Takvim Entegrasyonu

Bir kez bağlayın, her yerden yönetin. Google Takvim veya Microsoft Outlook (Teams) bağladığınızda, Voilà dersleriniz takvimde diğer toplantılar gibi görünür — ve takvimden etkinliğe yaptığınız her şey otomatik olarak Voilà'ya geri akar. Yeniden planlayın, iptal edin, kabul edin, reddedin — her iki taraf da saniyeler içinde senkronize kalır.

Bu sayfa eğitmenler için yazılmıştır. "Öğrencileriniz ne görür" bölümü, öğrencilerinizin tam olarak ne gördüğünü açıklar, böylece tüm programınızı takvimden güvenle yönetebilirsiniz.

Desteklenen sağlayıcılar

Sağlayıcı	Video bağlantısı otomatik olarak eklenir	Ne oluşturulur
Google Takvim	Google Meet	Ders başına bir etkinlik, tekrarlayan seri başına ana etkinlik
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Ders başına bir etkinlik, tekrarlayan oluşum başına bir etkinlik

Aynı anda bir takvim sağlayıcısı bağlayabilirsiniz. Değiştirmek için, önce Ayarlar → Entegrasyonlar altında mevcut olanı bağlantısını kesin.

Google Takvim'i Bağlama

1. Ayarlar → Entegrasyonlar veya Planlama → Google Takvim'i Bağla sayfasına gidin.
2. Google Takvim'i Bağla seçeneğine tıklayın.
3. Google hesabınızla oturum açın ve Voilà'ya etkinlikleri okuma ve yazma yetkisi verin.
4. Takvimınız hemen senkronize olmaya başlar.

Bağlantı kurduğunuz anda ne olur: tüm onaylanmış gelecek Voilà dersleri Google Takvim'inize itilir — her biri Google Meet bağlantısı, önceden doldurulmuş katılımcılar ve "Voilà aracılığıyla Rezerve Edildi" gövdesi ile. Başka bir şey yapmanız gerekmez.

Microsoft Outlook / Teams'i Bağlama

1. Ayarlar → Entegrasyonlar veya Planlama → Outlook Takvim'i Bağla sayfasına gidin.
2. Outlook Takvim'i Bağla seçeneğine tıklayın.
3. Microsoft hesabınızla oturum açın ve Voilà'ya etkinlikleri okuma ve yazma yetkisi verin.
4. Takvimınız hemen senkronize olmaya başlar.

Her ders, Outlook takviminizdeki bir Teams toplantısı olarak görünür (katılım bağlantısı otomatik olarak eklenir), öğrenci katılımcı olarak listelenir. Aynı geri doldurma davranışı geçerlidir: gelecek Voilà dersleri hemen Outlook takviminizdeki görünür.

Takvimde ne görünür (Voilà → takvim)

Voilà etkinliği	Takvimde ne görürsünüz
1:1 rezervasyon onaylanır	Ders saatinde bir davet, Meet/Teams bağlantısı, katılımcı olarak öğrenci ve Voilà tarafından yazılan gövde.
Grup dersi onaylanır	Aynı etkinlik, kabul eden her üye katılımcı listesinde. Daha fazla üye kabul ettikçe eklenir; bir üye çıkarsa kaldırılır.
Tekrarlayan ders oluşturulur	Google: tam seriyi kapsayan bir ana tekrarlayan etkinlik. Outlook: oluşum başına bir etkinlik (böylece örnek başına güncellemeler Microsoft Graph aracılığıyla temiz bir şekilde akar).
Voilà'da yeniden planlama kabul edilir	Davetin başlangıç/bitiş saati yerinde güncellenir ve katılımcılar bir güncelleme bildirimi alır. Google ve Outlook'ta çalışır.
Voilà'da ders iptal edilir	Takvim etkinliği kaldırılır ve katılımcılara iptal bildirimi gönderilir. Google ve Outlook'ta çalışır.
Tekrarlayan oluşum Voilà'da atlanır	Yalnızca o bir oluşum iptal edilir — serinin geri kalanı bozulmadan kalır.

Voilà'ya geri senkronize olan (takvim → Voilà)

Bu bölüm "takvimde yaşamanızı" sağlar. Aşağıdaki her şey Voilà durumunu otomatik olarak değiştirir.

Etkinlik saatini taşırsınız

Voilà etkinliğini farklı bir slota sürüklemek veya başlangıç/bitiş saatini düzenlemek, Voilà içinde bir yeniden planlama önerisi açar. Öğrenci onayladığında (uygulama içinde veya e-postaya yanıt vererek), etkinlik saati her iki sistemde de kilitlenir. O zamana kadar, etkinlik beklemede olan bir teklif olarak kalır — öğrenci yine de Voilà içinden görebilir ve kabul edebilir/reddedebilir.

Etkinliği siler veya iptal edersiniz

Voilà dersi iptal olarak işaretler ve iptal politikasının eğitmen-iptal dalını çalıştırır:

• Öğrenci tam ödemeyi geri alır (Stripe ise) veya oturum kredisi iade edilir (oturum paketi ise), iptal kesme saatinden önce veya sonra olup olmadığına bakılmaksızın. Eğitmen tarafından atfedilen iptaller her zaman öğrenciyi tam yapar.
• Grup dersleri için, her ödenen koltuk geri ödenir.
• Öğrenci bir iptal e-postası ve bir sohbet kartı güncellemesi alır.

Öğrencilerinizden biri katılımcı olarak yeni bir etkinlik oluşturursunuz

Sizin ve öğrenci arasında aktif bir ilişki varsa, Voilà şunları yapacaktır:

• Otomatik olarak o ders için bir rezervasyon önerisi oluşturun.
• Öğrenciyi e-postayla bilgilendirin, böylece saati onaylayabilsin.
• Teklif beklemede iken slotu uygunluğunuzda tutun.

Katılımcı sizin tanıdığınız bir öğrenci değilse, Voilà etkinliği uygunluğunuzda normal bir meşgul blok olarak kaydeder — ancak bir rezervasyon oluşturmaz.

Takviminizdeki başka bir etkinlik eklersiniz

Eklediğiniz herhangi bir etkinlik — iş toplantıları, diş hekimi randevuları, bir arkadaşla öğle yemeği — meşgul zaman olarak kabul edilir ve bu pencere sırasında yeni öğrenci rezervasyonlarını engeller. Hiçbir şey yapmanız gerekmez; bu otomatiktir.

Öğrencileriniz ne görür

Bir ders onaylandığında, öğrenciniz aynı etkinliğe bir takvim daveti alır — içinde Meet veya Teams katılım bağlantısı. Böylece dersi kendi takviminden de yönetebilirler. Voilà'nın bir öğrencinin gelen kutusundan veya takvim uygulamasından yapabileceği her şeye tam olarak nasıl tepki verdiği:

Öğrenci işlemi	Voilà ne yapar
Daveti kabul eder	Hiçbir şey ekstra — zaten derste. RSVP'leri görünürlük için kaydedilir.
Takvimden beklemede olan teklifi reddeder	Teklif Voilà'da reddedilir. E-posta ve sohbet yoluyla bilgilendirilirsiniz.
Takvimden onaylanmış 1:1 dersi reddeder	Voilà iptal politikasının öğrenci-iptal dalını çalıştırır. Kesme saatinden önce = tam geri ödeme veya kredi iade; kesme saatinden sonra = kaybetme (ödemeyi siz tutarsınız).
Onaylanmış grup dersinden reddeder	Yalnızca o öğrencinin koltuk geri ödenir; ders diğerleri için devam eder (minimum koltuk kuralınıza tabi).
Tekrarlayan oluşumu reddeder	O tek oluşum atlanır (iptal politikasına göre geri ödeme veya kaybetme). Serinin geri kalanı dokunulmaz.
Daveti başka bir gelen kutusuna iletir	Derse hiçbir etkisi yoktur — Voilà gerçeğin kaynağıdır ve daveti iletmek dersi taşımaz veya geri ödemeleri yeniden düzenlemez.

Kısacası: öğrenciler takvim davetinden tamamen katılımlarını yönetebilir ve her işlemi saniyeler içinde Voilà tarafında yansıtıldığını göreceksiniz.

Takvim aracılığıyla grup dersleri

Grup dersleri bir ekstra kırışıklık ekler — minimum koltuk kuralı:

• Bir üye reddeder → o koltuk geri ödenir, katılımcı takvim etkinliğinden kaldırılır, ders devam eder.
• Reddetme dersi kesme saatinden ÖNCESİ min_seats altına düşürür → tüm ders iptal edilir, her ödenen koltuk geri ödenir, takvim etkinliği kaldırılır.
• Reddetme dersi kesme saatinden SONRASI min_seats altına düşürür → ders devam eder (koltuğunu tutan kişiler zaten slot için ödedi), ve nasıl ele alacağınıza karar verebilmeniz için bir uyarı e-postası alırsınız.

Takvim aracılığıyla tekrarlayan dersler

Tekrarlayan dersler her sağlayıcıda farklı şekilde depolanır, ancak deneyim aynıdır:

• Google: seri tek bir ana tekrarlayan etkinliktir. Takvimden bir örneği reddetmek yalnızca o oluşumu Voilà'da atlar; ana etkinliği reddetmek her gelecek oluşumu iptal eder.
• Outlook: her oluşum ayrı ayrı bağlanır, böylece Microsoft Graph'tan örnek başına güncellemeler temiz bir şekilde akar. Bir oluşumu reddetmek Voilà'da atlar; seriyi reddetmek gelecek oluşumları sonlandırır.
• Voilà içinden bir oluşumu atlamak otomatik olarak eşleşen takvim örneğini katılımcılara temiz bir iptal bildirimi ile iptal eder.
• Eğitmenin iptal politikası değişikliği geriye dönük olarak uygulanmaz zaten var olan oluşumlara — her oluşum oluşturulduğu zaman aktif olan politikayı kilitler.

Senkronizasyon nasıl teslim edilir

Voilà push bildirimleri (webhook'lar) birincil tetikleyici olarak kullanır:

• Google Takvim — Voilà, Google'ın events.watch kanalı aracılığıyla takviminizdeki değişikliklere abone olur; güncellemeler Google Takvim'e kaydettikten saniyeler içinde gelir.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà, Microsoft Graph webhook'ları aracılığıyla abone olur; aynı davranış.

Kanalı sağlıklı tutmak için küçük bir güvenlik ağı seti:

• Saatlik bakım işi abonelikleri süresi dolmadan önce yeniler ve eksik izleri önyükler.
• Bağlantıda geri doldurma mevcut gelecek Voilà derslerini yeni takviminizdeki iter (ve mevcut takvim meşgul zamanlarını geri aktarır).
• Manuel yenileme Planlama sayfasından kullanılabilir — test ederken veya bir webhook kısaca teslimi kaçırdıysa yararlıdır.

Bu sayfanın önceki sürümleri "5 dakikalık yoklama döngüsünden" bahsetti. Bu artık doğru değil — senkronizasyon push tabanlıdır ve tipik olarak 30 saniyeden çok daha kısa sürede gelir.

Takvim aracılığıyla iptal politikası ve geri ödemeler

Takvim tarafı iptalleri, Stripe ödemeli rezervasyonlar için yapılandırdığınız iptal politikasını tam olarak takip eder (bkz. Stripe Connect Ödemeleri):

• Siz iptal edersiniz (takvimden sil/iptal et): öğrenci tam geri ödenir, zamanlama ne olursa olsun.
• Öğrenci kesme saatinden önce takvimden reddeder: tam geri ödeme veya kredi öğrenciye iade edilir.
• Öğrenci kesme saatinden sonra takvimden reddeder: ödeme kaybedilir (siz tutarsınız) veya oturum kredisi tüketilir.
• Grup dersleri: bireysel iptaller için koltuk başına geri ödemeler; eğitmen iptali veya kesme saatinden önce min_seats altına düşme dersi iptal ederse her ödenen koltuğun tam geri ödemesi.

Gizlilik ve kapsam

• Voilà yalnızca bağladığınız takvimde etkinlikleri okur ve yazar — hesabınızdaki başka takvimler asla değil.
• Voilà'nın okuduğu etkinlikler yalnızca planlama ve uygunluk hesaplamaları için kullanılır.
• Ayarlar → Entegrasyonlar altında istediğiniz zaman erişimi iptal edebilirsiniz (veya doğrudan Google / Microsoft hesap ayarlarınızdan).

Sorun Giderme

Token süresi doldu

Senkronizasyon durmuşsa, OAuth token'ı muhtemelen süresi dolmuştur. Ayarlar → Entegrasyonlar açın ve Yeniden Bağla seçeneğine tıklayın.

Senkronizasyon gecikmesi

Webhook'lar genellikle ~30 saniye içinde teslim edilir. Saatlik bakım işi, abonelikleri yenileyen ve kısaca başarısız olan teslimi yeniden senkronize eden bir güvenlik ağıdır. Planlama sayfasından manuel yenileme de tetikleyebilirsiniz.

Voilà olmayan etkinliklerle çakışmalar

Takviminizdeki Voilà olmayan bir etkinlikle kaplı bir slotta Voilà rezervasyonunu onaylamaya çalışırsanız, Voilà sizi uyaracak ve çakışmayı geçersiz kılmanıza izin verecektir — takvim etkinliği "yumuşak" bir tutma olduğunda yararlıdır ve serbest bırakmaktan mutlusunuz.

Sağlayıcıları değiştirme

Aynı anda yalnızca bir takvim bağlanabilir. Ayarlar → Entegrasyonlar altında Outlook'u bağlamadan önce Google'ın bağlantısını kesin (veya tam tersi).

Çift yönlü senkronizasyon, uçtan uca

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Öğrenci Takvimi"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Eğitmen Takvimi (Google veya Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Voilà'da ders onaylandı
    Voila->>TutorCal: Meet veya Teams bağlantısı ile etkinlik oluştur
    TutorCal-->>Student: Davet teslim edildi
    TutorCal-->>StudentCal: Davet teslim edildi

    Note over Student,StudentCal: Öğrenci gelen kutusundan reddeder
    StudentCal->>TutorCal: RSVP reddedildi
    TutorCal->>Voila: Webhook ateşlenir
    Voila->>Voila: İptal politikasını çalıştır
    Voila-->>Tutor: Uygulama içi ve e-posta bildirimi
    Voila-->>Student: Geri ödeme veya kaybetme onayı

    Note over Tutor,TutorCal: Eğitmen etkinliği iptal eder
    TutorCal->>Voila: Webhook ateşlenir
    Voila->>Voila: İptal et ve geri öde
    Voila->>StudentCal: Takvim etkinliği kaldırıldı

İlgili

• Planlama — haftalık uygunluk, rezervasyon politikaları, tatil modu
• Grup Dersleri — minimum koltuk, üye yönetimi, grup iptal davranışı
• Stripe Connect Ödemeleri — iptal politikaları ve geri ödemelerin nasıl uygulandığı