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Kalender-Integration

Verbinden Sie Ihren Google Kalender oder Microsoft Outlook Kalender, um Ihren Voila-Zeitplan mit Ihrem externen Kalender zu synchronisieren. Schüler sehen Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit und neue Lektionen werden automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt.

Unterstützte Anbieter​

AnbieterVideo-Link erstelltSynchronisationsrichtung
Google KalenderGoogle MeetBidirektional (lesen + schreiben)
Microsoft OutlookMicrosoft TeamsBidirektional (lesen + schreiben)

Sie können jeweils nur einen Kalenderanbieter verbinden. Um den Anbieter zu wechseln, trennen Sie zuerst den aktuellen.

Google Kalender verbinden​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen (oder Terminplanung → Kalender verbinden).
  2. Klicken Sie auf Google Kalender verbinden.
  3. Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an und autorisieren Sie Voila, auf Ihren Kalender zuzugreifen.
  4. Nach der Verbindung synchronisiert sich Ihr Kalender automatisch.

Microsoft Outlook verbinden​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen.
  2. Klicken Sie auf Outlook Kalender verbinden.
  3. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und autorisieren Sie Voila, auf Ihren Kalender zuzugreifen.
  4. Nach der Verbindung synchronisiert sich Ihr Kalender automatisch.

Was passiert nach der Verbindung​

Automatische Synchronisation​

Ihr externer Kalender wird alle 5 Minuten synchronisiert. Termine in Ihrem Kalender werden erkannt und zur Bestimmung Ihrer Verfügbarkeit verwendet.

Erkennung von Belegungszeiten​

Jeder nicht stornierte Termin in Ihrem verbundenen Kalender gilt als belegt. Schüler können keine Lektionen während Zeiten buchen, die sich mit Ihren Kalender-Terminen überschneiden.

Lektion-Erstellung​

Wenn eine Lektion in Voila erstellt wird:

  • Google Kalender: Die Lektion erscheint in Ihrem Google Kalender mit einem angehängten Google Meet Link.
  • Outlook: Die Lektion erscheint in Ihrem Outlook-Kalender als Teams-Meeting.

Backfill beim Verbinden​

Wenn Sie Ihren Kalender zum ersten Mal verbinden, werden bestehende zukünftige Voila-Lektionen automatisch zu Ihrem externen Kalender hinzugefügt.

Kalender-zu-Voila Synchronisation​

Wenn ein Kalender-Termin einer Voila-Lektion entspricht (basierend auf der E-Mail-Adresse des Schülers und dem Zeitpunkt), werden Änderungen zurück synchronisiert:

  • In Ihrem externen Kalender erstellte Termine können als Lektionen in Voila erscheinen, wenn die Teilnehmer-E-Mail mit einem Schüler in Ihrer Schülerliste übereinstimmt.
  • Das Löschen oder Stornieren eines Termins in Ihrem externen Kalender storniert die entsprechende Voila-Buchung.

Wie die Verfügbarkeit für Schüler funktioniert​

Wenn ein Schüler Ihre Buchungsseite betrachtet, wird Ihre Verfügbarkeit aus drei Quellen berechnet:

  1. Wöchentliche Verfügbarkeitszeiten — die Tage und Uhrzeiten, die Sie als verfügbar markiert haben (eingestellt unter Terminplanung → Wöchentliche Verfügbarkeit oder Ihrem Profil).
  2. Kalender-Belegungszeiten — Termine aus Ihrem verbundenen Kalender, die Zeit blockieren.
  3. Bestehende Buchungen — bestätigte Voila-Lektionen und ausstehende Buchungsanfragen.

Ein Zeitslot ist nur verfügbar, wenn er innerhalb Ihrer wöchentlichen Verfügbarkeit liegt und sich nicht mit einem Kalender-Termin oder einer bestehenden Buchung überschneidet.

Buchungsfenster​

Schüler können bis zu 14 Tage im Voraus buchen. Die Verfügbarkeit über dieses Fenster hinaus wird nicht angezeigt.

Wöchentliche Verfügbarkeit erforderlich​

Auch mit einem verbundenen Kalender können Schüler nur während Ihrer definierten wöchentlichen Verfügbarkeitszeiten buchen. Die Kalender-Integration fügt zusätzlich zur Ihrem Verfügbarkeitsplan eine Blockierung von Belegungszeiten hinzu — sie ersetzt ihn nicht.

Kalendergesteuerte Stornierungen​

Wenn Sie ein synchronisiertes Lektion-Event aus Ihrem externen Kalender löschen oder stornieren:

  1. Die entsprechende Voila-Buchung wird automatisch storniert.
  2. Wenn der Schüler über Stripe Connect bezahlt hat, erhält er automatisch eine Rückerstattung.
  3. Der Schüler erhält eine Stornierungsbenachrichtigung.

Dies funktioniert sowohl für Google Kalender als auch für Outlook.

Fehlerbehebung​

Token abgelaufen​

Wenn Ihre Kalenderverbindung aufhört zu synchronisieren, ist möglicherweise das Authentifizierungstoken abgelaufen. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen und verbinden Sie Ihren Kalender erneut, indem Sie sich wieder anmelden.

Synchronisationsverzögerungen​

Kalender-Termine werden alle 5 Minuten synchronisiert. Wenn ein kürzlich hinzugefügter Termin nicht sofort erscheint, warten Sie einige Minuten und prüfen Sie erneut. Sie können auch eine manuelle Synchronisation aus Terminplanung auslösen.

Anbieter wechseln​

Sie können nicht gleichzeitig sowohl Google Kalender als auch Outlook verbunden haben. Um zu wechseln, trennen Sie den aktuellen Anbieter unter Einstellungen → Integrationen und verbinden dann den neuen.

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