Takvim Entegrasyonu

Bir kez bağlan, her yerden yönet. Google Takvim veya Microsoft Outlook (Teams) bağladığında, Voilà dersleriniz takviminde diğer toplantılar gibi görünür — ve takviminden etkinliğe yaptığın her şey otomatik olarak Voilà'ya geri akar. Yeniden planla, iptal et, kabul et, reddet — her iki taraf saniyeler içinde senkronize kalır.

Bu sayfa öğretmenler için yazılmıştır. "Öğrenciniz ne görür" bölümü öğrencinizin tam olarak ne gördüğünü açıklar, böylece tüm programını takviminden güvenle yönetebilirsin.

Desteklenen sağlayıcılar

Sağlayıcı	Video bağlantısı otomatik eklenir	Ne oluşturulur
Google Takvim	Google Meet	Ders başına bir etkinlik, tekrarlayan seri başına ana etkinlik
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Ders başına bir etkinlik, tekrarlayan oluşum başına bir etkinlik

Aynı anda bir takvim sağlayıcısı bağlayabilirsin. Değiştirmek için önce mevcut olanı Ayarlar → Entegrasyonlar altında bağlantısını kes.

Google Takvim'i bağlama

1. Ayarlar → Entegrasyonlar'a veya Planlama → Google Takvim'i Bağla'ya git.
2. Google Takvim'i Bağla'yı tıkla.
3. Google hesabınla oturum aç ve Voilà'ya etkinlikleri okuma ve yazma yetkisi ver.
4. Takvimin hemen senkronize olmaya başlar.

Bağladığın anda ne olur: onaylanan tüm gelecek Voilà dersleri Google Takvim'ine gönderilir — her biri Google Meet bağlantısı, katılımcılar önceden doldurulmuş ve "Voilà aracılığıyla Rezerve Edildi" gövdesiyle. Başka bir şey yapman gerekmez.

Microsoft Outlook / Teams'i bağlama

1. Ayarlar → Entegrasyonlar'a veya Planlama → Outlook Takvim'i Bağla'ya git.
2. Outlook Takvim'i Bağla'yı tıkla.
3. Microsoft hesabınla oturum aç ve Voilà'ya etkinlikleri okuma ve yazma yetkisi ver.
4. Takvimin hemen senkronize olmaya başlar.

Her ders Outlook takviminde Teams toplantısı olarak görünür (katılım bağlantısı otomatik eklenir), öğrenci katılımcı olarak listelenir. Aynı geri doldurma davranışı geçerlidir: gelecek Voilà dersleri hemen Outlook takviminde görünür.

Takviminde ne görünür (Voilà → takvim)

Voilà etkinliği	Takvimde ne görürsün
1:1 rezervasyon onaylandı	Ders saatinde bir davet, Meet/Teams bağlantısı, öğrenci katılımcı olarak ve Voilà tarafından yazılan gövde.
Grup dersi onaylandı	Aynı etkinlik, kabul eden tüm üyeler katılımcı listesinde. Daha fazla üye kabul ettikçe eklenir; bir üye çıkarsa kaldırılır.
Tekrarlayan ders oluşturuldu	Google: tam seriyi kapsayan bir ana tekrarlayan etkinlik. Outlook: oluşum başına bir etkinlik (böylece örnek başına güncellemeler Microsoft Graph aracılığıyla temiz şekilde akar).
Voilà'da yeniden planlama kabul edildi	Davetin başlangıç/bitiş saati yerinde güncellenir ve katılımcılar güncelleme bildirimi alır. Google ve Outlook'ta çalışır.
Voilà'da ders iptal edildi	Takvim etkinliği kaldırılır ve katılımcılara iptal bildirimi gönderilir. Google ve Outlook'ta çalışır.
Tekrarlayan oluşum Voilà'da atlandı	Sadece o bir oluşum iptal edilir — serinin geri kalanı bozulmadan kalır.

Voilà'ya geri senkronize olan (takvim → Voilà)

Bu bölüm seni "takviminde yaşamanı" sağlar. Aşağıdaki her şey Voilà durumunu otomatik olarak değiştirir.

Etkinlik saatini taşırsın

Voilà etkinliğini farklı bir slota sürüklemek veya başlangıç/bitiş saatini düzenlemek, Voilà içinde bir yeniden planlama önerisi açar. Öğrenci onayladığında (uygulama içinde veya e-postaya yanıt vererek), etkinlik saati her iki sistemde de kilitlenir. O zamana kadar etkinlik beklemede bir öneri olarak kalır — öğrenci Voilà içinden görebilir ve kabul edebilir/reddedebilir.

Etkinliği siler veya iptal edersin

Voilà dersi iptal olarak işaretler ve iptal politikasının öğretmen-iptal dalını çalıştırır:

• Öğrenci tam ödemeyi geri alır (Stripe ise) veya oturum kredisi iade edilir (oturum paketi ise), iptal kesme saatinden önce veya sonra olup olmadığına bakılmaksızın. Öğretmen tarafından atfedilen iptaller her zaman öğrenciyi tam yapar.
• Grup dersleri için, her ödenen koltuk geri ödenir.
• Öğrenci iptal e-postası ve sohbet kartı güncellemesi alır.

Öğrencinizden biri katılımcı olarak yeni bir etkinlik oluşturursun

Senin ve öğrenciniz arasında aktif bir ilişki varsa, Voilà:

• Otomatik olarak o ders için bir rezervasyon önerisi oluşturur.
• Öğrenciyi e-postayla bilgilendirir, böylece saati onaylayabilir.
• Öneri beklemede iken slotu uygunluğunda tutar.

Katılımcı senin bilinen bir öğrencin değilse, Voilà etkinliği uygunluğunda normal bir meşgul blok olarak kaydeder — ancak rezervasyon oluşturmaz.

Takviminde başka bir etkinlik eklersin

Eklediğin herhangi bir etkinlik — iş toplantıları, diş hekimi randevusu, arkadaşla öğle yemeği — meşgul zaman olarak kabul edilir ve o pencerede yeni öğrenci rezervasyonlarını engeller. Hiçbir şey yapman gerekmez; bu otomatiktir.

Öğrenciniz ne görür

Bir ders onaylandığında, öğrenciniz aynı etkinliğe takvim daveti alır — Meet veya Teams katılım bağlantısı içinde. Böylece dersi kendi takviminden de yönetebilir. Voilà'nın öğrencinizin gelen kutusundan veya takvim uygulamasından yapabileceği her şeye nasıl tepki verdiği:

Öğrenci eylemi	Voilà ne yapar
Daveti kabul eder	Ekstra bir şey yok — zaten derste. RSVP'leri görünürlük için kaydedilir.
Takviminden beklemede bir önerisi reddeder	Öneri Voilà'da reddedilir. E-posta ve sohbet yoluyla bilgilendirilirsin.
Takviminden onaylı 1:1 dersi reddeder	Voilà iptal politikasının öğrenci-iptal dalını çalıştırır. Kesme saatinden önce = tam geri ödeme veya kredi iade; sonra = kaybetme (ödemeyi sen tutarsın).
Takviminden onaylı grup dersini reddeder	Sadece o öğrencinin koltuk geri ödenir; ders diğerleri için devam eder (minimum koltuk kuralına tabi).
Tekrarlayan oluşumu reddeder	O tek oluşum atlanır (iptal politikasına göre geri ödeme veya kaybetme). Serinin geri kalanı dokunulmaz.
Daveti başka bir gelen kutusuna iletir	Derse hiçbir etkisi yok — Voilà gerçeğin kaynağıdır ve daveti iletmek dersi taşımaz veya geri ödemeleri yeniden vermez.

Kısacası: öğrenciler takvim davetinden tamamen katılımlarını yönetebilir ve her eylemi Voilà tarafında saniyeler içinde görebilirsin.

Takvim aracılığıyla grup dersleri

Grup dersleri bir ekstra kural ekler — minimum koltuk kuralı:

• Bir üye reddeder → o koltuk geri ödenir, katılımcı takvim etkinliğinden kaldırılır, ders devam eder.
• Reddetme dersi kesme saatinden ÖNCE min_seats altına düşürür → tüm ders iptal edilir, her ödenen koltuk geri ödenir, takvim etkinliği kaldırılır.
• Reddetme dersi kesme saatinden SONRA min_seats altına düşürür → ders devam eder (koltuğunu tutan kişiler zaten slot için ödedi), ve nasıl ele alacağına karar vermek için bir uyarı e-postası alırsın.

Takvim aracılığıyla tekrarlayan dersler

Tekrarlayan dersler her sağlayıcıda farklı şekilde depolanır, ancak deneyim aynıdır:

• Google: seri tek bir ana tekrarlayan etkinliktir. Takvimden bir örneği reddetmek sadece o oluşumu Voilà'da atlar; ana etkinliği reddetmek her gelecek oluşumu iptal eder.
• Outlook: her oluşum bireysel olarak bağlanır, böylece Microsoft Graph'tan örnek başına güncellemeler temiz şekilde akar. Bir oluşumu reddetmek Voilà'da atlar; seriyi reddetmek gelecek oluşumları sonlandırır.
• Voilà içinden bir oluşumu atlamak otomatik olarak eşleşen takvim örneğini temiz bir iptal bildirimiyle katılımcılara iptal eder.
• Öğretmenin iptal politikası değişikliği zaten var olan oluşumlara geriye dönük olarak uygulanmaz — her oluşum oluşturulduğu sırada aktif olan politikayı kilitler.

Senkronizasyon nasıl teslim edilir

Voilà birincil tetikleyici olarak push bildirimleri (webhook'lar) kullanır:

• Google Takvim — Voilà Google'ın events.watch kanalı aracılığıyla takviminde abone olur; güncellemeler Google Takvim'e kaydettikten saniyeler içinde gelir.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà Microsoft Graph webhook'ları aracılığıyla abone olur; aynı davranış.

Kanalı sağlıklı tutmak için küçük bir güvenlik ağı vardır:

• Saatlik bakım işi abonelikleri süresi dolmadan önce yeniler ve eksik izleri önyükler.
• Bağlantıda geri doldurma mevcut gelecek Voilà derslerini yeni takviminde gönderir (ve mevcut takvim meşgul zamanlarını geri aktarır).
• Manuel yenileme Planlama sayfasından kullanılabilir — test ederken veya webhook kısaca teslim kaçırırsa yararlı.

Bu sayfanın önceki sürümleri "5 dakikalık yoklama döngüsü"nden bahsetti. Bu artık doğru değil — senkronizasyon push tabanlı ve tipik olarak 30 saniyeden çok daha kısa sürede gelir.

Takvim aracılığıyla iptal politikası ve geri ödemeler

Takvim tarafı iptalleri Stripe ödemeli rezervasyonlar için yapılandırdığın iptal politikasını tam olarak takip eder (bkz. Stripe Connect Ödemeleri):

• Sen iptal edersin (takvimden sil/iptal et): öğrenci tam geri ödenir, zamanlama ne olursa olsun.
• Öğrenci kesme saatinden önce takviminden reddeder: tam geri ödeme veya kredi öğrenciye iade edilir.
• Öğrenci kesme saatinden sonra takviminden reddeder: ödeme kaybedilir (sen tutarsın) veya oturum kredisi tüketilir.
• Grup dersleri: bireysel reddetmeler için koltuk başına geri ödeme; öğretmen iptali veya min_seats altına kesme saatinden önce düşüş dersi iptal ederse her ödenen koltuğun tam geri ödemesi.

Gizlilik ve kapsam

• Voilà sadece bağladığın takvimde etkinlikleri okur ve yazar — hesabındaki başka takvimler asla değil.
• Voilà'nın okuduğu etkinlikler sadece planlama ve uygunluk hesaplamaları için kullanılır.
• Erişimi istediğin zaman Ayarlar → Entegrasyonlar altında iptal edebilirsin (veya doğrudan Google / Microsoft hesap ayarlarından).

Sorun Giderme

Token süresi doldu

Senkronizasyon durmuşsa, OAuth token'ı muhtemelen süresi dolmuştur. Ayarlar → Entegrasyonlar'ı aç ve Yeniden Bağlan'ı tıkla.

Senkronizasyon gecikmesi

Webhook'lar genellikle ~30 saniye içinde teslim edilir. Saatlik bakım işi abonelikleri yenileyen ve kısaca başarısız olan teslimi yeniden senkronize eden bir güvenlik ağıdır. Planlama sayfasından manuel yenileme de tetikleyebilirsin.

Voilà olmayan etkinliklerle çatışmalar

Takviminde Voilà olmayan bir etkinlikle kaplı bir slotta Voilà rezervasyonunu onaylamaya çalışırsan, Voilà seni uyarır ve çatışmayı geçersiz kılmanı sağlar — takvim etkinliği bırakmaktan mutlu olduğun "yumuşak" bir tutma olduğunda yararlı.

Sağlayıcıları değiştirme

Aynı anda sadece bir takvim bağlanabilir. Google'ı bağlantısını kesmeden Outlook'u bağla (veya tam tersi) Ayarlar → Entegrasyonlar altında.

Çift yönlü senkronizasyon, uçtan uca

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Öğrenci Takvimi"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Öğretmen Takvimi (Google veya Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Voilà'da ders onaylandı
    Voila->>TutorCal: Meet veya Teams bağlantısıyla etkinlik oluştur
    TutorCal-->>Student: Davet teslim edildi
    TutorCal-->>StudentCal: Davet teslim edildi

    Note over Student,StudentCal: Öğrenci gelen kutusundan reddeder
    StudentCal->>TutorCal: RSVP reddedildi
    TutorCal->>Voila: Webhook ateşlendi
    Voila->>Voila: İptal politikasını çalıştır
    Voila-->>Tutor: Uygulama içi ve e-posta bildirimi
    Voila-->>Student: Geri ödeme veya kaybetme onayı

    Note over Tutor,TutorCal: Öğretmen etkinliği iptal eder
    TutorCal->>Voila: Webhook ateşlendi
    Voila->>Voila: İptal et ve geri öde
    Voila->>StudentCal: Takvim etkinliği kaldırıldı

İlgili

• Planlama — haftalık uygunluk, rezervasyon politikaları, tatil modu
• Grup Dersleri — minimum koltuk, üye yönetimi, grup iptal davranışı
• Stripe Connect Ödemeleri — iptal politikaları ve geri ödemelerin nasıl uygulandığı