsură ce mai mulți membri acceptă, sunt adăugați; dacă un membru se retrage, este eliminat.
O lecție recurentă este creată	Google: un eveniment master recurent care acoperă seria completă. Outlook: un eveniment per apariție (pentru ca actualizările per instanță să curgă curat prin Microsoft Graph).
O reprogramare este acceptată în Voilà	Ora de început/sfârșit a invitației se actualizează și participanții primesc o notificare de actualizare. Funcționează pe Google și Outlook.
O lecție este anulată în Voilà	Evenimentul din calendar este eliminat și participanții sunt notificați cu o notificare de anulare. Funcționează pe Google și Outlook.
O apariție recurentă este omisă în Voilà	Doar acea apariție este anulată — restul seriei rămâne intact.

Ce se sincronizează înapoi în Voilà (calendar → Voilà)

Aceasta este secțiunea care vă permite să "trăiți în calendarul dvs.". Orice mai jos schimbă starea Voilà automat.

Mutați ora evenimentului

Tragerea unui eveniment Voilà într-un alt slot, sau editarea orei de început/sfârșit, deschide o propunere de reprogramare în Voilà. Odată ce studentul confirmă (în aplicație sau prin răspuns la email), ora evenimentului este blocată în ambele sisteme. Până atunci, evenimentul rămâne ca o propunere în așteptare — studentul poate să o vadă și să o accepte/refuze din Voilà.

Ștergeți sau anulați evenimentul

Voilà marchează lecția ca anulată și execută ramura tutor-cancel a politicii de anulare:

• Studentul este rambursat integral (dacă Stripe) sau are creditul de sesiune returnat (dacă pachet de sesiuni), indiferent dacă anularea a avut loc înainte sau după limita de timp. Anulările atribuite tutorului fac întotdeauna studentul întreg.
• Pentru lecții de grup, fiecare loc plătit este rambursat.
• Studentul primește un email de anulare și o actualizare chat-card.

Creați un nou eveniment cu unul dintre studenții dvs. ca participant

Dacă există o relație activă student–tutor între voi, Voilà va:

• Auto-crea o propunere de rezervare pentru acea lecție.
• Trimite email studentului pentru a putea confirma ora.
• Ține locul pe disponibilitatea dvs. în timp ce propunerea este în așteptare.

Dacă participantul nu este un student cunoscut al dvs., Voilà înregistrează evenimentul ca un bloc ocupat obișnuit pe disponibilitatea dvs. — dar nu creează o rezervare.

Adăugați orice alt eveniment pe calendarul dvs.

Orice eveniment pe care îl adăugați — întâlniri de lucru, programări la dentist, prânz cu un prieten — este tratat ca timp ocupat și blochează noile rezervări de studenți în acel interval. Nu trebuie să faceți nimic; aceasta este automată.

Ce experimentează studenții dvs.

Ori de câte ori o lecție este confirmată, studentul dvs. primește o invitație de calendar pentru același eveniment — cu linkul de conectare Meet sau Teams în interior. Deci pot gestiona lecția din propriul calendar. Iată exact cum reacționează Voilà la fiecare lucru pe care un student îl poate face din inbox sau aplicația de calendar:

Acțiunea studentului	Ce face Voilà
Acceptă invitația	Nimic extra — sunt deja pe lecție. RSVP-ul lor este înregistrat pentru vizibilitate.
Refuză o propunere în așteptare din calendar	Propunerea este refuzată în Voilà. Sunteți notificat prin email și chat.
Refuză o lecție confirmată 1:1 din calendar	Voilà execută ramura student-cancel a politicii de anulare. Înainte de limita de timp = rambursare completă sau credit returnat; după limita de timp = pierdere (păstrați plata).
Refuză dintr-o lecție de grup confirmată	Doar locul acelui student este rambursat; lecția continuă pentru toți ceilalți (sub rezerva regulii de locuri minime).
Refuză o apariție recurentă	Acea apariție unică este omisă (rambursare sau pierdere conform politicii de anulare). Restul seriei rămâne neatins.
Redirecționează invitația către alt inbox	Niciun efect asupra lecției — Voilà este sursa de adevăr, iar redirecționarea invitației nu mută lecția sau nu reemite rambursări.

Pe scurt: studenții pot gestiona participarea lor în întregime din invitația de calendar, și veți vedea fiecare acțiune reflectată pe partea Voilà în câteva secunde.

Lecții de grup prin calendar

Lecțiile de grup adaugă o complicație suplimentară — regula locuri minime:

• Un membru refuză → acel loc este rambursat, participantul este eliminat din evenimentul din calendar, lecția continuă.
• Refuzul scade lecția sub min_seats ÎNAINTE de limita de anulare → întreaga lecție este anulată, fiecare loc plătit este rambursat, evenimentul din calendar este eliminat.
• Refuzul scade lecția sub min_seats DUPĂ limita de anulare → lecția rămâne (persoanele care și-au ținut locul au deja plătit pentru slot), și primiți un email de notificare pentru a decide cum să o gestionați.

Lecții recurente prin calendar

Lecțiile recurente sunt stocate diferit pe fiecare furnizor, dar experiența este aceeași:

• Google: seria este un singur eveniment master recurent. Refuzarea unei instanțe din calendar omite doar acea apariție în Voilà; refuzarea masterului anulează fiecare apariție viitoare.
• Outlook: fiecare apariție este legată individual, deci actualizările per instanță din Microsoft Graph curg curat. Refuzarea unei apariții o omite în Voilà; refuzarea seriei încheie apariții viitoare.
• Omiterea unei apariții din Voilà anulează automat instanța de calendar corespunzătoare cu o notificare de anulare curată pentru participanți.
• Schimbarea politicii de anulare a unui tutor nu se aplică retroactiv apariții care deja există — fiecare apariție blochează politica care era activă când a fost creată.

Cum este livrată sincronizarea

Voilà folosește notificări push (webhooks) ca declanșator principal:

• Google Calendar — Voilà se abonează la calendarul dvs. prin canalul events.watch al Google; actualizările sosesc în câteva secunde după ce salvați în Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se abonează prin webhooks Microsoft Graph; același comportament.

Un set mic de rețele de siguranță ține canalul sănătos:

• Sarcină de întreținere orară reînnoiește abonamentele înainte de expirare și inițializează orice watch-uri lipsă.
• Completare la conectare împinge lecțiile Voilà viitoare existente pe noul calendar (și re-importă timpurile ocupate existente din calendar).
• Reîmprospătare manuală este disponibilă din pagina Scheduling — utilă dacă testați sau dacă un webhook a ratat scurt livrarea.

Versiunile anterioare ale acestei pagini menționau un "ciclu de polling de 5 minute". Aceasta nu mai este exactă — sincronizarea este bazată pe push și de obicei sosește în mai puțin de 30 de secunde.

Politica de anulare și rambursări prin calendar

Anulările din calendar urmează exact aceeași politică de anulare pe care ați configurat-o pentru rezervările plătite cu Stripe (vezi Stripe Connect Payments):

• Voi anulați (ștergeți/anulați din calendar): student este rambursat integral, indiferent de timp.
• Studentul refuză din calendar înainte de limita: rambursare completă sau credit returnat studentului.
• Studentul refuză din calendar după limita: plata este pierdută (o păstrați) sau creditul de sesiune este consumat.
• Lecții de grup: rambursări per loc pentru refuzuri individuale; rambursare completă a fiecărui loc plătit dacă o anulare tutor sau o scădere pre-limită sub min_seats anulează lecția.

Confidențialitate și domeniu

• Voilà citește și scrie doar evenimente pe calendarul pe care îl conectați — niciodată alte calendare din contul dvs.
• Evenimentele pe care Voilà le citește sunt folosite doar pentru calcule de programare și disponibilitate.
• Puteți revoca accesul oricând din Settings → Integrations (sau direct din setările contului Google / Microsoft).

Depanare

Token expirat

Dacă sincronizarea se oprește, tokenul OAuth a expirat probabil. Deschideți Settings → Integrations și faceți clic pe Reconnect.

Întârzieri de sincronizare

Webhooks de obicei livrează în ~30 de secunde. Sarcina de întreținere orară este o rețea de siguranță care reînnoiește abonamentele și re-sincronizează orice livrare care a eșuat scurt. Puteți, de asemenea, declanșa o reîmprospătare manuală din pagina Scheduling.

Conflicte cu evenimente non-Voilà

Dacă încercați să confirmați o rezervare Voilà pe un slot acoperit de un eveniment non-Voilà pe calendarul dvs., Voilà vă va avertiza și vă va permite să depășiți conflictul — util când evenimentul din calendar este o "ținere moale" pe care sunteți fericit să o eliberați.

Schimbarea furnizorilor

Doar un calendar poate fi conectat la o dată. Deconectați Google înainte de a conecta Outlook (sau invers) din Settings → Integrations.

Sincronizare bidirecțională, de la capăt la capăt

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Conexe

• Scheduling — disponibilitate săptămânală, politici de rezervare, modul de vacanță
• Group Lessons — locuri minime, gestionarea membrilor, comportament de anulare de grup
• Stripe Connect Payments — politici de anulare și cum sunt aplicate rambursările