Kalenderintegration

Forbind én gang, administrer overalt. Når du forbinder Google Calendar eller Microsoft Outlook (Teams), lever dine Voilà-lektioner på din kalender præcis som ethvert andet møde — og alt, hvad du gør med begivenheden fra din kalender, flyder automatisk tilbage til Voilà. Omdisponér, annuller, accepter, afvis — begge sider forbliver synkroniserede inden for sekunder.

Denne side er skrevet til undervisere. Afsnittet "Hvad dine elever oplever" forklarer præcis, hvad dine elever ser på deres side, så du kan styre hele din tidsplan fra din kalender med tillid.

Understøttede udbydere

Udbyder	Videolink tilføjet automatisk	Hvad der oprettes
Google Calendar	Google Meet	Én begivenhed pr. lektion, masterhændelse pr. tilbagevendende serie
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Én begivenhed pr. lektion, én begivenhed pr. tilbagevendende forekomst

Du kan forbinde én kalenderudbyder ad gangen. For at skifte skal du først afbryde forbindelsen til den nuværende under Indstillinger → Integrationer.

Forbinding af Google Calendar

1. Gå til Indstillinger → Integrationer eller Planlægning → Forbind Google Calendar.
2. Klik på Forbind Google Calendar.
3. Log ind med din Google-konto og godkend Voilà til at læse og skrive begivenheder.
4. Din kalender begynder at synkroniseres med det samme.

Hvad der sker, når du forbinder: hver bekræftet fremtidig Voilà-lektion pushes til din Google Calendar — hver med et Google Meet-link, deltagere forudfyldt og en "Booket via Voilà"-tekst. Der er intet mere at gøre.

Forbinding af Microsoft Outlook / Teams

1. Gå til Indstillinger → Integrationer eller Planlægning → Forbind Outlook-kalender.
2. Klik på Forbind Outlook-kalender.
3. Log ind med din Microsoft-konto og godkend Voilà til at læse og skrive begivenheder.
4. Din kalender begynder at synkroniseres med det samme.

Hver lektion lander på din Outlook-kalender som et Teams-møde (join-linket er tilføjet automatisk), med eleven angivet som deltager. Den samme tilbagefyldningsadfærd gælder: fremtidige Voilà-lektioner vises på din Outlook-kalender med det samme.

Hvad der vises på din kalender (Voilà → kalender)

Voilà-begivenhed	Hvad du ser på kalenderen
En 1:1-booking bekræftes	En invitation på lektionstidspunktet med Meet/Teams-linket, eleven som deltager og en Voilà-skrevet tekst.
En gruppeLektion bekræftes	Den samme begivenhed med alle accepterede medlemmer på deltager-listen. Når flere medlemmer accepterer, tilføjes de; hvis et medlem falder fra, fjernes de.
En tilbagevendende lektion oprettes	Google: én masterhændelse for hele serien. Outlook: én begivenhed pr. forekomst (så per-instans-opdateringer flyder rent gennem Microsoft Graph).
En omdisponering accepteres i Voilà	Invitationens start-/sluttid opdateres på stedet, og deltagere modtager en opdateringsmeddelelse. Fungerer på både Google og Outlook.
En lektion annulleres i Voilà	Kalenderbegivenheden fjernes, og deltagere underrettes med en aflysningsmeddelelse. Fungerer på både Google og Outlook.
En tilbagevendende forekomst springes over i Voilà	Kun denne ene forekomst annulleres — resten af serien forbliver intakt.

Hvad der synkroniseres tilbage til Voilà (kalender → Voilà)

Dette er afsnittet, der lader dig "leve i din kalender". Alt nedenfor ændrer Voilà-tilstand automatisk.

Du flytter begivenhedstidspunktet

Når du trækker en Voilà-begivenhed til et andet tidsrum eller redigerer dens start-/sluttid, åbnes et omdisponeringsforslag i Voilà. Når eleven bekræfter (i appen eller ved at svare på e-mailen), låses begivenhedstidspunktet på tværs af begge systemer. Indtil da sidder begivenheden som et afventende forslag — eleven kan stadig se og acceptere/afvise det fra Voilà.

Du sletter eller annullerer begivenheden

Voilà markerer lektionen som annulleret og kører undervisers aflysningsgren af aflysningspolitikken:

• Eleven får fuld refusion (hvis Stripe) eller får deres sessionskreditter returneret (hvis en sessionspakke), uanset om aflysningen skete før eller efter fristen. Aflysninger tilskrevet underviseren gør altid eleven hel.
• For gruppelektioner refunderes hver betalt plads.
• Eleven modtager en aflysnings-e-mail og en chat-kort-opdatering.

Du opretter en ny begivenhed med en af dine elever som deltager

Hvis der er et aktivt elev-underviser-forhold mellem jer, vil Voilà:

• Auto-oprette et bookingforslag for denne lektion.
• Sende e-mail til eleven, så de kan bekræfte tidspunktet.
• Holde tidsrummet på din tilgængelighed, mens forslaget er afventende.

Hvis deltageren ikke er en kendt elev af dig, registrerer Voilà begivenheden som et almindeligt optaget tidsrum på din tilgængelighed — men opretter ikke en booking.

Du tilføjer en anden begivenhed til din kalender

Enhver begivenhed, du tilføjer — arbejdsmøder, tandlægeaftaler, frokost med en ven — behandles som optaget tid og blokerer nye elevbookinger i det tidsrum. Du behøver ikke gøre noget; dette er automatisk.

Hvad dine elever oplever

Når en lektion bekræftes, modtager din elev en kalenderinvitation til den samme begivenhed — med Meet eller Teams join-linket indeni. Så de kan også administrere lektionen fra deres egen kalender. Her er præcis, hvordan Voilà reagerer på alt, hvad en elev kan gøre fra deres indbakke eller kalenderapp:

Elevens handling	Hvad Voilà gør
Accepterer invitationen	Intet ekstra — de er allerede på lektionen. Deres RSVP registreres for synlighed.
Afviser et afventende forslag fra deres kalender	Forslaget afvises i Voilà. Du underrettes via e-mail og chat.
Afviser en bekræftet 1:1-lektion fra deres kalender	Voilà kører elevens aflysningsgren af aflysningspolitikken. Før fristen = fuld refusion eller kredit returneret; efter fristen = fortabelse (du beholder betalingen).
Afviser fra en bekræftet gruppeLektion	Kun denne elevs plads refunderes; lektionen fortsætter for alle andre (underlagt din minimumspladser-regel).
Afviser en tilbagevendende forekomst	Den enkelte forekomst springes over (refusion eller fortabelse pr. aflysningspolitikken). Resten af serien forbliver uberørt.
Videresender invitationen til en anden indbakke	Ingen effekt på lektionen — Voilà er kilden til sandheden, og videresendelse af invitationen flytter ikke lektionen eller genudsteder refusioner.

Kort sagt: elever kan administrere deres deltagelse helt fra deres kalenderinvitation, og du vil se hver handling reflekteret på Voilà-siden inden for sekunder.

Gruppelektioner via kalender

Gruppelektioner tilføjer én ekstra komplikation — reglen om minimumspladser:

• Et medlem afviser → denne plads refunderes, deltageren fjernes fra kalenderbegivenheden, lektionen fortsætter.
• Afvisning sænker lektionen under min_seats FØR aflysningsfristen → hele lektionen annulleres, hver betalt plads refunderes, kalenderbegivenheden fjernes.
• Afvisning sænker lektionen under min_seats EFTER aflysningsfristen → lektionen forbliver (personer, der holdt deres plads, har allerede betalt for tidsrummet), og du modtager en heads-up-e-mail, så du kan beslutte, hvordan du håndterer det.

Tilbagevendende lektioner via kalender

Tilbagevendende lektioner gemmes forskelligt på hver udbyder, men oplevelsen er den samme:

• Google: serien er en enkelt masterhændelse. Afvisning af én forekomst fra kalenderen springer kun denne forekomst over i Voilà; afvisning af masterhændelsen annullerer hver fremtidig forekomst.
• Outlook: hver forekomst er linket individuelt, så per-instans-opdateringer fra Microsoft Graph flyder rent igennem. Afvisning af én forekomst springer den over i Voilà; afvisning af serien afslutter fremtidige forekomster.
• Springelse af en forekomst fra Voilà annullerer automatisk den matchende kalenderforekomst med en ren aflysningsmeddelelse til deltagere.
• En undervisers ændring af aflysningspolitik anvendes ikke retroaktivt på forekomster, der allerede eksisterer — hver forekomst låser den politik, der var aktiv, da den blev oprettet.

Hvordan synkronisering leveres

Voilà bruger push-meddelelser (webhooks) som den primære trigger:

• Google Calendar — Voilà abonnerer på din kalender via Googles events.watch-kanal; opdateringer ankommer inden for sekunder efter, at du gemmer i Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà abonnerer via Microsoft Graph webhooks; samme adfærd.

Et lille sæt sikkerhedsnet holder kanalen sund:

• Timelig vedligeholdelsesjob fornyer abonnementer, før de udløber, og bootstrapper eventuelle manglende watches.
• Tilbagefyldning ved forbindelse pusher eksisterende fremtidige Voilà-lektioner til din nye kalender (og importerer tilbage dine eksisterende kalender-optagne tider).
• Manuel opdatering er tilgængelig fra planlægningssiden — nyttig, hvis du tester, eller hvis en webhook kort missede levering.

Tidligere versioner af denne side nævnte en "5-minutters polling-cyklus". Det er ikke længere nøjagtigt — synkronisering er push-baseret og ankommer typisk på under 30 sekunder.

Aflysningspolitik og refusioner via kalender

Aflysninger fra kalendersiden følger præcis den samme aflysningspolitik, du har konfigureret for Stripe-betalte bookinger (se Stripe Connect Payments):

• Du annullerer (slet/annuller fra din kalender): elev får fuld refusion, uanset tidspunktet.
• Elev afviser fra deres kalender før fristen: fuld refusion eller kredit returneret til eleven.
• Elev afviser fra deres kalender efter fristen: betaling forfaldes (du beholder den) eller sessionskreditter forbruges.
• Gruppelektioner: per-plads-refusioner for individuelle afvisninger; fuld refusion af hver betalt plads, hvis en undervisers aflysning eller en pre-cutoff-drop under min_seats annullerer lektionen.

Privatliv og omfang

• Voilà læser og skriver kun begivenheder på den kalender, du forbinder — aldrig andre kalendere på din konto.
• Begivenheder, som Voilà læser, bruges udelukkende til planlægning og tilgængelighedsberegninger.
• Du kan tilbagekalde adgang når som helst under Indstillinger → Integrationer (eller direkte fra dine Google / Microsoft-kontoindstillinger).

Fejlfinding

Token udløbet

Hvis synkronisering stopper, er OAuth-tokenet sandsynligvis udløbet. Åbn Indstillinger → Integrationer og klik på Forbind igen.

Synkroniseringsforsinkelser

Webhooks leveres normalt inden for ~30 sekunder. Den timelige vedligeholdelsesjob er et sikkerhedsnet, der fornyer abonnementer og re-synkroniserer enhver levering, der kort fejlede. Du kan også udløse en manuel opdatering fra siden Planlægning.

Konflikter med ikke-Voilà-begivenheder

Hvis du forsøger at bekræfte en Voilà-booking på et tidsrum, der er dækket af en ikke-Voilà-begivenhed på din kalender, advarer Voilà dig og lader dig tilsidesætte konflikten — nyttigt, når kalenderbegivenheden er et "blødt" hold, du gerne vil frigive.

Skift af udbyder

Kun én kalender kan forbindes ad gangen. Afbryd Google, før du forbinder Outlook (eller omvendt) under Indstillinger → Integrationer.

Tovejssynkronisering, ende til anden

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Elevens kalender"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Undervisers kalender (Google eller Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lektion bekræftet i Voilà
    Voila->>TutorCal: Opret begivenhed med Meet eller Teams link
    TutorCal-->>Student: Invitation leveret
    TutorCal-->>StudentCal: Invitation leveret

    Note over Student,StudentCal: Elev afviser fra indbakke
    StudentCal->>TutorCal: RSVP afvist
    TutorCal->>Voila: Webhook fyres
    Voila->>Voila: Kør aflysningspolitik
    Voila-->>Tutor: In-app og e-mail-meddelelse
    Voila-->>Student: Refusions- eller forfaldsbekræftelse

    Note over Tutor,TutorCal: Underviser annullerer begivenheden
    TutorCal->>Voila: Webhook fyres
    Voila->>Voila: Annuller og refunder
    Voila->>StudentCal: Kalenderbegivenhed fjernet

Relateret

• Planlægning — ugentlig tilgængelighed, bookingpolitikker, ferietilstand
• Gruppelektioner — minimumspladser, medlemsadministration, gruppens aflysningsadfærd
• Stripe Connect Payments — aflysningspolitikker og hvordan refusioner anvendes