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Integración con calendario

Conecta tu calendario de Google Calendar o Microsoft Outlook para mantener tu horario de Voila sincronizado con tu calendario externo. Los estudiantes verán tu disponibilidad en tiempo real y las nuevas clases se añaden automáticamente a tu calendario.

Proveedores compatibles​

ProveedorEnlace de vídeo creadoDirección de sincronización
Google CalendarGoogle MeetBidireccional (lectura + escritura)
Microsoft OutlookMicrosoft TeamsBidireccional (lectura + escritura)

Solo puedes conectar un proveedor de calendario a la vez. Para cambiar de proveedor, desconecta primero el actual.

Conectar Google Calendar​

  1. Ve a Configuración → Integraciones (o Programación → Conectar calendario).
  2. Haz clic en Conectar Google Calendar.
  3. Inicia sesión con tu cuenta de Google y autoriza a Voila para acceder a tu calendario.
  4. Una vez conectado, tu calendario se sincroniza automáticamente.

Conectar Microsoft Outlook​

  1. Ve a Configuración → Integraciones.
  2. Haz clic en Conectar calendario de Outlook.
  3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft y autoriza a Voila para acceder a tu calendario.
  4. Una vez conectado, tu calendario se sincroniza automáticamente.

Qué sucede al conectar​

Sincronización automática​

Tu calendario externo se sincroniza cada 5 minutos. Los eventos de tu calendario se detectan y se usan para determinar tu disponibilidad.

Detección de tiempo ocupado​

Cualquier evento no cancelado en tu calendario conectado cuenta como ocupado. Los estudiantes no pueden reservar clases durante los horarios que se superponen con los eventos de tu calendario.

Creación de clases​

Cuando se crea una clase en Voila:

  • Google Calendar: la clase aparece en tu Google Calendar con un enlace de Google Meet adjunto.
  • Outlook: la clase aparece en tu calendario de Outlook como una reunión de Teams.

Relleno al conectar​

Cuando conectas tu calendario por primera vez, las clases futuras existentes de Voila se añaden automáticamente a tu calendario externo.

Sincronización de calendario a Voila​

Si un evento del calendario coincide con una clase de Voila (basándose en el email del estudiante y el horario), los cambios se sincronizan de vuelta:

  • Los eventos creados en tu calendario externo pueden aparecer como clases en Voila cuando el email del asistente coincide con un estudiante de tu lista de estudiantes.
  • Eliminar o cancelar un evento en tu calendario externo cancela la reserva correspondiente de Voila.

Cómo funciona la disponibilidad para los estudiantes​

Cuando un estudiante ve tu página de reservas, tu disponibilidad se calcula desde tres fuentes:

  1. Franjas de disponibilidad semanal — los días y horarios que has marcado como disponibles (configurado en Programación → Disponibilidad semanal o tu Perfil).
  2. Horarios ocupados del calendario — eventos de tu calendario conectado que bloquean tiempo.
  3. Reservas existentes — clases confirmadas de Voila y solicitudes de reserva pendientes.

Una franja horaria está disponible solo si cae dentro de tu disponibilidad semanal y no se superpone con ningún evento del calendario o reserva existente.

Ventana de reserva​

Los estudiantes pueden reservar hasta 14 días por adelantado. La disponibilidad más allá de esa ventana no se muestra.

Disponibilidad semanal requerida​

Incluso con un calendario conectado, los estudiantes solo pueden reservar durante tus horas de disponibilidad semanal definidas. La integración con calendario añade bloqueo de tiempo ocupado encima de tu horario de disponibilidad — no lo reemplaza.

Cancelaciones impulsadas por el calendario​

Si eliminas o cancelas un evento de clase sincronizado desde tu calendario externo:

  1. La reserva correspondiente de Voila se cancela automáticamente.
  2. Si el estudiante pagó vía Stripe Connect, se le reembolsa automáticamente.
  3. El estudiante recibe una notificación de cancelación.

Esto funciona tanto para Google Calendar como para Outlook.

Solución de problemas​

Token caducado​

Si tu conexión de calendario deja de sincronizar, el token de autenticación puede haber caducado. Ve a Configuración → Integraciones y reconecta tu calendario iniciando sesión de nuevo.

Retrasos en la sincronización​

Los eventos del calendario se sincronizan cada 5 minutos. Si un evento añadido recientemente no aparece inmediatamente, espera unos minutos y comprueba de nuevo. También puedes activar una sincronización manual desde Programación.

Cambiar de proveedor​

No puedes tener tanto Google Calendar como Outlook conectados simultáneamente. Para cambiar, desconecta el proveedor actual en Configuración → Integraciones, luego conecta el nuevo.

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