Integração de Calendário

Conecta uma vez, gere em qualquer lugar. Assim que conectes o Google Calendar ou Microsoft Outlook (Teams), as tuas aulas Voilà aparecem no teu calendário exatamente como qualquer outra reunião — e tudo o que faças ao evento a partir do teu calendário flui de volta para Voilà automaticamente. Reagenda, cancela, aceita, recusa — ambos os lados ficam sincronizados em segundos.

Esta página foi escrita para tutores. A secção "O que os teus alunos veem" explica exatamente o que os teus alunos veem do seu lado, para que possas gerir com confiança toda a tua agenda a partir do teu calendário.

Fornecedores suportados

Fornecedor	Ligação de vídeo anexada automaticamente	O que é criado
Google Calendar	Google Meet	Um evento por aula, evento mestre por série recorrente
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Um evento por aula, um evento por ocorrência recorrente

Podes conectar um fornecedor de calendário de cada vez. Para mudar, desconecta o atual primeiro em Definições → Integrações.

Conectar Google Calendar

1. Vai a Definições → Integrações, ou Agendamento → Conectar Google Calendar.
2. Clica em Conectar Google Calendar.
3. Inicia sessão com a tua conta Google e autoriza Voilà a ler e escrever eventos.
4. O teu calendário começa a sincronizar imediatamente.

O que acontece no momento em que conectas: todas as aulas Voilà confirmadas no futuro são enviadas para o teu Google Calendar — cada uma com uma ligação Google Meet, participantes pré-preenchidos e um corpo "Reservado via Voilà". Não há mais nada a fazer.

Conectar Microsoft Outlook / Teams

1. Vai a Definições → Integrações, ou Agendamento → Conectar Calendário Outlook.
2. Clica em Conectar Calendário Outlook.
3. Inicia sessão com a tua conta Microsoft e autoriza Voilà a ler e escrever eventos.
4. O teu calendário começa a sincronizar imediatamente.

Cada aula aparece no teu calendário Outlook como uma reunião Teams (a ligação de entrada é anexada automaticamente), com o aluno listado como participante. O mesmo comportamento de preenchimento aplica-se: as aulas Voilà futuras aparecem no teu calendário Outlook imediatamente.

O que aparece no teu calendário (Voilà → calendário)

Evento Voilà	O que vês no calendário
Uma reserva 1:1 é confirmada	Um convite à hora da aula, com a ligação Meet/Teams, o aluno como participante, e um corpo escrito por Voilà.
Uma aula em grupo é confirmada	O mesmo evento, com todos os membros aceites na lista de participantes. À medida que mais membros aceitam, são adicionados; se um membro sai, é removido.
Uma aula recorrente é criada	Google: um evento recorrente mestre cobrindo a série completa. Outlook: um evento por ocorrência (para que as atualizações por instância fluam limpar através do Microsoft Graph).
Uma reagendação é aceite em Voilà	A hora de início/fim do convite é atualizada no local e os participantes recebem um aviso de atualização. Funciona em Google e Outlook.
Uma aula é cancelada em Voilà	O evento do calendário é removido e os participantes são notificados com um aviso de cancelamento. Funciona em Google e Outlook.
Uma ocorrência recorrente é ignorada em Voilà	Apenas essa ocorrência é cancelada — o resto da série permanece intacto.

O que sincroniza de volta para Voilà (calendário → Voilà)

Esta é a secção que te permite "viver no teu calendário". Tudo abaixo muda o estado de Voilà automaticamente.

Moves o evento para outra hora

Arrastar um evento Voilà para outro intervalo, ou editar o seu início/fim, abre uma proposta de reagendação dentro de Voilà. Assim que o aluno confirma (na aplicação ou respondendo ao email), a hora do evento é bloqueada em ambos os sistemas. Até lá, o evento fica como uma proposta pendente — o aluno ainda pode ver e aceitar/recusar a partir de dentro de Voilà.

Eliminas ou cancelas o evento

Voilà marca a aula como cancelada e executa o ramo de cancelamento do tutor da política de cancelamento:

• O aluno é reembolsado do pagamento completo (se Stripe) ou tem o seu crédito de sessão devolvido (se um pacote de sessões), independentemente de o cancelamento ter acontecido antes ou depois do prazo. Os cancelamentos atribuídos ao tutor sempre deixam o aluno inteiro.
• Para aulas em grupo, cada lugar pago é reembolsado.
• O aluno recebe um email de cancelamento e uma atualização de cartão de chat.

Crias um novo evento com um dos teus alunos como participante

Se existe uma relação ativa aluno-tutor entre vós, Voilà irá:

• Auto-criar uma proposta de reserva para essa aula.
• Enviar um email ao aluno para que possa confirmar a hora.
• Manter o intervalo na tua disponibilidade enquanto a proposta está pendente.

Se o participante não é um aluno conhecido teu, Voilà regista o evento como um bloco de tempo ocupado regular na tua disponibilidade — mas não cria uma reserva.

Adicionas qualquer outro evento ao teu calendário

Qualquer evento que adiciones — reuniões de trabalho, consultas no dentista, almoço com um amigo — é tratado como tempo ocupado e bloqueia novas reservas de alunos durante essa janela. Não tens de fazer nada; isto é automático.

O que os teus alunos veem

Sempre que uma aula é confirmada, o teu aluno recebe um convite de calendário para o mesmo evento — com a ligação de entrada Meet ou Teams dentro. Assim podem gerir a aula a partir do seu próprio calendário também. Aqui está exatamente como Voilà reage a cada coisa que um aluno pode fazer a partir da sua caixa de entrada ou aplicação de calendário:

Ação do aluno	O que Voilà faz
Aceita o convite	Nada extra — já estão na aula. A sua resposta é registada para visibilidade.
Recusa uma proposta pendente a partir do calendário	A proposta é recusada em Voilà. Recebes notificação por email e chat.
Recusa uma aula 1:1 confirmada a partir do calendário	Voilà executa o ramo de cancelamento do aluno da política de cancelamento. Antes do prazo = reembolso completo ou crédito devolvido; depois do prazo = perda (tu manténs o pagamento).
Recusa a partir de uma aula em grupo confirmada	Apenas o lugar desse aluno é reembolsado; a aula continua para todos os outros (sujeito à tua regra de lugares mínimos).
Recusa uma ocorrência recorrente	Essa ocorrência única é ignorada (reembolso ou perda de acordo com a política de cancelamento). O resto da série não é afetado.
Encaminha o convite para outra caixa de entrada	Sem efeito na aula — Voilà é a fonte de verdade, e encaminhar o convite não move a aula ou reemite reembolsos.

Em resumo: os alunos podem gerir a sua participação inteiramente a partir do convite de calendário, e verás cada ação refletida no lado de Voilà em segundos.

Aulas em grupo via calendário

As aulas em grupo adicionam uma complicação extra — a regra de lugares mínimos:

• Um membro recusa → esse lugar é reembolsado, o participante é removido do evento de calendário, a aula continua.
• A recusa coloca a aula abaixo de min_seats ANTES do prazo de cancelamento → a aula inteira é cancelada, cada lugar pago é reembolsado, o evento de calendário é removido.
• A recusa coloca a aula abaixo de min_seats DEPOIS do prazo de cancelamento → a aula permanece (as pessoas que mantiveram o seu lugar já pagaram pelo intervalo), e recebes um email de aviso para que possas decidir como lidar com isso.

Aulas recorrentes via calendário

As aulas recorrentes são armazenadas de forma diferente em cada fornecedor, mas a experiência é a mesma:

• Google: a série é um único evento recorrente mestre. Recusar uma instância a partir do calendário ignora apenas essa ocorrência em Voilà; recusar o mestre cancela cada ocorrência futura.
• Outlook: cada ocorrência está ligada individualmente para que as atualizações por instância do Microsoft Graph fluam limpar. Recusar uma ocorrência ignora-a em Voilà; recusar a série termina as ocorrências futuras.
• Ignorar uma ocorrência a partir de dentro de Voilà cancela automaticamente a instância de calendário correspondente com um aviso de cancelamento limpo aos participantes.
• Uma mudança de política de cancelamento do tutor não é aplicada retroativamente às ocorrências que já existem — cada ocorrência bloqueia a política que estava ativa quando foi criada.

Como a sincronização é entregue

Voilà usa notificações push (webhooks) como gatilho principal:

• Google Calendar — Voilà subscreve o teu calendário via canal events.watch do Google; as atualizações chegam em segundos após guardares no Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà subscreve via webhooks do Microsoft Graph; mesmo comportamento.

Um pequeno conjunto de redes de segurança mantém o canal saudável:

• Trabalho de manutenção horária renova subscrições antes de expirarem e inicializa qualquer observação em falta.
• Preenchimento na conexão envia aulas Voilà futuras existentes para o teu novo calendário (e importa de volta os teus tempos de calendário ocupado existentes).
• Atualização manual está disponível a partir da página de Agendamento — útil se estás a testar ou se um webhook brevemente perdeu a entrega.

Versões anteriores desta página mencionavam um "ciclo de sondagem de 5 minutos". Isso já não é preciso — a sincronização é baseada em push e normalmente chega em bem menos de 30 segundos.

Política de cancelamento e reembolsos via calendário

Os cancelamentos do lado do calendário seguem exatamente a mesma política de cancelamento que configuraste para reservas pagas com Stripe (vê Pagamentos Stripe Connect):

• Tu cancelas (eliminas/cancelas a partir do teu calendário): o aluno é totalmente reembolsado, independentemente do tempo.
• O aluno recusa a partir do seu calendário antes do prazo: reembolso completo ou crédito devolvido ao aluno.
• O aluno recusa a partir do seu calendário depois do prazo: o pagamento é perdido (tu manténs-o) ou o crédito de sessão é consumido.
• Aulas em grupo: reembolsos por lugar para recusas individuais; reembolso completo de cada lugar pago se um cancelamento do tutor ou uma queda pré-prazo abaixo de min_seats cancela a aula.

Privacidade e âmbito

• Voilà apenas lê e escreve eventos no calendário que conectas — nunca em qualquer outro calendário na tua conta.
• Os eventos que Voilà lê são usados unicamente para cálculos de agendamento e disponibilidade.
• Podes revogar o acesso a qualquer momento em Definições → Integrações (ou diretamente a partir das definições da tua conta Google / Microsoft).

Resolução de problemas

Token expirado

Se a sincronização parar, o token OAuth provavelmente expirou. Abre Definições → Integrações e clica em Reconectar.

Atrasos de sincronização

Os webhooks normalmente entregam em ~30 segundos. O trabalho de manutenção horária é uma rede de segurança que renova subscrições e ressincroniza qualquer entrega que brevemente falhou. Também podes acionar uma atualização manual a partir da página de Agendamento.

Conflitos com eventos não-Voilà

Se tentares confirmar uma reserva Voilà num intervalo que está coberto por um evento não-Voilà no teu calendário, Voilà irá avisar-te e deixar-te sobrepor o conflito — útil quando o evento de calendário é uma "retenção suave" que estás feliz em libertar.

Mudar fornecedores

Apenas um calendário pode estar conectado de cada vez. Desconecta Google antes de conectar Outlook (ou vice-versa) em Definições → Integrações.

Sincronização bidirecional, ponta a ponta

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Calendário do Aluno"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Calendário do Tutor (Google ou Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Aula confirmada em Voilà
    Voila->>TutorCal: Criar evento com ligação Meet ou Teams
    TutorCal-->>Student: Convite entregue
    TutorCal-->>StudentCal: Convite entregue

    Note over Student,StudentCal: Aluno recusa a partir da caixa de entrada
    StudentCal->>TutorCal: RSVP recusado
    TutorCal->>Voila: Webhook dispara
    Voila->>Voila: Executar política de cancelamento
    Voila-->>Tutor: Aviso na aplicação e por email
    Voila-->>Student: Confirmação de reembolso ou perda

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancela o evento
    TutorCal->>Voila: Webhook dispara
    Voila->>Voila: Cancelar e reembolsar
    Voila->>StudentCal: Evento de calendário removido

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