Integrazzjoni tal-Kalendarju

Qabbad darba, immaniġġja minn kullimkien. Ladarba tqabbad Google Calendar jew Microsoft Outlook (Teams), il-lezzjonijiet tiegħek ta' Voilà jgħixu fuq il-kalendarju tiegħek eżattament bħal kwalunkwe laqgħa oħra — u kull ħaġa li tagħmel mal-avveniment mill-kalendarju tiegħek tirrifletti lura f'Voilà awtomatikament. Isskedja mill-ġdid, ikkanċella, aċċetta, irrifjuta — iż-żewġ naħat jibqgħu sinkronizzati fi ftit sekondi.

Din il-paġna hija miktuba għat-tutors. Is-sezzjoni "X'jesperjenzaw l-istudenti tiegħek" tispjega eżattament x'jaraw l-istudenti tiegħek min-naħa tagħhom sabiex tkun tista' timmaniġġja l-iskeda kollha tiegħek mill-kalendarju tiegħek b'kunfidenza.

Fornituri supportati

Fornitore	Link tal-vidjo mehmuż awtomatikament	X'jinħoloq
Google Calendar	Google Meet	Avveniment wieħed għal kull lezzjoni, avveniment master għal kull serje rikorrenti
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Avveniment wieħed għal kull lezzjoni, avveniment wieħed għal kull okkorrenza rikorrenti

Tista' tqabbad fornitур tal-kalendarju wieħed f'daqqa. Biex tibdel, aqla' l-wieħed attwali l-ewwel taħt Settings → Integrations.

Qabbad Google Calendar

1. Mur għal Settings → Integrations, jew Scheduling → Connect Google Calendar.
2. Ikklikkja Connect Google Calendar.
3. Idħol bil-kont Google tiegħek u awtorizza lil Voilà biex jaqra u jikteb avvenimenti.
4. Il-kalendarju tiegħek jibda jissinkronizza immedjatament.

X'jiġri fil-mument li tqabbad: kull lezzjoni ta' Voilà futura konfermata tiġi mibgħuta fuq il-Google Calendar tiegħek — kull waħda b'link ta' Google Meet, attendees imlejna minn qabel, u ġisem "Booked via Voilà". M'hemmx x'tagħmel iktar.

Qabbad Microsoft Outlook / Teams

1. Mur għal Settings → Integrations, jew Scheduling → Connect Outlook Calendar.
2. Ikklikkja Connect Outlook Calendar.
3. Idħol bil-kont Microsoft tiegħek u awtorizza lil Voilà biex jaqra u jikteb avvenimenti.
4. Il-kalendarju tiegħek jibda jissinkronizza immedjatament.

Kull lezzjoni tidher fuq il-kalendarju Outlook tiegħek bħala laqgħa Teams (il-link biex tingħaqad tiġi mehmuża awtomatikament), bl-istudent elenkat bħala attendee. L-istess imġiba ta' backfill tapplika: il-lezzjonijiet futuri ta' Voilà jidhru fuq il-kalendarju Outlook tiegħek immedjatament.

X'jidher fuq il-kalendarju tiegħek (Voilà → kalendarju)

Avveniment ta' Voilà	X'tara fuq il-kalendarju
Booking 1:1 jiġi kkonfermat	Stedina fil-ħin tal-lezzjoni, bil-link Meet/Teams, l-istudent bħala attendee, u ġisem miktub minn Voilà.
Lezzjoni tal-grupp tiġi konfermata	L-istess avveniment, b'kull membru aċċettat fuq il-lista tal-attendees. Hekk kif iktar membri jaċċettaw, jiżdiedu; jekk membru jitlaq, jitneħħa.
Lezzjoni rikorrenti tinħoloq	Google: avveniment rikorrenti master wieħed li jkopri s-serje kollha. Outlook: avveniment wieħed għal kull okkorrenza (sabiex l-aġġornamenti per-istanza jgħaddu b'mod nadif permezz ta' Microsoft Graph).
Riskedular jiġi aċċettat f'Voilà	Il-ħin tal-bidu/tmiem tal-istedina jaġġorna fuq il-post u l-attendees jirċievu avviż ta' aġġornament. Jaħdem fuq Google u Outlook.
Lezzjoni tiġi kkanċellata f'Voilà	L-avveniment tal-kalendarju jitneħħa u l-attendees jiġu nnotifikati b'avviż ta' kanċellazzjoni. Jaħdem fuq Google u Outlook.
Okkorrenza rikorrenti tiġi preteressa f'Voilà	Dik l-okkorrenza waħda biss tiġi kkanċellata — il-bqija tas-serje tibqa' intatta.

X'jissinkronizza lura f'Voilà (kalendarju → Voilà)

Din hija s-sezzjoni li tħallik "tgħix fil-kalendarju tiegħek". Kull ħaġa hawn taħt tibdel l-istat ta' Voilà awtomatikament.

Ittrasferixxi l-ħin tal-avveniment

Meta tiġbed avveniment ta' Voilà lejn slot differenti, jew teditja l-bidu/tmiem tiegħu, jinfetaħ proposta ta' riskedular ġewwa Voilà. Ladarba l-istudent jikkonferma (fl-app jew billi jwieġeb l-email), il-ħin tal-avveniment jiġi ffissat fiż-żewġ sistemi. Sakemm dan ma jsirx, l-avveniment jibqa' bħala proposta pendenti — l-istudent xorta jista' jaraha u jaċċettaha/jirrifjutaha minn ġewwa Voilà.

Tħassar jew tikkanċella l-avveniment

Voilà jimmarka l-lezzjoni bħala kkanċellata u jħaddem il-fergħa tutor-cancel tal-politika tal-kanċellazzjoni:

• L-istudent jiġi rimborżat il-ħlas sħiħ (jekk Stripe) jew ikollu l-kreditu tas-sessjoni tiegħu rritornat (jekk pakkett ta' sessjonijiet), irrispettivament minn jekk il-kanċellazzjoni seħħetx qabel jew wara l-iskadenza. Il-kanċellazzjonijiet attribwiti lit-tutor dejjem jagħmlu lill-istudent sħiħ.
• Għal lezzjonijiet tal-grupp, kull siġġu mħallas jiġi rimborżat.
• L-istudent jirċievi email ta' kanċellazzjoni u aġġornament ta' chat-card.

Toħloq avveniment ġdid b'wieħed mill-istudenti tiegħek bħala attendee

Jekk hemm relazzjoni attiva bejn student u tutor bejnek, Voilà se:

• Joħloq awtomatikament proposta ta' booking għal dik il-lezzjoni.
• Jibgħat email lill-istudent sabiex jikkonferma l-ħin.
• Iżomm is-slot fuq id-disponibbiltà tiegħek waqt li l-proposta tkun pendenti.

Jekk l-attendee mhuwiex student magħruf tiegħek, Voilà jirreġistra l-avveniment bħala blokk busy regolari fuq id-disponibbiltà tiegħek — iżda ma joħloqx booking.

Żżid kwalunkwe avveniment ieħor mal-kalendarju tiegħek

Kull avveniment li żżid — laqgħat tax-xogħol, appuntamenti mad-dentist, pranzu ma' ħabib — jiġi trattat bħala ħin busy u jimblokkja bookings ġodda tal-istudenti matul dak il-perjodu. M'għandekx tagħmel xejn; dan huwa awtomatiku.

X'jesperjenzaw l-istudenti tiegħek

Kull meta lezzjoni tiġi konfermata, l-istudent tiegħek jirċievi stedina tal-kalendarju għall-istess avveniment — bil-link biex jingħaqad Meet jew Teams ġewwa. Għalhekk huma wkoll jistgħu jimmaniġġjaw il-lezzjoni mill-kalendarju tagħhom stess. Hawn eżattament kif Voilà jirreaġixxi għal kull ħaġa li student jista' jagħmel mill-inbox jew l-app tal-kalendarju tiegħu:

Azzjoni tal-istudent	X'jagħmel Voilà
Jaċċetta l-istedina	Xejn żejjed — diġà qiegħed fuq il-lezzjoni. L-RSVP tiegħu jiġi rreġistrat għall-viżibbiltà.
Jirrifjuta proposta pendenti mill-kalendarju tiegħu	Il-proposta tiġi rrifjutata f'Voilà. Tiġi nnotifikat/a bl-email u chat.
Jirrifjuta lezzjoni 1:1 konfermata mill-kalendarju tiegħu	Voilà jħaddem il-fergħa student-cancel tal-politika tal-kanċellazzjoni. Qabel l-iskadenza = rimborż sħiħ jew kreditu rritornat; wara l-iskadenza = jintilef (int iżżomm il-ħlas).
Jirrifjuta minn lezzjoni tal-grupp konfermata	Is-siġġu ta' dak l-istudent biss jiġi rimborżat; il-lezzjoni tkompli għal kulħadd ieħor (soġġett għar-regola tal-minimu ta' siġġijiet tiegħek).
Jirrifjuta okkorrenza rikorrenti	Dik l-okkorrenza waħda tiġi preteressa (rimborż jew telf skont il-politika tal-kanċellazzjoni). Il-bqija tas-serje tibqa' mhux mibdula.
Jgħaddi l-istedina lil inbox ieħor	L-ebda effett fuq il-lezzjoni — Voilà huwa s-sors tal-verità, u l-għoti tal-istedina lil ħaddieħor ma jċaqlaqx il-lezzjoni u lanqas ma joħroġ rimborżi mill-ġdid.

Fil-qosor: l-istudenti jistgħu jimmaniġġjaw il-parteċipazzjoni tagħhom kompletament mill-istedina tal-kalendarju tagħhom, u inti tara kull azzjoni riflessa fuq in-naħa ta' Voilà fi ftit sekondi.

Lezzjonijiet tal-grupp permezz tal-kalendarju

Lezzjonijiet tal-grupp iżidu ħaġa żejda waħda — ir-regola tal-minimu ta' siġġijiet:

• Membru wieħed jirrifjuta → dak is-siġġu jiġi rimborżat, l-attendee jitneħħa mill-avveniment tal-kalendarju, il-lezzjoni tkompli.
• Ir-rifjut inaqqas il-lezzjoni taħt min_seats QABEL l-iskadenza tal-kanċellazzjoni → il-lezzjoni kollha tiġi kkanċellata, kull siġġu mħallas jiġi rimborżat, l-avveniment tal-kalendarju jitneħħa.
• Ir-rifjut inaqqas il-lezzjoni taħt min_seats WARA l-iskadenza tal-kanċellazzjoni → il-lezzjoni tibqa' (dawk li żammew is-siġġu tagħhom diġà ħallsu għas-slot), u inti tirċievi email ta' avviż sabiex tiddeċiedi kif tittrattaha.

Lezzjonijiet rikorrenti permezz tal-kalendarju

Lezzjonijiet rikorrenti jinħażnu b'mod differenti fuq kull fornitore, iżda l-esperjenza hija l-istess:

• Google: is-serje hija avveniment rikorrenti master wieħed. Ir-rifjut ta' istanza waħda mill-kalendarju jaqbeż dik l-okkorrenza biss f'Voilà; ir-rifjut tal-master jikkanċella kull okkorrenza futura.
• Outlook: kull okkorrenza hija marbuta individwalment sabiex l-aġġornamenti per-istanza minn Microsoft Graph jgħaddu b'mod nadif. Ir-rifjut ta' okkorrenza waħda jaqbizha f'Voilà; ir-rifjut tas-serje jtemm l-okkorrenzи futuri.
• Il-preteriment ta' okkorrenza minn ġewwa Voilà jikkanċella awtomatikament l-istanza tal-kalendarju korrispondenti b'avviż ta' kanċellazzjoni nadif lill-attendees.
• Bidla fil-politika tal-kanċellazzjoni ta' tutor mhijiex applikata retroattivament għall-okkorrenzи li diġà jeżistu — kull okkorrenza tiffissa l-politika li kienet attiva meta nħolqot.

Kif tiġi kkonsenjata s-sinkronizzazzjoni

Voilà juża notifiki push (webhooks) bħala t-trigger primarju:

• Google Calendar — Voilà jissabbskriva għall-kalendarju tiegħek permezz tal-kanal events.watch ta' Google; l-aġġornamenti jaslu fi ftit sekondi minn meta tissejvja f'Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà jissabbskriva permezz ta' webhooks ta' Microsoft Graph; l-istess imġiba.

Sett żgħir ta' safety nets iżomm il-kanal f'saħħtu:

• Xogħol ta' manutenzjoni kull siegħa iġedded is-sottoscrizzjonijiet qabel ma jiskadu u jibbootstrap kwalunkwe watch nieqes.
• Backfill fuq il-qbid jibgħat il-lezzjonijiet futuri eżistenti ta' Voilà fuq il-kalendarju ġdid tiegħek (u jimporta lura l-ħinijiet busy tal-kalendarju eżistenti tiegħek).
• Refresh manwali huwa disponibbli mill-paġna Scheduling — utli jekk qed tittestja jew jekk webhook ma kkunsenjax għal mument qasir.

Verżjonijiet preċedenti ta' din il-paġna semmu "ċiklu ta' polling ta' 5 minuti". Dan mhuwiex aktar preċiż — is-sinkronizzazzjoni hija bbażata fuq push u tipikament tasal f'inqas minn 30 sekonda.

Politika tal-kanċellazzjoni u rimborżi permezz tal-kalendarju

Il-kanċellazzjonijiet min-naħa tal-kalendarju jsegwu eżattament l-istess politika tal-kanċellazzjoni li kkonfigwrajt għal bookings imħallsa permezz ta' Stripe (ara Stripe Connect Payments):

• Inti tikkanċella (tħassar/tikkanċella mill-kalendarju tiegħek): l-istudent jiġi rimborżat kompletament, irrispettivament mill-ħin.
• L-istudent jirrifjuta mill-kalendarju tiegħu qabel l-iskadenza: rimborż sħiħ jew kreditu rritornat lill-istudent.
• L-istudent jirrifjuta mill-kalendarju tiegħu wara l-iskadenza: il-ħlas jintilef (int iżżommu) jew il-kreditu tas-sessjoni jiġi kkunsmat.
• Lezzjonijiet tal-grupp: rimborżi per-siġġu għal rifjuti individwali; rimborż sħiħ ta' kull siġġu mħallas jekk kanċellazzjoni tat-tutor jew tnaqqis qabel l-iskadenza taħt min_seats jikkanċella l-lezzjoni.

Privatezza u skop

• Voilà jaqra u jikteb biss avvenimenti fuq il-kalendarju li tqabbad — qatt fuq kalendarju ieħor fuq il-kont tiegħek.
• L-avvenimenti li jaqra Voilà jintużaw biss għall-iskeda u l-kalkoli tad-disponibbiltà.
• Tista' tirrevoka l-aċċess fi kwalunkwe ħin taħt Settings → Integrations (jew direttament mis-settings tal-kont Google / Microsoft tiegħek).

Soluzzjoni tal-problemi

Token skadut

Jekk is-sinkronizzazzjoni tieqaf, it-token OAuth x'aktarx skada. Iftaħ Settings → Integrations u ikklikkja Reconnect.

Dewmien fis-sinkronizzazzjoni

Il-webhooks normalment jikkonsenjaw fi ~30 sekonda. Ix-xogħol ta' manutenzjoni kull siegħa huwa safety net li jġedded is-sottoscrizzjonijiet u jerġa' jissinkronizza kwalunkwe konsenja li falliet għal mument qasir. Tista' wkoll tħaddem refresh manwali mill-paġna Scheduling.

Kunflitti ma' avvenimenti mhux ta' Voilà

Jekk tipprova tikkonferma booking ta' Voilà fuq slot kopert minn avveniment mhux ta' Voilà fuq il-kalendarju tiegħek, Voilà jwissik u jħallik taqbeż il-kunflitt — utli meta l-avveniment tal-kalendarju huwa "hold" mhux definittiv li inti lest/a li tħoll.

Tibdil tal-fornituri

Kalendarju wieħed biss jista' jkun maqbud f'daqqa. Aqla' Google qabel ma tqabbad Outlook (jew bil-maqlub) taħt Settings → Integrations.

Sinkronizzazzjoni bidirezzjonali, minn bidu sa tmiem

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Relatati

• Scheduling — disponibbiltà tal-ġimgħa, politiki tal-booking, modalità tal-vaganza
• Group Lessons — minimu ta' siġġijiet, ġestjoni tal-membri, imġiba tal-kanċellazzjoni tal-grupp
• Stripe Connect Payments — politiki tal-kanċellazzjoni u kif jiġu applikati r-rimborżi