Integração com Calendário

Liga uma vez, gere em todo o lado. Depois de ligares o Google Calendar ou o Microsoft Outlook (Teams), as tuas aulas no Voilà aparecem no teu calendário exatamente como qualquer outra reunião — e tudo o que fizeres ao evento a partir do teu calendário é refletido automaticamente no Voilà. Reagenda, cancela, aceita, recusa — ambos os lados ficam sincronizados em segundos.

Esta página foi escrita para tutores. A secção "O que os teus alunos veem" explica exatamente o que os teus alunos veem do lado deles, para que possas gerir todo o teu horário com confiança a partir do teu calendário.

Fornecedores suportados

Fornecedor	Ligação de vídeo anexada automaticamente	O que é criado
Google Calendar	Google Meet	Um evento por aula, evento principal por série recorrente
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Um evento por aula, um evento por ocorrência recorrente

Podes ligar um fornecedor de calendário de cada vez. Para mudar, desliga o atual primeiro em Definições → Integrações.

Ligar o Google Calendar

1. Vai a Definições → Integrações, ou Agendamento → Ligar Google Calendar.
2. Clica em Ligar Google Calendar.
3. Inicia sessão com a tua conta Google e autoriza o Voilà a ler e escrever eventos.
4. O teu calendário começa a sincronizar imediatamente.

O que acontece no momento em que ligas: todas as aulas futuras confirmadas no Voilà são enviadas para o teu Google Calendar — cada uma com uma ligação do Google Meet, participantes já preenchidos e um corpo com "Reservado via Voilà". Não há mais nada a fazer.

Ligar o Microsoft Outlook / Teams

1. Vai a Definições → Integrações, ou Agendamento → Ligar Calendário do Outlook.
2. Clica em Ligar Calendário do Outlook.
3. Inicia sessão com a tua conta Microsoft e autoriza o Voilà a ler e escrever eventos.
4. O teu calendário começa a sincronizar imediatamente.

Cada aula aparece no teu calendário do Outlook como uma reunião do Teams (a ligação para entrar é anexada automaticamente), com o aluno listado como participante. O mesmo comportamento de preenchimento retroativo se aplica: as aulas futuras do Voilà aparecem no teu calendário do Outlook de imediato.

O que aparece no teu calendário (Voilà → calendário)

Evento no Voilà	O que vês no calendário
Uma reserva individual é confirmada	Um convite na hora da aula, com a ligação do Meet/Teams, o aluno como participante e um corpo criado pelo Voilà.
Uma aula de grupo é confirmada	O mesmo evento, com todos os membros aceites na lista de participantes. À medida que mais membros aceitam, são adicionados; se um membro desistir, é removido.
Uma aula recorrente é criada	Google: um evento recorrente principal que abrange toda a série. Outlook: um evento por ocorrência (para que as atualizações por instância fluam corretamente através do Microsoft Graph).
Um reagendamento é aceite no Voilà	A hora de início/fim do convite é atualizada no lugar e os participantes recebem uma notificação de atualização. Funciona tanto no Google como no Outlook.
Uma aula é cancelada no Voilà	O evento do calendário é removido e os participantes são notificados com um aviso de cancelamento. Funciona tanto no Google como no Outlook.
Uma ocorrência recorrente é ignorada no Voilà	Apenas essa ocorrência é cancelada — o resto da série mantém-se intacto.

O que sincroniza de volta para o Voilà (calendário → Voilà)

Esta é a secção que te permite "viver no teu calendário". Qualquer ação abaixo altera o estado do Voilà automaticamente.

Moves o horário do evento

Arrastar um evento do Voilà para um horário diferente, ou editar a sua hora de início/fim, abre uma proposta de reagendamento dentro do Voilà. Assim que o aluno confirmar (na aplicação ou respondendo ao e-mail), a hora do evento fica definida em ambos os sistemas. Até lá, o evento fica como proposta pendente — o aluno ainda pode vê-la e aceitá-la/recusá-la dentro do Voilà.

Eliminas ou cancelas o evento

O Voilà marca a aula como cancelada e executa o ramo de cancelamento pelo tutor da política de cancelamento:

• O aluno recebe o reembolso total do pagamento (se for via Stripe) ou tem o crédito de sessão devolvido (se for um pacote de sessões), independentemente de o cancelamento ter ocorrido antes ou depois do prazo. Os cancelamentos atribuídos ao tutor compensam sempre o aluno na totalidade.
• Para aulas de grupo, todos os lugares pagos são reembolsados.
• O aluno recebe um e-mail de cancelamento e uma atualização no chat.

Crias um novo evento com um dos teus alunos como participante

Se existir uma relação ativa entre aluno e tutor, o Voilà irá:

• Criar automaticamente uma proposta de reserva para essa aula.
• Enviar um e-mail ao aluno para que possa confirmar o horário.
• Reservar o horário na tua disponibilidade enquanto a proposta estiver pendente.

Se o participante não for um aluno teu conhecido, o Voilà regista o evento como um bloco de ocupação normal na tua disponibilidade — mas não cria uma reserva.

Adicionas qualquer outro evento ao teu calendário

Qualquer evento que adiciones — reuniões de trabalho, consultas no dentista, almoço com um amigo — é tratado como tempo ocupado e bloqueia novas reservas de alunos durante esse período. Não tens de fazer nada; isto é automático.

O que os teus alunos veem

Sempre que uma aula é confirmada, o teu aluno recebe um convite de calendário para o mesmo evento — com a ligação do Meet ou Teams incluída. Assim, também podem gerir a aula a partir do seu próprio calendário. Eis exatamente como o Voilà reage a cada ação que um aluno pode fazer a partir da sua caixa de entrada ou aplicação de calendário:

Ação do aluno	O que o Voilà faz
Aceita o convite	Nada de especial — já está inscrito na aula. O RSVP é registado para visibilidade.
Recusa uma proposta pendente a partir do calendário	A proposta é recusada no Voilà. És notificado por e-mail e chat.
Recusa uma aula individual confirmada a partir do calendário	O Voilà executa o ramo de cancelamento pelo aluno da política de cancelamento. Antes do prazo = reembolso total ou crédito devolvido; após o prazo = perda do valor (ficas com o pagamento).
Recusa a partir de uma aula de grupo confirmada	Apenas o lugar desse aluno é reembolsado; a aula continua para todos os outros (sujeito à tua regra de lugares mínimos).
Recusa uma ocorrência recorrente	Essa única ocorrência é ignorada (reembolso ou perda do valor de acordo com a política de cancelamento). O resto da série não é afetado.
Reencaminha o convite para outra caixa de entrada	Sem efeito na aula — o Voilà é a fonte de verdade, e reencaminhar o convite não move a aula nem emite reembolsos.

Em resumo: os alunos podem gerir a sua participação inteiramente a partir do convite do calendário, e verás cada ação refletida no lado do Voilà em segundos.

Aulas de grupo via calendário

As aulas de grupo têm uma particularidade extra — a regra dos lugares mínimos:

• Um membro recusa → esse lugar é reembolsado, o participante é removido do evento do calendário, a aula continua.
• A recusa faz a aula descer abaixo de min_seats ANTES do prazo de cancelamento → a aula é cancelada na totalidade, todos os lugares pagos são reembolsados, o evento do calendário é removido.
• A recusa faz a aula descer abaixo de min_seats APÓS o prazo de cancelamento → a aula mantém-se (quem reservou o lugar já pagou pelo horário) e recebes um e-mail de aviso para decidires como lidar com a situação.

Aulas recorrentes via calendário

As aulas recorrentes são armazenadas de forma diferente em cada fornecedor, mas a experiência é a mesma:

• Google: a série é um único evento recorrente principal. Recusar uma instância a partir do calendário ignora apenas essa ocorrência no Voilà; recusar o evento principal cancela todas as ocorrências futuras.
• Outlook: cada ocorrência está ligada individualmente, para que as atualizações por instância do Microsoft Graph fluam corretamente. Recusar uma ocorrência ignora-a no Voilà; recusar a série termina as ocorrências futuras.
• Ignorar uma ocorrência dentro do Voilà cancela automaticamente a instância correspondente no calendário com um aviso de cancelamento limpo para os participantes.
• Uma alteração à política de cancelamento do tutor não é aplicada retroativamente às ocorrências que já existem — cada ocorrência fica com a política que estava ativa quando foi criada.

Como a sincronização é entregue

O Voilà utiliza notificações push (webhooks) como acionador principal:

• Google Calendar — o Voilà subscreve o teu calendário através do canal events.watch do Google; as atualizações chegam em segundos após guardares no Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — o Voilà subscreve através dos webhooks do Microsoft Graph; mesmo comportamento.

Um pequeno conjunto de mecanismos de segurança mantém o canal saudável:

• Tarefa de manutenção horária renova as subscrições antes de expirarem e inicializa quaisquer monitorizações em falta.
• Preenchimento retroativo ao ligar envia as aulas futuras existentes no Voilà para o teu novo calendário (e importa os períodos de ocupação do teu calendário existente).
• Atualização manual disponível na página de Agendamento — útil se estiveres a testar ou se um webhook falhou brevemente na entrega.

Versões anteriores desta página mencionavam um "ciclo de polling de 5 minutos". Isso já não é correto — a sincronização é baseada em push e normalmente chega em bem menos de 30 segundos.

Política de cancelamento e reembolsos via calendário

Os cancelamentos feitos no calendário seguem exatamente a mesma política de cancelamento que configuraste para reservas pagas via Stripe (ver Pagamentos Stripe Connect):

• Tu cancelas (eliminas/cancelas a partir do teu calendário): o aluno recebe o reembolso total, independentemente do momento.
• O aluno recusa a partir do calendário antes do prazo: reembolso total ou crédito devolvido ao aluno.
• O aluno recusa a partir do calendário após o prazo: o pagamento é perdido (ficas com ele) ou o crédito de sessão é consumido.
• Aulas de grupo: reembolsos por lugar para recusas individuais; reembolso total de todos os lugares pagos se um cancelamento pelo tutor ou uma descida abaixo de min_seats antes do prazo cancelar a aula.

Privacidade e âmbito

• O Voilà apenas lê e escreve eventos no calendário que ligares — nunca noutros calendários da tua conta.
• Os eventos que o Voilà lê são utilizados exclusivamente para cálculos de agendamento e disponibilidade.
• Podes revogar o acesso a qualquer momento em Definições → Integrações (ou diretamente nas definições da tua conta Google / Microsoft).

Resolução de problemas

Token expirado

Se a sincronização parar, o token OAuth provavelmente expirou. Abre Definições → Integrações e clica em Voltar a ligar.

Atrasos na sincronização

Os webhooks normalmente são entregues em ~30 segundos. A tarefa de manutenção horária é um mecanismo de segurança que renova as subscrições e volta a sincronizar qualquer entrega que tenha falhado brevemente. Também podes acionar uma atualização manual a partir da página de Agendamento.

Conflitos com eventos que não são do Voilà

Se tentares confirmar uma reserva do Voilà num horário coberto por um evento que não é do Voilà no teu calendário, o Voilà avisará e permitirá que substituas o conflito — útil quando o evento do calendário é uma reserva "provisória" que estás disposto a libertar.

Mudar de fornecedor

Só é possível ter um calendário ligado de cada vez. Desliga o Google antes de ligar o Outlook (ou vice-versa) em Definições → Integrações.

Sincronização bidirecional, de ponta a ponta

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

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