Integrare Calendar

Conectează o dată, gestionează peste tot. Odată ce conectezi Google Calendar sau Microsoft Outlook (Teams), lecțiile tale Voilà apar pe calendarul tău exact ca orice altă întâlnire — și orice faci cu evenimentul din calendar se reflectă automat în Voilà. Reprogramează, anulează, acceptă, refuză — ambele părți rămân sincronizate în câteva secunde.

Această pagină este scrisă pentru tutori. Secțiunea "Ce experimentează studenții tăi" explică exact ce văd studenții tăi la ei, pentru ca tu să poți gestiona cu încredere întreaga ta programare din calendar.

Furnizori suportați

Furnizor	Link video atașat automat	Ce se creează
Google Calendar	Google Meet	Un eveniment per lecție, eveniment master per serie recurentă
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Un eveniment per lecție, un eveniment per apariție recurentă

Poți conecta un singur furnizor de calendar la un moment dat. Pentru a schimba, deconectează mai întâi pe cel curent din Settings → Integrations.

Conectarea Google Calendar

1. Mergi la Settings → Integrations, sau Scheduling → Connect Google Calendar.
2. Dă clic pe Connect Google Calendar.
3. Conectează-te cu contul tău Google și autorizează Voilà să citească și să scrie evenimente.
4. Calendarul tău începe să se sincronizeze imediat.

Ce se întâmplă în momentul conectării: fiecare lecție Voilà confirmată și viitoare este adăugată pe Google Calendar — fiecare cu un link Google Meet, participanți precompletați și un corp de mesaj "Booked via Voilà". Nu mai trebuie să faci nimic.

Conectarea Microsoft Outlook / Teams

1. Mergi la Settings → Integrations, sau Scheduling → Connect Outlook Calendar.
2. Dă clic pe Connect Outlook Calendar.
3. Conectează-te cu contul tău Microsoft și autorizează Voilà să citească și să scrie evenimente.
4. Calendarul tău începe să se sincronizeze imediat.

Fiecare lecție apare pe calendarul tău Outlook ca o întâlnire Teams (linkul de conectare este atașat automat), cu studentul listat ca participant. Același comportament de completare se aplică: lecțiile Voilà viitoare apar pe calendarul tău Outlook imediat.

Ce apare pe calendarul tău (Voilà → calendar)

Eveniment Voilà	Ce vezi pe calendar
O rezervare 1:1 este confirmată	O invitație la ora lecției, cu linkul Meet/Teams, studentul ca participant, și un corp de mesaj scris de Voilà.
O lecție de grup se confirmă	Același eveniment, cu fiecare membru acceptat pe lista de participanți. Pe măsură ce mai mulți membri acceptă, sunt adăugați; dacă un membru se retrage, este eliminat.
O lecție recurentă este creată	Google: un eveniment master recurent care acoperă seria completă. Outlook: un eveniment per apariție (pentru ca actualizările per instanță să curgă curat prin Microsoft Graph).
O reprogramare este acceptată în Voilà	Ora de început/sfârșit a invitației se actualizează și participanții primesc o notificare de actualizare. Funcționează pe Google și Outlook.
O lecție este anulată în Voilà	Evenimentul din calendar este eliminat și participanții sunt notificați cu o notificare de anulare. Funcționează pe Google și Outlook.
O apariție recurentă este omisă în Voilà	Doar acea apariție este anulată — restul seriei rămâne intact.

Ce se sincronizează înapoi în Voilà (calendar → Voilà)

Aceasta este secțiunea care te lasă să "trăiești în calendarul tău". Orice mai jos schimbă starea Voilà automat.

Muți ora evenimentului

Tragerea unui eveniment Voilà într-un alt slot, sau editarea orei de început/sfârșit, deschide o propunere de reprogramare în Voilà. Odată ce studentul confirmă (în aplicație sau răspunzând la email), ora evenimentului este blocată în ambele sisteme. Până atunci, evenimentul rămâne ca o propunere în așteptare — studentul poate să o vadă și să o accepte/refuze din Voilà.

Ștergi sau anulezi evenimentul

Voilà marchează lecția ca anulată și execută ramura tutor-cancel a politicii de anulare:

• Studentul este rambursat integral (dacă Stripe) sau i se returnează creditul de sesiune (dacă pachet de sesiuni), indiferent dacă anularea s-a întâmplat înainte sau după limita de timp. Anulările atribuite tutorelui fac întotdeauna ca studentul să fie compensat.
• Pentru lecțiile de grup, fiecare loc plătit este rambursat.
• Studentul primește un email de anulare și o actualizare de chat-card.

Creezi un eveniment nou cu unul dintre studenții tăi ca participant

Dacă există o relație activă student–tutor între voi, Voilà va:

• Auto-crea o propunere de rezervare pentru acea lecție.
• Trimite email studentului pentru ca acesta să poată confirma ora.
• Ține slotul pe disponibilitatea ta în timp ce propunerea este în așteptare.

Dacă participantul nu este un student cunoscut al tău, Voilà înregistrează evenimentul ca un bloc ocupat obișnuit pe disponibilitatea ta — dar nu creează o rezervare.

Adaugi orice alt eveniment pe calendarul tău

Orice eveniment pe care îl adaugi — întâlniri de lucru, programări la dentist, prânz cu un prieten — este tratat ca timp ocupat și blochează noile rezervări de studenți în acel interval. Nu trebuie să faci nimic; aceasta este automată.

Ce experimentează studenții tăi

Ori de câte ori o lecție este confirmată, studentul tău primește o invitație de calendar pentru același eveniment — cu linkul de conectare Meet sau Teams în interior. Deci și ei pot gestiona lecția din propriul calendar. Iată exact cum reacționează Voilà la fiecare lucru pe care un student îl poate face din inbox-ul sau aplicația de calendar:

Acțiunea studentului	Ce face Voilà
Acceptă invitația	Nimic extra — sunt deja la lecție. RSVP-ul lor este înregistrat pentru vizibilitate.
Refuză o propunere în așteptare din calendar	Propunerea este refuzată în Voilà. Ești notificat prin email și chat.
Refuză o lecție 1:1 confirmată din calendar	Voilà execută ramura student-cancel a politicii de anulare. Înainte de limita de timp = rambursare integrală sau credit returnat; după limita de timp = pierdere (tu păstrezi plata).
Refuză dintr-o lecție de grup confirmată	Doar locul acelui student este rambursat; lecția continuă pentru toți ceilalți (sub rezerva regulii tale de locuri minime).
Refuză o apariție recurentă	Acea apariție unică este omisă (rambursare sau pierdere conform politicii de anulare). Restul seriei rămâne neatins.
Redirecționează invitația către alt inbox	Niciun efect asupra lecției — Voilà este sursa de adevăr, și redirecționarea invitației nu mută lecția sau nu reemite rambursări.

Pe scurt: studenții pot gestiona participarea lor în întregime din invitația de calendar, și vei vedea fiecare acțiune reflectată pe partea Voilà în câteva secunde.

Lecții de grup prin calendar

Lecțiile de grup adaugă o complicație suplimentară — regula locurilor minime:

• Un membru refuză → acel loc este rambursat, participantul este eliminat din evenimentul de calendar, lecția continuă.
• Refuzul scade lecția sub min_seats ÎNAINTE de limita de anulare → lecția întreagă este anulată, fiecare loc plătit este rambursat, evenimentul din calendar este eliminat.
• Refuzul scade lecția sub min_seats DUPĂ limita de anulare → lecția rămâne (persoanele care și-au păstrat locul au deja plătit pentru slot), și primești un email de notificare pentru ca tu să poți decide cum să o gestionezi.

Lecții recurente prin calendar

Lecțiile recurente sunt stocate diferit pe fiecare furnizor, dar experiența este aceeași:

• Google: seria este un singur eveniment master recurent. Refuzarea unei instanțe din calendar omite doar acea apariție în Voilà; refuzarea masterului anulează fiecare apariție viitoare.
• Outlook: fiecare apariție este legată individual, deci actualizările per instanță din Microsoft Graph curg curat. Refuzarea unei apariții o omite în Voilà; refuzarea seriei încheie apariții viitoare.
• Omiterea unei apariții din Voilà anulează automat instanța de calendar corespunzătoare cu o notificare de anulare curată pentru participanți.
• Schimbarea politicii de anulare a unui tutor nu se aplică retroactiv la apariții care deja există — fiecare apariție blochează politica care era activă când a fost creată.

Cum este livrată sincronizarea

Voilà folosește notificări push (webhooks) ca declanșator principal:

• Google Calendar — Voilà se abonează la calendarul tău prin canalul events.watch al Google; actualizările ajung în câteva secunde după ce salvezi în Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se abonează prin webhooks Microsoft Graph; același comportament.

Un set mic de măsuri de siguranță ține canalul sănătos:

• Lucrare de întreținere orară reînnoiește abonamentele înainte de expirare și inițializează orice watch-uri lipsă.
• Completare la conectare împinge lecțiile Voilà viitoare existente pe noul tău calendar (și re-importă timpurile ocupate existente din calendarul tău).
• Reîmprospătare manuală este disponibilă din pagina Scheduling — util dacă testezi sau dacă un webhook a ratat scurt livrarea.

Versiunile anterioare ale acestei pagini menționau un "ciclu de polling de 5 minute". Aceasta nu mai este exactă — sincronizarea este bazată pe push și ajunge de obicei în mai puțin de 30 de secunde.

Politica de anulare și rambursări prin calendar

Anulările din partea calendarului urmează exact aceeași politică de anulare pe care ai configurat-o pentru rezervările plătite cu Stripe (vezi Stripe Connect Payments):

• Tu anulezi (ștergi/anulezi din calendar): studentul este rambursat integral, indiferent de moment.
• Studentul refuză din calendar înainte de limita: rambursare integrală sau credit returnat studentului.
• Studentul refuză din calendar după limita: plata este pierdută (tu o păstrezi) sau creditul de sesiune este consumat.
• Lecții de grup: rambursări per loc pentru refuzuri individuale; rambursare integrală a fiecărui loc plătit dacă o anulare de tutor sau o scădere pre-limită sub min_seats anulează lecția.

Confidențialitate și domeniu

• Voilà citește și scrie doar evenimente pe calendarul pe care îl conectezi — niciodată alte calendare din contul tău.
• Evenimentele pe care Voilà le citește sunt folosite doar pentru calcule de programare și disponibilitate.
• Poți revoca accesul oricând din Settings → Integrations (sau direct din setările contului tău Google / Microsoft).

Depanare

Token expirat

Dacă sincronizarea se oprește, tokenul OAuth a expirat probabil. Deschide Settings → Integrations și dă clic pe Reconnect.

Întârzieri de sincronizare

Webhook-urile livrează de obicei în ~30 de secunde. Lucrarea de întreținere orară este o măsură de siguranță care reînnoiește abonamentele și re-sincronizează orice livrare care a eșuat scurt. Poți de asemenea declanșa o reîmprospătare manuală din pagina Scheduling.

Conflicte cu evenimente non-Voilà

Dacă încerci să confirmi o rezervare Voilà pe un slot acoperit de un eveniment non-Voilà pe calendarul tău, Voilà te va avertiza și te va lăsa să ignori conflictul — util când evenimentul din calendar este o "ținere moale" pe care ești fericit să o eliberezi.

Schimbarea furnizorilor

Doar un calendar poate fi conectat la un moment dat. Deconectează Google înainte de a conecta Outlook (sau invers) din Settings → Integrations.

Sincronizare bidirecțională, de la capăt la capăt

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Conexe

• Scheduling — disponibilitate săptămânală, politici de rezervare, modul de vacanță
• Group Lessons — locuri minime, gestionarea membrilor, comportament de anulare de grup
• Stripe Connect Payments — politici de anulare și cum sunt aplicate rambursările