Kalenderintegration

Einmal verbinden, überall verwalten. Sobald Sie Google Calendar oder Microsoft Outlook (Teams) verbinden, befinden sich Ihre Voilà-Lektionen genau wie jedes andere Meeting in Ihrem Kalender — und alles, was Sie mit dem Event in Ihrem Kalender tun, wird automatisch in Voilà zurückgespiegelt. Verschieben, stornieren, akzeptieren, ablehnen — beide Seiten bleiben innerhalb von Sekunden synchronisiert.

Diese Seite ist für Tutoren geschrieben. Der Abschnitt „Was Ihre Schüler erleben" erklärt genau, was Ihre Schüler auf ihrer Seite sehen, damit Sie Ihren gesamten Zeitplan sicher von Ihrem Kalender aus steuern können.

Unterstützte Anbieter

Anbieter	Videolink wird automatisch angehängt	Was wird erstellt
Google Calendar	Google Meet	Ein Event pro Lektion, Master-Event pro wiederkehrende Serie
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Ein Event pro Lektion, ein Event pro wiederkehrende Instanz

Sie können jeweils einen Kalenderanbieter verbinden. Um zu wechseln, trennen Sie zunächst den aktuellen unter Einstellungen → Integrationen.

Google Calendar verbinden

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen oder Planung → Google Calendar verbinden.
2. Klicken Sie auf Google Calendar verbinden.
3. Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an und autorisieren Sie Voilà zum Lesen und Schreiben von Events.
4. Ihr Kalender wird sofort synchronisiert.

Was passiert, wenn Sie sich verbinden: Jede bestätigte zukünftige Voilà-Lektion wird auf Ihren Google Calendar übertragen — jeweils mit einem Google Meet-Link, vorausgefüllten Teilnehmern und einem „Über Voilà gebucht"-Text. Es gibt nichts Weiteres zu tun.

Microsoft Outlook / Teams verbinden

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen oder Planung → Outlook Calendar verbinden.
2. Klicken Sie auf Outlook Calendar verbinden.
3. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und autorisieren Sie Voilà zum Lesen und Schreiben von Events.
4. Ihr Kalender wird sofort synchronisiert.

Jede Lektion erscheint in Ihrem Outlook-Kalender als Teams-Meeting (der Join-Link wird automatisch angehängt), mit dem Schüler als Teilnehmer. Das gleiche Backfill-Verhalten gilt: Zukünftige Voilà-Lektionen erscheinen sofort in Ihrem Outlook-Kalender.

Was auf Ihrem Kalender angezeigt wird (Voilà → Kalender)

Voilà-Event	Was Sie im Kalender sehen
Eine 1:1-Buchung wird bestätigt	Eine Einladung zur Lektionszeit mit dem Meet/Teams-Link, dem Schüler als Teilnehmer und einem von Voilà verfassten Text.
Eine Gruppenlektion wird bestätigt	Das gleiche Event mit jedem akzeptierten Mitglied in der Teilnehmerliste. Wenn mehr Mitglieder akzeptieren, werden sie hinzugefügt; wenn ein Mitglied abfällt, wird es entfernt.
Eine wiederkehrende Lektion wird erstellt	Google: ein Master-Ereignis für die gesamte Serie. Outlook: ein Event pro Instanz (damit Pro-Instanz-Updates sauber durch Microsoft Graph fließen).
Eine Verschiebung wird in Voilà akzeptiert	Die Start-/Endzeit der Einladung wird aktualisiert und Teilnehmer erhalten eine Aktualisierungsmitteilung. Funktioniert auf Google und Outlook.
Eine Lektion wird in Voilà storniert	Das Kalenderevent wird entfernt und Teilnehmer werden mit einer Stornierungsmitteilung benachrichtigt. Funktioniert auf Google und Outlook.
Eine wiederkehrende Instanz wird in Voilà übersprungen	Nur diese eine Instanz wird storniert — der Rest der Serie bleibt intakt.

Was zurück in Voilà synchronisiert wird (Kalender → Voilà)

Dies ist der Abschnitt, der es Ihnen ermöglicht, „in Ihrem Kalender zu leben". Alles Folgende ändert den Voilà-Status automatisch.

Sie verschieben die Event-Zeit

Wenn Sie ein Voilà-Event in einen anderen Slot ziehen oder seine Start-/Endzeit bearbeiten, öffnet sich ein Verschiebungsvorschlag in Voilà. Sobald der Schüler bestätigt (in der App oder per E-Mail-Antwort), wird die Event-Zeit in beiden Systemen gesperrt. Bis dahin bleibt das Event als ausstehender Vorschlag — der Schüler kann es immer noch in Voilà sehen und akzeptieren/ablehnen.

Sie löschen oder stornieren das Event

Voilà markiert die Lektion als storniert und führt den Tutor-Stornierungszweig der Stornierungsrichtlinie aus:

• Der Schüler erhält die volle Zahlung zurück (wenn Stripe) oder hat sein Sitzungsguthaben zurück (wenn ein Sitzungspaket), unabhängig davon, ob die Stornierung vor oder nach dem Stichtag erfolgte. Von Tutoren zugeschriebene Stornierungen machen den Schüler immer ganz.
• Bei Gruppenlektionen wird jeder bezahlte Platz erstattet.
• Der Schüler erhält eine Stornierungse-Mail und eine Chat-Kartenmitteilung.

Sie erstellen ein neues Event mit einem Ihrer Schüler als Teilnehmer

Wenn zwischen Ihnen und dem Schüler eine aktive Beziehung besteht, wird Voilà:

• Automatisch einen Buchungsvorschlag für diese Lektion erstellen.
• Den Schüler per E-Mail benachrichtigen, damit er die Zeit bestätigen kann.
• Den Slot in Ihrer Verfügbarkeit halten, während der Vorschlag ausstehend ist.

Wenn der Teilnehmer kein bekannter Schüler von Ihnen ist, zeichnet Voilà das Event als regulären Busy-Block in Ihrer Verfügbarkeit auf — erstellt aber keine Buchung.

Sie fügen ein anderes Event zu Ihrem Kalender hinzu

Jedes Event, das Sie hinzufügen — Arbeitstreffen, Zahnarzttermine, Mittagessen mit einem Freund — wird als Busy-Zeit behandelt und blockiert neue Schülerbuchungen während dieses Zeitfensters. Sie müssen nichts tun; dies ist automatisch.

Was Ihre Schüler erleben

Wenn eine Lektion bestätigt wird, erhält Ihr Schüler eine Kalendereinladung für das gleiche Event — mit dem Meet- oder Teams-Join-Link darin. So können sie die Lektion auch von ihrem eigenen Kalender aus verwalten. Hier ist genau, wie Voilà auf jede Aktion reagiert, die ein Schüler von seinem Posteingang oder seiner Kalender-App aus durchführen kann:

Schüleraktion	Was Voilà tut
Akzeptiert die Einladung	Nichts Zusätzliches — sie sind bereits in der Lektion. Ihre RSVP wird zur Sichtbarkeit aufgezeichnet.
Lehnt einen ausstehenden Vorschlag von ihrem Kalender ab	Der Vorschlag wird in Voilà abgelehnt. Sie werden per E-Mail und Chat benachrichtigt.
Lehnt eine bestätigte 1:1-Lektion von ihrem Kalender ab	Voilà führt den Schüler-Stornierungszweig der Stornierungsrichtlinie aus. Vor dem Stichtag = volle Rückerstattung oder Guthaben zurück; nach dem Stichtag = Verwirkung (Sie behalten die Zahlung).
Lehnt von einer bestätigten Gruppenlektion ab*	Nur der Platz dieses Schülers wird erstattet; die Lektion läuft für alle anderen weiter (unterliegt Ihrer Mindestplatzregel).
Lehnt eine wiederkehrende Instanz ab	Diese einzelne Instanz wird übersprungen (Rückerstattung oder Verwirkung gemäß Stornierungsrichtlinie). Der Rest der Serie bleibt unverändert.
Leitet die Einladung an einen anderen Posteingang weiter	Keine Auswirkung auf die Lektion — Voilà ist die Quelle der Wahrheit, und das Weiterleiten der Einladung verschiebt die Lektion nicht oder gibt Rückerstattungen nicht erneut aus.

Kurz gesagt: Schüler können ihre Teilnahme vollständig von ihrer Kalendereinladung aus verwalten, und Sie sehen jede Aktion innerhalb von Sekunden auf der Voilà-Seite widergespiegelt.

Gruppenlektionen über Kalender

Gruppenlektionen fügen eine zusätzliche Besonderheit hinzu — die Mindestplatzregel:

• Ein Mitglied lehnt ab → dieser Platz wird erstattet, der Teilnehmer wird aus dem Kalenderevent entfernt, die Lektion läuft weiter.
• Ablehnung senkt die Lektion unter min_seats VOR dem Stornierungsstichtag → die gesamte Lektion wird storniert, jeder bezahlte Platz wird erstattet, das Kalenderevent wird entfernt.
• Ablehnung senkt die Lektion unter min_seats NACH dem Stornierungsstichtag → die Lektion bleibt bestehen (Personen, die ihren Platz gehalten haben, haben bereits für den Slot bezahlt), und Sie erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail, damit Sie entscheiden können, wie Sie damit umgehen.

Wiederkehrende Lektionen über Kalender

Wiederkehrende Lektionen werden auf jedem Anbieter unterschiedlich gespeichert, aber das Erlebnis ist gleich:

• Google: die Serie ist ein einzelnes Master-Ereignis. Wenn Sie eine Instanz vom Kalender ablehnen, wird nur diese Instanz in Voilà übersprungen; wenn Sie den Master ablehnen, werden alle zukünftigen Instanzen storniert.
• Outlook: jede Instanz ist einzeln verlinkt, damit Pro-Instanz-Updates von Microsoft Graph sauber durchfließen. Wenn Sie eine Instanz ablehnen, wird sie in Voilà übersprungen; wenn Sie die Serie ablehnen, werden zukünftige Instanzen beendet.
• Eine Instanz von innen in Voilà überspringen storniert automatisch die entsprechende Kalenderinstanz mit einer sauberen Stornierungsmitteilung an Teilnehmer.
• Eine Änderung der Stornierungsrichtlinie eines Tutors wird nicht rückwirkend auf Instanzen angewendet, die bereits existieren — jede Instanz sperrt die Richtlinie, die aktiv war, als sie erstellt wurde.

Wie Synchronisierung bereitgestellt wird

Voilà verwendet Push-Benachrichtigungen (Webhooks) als primären Auslöser:

• Google Calendar — Voilà abonniert Ihren Kalender über Googles events.watch-Kanal; Updates landen innerhalb von Sekunden, nachdem Sie in Google Calendar speichern.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà abonniert über Microsoft Graph Webhooks; gleiches Verhalten.

Eine kleine Reihe von Sicherheitsnetzen hält den Kanal gesund:

• Stündlicher Wartungsjob erneuert Abonnements, bevor sie ablaufen, und bootstrapt alle fehlenden Watches.
• Backfill beim Verbinden übertragen vorhandene zukünftige Voilà-Lektionen auf Ihren neuen Kalender (und importiert Ihre vorhandenen Kalender-Busy-Zeiten zurück).
• Manuelle Aktualisierung ist auf der Planungsseite verfügbar — nützlich, wenn Sie testen oder wenn ein Webhook kurzzeitig eine Lieferung verpasst hat.

Frühere Versionen dieser Seite erwähnten einen „5-Minuten-Abfragezyklus". Das ist nicht mehr korrekt — die Synchronisierung ist Push-basiert und landet typischerweise in deutlich unter 30 Sekunden.

Stornierungsrichtlinie und Rückerstattungen über Kalender

Stornierungen auf der Kalenderseite folgen genau der gleichen Stornierungsrichtlinie, die Sie für Stripe-bezahlte Buchungen konfiguriert haben (siehe Stripe Connect Payments):

• Sie stornieren (löschen/stornieren von Ihrem Kalender): Schüler wird vollständig erstattet, unabhängig vom Zeitpunkt.
• Schüler lehnt von ihrem Kalender vor dem Stichtag ab: volle Rückerstattung oder Guthaben an den Schüler zurück.
• Schüler lehnt von ihrem Kalender nach dem Stichtag ab: Zahlung wird verwirkt (Sie behalten sie) oder das Sitzungsguthaben wird verbraucht.
• Gruppenlektionen: Pro-Platz-Rückerstattungen für einzelne Ablehnungen; volle Rückerstattung aller bezahlten Plätze, wenn eine Tutor-Stornierung oder ein Pre-Cutoff-Rückgang unter min_seats die Lektion storniert.

Datenschutz und Umfang

• Voilà liest und schreibt nur Events auf dem Kalender, den Sie verbinden — niemals auf andere Kalender in Ihrem Konto.
• Events, die Voilà liest, werden ausschließlich für Planung und Verfügbarkeitsberechnungen verwendet.
• Sie können den Zugriff jederzeit unter Einstellungen → Integrationen widerrufen (oder direkt in Ihren Google-/Microsoft-Kontoeinstellungen).

Fehlerbehebung

Token abgelaufen

Wenn die Synchronisierung stoppt, ist das OAuth-Token wahrscheinlich abgelaufen. Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen und klicken Sie auf Erneut verbinden.

Synchronisierungsverzögerungen

Webhooks werden normalerweise innerhalb von ~30 Sekunden bereitgestellt. Der stündliche Wartungsjob ist ein Sicherheitsnetz, das Abonnements erneuert und alle Lieferungen, die kurzzeitig fehlgeschlagen sind, erneut synchronisiert. Sie können auch eine manuelle Aktualisierung von der Planungsseite aus auslösen.

Konflikte mit Nicht-Voilà-Events

Wenn Sie versuchen, eine Voilà-Buchung in einem Slot zu bestätigen, der von einem Nicht-Voilà-Event in Ihrem Kalender abgedeckt ist, warnt Sie Voilà und lässt Sie den Konflikt überschreiben — nützlich, wenn das Kalenderevent ein „weiches" Halten ist, das Sie gerne freigeben möchten.

Anbieter wechseln

Es kann jeweils nur ein Kalender verbunden sein. Trennen Sie Google, bevor Sie Outlook verbinden (oder umgekehrt) unter Einstellungen → Integrationen.

Bidirektionale Synchronisierung, von Anfang bis Ende

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Verwandt

• Planung — wöchentliche Verfügbarkeit, Buchungsrichtlinien, Urlaubsmodus
• Gruppenlektionen — Mindestplätze, Mitgliederverwaltung, Gruppenstornierungsverhalten
• Stripe Connect Payments — Stornierungsrichtlinien und wie Rückerstattungen angewendet werden