Integracija koledarja

Povežite enkrat, upravljajte povsod. Ko povežete Google Calendar ali Microsoft Outlook (Teams), vaše Voilà lekcije živijo v vašem koledarju točno kot kateri koli drug sestanek — in karkoli naredite z dogodkom iz vašega koledarja se avtomatsko prenese nazaj v Voilà. Prestavite, prekličite, sprejmite, zavrnite — obe strani ostaneta sinhronizirani v nekaj sekundah.

Ta stran je napisana za učitelje. Razdelek "Kaj doživljajo vaši študenti" natančno razloži, kaj vidijo vaši študenti na svoji strani, tako da lahko samozavestno upravljate celoten urnik iz svojega koledarja.

Podprti ponudniki

Ponudnik	Video povezava avtomatsko priložena	Kaj se ustvari
Google Calendar	Google Meet	En dogodek na lekcijo, glavni dogodek na ponavljajočo serijo
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	En dogodek na lekcijo, en dogodek na ponavljajoč dogodek

Lahko povežete enega ponudnika koledarja naenkrat. Za preklop najprej prekinite povezavo s trenutnim pod Nastavitve → Integracije.

Povezovanje Google Calendar

1. Pojdite na Nastavitve → Integracije ali Razporejanje → Poveži Google Calendar.
2. Kliknite Poveži Google Calendar.
3. Prijavite se s svojim Google računom in avtorizirajte Voilà za branje in pisanje dogodkov.
4. Vaš koledar se začne sinhronizirati takoj.

Kaj se zgodi v trenutku, ko se povežete: vsaka potrjena prihodnja Voilà lekcija je potisnjena na vaš Google Calendar — vsaka z Google Meet povezavo, vnaprej izpolnjenimi udeleženci in telesom "Rezervirano preko Voilà". Nič drugega ni treba storiti.

Povezovanje Microsoft Outlook / Teams

1. Pojdite na Nastavitve → Integracije ali Razporejanje → Poveži Outlook Calendar.
2. Kliknite Poveži Outlook Calendar.
3. Prijavite se s svojim Microsoft računom in avtorizirajte Voilà za branje in pisanje dogodkov.
4. Vaš koledar se začne sinhronizirati takoj.

Vsaka lekcija pristane na vašem Outlook koledarju kot Teams sestanek (povezava za pridružitev je avtomatsko priložena), s študentom navedenim kot udeleženec. Velja enako obnašanje zapolnjevanja: prihodnje Voilà lekcije se takoj pojavijo na vašem Outlook koledarju.

Kaj se pojavi na vašem koledarju (Voilà → koledar)

Voilà dogodek	Kaj vidite na koledarju
Rezervacija 1:1 je potrjena	Povabilo ob času lekcije, z Meet/Teams povezavo, študentom kot udeležencem in telesom avtorja Voilà.
Skupinska lekcija se potrdi	Isti dogodek, z vsakim sprejetim članom na seznamu udeležencev. Ko več članov sprejme, so dodani; če član izstopi, je odstranjen.
Ustvari se ponavljajoča lekcija	Google: en glavni ponavljajoč dogodek, ki pokriva celotno serijo. Outlook: en dogodek na pojavitev (tako da posodobitve po primerkih tekoče tečejo skozi Microsoft Graph).
Prestava je sprejeta v Voilà	Čas začetka/konca povabila se posodobi na mestu in udeleženci prejmejo obvestilo o posodobitvi. Deluje na Google in Outlook.
Lekcija je preklicana v Voilà	Dogodek koledarja je odstranjen in udeleženci so obveščeni z obvestilom o preklicu. Deluje na Google in Outlook.
Ponavljajoča pojavitev je preskočena v Voilà	Samo ta ena pojavitev je preklicana — preostanek serije ostane nedotaknjen.

Kaj se sinhronizira nazaj v Voilà (koledar → Voilà)

To je razdelek, ki vam omogoča "živeti v svojem koledarju". Karkoli spodaj avtomatsko spremeni stanje Voilà.

Premaknete čas dogodka

Vlečenje Voilà dogodka na drug termin ali urejanje njegovega začetka/konca odpre predlog prestave znotraj Voilà. Ko študent potrdi (v aplikaciji ali z odgovorom na e-pošto), je čas dogodka zaklenjen v obeh sistemih. Do takrat dogodek sedi kot čakajoč predlog — študent ga lahko še vedno vidi in sprejme/zavrne iz Voilà.

Izbrišete ali prekličete dogodek

Voilà označi lekcijo kot preklicano in zažene vejo preklica učitelja pravilnika preklica:

• Študentu je povrnjen celoten znesek (če Stripe) ali ima vrnjeno kreditno sejo (če paket sej), ne glede na to, ali se je preklic zgodil pred ali po mejnem roku. Preklici, ki jih pripiše učitelj, vedno naredijo študenta celega.
• Za skupinske lekcije je povrnjen vsak plačan sedež.
• Študent prejme e-pošto o preklicu in posodobitev kartice klepeta.

Ustvarite nov dogodek z enim od svojih študentov kot udeležencem

Če obstaja aktivno razmerje študent–učitelj med vama, bo Voilà:

• Samodejno ustvaril predlog rezervacije za to lekcijo.
• Poslal e-pošto študentu, da lahko potrdi čas.
• Držal termin na vaši razpoložljivosti, medtem ko je predlog čakajoč.

Če udeleženec ni vaš znani študent, Voilà zabeleži dogodek kot redni zaseden blok na vaši razpoložljivosti — vendar ne ustvari rezervacije.

Dodate kateri koli drug dogodek v svoj koledar

Kateri koli dogodek, ki ga dodate — službeni sestanki, zobozdravniški pregledi, kosilo s prijateljem — je obravnavan kot zaseden čas in blokira nove rezervacije študentov med tem oknom. Nič vam ni treba storiti; to je avtomatsko.

Kaj doživljajo vaši študenti

Kadarkoli je lekcija potrjena, vaš študent prejme povabilo koledarja za isti dogodek — z Meet ali Teams povezavo za pridružitev znotraj. Tako lahko upravljajo lekcijo tudi iz svojega koledarja. Tukaj je natančno, kako Voilà reagira na vsako stvar, ki jo lahko študent naredi iz svoje pošte ali aplikacije koledarja:

Dejanje študenta	Kaj naredi Voilà
Sprejme povabilo	Nič dodatnega — že so na lekciji. Njihov RSVP je zabeležen za vidnost.
Zavrne čakajoč predlog iz svojega koledarja	Predlog je zavrnjen v Voilà. Obveščeni ste po e-pošti in klepetu.
Zavrne potrjeno 1:1 lekcijo iz svojega koledarja	Voilà zažene vejo preklica študenta pravilnika preklica. Pred mejnim rokom = polno povračilo ali vrnjen kredit; po mejnem roku = izguba (obdržite plačilo).
Zavrne iz potrjene skupinske lekcije	Samo sedež tega študenta je povrnjen; lekcija se nadaljuje za vse ostale (glede na vaše pravilo minimalnih sedežev).
Zavrne ponavljajočo pojavitev	Ta posamezna pojavitev je preskočena (povračilo ali izguba glede na pravilnik preklica). Preostanek serije je nedotaknjen.
Posreduje povabilo na drug nabiralnik	Brez vpliva na lekcijo — Voilà je vir resnice in posredovanje povabila ne premakne lekcije ali ponovno izda povračil.

Na kratko: študenti lahko upravljajo svojo udeležbo v celoti iz povabila koledarja in vsako dejanje boste videli odslikano na strani Voilà v nekaj sekundah.

Skupinske lekcije preko koledarja

Skupinske lekcije dodajo eno dodatno zapletko — pravilo minimalnih sedežev:

• En član zavrne → ta sedež je povrnjen, udeleženec je odstranjen iz dogodka koledarja, lekcija se nadaljuje.
• Zavrnitev spusti lekcijo pod min_seats PRED mejnim rokom preklica → celotna lekcija je preklicana, vsak plačan sedež je povrnjen, dogodek koledarja je odstranjen.
• Zavrnitev spusti lekcijo pod min_seats PO mejnem roku preklica → lekcija ostane (ljudje, ki so obdržali svoj sedež, so že plačali za termin), in prejmete opozorilno e-pošto, da se lahko odločite, kako to rešiti.

Ponavljajoče lekcije preko koledarja

Ponavljajoče lekcije so shranjene drugače pri vsakem ponudniku, vendar je izkušnja enaka:

• Google: serija je en glavni ponavljajoč dogodek. Zavrnitev ene instance iz koledarja preskoči samo to pojavitev v Voilà; zavrnitev glavnega prekliče vsako prihodnjo pojavitev.
• Outlook: vsaka pojavitev je povezana individualno, tako da posodobitve po primerkih iz Microsoft Graph tekoče tečejo. Zavrnitev ene pojavitve jo preskoči v Voilà; zavrnitev serije konča prihodnje pojavitve.
• Preskakovanje pojavitve iz Voilà avtomatsko prekliče ujemajoči primerek koledarja z jasnim obvestilom o preklicu udeležencem.
• Sprememba pravilnika preklica učitelja se ne uporabi retroaktivno za pojavitve, ki že obstajajo — vsaka pojavitev zaklene pravilnik, ki je bil aktiven, ko je bila ustvarjena.

Kako se dostavi sinhronizacija

Voilà uporablja push obvestila (webhooks) kot primarni sprožilec:

• Google Calendar — Voilà se naroči na vaš koledar preko Google-ovega events.watch kanala; posodobitve pristanejo v nekaj sekundah po shranjevanju v Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se naroči preko Microsoft Graph webhooks; enako obnašanje.

Majhen nabor varnostnih mrež ohranja kanal zdrav:

• Urna vzdrževalna naloga obnavlja naročnine, preden potečejo, in zaganja vse manjkajoče ure.
• Zapolnjevanje ob povezavi potisne obstoječe prihodnje Voilà lekcije na vaš novi koledar (in nazaj uvozi vaše obstoječe zasedene čase koledarja).
• Ročno osvežitev je na voljo na strani Razporejanje — uporabno, če testirate ali če webhook na kratko zgreši dostavo.

Prejšnje različice te strani so omenile "5-minutni cikel preverjanja". To ni več natančno — sinhronizacija temelji na push in običajno pristane v dobro manj kot 30 sekundah.

Pravilnik preklica in povračila preko koledarja

Preklici na strani koledarja sledijo točno istemu pravilniku preklica, ki ste ga konfigurirali za rezervacije, plačane s Stripe (glejte Stripe Connect Payments):

• Vi prekličete (izbrišete/prekličete iz svojega koledarja): študentu je v celoti povrnjeno, ne glede na časovni okvir.
• Študent zavrne iz svojega koledarja pred mejnim rokom: polno povračilo ali vrnjen kredit študentu.
• Študent zavrne iz svojega koledarja po mejnem roku: plačilo je izgubljeno (obdržite ga) ali kreditna seja je porabljena.
• Skupinske lekcije: povračila po sedežih za individualne zavrnitve; polno povračilo vsakega plačanega sedeža, če preklic učitelja ali padec pred mejnim rokom pod min_seats prekliče lekcijo.

Zasebnost in obseg

• Voilà bere in piše dogodke samo na koledarju, ki ga povežete — nikoli na nobenih drugih koledarjih na vašem računu.
• Dogodki, ki jih Voilà bere, se uporabljajo izključno za razporejanje in izračune razpoložljivosti.
• Dostop lahko kadarkoli prekličete pod Nastavitve → Integracije (ali neposredno iz nastavitev vašega Google / Microsoft računa).

Odpravljanje težav

Token je potekel

Če se sinhronizacija ustavi, je OAuth token verjetno potekel. Odprite Nastavitve → Integracije in kliknite Ponovno poveži.

Zamude sinhronizacije

Webhooks običajno dostavijo v ~30 sekundah. Urna vzdrževalna naloga je varnostna mreža, ki obnavlja naročnine in ponovno sinhronizira vsako dostavo, ki je na kratko spodletela. Lahko tudi sprožite ročno osvežitev na strani Razporejanje.

Konflikti z ne-Voilà dogodki

Če poskušate potrditi Voilà rezervacijo na terminu, ki ga pokriva ne-Voilà dogodek na vašem koledarju, vas bo Voilà opozoril in vam omogočil preglasiti konflikt — uporabno, ko je dogodek koledarja "mehka" rezervacija, ki jo ste pripravljeni sprostiti.

Preklapljanje ponudnikov

Naenkrat je lahko povezan samo en koledar. Prekinite povezavo z Google, preden povežete Outlook (ali obratno) pod Nastavitve → Integracije.

Dvosmerna sinhronizacija, od konca do konca

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Koledar študenta"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Koledar učitelja (Google ali Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lekcija potrjena v Voilà
    Voila->>TutorCal: Ustvari dogodek z Meet ali Teams povezavo
    TutorCal-->>Student: Povabilo dostavljeno
    TutorCal-->>StudentCal: Povabilo dostavljeno

    Note over Student,StudentCal: Študent zavrne iz nabiralnika
    StudentCal->>TutorCal: RSVP zavrnjen
    TutorCal->>Voila: Webhook se sproži
    Voila->>Voila: Zaženi pravilnik preklica
    Voila-->>Tutor: Obvestilo v aplikaciji in po e-pošti
    Voila-->>Student: Potrditev povračila ali izgube

    Note over Tutor,TutorCal: Učitelj prekliče dogodek
    TutorCal->>Voila: Webhook se sproži
    Voila->>Voila: Prekliči in povrni
    Voila->>StudentCal: Dogodek koledarja odstranjen

Povezano

• Razporejanje — tedenska razpoložljivost, pravilniki rezervacij, počitniški način
• Skupinske lekcije — minimalni sedeži, upravljanje članov, obnašanje skupinskega preklica
• Stripe Connect Payments — pravilniki preklica in kako se uporabljajo povračila