Integracija koledarja

Poveži enkrat, upravljaj povsod. Ko povežeš Google Calendar ali Microsoft Outlook (Teams), so tvoje lekcije Voilà na tvojem koledarju vidne enako kot vsak drug sestanek — in vse, kar narediš z dogodkom v svojem koledarju, se samodejno prenese nazaj v Voilà. Prestavi, prekliči, sprejmi, zavrni — obe strani ostaneta usklajeni v nekaj sekundah.

Ta stran je namenjena tutorjem. Razdelek »Kaj vidijo tvoji učenci« natančno pojasnjuje, kaj vidijo tvoji učenci na svoji strani, da boš z zaupanjem upravljal/-a celoten urnik iz svojega koledarja.

Podprti ponudniki

Ponudnik	Samodejno priložena video povezava	Kaj se ustvari
Google Calendar	Google Meet	En dogodek na lekcijo, glavni dogodek na ponavljajočo se serijo
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	En dogodek na lekcijo, en dogodek na vsako ponavljajočo se pojavitev

Hkrati lahko povežeš enega ponudnika koledarja. Če želiš zamenjati, najprej prekini povezavo s trenutnim pod Nastavitve → Integracije.

Povezovanje Google Calendarja

1. Pojdi na Nastavitve → Integracije ali Razporejanje → Poveži Google Calendar.
2. Klikni Poveži Google Calendar.
3. Prijavi se s svojim Google računom in dovoli Voilà branje ter pisanje dogodkov.
4. Sinhronizacija tvojega koledarja se začne takoj.

Kaj se zgodi v trenutku, ko se povežeš: vsaka potrjena prihodnja lekcija Voilà se prenese na tvoj Google Calendar — vsaka s povezavo Google Meet, vnaprej dodanimi udeleženci in besedilom »Rezervirano prek Voilà«. Ni ti treba storiti ničesar drugega.

Povezovanje Microsoft Outlook / Teams

1. Pojdi na Nastavitve → Integracije ali Razporejanje → Poveži Outlook Calendar.
2. Klikni Poveži Outlook Calendar.
3. Prijavi se s svojim Microsoftovim računom in dovoli Voilà branje ter pisanje dogodkov.
4. Sinhronizacija tvojega koledarja se začne takoj.

Vsaka lekcija se pojavi na tvojem Outlook koledarju kot sestanek Teams (povezava za pridružitev je priložena samodejno), učenec pa je naveden kot udeleženec. Enako velja za začetno uvozitev: prihodnje lekcije Voilà se takoj pojavijo na tvojem Outlook koledarju.

Kaj se pojavi na tvojem koledarju (Voilà → koledar)

Dogodek v Voilà	Kaj vidiš na koledarju
Potrjena je individualna rezervacija	Povabilo ob času lekcije s povezavo Meet/Teams, učencem kot udeležencem in besedilom, ki ga je sestavil Voilà.
Potrjena je skupinska lekcija	Isti dogodek z vsemi sprejetimi člani na seznamu udeležencev. Ko sprejmejo novi člani, so dodani; če član odide, je odstranjen.
Ustvarjena je ponavljajoča se lekcija	Google: en glavni ponavljajoči se dogodek, ki pokriva celotno serijo. Outlook: en dogodek na pojavitev (da posodobitve posameznih pojavitev nemoteno potekajo prek Microsoft Graph).
Prestavitev je sprejeta v Voilà	Čas začetka/konca povabila se posodobi na mestu in udeleženci prejmejo obvestilo o posodobitvi. Deluje v Google in Outlook.
Lekcija je preklicana v Voilà	Dogodek v koledarju je odstranjen in udeleženci prejmejo obvestilo o preklicu. Deluje v Google in Outlook.
Posamezna pojavitev ponavljajoče se lekcije je preskočena v Voilà	Preklicana je samo ta ena pojavitev — preostala serija ostane nedotaknjena.

Kaj se sinhronizira nazaj v Voilà (koledar → Voilà)

To je razdelek, ki ti omogoča, da »živiš v svojem koledarju«. Vse spodnje spremembe samodejno vplivajo na stanje v Voilà.

Premakneš čas dogodka

Ko povlečeš dogodek Voilà na drug termin ali uredišnjegov začetek/konec, se v Voilà odpre predlog za prestavitev. Ko učenec potrdi (v aplikaciji ali z odgovorom na e-pošto), je čas dogodka zaklenjen v obeh sistemih. Do takrat je dogodek v stanju čakajočega predloga — učenec ga še vedno vidi in ga lahko sprejme ali zavrne znotraj Voilà.

Izbrišeš ali prekličeš dogodek

Voilà označi lekcijo kot preklicano in izvede vejo preklica s strani tutorja v pravilniku o preklicu:

• Učenec dobi povračilo celotnega plačila (pri Stripe) ali mu je vrnjeno kreditno uro (pri paketu sej), ne glede na to, ali je prišlo do preklica pred ali po roku. Preklici, ki se pripišejo tutorju, vedno zagotovijo učencu povračilo.
• Pri skupinskih lekcijah se povrne vsako plačano mesto.
• Učenec prejme e-pošto o preklicu in posodobitev v klepetu.

Ustvariš nov dogodek z enim od svojih učencev kot udeležencem

Če med vama obstaja aktivno razmerje učenec–tutor, bo Voilà:

• Samodejno ustvaril predlog rezervacije za to lekcijo.
• Učencu poslal e-pošto, da potrdi termin.
• Rezerviral termin v tvoji razpoložljivosti, dokler je predlog v teku.

Če udeleženec ni znan učenec, Voilà zabeleži dogodek kot navaden zaseden termin v tvoji razpoložljivosti — ne ustvari pa rezervacije.

Dodaš kateri koli drug dogodek v svoj koledar

Vsak dogodek, ki ga dodaš — službeni sestanki, zobozdravnik, kosilo s prijateljem — se obravnava kot zaseden čas in blokira nove rezervacije učencev v tem časovnem oknu. Ni ti treba ničesar storiti; to je samodejno.

Kaj vidijo tvoji učenci

Ko je lekcija potrjena, tvoj učenec prejme povabilo v isti dogodek — s povezavo Meet ali Teams znotraj. Tako lahko upravljajo lekcijo tudi iz svojega lastnega koledarja. Tukaj je natančno opisano, kako Voilà reagira na vsako dejanje, ki ga učenec lahko izvede iz svojega nabiralnika ali aplikacije za koledar:

Dejanje učenca	Kaj naredi Voilà
Sprejme povabilo	Nič posebnega — že so na lekciji. Njihov RSVP je zabeležen za preglednost.
Zavrne čakajoči predlog iz svojega koledarja	Predlog je zavrnjen v Voilà. Obveščen/-a si po e-pošti in v klepetu.
Zavrne potrjeno individualno lekcijo iz svojega koledarja	Voilà izvede vejo preklica s strani učenca v pravilniku o preklicu. Pred rokom = polno povračilo ali vrnitev kredita; po roku = zaplemba (ti obdržiš plačilo).
Zavrne iz potrjene skupinske lekcije	Povrne se samo to učenčevo mesto; lekcija se nadaljuje za vse ostale (ob upoštevanju tvojega pravila o minimalnem številu mest).
Zavrne ponavljajočo se pojavitev	Ta ena pojavitev je preskočena (povračilo ali zaplemba glede na pravilnik o preklicu). Preostala serija ostane nedotaknjena.
Posreduje povabilo v drug nabiralnik	Brez vpliva na lekcijo — Voilà je vir resnice, posredovanje povabila pa ne premakne lekcije niti ne sproži povračil.

Skratka: učenci lahko v celoti upravljajo svojo udeležbo iz povabila v svojem koledarju, ti pa boš vsako dejanje videl/-a odraženo na strani Voilà v nekaj sekundah.

Skupinske lekcije prek koledarja

Skupinske lekcije dodajo eno dodatno zapletenost — pravilo o minimalnem številu mest:

• En član zavrne → to mesto se povrne, udeleženec je odstranjen iz dogodka v koledarju, lekcija se nadaljuje.
• Zavrnitev zmanjša število pod min_seats PRED rokom preklica → celotna lekcija je preklicana, vsako plačano mesto je povrnjeno, dogodek v koledarju je odstranjen.
• Zavrnitev zmanjša število pod min_seats PO roku preklica → lekcija ostane (tisti, ki so obdržali svoja mesta, so že plačali za termin), ti pa prejmeš opozorilno e-pošto, da se odločiš, kako ravnati.

Ponavljajoče se lekcije prek koledarja

Ponavljajoče se lekcije so pri vsakem ponudniku shranjene drugače, a izkušnja je enaka:

• Google: serija je en sam glavni ponavljajoči se dogodek. Zavrnitev ene pojavitve iz koledarja preskoči samo to pojavitev v Voilà; zavrnitev glavnega dogodka prekliče vsako prihodnjo pojavitev.
• Outlook: vsaka pojavitev je povezana posamično, da posodobitve posameznih pojavitev prek Microsoft Graph potekajo nemoteno. Zavrnitev ene pojavitve jo preskoči v Voilà; zavrnitev serije konča prihodnje pojavitve.
• Preskočitev pojavitve znotraj Voilà samodejno prekliče ustrezno pojavitev v koledarju s čistim obvestilom o preklicu udeležencem.
• Sprememba tutorjevega pravilnika o preklicu se ne uporabi retroaktivno za pojavitve, ki že obstajajo — vsaka pojavitev zaklene pravilnik, ki je bil aktiven ob njeni ustvaritvi.

Kako poteka sinhronizacija

Voilà uporablja potisna obvestila (webhooks) kot primarni sprožilec:

• Google Calendar — Voilà se naroči na tvoj koledar prek Googlovega kanala events.watch; posodobitve prispejo v nekaj sekundah po shranjevanju v Google Calendarju.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se naroči prek webhookov Microsoft Graph; enako vedenje.

Majhen nabor varnostnih mrež ohranja kanal v dobrem stanju:

• Urna vzdrževalna naloga obnovi naročnine, preden potečejo, in vzpostavi morebitne manjkajoče opazovalce.
• Začetni uvoz ob povezavi prenese obstoječe prihodnje lekcije Voilà na tvoj novi koledar (in uvozi obstoječe zasedene termine tvojega koledarja).
• Ročna osvežitev je na voljo na strani Razporejanje — koristna, če testiš ali če je webhook za kratek čas zamudil dostavo.

Starejše različice te strani so omenjale »5-minutni cikel anketiranja«. To ni več točno — sinhronizacija temelji na potisnih obvestilih in tipično prispe v manj kot 30 sekundah.

Pravilnik o preklicu in povračila prek koledarja

Preklici na strani koledarja sledijo natanko istemu pravilniku o preklicu, ki si ga konfiguriral/-a za rezervacije, plačane prek Stripe (glejte Plačila Stripe Connect):

• Ti prekličeš (izbrišeš/prekličeš iz svojega koledarja): učenec dobi polno povračilo, ne glede na čas.
• Učenec zavrne iz svojega koledarja pred rokom: polno povračilo ali vrnitev kredita učencu.
• Učenec zavrne iz svojega koledarja po roku: plačilo je zapleneno (ti ga obdržiš) ali je kreditna ura porabljena.
• Skupinske lekcije: povračilo po mestu za posamezne zavrnitve; polno povračilo vsakega plačanega mesta, če tutor prekliče ali če zavrnitev pred rokom zmanjša število pod min_seats in s tem prekliče lekcijo.

Zasebnost in obseg

• Voilà bere in piše samo dogodke na koledarju, ki ga povežeš — nikoli na nobenem drugem koledarju na tvojem računu.
• Dogodki, ki jih Voilà bere, se uporabljajo izključno za razporejanje in izračune razpoložljivosti.
• Dostop lahko kadar koli prekličeš pod Nastavitve → Integracije (ali neposredno v nastavitvah svojega Google / Microsoftovega računa).

Odpravljanje težav

Žeton je potekel

Če se sinhronizacija ustavi, je OAuth žeton verjetno potekel. Odpri Nastavitve → Integracije in klikni Znova poveži.

Zamude pri sinhronizaciji

Webhooks se običajno dostavijo v ~30 sekundah. Urna vzdrževalna naloga je varnostna mreža, ki obnovi naročnine in znova sinhronizira morebitne dostave, ki so za kratek čas spodletele. Ročno osvežitev lahko sprožiš tudi na strani Razporejanje.

Konflikti z dogodki, ki niso iz Voilà

Če poskušaš potrditi rezervacijo Voilà za termin, ki ga pokriva dogodek, ki ni iz Voilà, te bo Voilà opozoril in ti omogočil, da preglasiškonflikt — koristno, kadar je dogodek v koledarju »mehka« rezervacija, ki jo z veseljem sprostiš.

Zamenjava ponudnikov

Hkrati je lahko povezan samo en koledar. Prekini povezavo z Googlom, preden povežeš Outlook (ali obratno), pod Nastavitve → Integracije.

Dvosmerna sinhronizacija, od začetka do konca

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Povezano

• Razporejanje — tedenska razpoložljivost, pravilniki rezervacij, način počitnic
• Skupinske lekcije — minimalno število mest, upravljanje članov, vedenje pri skupinskem preklicu
• Plačila Stripe Connect — pravilniki o preklicu in način uporabe povračil