Kalenderintegration

Einmal verbinden, überall verwalten. Sobald du Google Calendar oder Microsoft Outlook (Teams) verbindest, leben deine Voilà-Lektionen auf deinem Kalender genau wie jedes andere Meeting — und alles, was du mit dem Event in deinem Kalender machst, fließt automatisch zurück in Voilà. Verschiebe, storniere, akzeptiere, lehne ab — beide Seiten bleiben innerhalb von Sekunden synchronisiert.

Diese Seite ist für Tutoren geschrieben. Der Abschnitt „Was deine Schüler erleben" erklärt genau, was deine Schüler auf ihrer Seite sehen, damit du deinen gesamten Zeitplan selbstbewusst von deinem Kalender aus steuern kannst.

Unterstützte Anbieter

Anbieter	Videolink wird automatisch angehängt	Was wird erstellt
Google Calendar	Google Meet	Ein Event pro Lektion, Master-Event pro wiederkehrende Serie
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Ein Event pro Lektion, ein Event pro wiederkehrende Instanz

Du kannst jeweils einen Kalenderanbieter verbinden. Um zu wechseln, trenne zuerst den aktuellen unter Einstellungen → Integrationen ab.

Google Calendar verbinden

1. Gehe zu Einstellungen → Integrationen oder Planung → Google Calendar verbinden.
2. Klicke auf Google Calendar verbinden.
3. Melde dich mit deinem Google-Konto an und autorisiere Voilà, Events zu lesen und zu schreiben.
4. Dein Kalender wird sofort synchronisiert.

Was passiert, wenn du dich verbindest: Jede bestätigte zukünftige Voilà-Lektion wird auf deinen Google Calendar übertragen — jeweils mit einem Google Meet-Link, vorausgefüllten Teilnehmern und einem „Über Voilà gebucht"-Text. Es gibt nichts weiter zu tun.

Microsoft Outlook / Teams verbinden

1. Gehe zu Einstellungen → Integrationen oder Planung → Outlook Calendar verbinden.
2. Klicke auf Outlook Calendar verbinden.
3. Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an und autorisiere Voilà, Events zu lesen und zu schreiben.
4. Dein Kalender wird sofort synchronisiert.

Jede Lektion landet auf deinem Outlook-Kalender als Teams-Meeting (der Join-Link wird automatisch angehängt), mit dem Schüler als Teilnehmer. Das gleiche Backfill-Verhalten gilt: Zukünftige Voilà-Lektionen erscheinen sofort auf deinem Outlook-Kalender.

Was auf deinem Kalender angezeigt wird (Voilà → Kalender)

Voilà-Event	Was du im Kalender siehst
Eine 1:1-Buchung wird bestätigt	Eine Einladung zur Lektionszeit mit dem Meet/Teams-Link, dem Schüler als Teilnehmer und einem von Voilà verfassten Text.
Eine Gruppenlektion wird bestätigt	Das gleiche Event mit jedem akzeptierten Mitglied auf der Teilnehmerliste. Wenn mehr Mitglieder akzeptieren, werden sie hinzugefügt; wenn ein Mitglied abfällt, wird es entfernt.
Eine wiederkehrende Lektion wird erstellt	Google: ein Master-Wiederholungs-Event für die gesamte Serie. Outlook: ein Event pro Instanz (damit Pro-Instanz-Updates sauber durch Microsoft Graph fließen).
Eine Verschiebung wird in Voilà akzeptiert	Die Start-/Endzeit der Einladung wird aktualisiert und Teilnehmer erhalten eine Aktualisierungsmitteilung. Funktioniert auf Google und Outlook.
Eine Lektion wird in Voilà storniert	Das Kalender-Event wird entfernt und Teilnehmer werden mit einer Stornierungsmitteilung benachrichtigt. Funktioniert auf Google und Outlook.
Eine wiederkehrende Instanz wird in Voilà übersprungen	Nur diese eine Instanz wird storniert — der Rest der Serie bleibt intakt.

Was zurück in Voilà synchronisiert wird (Kalender → Voilà)

Dies ist der Abschnitt, der dir ermöglicht, „in deinem Kalender zu leben". Alles Folgende ändert den Voilà-Status automatisch.

Du verschiebst die Event-Zeit

Wenn du ein Voilà-Event in einen anderen Slot ziehst oder seine Start-/Endzeit bearbeitest, öffnet sich ein Verschiebungsvorschlag in Voilà. Sobald der Schüler bestätigt (in der App oder durch Antwort auf die E-Mail), wird die Event-Zeit in beiden Systemen gesperrt. Bis dahin bleibt das Event als ausstehender Vorschlag — der Schüler kann es immer noch sehen und akzeptieren/ablehnen von innerhalb Voilà.

Du löschst oder stornierst das Event

Voilà markiert die Lektion als storniert und führt den Tutor-Stornierung-Zweig der Stornierungsrichtlinie aus:

• Der Schüler wird vollständig erstattet (wenn Stripe) oder erhält sein Sitzungsguthaben zurück (wenn ein Sitzungspaket), unabhängig davon, ob die Stornierung vor oder nach dem Stichtag erfolgte. Von Tutoren zugeschriebene Stornierungen machen den Schüler immer ganz.
• Bei Gruppenlektionen wird jeder bezahlte Platz erstattet.
• Der Schüler erhält eine Stornierungs-E-Mail und eine Chat-Karten-Aktualisierung.

Du erstellst ein neues Event mit einem deiner Schüler als Teilnehmer

Wenn zwischen dir und dem Schüler eine aktive Beziehung besteht, wird Voilà:

• Automatisch einen Buchungsvorschlag für diese Lektion erstellen.
• Den Schüler per E-Mail benachrichtigen, damit er die Zeit bestätigen kann.
• Den Slot in deiner Verfügbarkeit halten, während der Vorschlag ausstehend ist.

Wenn der Teilnehmer kein bekannter Schüler von dir ist, zeichnet Voilà das Event als regulären Busy-Block in deiner Verfügbarkeit auf — erstellt aber keine Buchung.

Du fügst ein anderes Event zu deinem Kalender hinzu

Jedes Event, das du hinzufügst — Arbeitstreffen, Zahnarzttermine, Mittagessen mit einem Freund — wird als Busy-Zeit behandelt und blockiert neue Schülerbuchungen während dieses Zeitfensters. Du musst nichts tun; dies ist automatisch.

Was deine Schüler erleben

Wenn eine Lektion bestätigt wird, erhält dein Schüler eine Kalendereinladung zum gleichen Event — mit dem Meet- oder Teams-Join-Link darin. So kann er die Lektion auch von seinem eigenen Kalender aus verwalten. Hier ist genau, wie Voilà auf alles reagiert, das ein Schüler von seinem Posteingang oder seiner Kalender-App aus tun kann:

Schüleraktion	Was Voilà tut
Akzeptiert die Einladung	Nichts Zusätzliches — er ist bereits bei der Lektion. Seine RSVP wird zur Sichtbarkeit aufgezeichnet.
Lehnt einen ausstehenden Vorschlag von seinem Kalender ab	Der Vorschlag wird in Voilà abgelehnt. Du wirst per E-Mail und Chat benachrichtigt.
Lehnt eine bestätigte 1:1-Lektion von seinem Kalender ab	Voilà führt den Schüler-Stornierung-Zweig der Stornierungsrichtlinie aus. Vor dem Stichtag = vollständige Rückerstattung oder Guthaben zurück; nach dem Stichtag = Verwirkung (du behältst die Zahlung).
Lehnt von einer bestätigten Gruppenlektion ab*	Nur der Platz dieses Schülers wird erstattet; die Lektion läuft für alle anderen weiter (unterliegt deiner Mindestplätze-Regel).
Lehnt eine wiederkehrende Instanz ab	Diese einzelne Instanz wird übersprungen (Rückerstattung oder Verwirkung gemäß Stornierungsrichtlinie). Der Rest der Serie bleibt unverändert.
Leitet die Einladung an einen anderen Posteingang weiter	Keine Auswirkung auf die Lektion — Voilà ist die Quelle der Wahrheit, und das Weiterleiten der Einladung verschiebt die Lektion nicht oder gibt Rückerstattungen nicht erneut aus.

Kurz gesagt: Schüler können ihre Teilnahme vollständig von ihrer Kalendereinladung aus verwalten, und du wirst jede Aktion innerhalb von Sekunden auf der Voilà-Seite widergespiegelt sehen.

Gruppenlektionen über Kalender

Gruppenlektionen fügen eine zusätzliche Besonderheit hinzu — die Mindestplätze-Regel:

• Ein Mitglied lehnt ab → dieser Platz wird erstattet, der Teilnehmer wird aus dem Kalender-Event entfernt, die Lektion läuft weiter.
• Ablehnung bringt die Lektion VOR dem Stornierungsstichtag unter min_seats → die gesamte Lektion wird storniert, jeder bezahlte Platz wird erstattet, das Kalender-Event wird entfernt.
• Ablehnung bringt die Lektion NACH dem Stornierungsstichtag unter min_seats → die Lektion läuft weiter (Personen, die ihren Platz gehalten haben, haben bereits für den Slot bezahlt), und du erhältst eine Heads-up-E-Mail, damit du entscheiden kannst, wie du damit umgehen möchtest.

Wiederkehrende Lektionen über Kalender

Wiederkehrende Lektionen werden auf jedem Anbieter unterschiedlich gespeichert, aber das Erlebnis ist gleich:

• Google: die Serie ist ein einzelnes Master-Wiederholungs-Event. Wenn du eine Instanz vom Kalender aus ablehnst, wird nur diese Instanz in Voilà übersprungen; wenn du das Master-Event ablehnst, werden alle zukünftigen Instanzen storniert.
• Outlook: jede Instanz ist einzeln verlinkt, damit Pro-Instanz-Updates von Microsoft Graph sauber durchfließen. Wenn du eine Instanz ablehnst, wird sie in Voilà übersprungen; wenn du die Serie ablehnst, werden zukünftige Instanzen beendet.
• Eine Instanz von innerhalb Voilà überspringen storniert automatisch die entsprechende Kalender-Instanz mit einer sauberen Stornierungsmitteilung an Teilnehmer.
• Eine Änderung der Stornierungsrichtlinie eines Tutors wird nicht rückwirkend auf Instanzen angewendet, die bereits existieren — jede Instanz sperrt die Richtlinie, die aktiv war, als sie erstellt wurde.

Wie Synchronisierung bereitgestellt wird

Voilà verwendet Push-Benachrichtigungen (Webhooks) als primären Auslöser:

• Google Calendar — Voilà abonniert deinen Kalender über Googles events.watch-Kanal; Updates landen innerhalb von Sekunden, nachdem du in Google Calendar speicherst.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà abonniert über Microsoft Graph Webhooks; gleiches Verhalten.

Eine kleine Reihe von Sicherheitsnetzen hält den Kanal gesund:

• Stündlicher Wartungsjob erneuert Abonnements, bevor sie ablaufen, und bootstrapt alle fehlenden Watches.
• Backfill beim Verbinden übertragen vorhandene zukünftige Voilà-Lektionen auf deinen neuen Kalender (und importiert deine vorhandenen Kalender-Busy-Zeiten zurück).
• Manuelle Aktualisierung ist auf der Planungsseite verfügbar — nützlich, wenn du testest oder wenn ein Webhook kurzzeitig eine Lieferung verpasst hat.

Frühere Versionen dieser Seite erwähnten einen „5-Minuten-Polling-Zyklus". Das ist nicht mehr korrekt — die Synchronisierung ist Push-basiert und landet typischerweise in deutlich unter 30 Sekunden.

Stornierungsrichtlinie und Rückerstattungen über Kalender

Stornierungen auf der Kalenderseite folgen genau der gleichen Stornierungsrichtlinie, die du für Stripe-bezahlte Buchungen konfiguriert hast (siehe Stripe Connect Payments):

• Du stornierst (löschst/stornierst von deinem Kalender): Schüler wird vollständig erstattet, unabhängig vom Zeitpunkt.
• Schüler lehnt von seinem Kalender vor dem Stichtag ab: vollständige Rückerstattung oder Guthaben an den Schüler zurück.
• Schüler lehnt von seinem Kalender nach dem Stichtag ab: Zahlung wird verwirkt (du behältst sie) oder das Sitzungsguthaben wird verbraucht.
• Gruppenlektionen: Pro-Platz-Rückerstattungen für einzelne Ablehnungen; vollständige Rückerstattung aller bezahlten Plätze, wenn eine Tutor-Stornierung oder ein Pre-Cutoff-Drop unter min_seats die Lektion storniert.

Datenschutz und Umfang

• Voilà liest und schreibt nur Events auf dem Kalender, den du verbindest — niemals auf andere Kalender in deinem Konto.
• Events, die Voilà liest, werden ausschließlich für Planung und Verfügbarkeitsberechnungen verwendet.
• Du kannst den Zugriff jederzeit unter Einstellungen → Integrationen widerrufen (oder direkt von deinen Google-/Microsoft-Kontoeinstellungen aus).

Fehlerbehebung

Token abgelaufen

Wenn die Synchronisierung stoppt, ist das OAuth-Token wahrscheinlich abgelaufen. Öffne Einstellungen → Integrationen und klicke auf Erneut verbinden.

Synchronisierungsverzögerungen

Webhooks werden normalerweise innerhalb von ~30 Sekunden bereitgestellt. Der stündliche Wartungsjob ist ein Sicherheitsnetz, das Abonnements erneuert und alle Lieferungen, die kurzzeitig fehlgeschlagen sind, erneut synchronisiert. Du kannst auch eine manuelle Aktualisierung von der Planungsseite aus auslösen.

Konflikte mit Nicht-Voilà-Events

Wenn du versuchst, eine Voilà-Buchung auf einem Slot zu bestätigen, der von einem Nicht-Voilà-Event auf deinem Kalender abgedeckt ist, warnt dich Voilà und lässt dich den Konflikt überschreiben — nützlich, wenn das Kalender-Event ein „weiches" Hold ist, das du gerne freigeben möchtest.

Anbieter wechseln

Es kann jeweils nur ein Kalender verbunden sein. Trenne Google ab, bevor du Outlook verbindest (oder umgekehrt) unter Einstellungen → Integrationen.

Bidirektionale Synchronisierung, von Anfang bis Ende

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Schüler-Kalender"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor-Kalender (Google oder Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lektion in Voilà bestätigt
    Voila->>TutorCal: Event mit Meet- oder Teams-Link erstellen
    TutorCal-->>Student: Einladung zugestellt
    TutorCal-->>StudentCal: Einladung zugestellt

    Note over Student,StudentCal: Schüler lehnt von Posteingang ab
    StudentCal->>TutorCal: RSVP abgelehnt
    TutorCal->>Voila: Webhook wird ausgelöst
    Voila->>Voila: Stornierungsrichtlinie ausführen
    Voila-->>Tutor: In-App- und E-Mail-Benachrichtigung
    Voila-->>Student: Rückerstattungs- oder Verwirkungsbestätigung

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor storniert das Event
    TutorCal->>Voila: Webhook wird ausgelöst
    Voila->>Voila: Stornieren und erstatten
    Voila->>StudentCal: Kalender-Event entfernt

Verwandt

• Planung — wöchentliche Verfügbarkeit, Buchungsrichtlinien, Urlaubsmodus
• Gruppenlektionen — Mindestplätze, Mitgliederverwaltung, Gruppenstornierungsverhalten
• Stripe Connect Payments — Stornierungsrichtlinien und wie Rückerstattungen angewendet werden