Integración con el calendario

Conéctate una vez, gestiona desde cualquier lugar. Una vez que conectas Google Calendar o Microsoft Outlook (Teams), tus clases de Voilà aparecen en tu calendario exactamente como cualquier otra reunión — y cualquier cosa que hagas con el evento desde tu calendario se refleja automáticamente en Voilà. Reprograma, cancela, acepta, rechaza — ambos lados se sincronizan en cuestión de segundos.

Esta página está escrita para tutores. La sección "Lo que ven tus alumnos" explica exactamente qué ven tus alumnos en su lado, para que puedas gestionar con confianza todo tu horario desde tu calendario.

Proveedores compatibles

Proveedor	Enlace de vídeo adjunto automáticamente	Qué se crea
Google Calendar	Google Meet	Un evento por clase, evento maestro por serie recurrente
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Un evento por clase, un evento por ocurrencia recurrente

Solo puedes conectar un proveedor de calendario a la vez. Para cambiar, desconecta el actual primero en Ajustes → Integraciones.

Conectar Google Calendar

1. Ve a Ajustes → Integraciones, o a Programación → Conectar Google Calendar.
2. Haz clic en Conectar Google Calendar.
3. Inicia sesión con tu cuenta de Google y autoriza a Voilà a leer y escribir eventos.
4. Tu calendario empieza a sincronizarse de inmediato.

Qué ocurre en el momento de conectarte: todas las clases de Voilà confirmadas en el futuro se envían a tu Google Calendar — cada una con un enlace de Google Meet, los asistentes ya añadidos y un cuerpo con el texto "Reservado a través de Voilà". No hay nada más que hacer.

Conectar Microsoft Outlook / Teams

1. Ve a Ajustes → Integraciones, o a Programación → Conectar Outlook Calendar.
2. Haz clic en Conectar Outlook Calendar.
3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft y autoriza a Voilà a leer y escribir eventos.
4. Tu calendario empieza a sincronizarse de inmediato.

Cada clase aparece en tu calendario de Outlook como una reunión de Teams (el enlace para unirse se adjunta automáticamente), con el alumno incluido como asistente. El mismo comportamiento de relleno inicial se aplica aquí: las clases futuras de Voilà aparecen en tu calendario de Outlook de inmediato.

Qué aparece en tu calendario (Voilà → calendario)

Evento en Voilà	Qué ves en el calendario
Se confirma una reserva individual	Una invitación a la hora de la clase, con el enlace de Meet/Teams, el alumno como asistente y un cuerpo redactado por Voilà.
Se confirma una clase grupal	El mismo evento, con todos los miembros aceptados en la lista de asistentes. A medida que más miembros aceptan, se añaden; si un miembro se da de baja, se elimina.
Se crea una clase recurrente	Google: un evento recurrente maestro que abarca toda la serie. Outlook: un evento por ocurrencia (para que las actualizaciones por instancia fluyan correctamente a través de Microsoft Graph).
Se acepta una reprogramación en Voilà	La hora de inicio/fin de la invitación se actualiza en el mismo lugar y los asistentes reciben un aviso de actualización. Funciona tanto en Google como en Outlook.
Se cancela una clase en Voilà	El evento del calendario se elimina y los asistentes reciben un aviso de cancelación. Funciona tanto en Google como en Outlook.
Se omite una ocurrencia recurrente en Voilà	Solo se cancela esa ocurrencia — el resto de la serie permanece intacto.

Qué se sincroniza de vuelta en Voilà (calendario → Voilà)

Esta es la sección que te permite "vivir en tu calendario". Cualquier acción de las que se indican a continuación cambia el estado de Voilà automáticamente.

Mueves la hora del evento

Arrastrar un evento de Voilà a un horario diferente, o editar su hora de inicio/fin, abre una propuesta de reprogramación dentro de Voilà. Una vez que el alumno confirma (en la aplicación o respondiendo al correo electrónico), la hora del evento queda fijada en ambos sistemas. Hasta entonces, el evento permanece como propuesta pendiente — el alumno todavía puede verla y aceptarla o rechazarla desde Voilà.

Eliminas o cancelas el evento

Voilà marca la clase como cancelada y ejecuta la rama de cancelación por tutor de la política de cancelación:

• El alumno recibe el reembolso íntegro del pago (si es por Stripe) o se le devuelve el crédito de sesión (si tiene un paquete de sesiones), independientemente de si la cancelación ocurrió antes o después del plazo. Las cancelaciones atribuidas al tutor siempre compensan al alumno.
• En clases grupales, se reembolsan todos los asientos pagados.
• El alumno recibe un correo de cancelación y una actualización en el chat.

Creas un nuevo evento con uno de tus alumnos como asistente

Si existe una relación activa alumno-tutor entre vosotros, Voilà:

• Creará automáticamente una propuesta de reserva para esa clase.
• Enviará un correo al alumno para que confirme la hora.
• Bloqueará el horario en tu disponibilidad mientras la propuesta esté pendiente.

Si el asistente no es un alumno tuyo conocido, Voilà registra el evento como un bloque de tiempo ocupado en tu disponibilidad — pero no crea una reserva.

Añades cualquier otro evento a tu calendario

Cualquier evento que añadas — reuniones de trabajo, citas con el dentista, comer con un amigo — se trata como tiempo ocupado y bloquea nuevas reservas de alumnos durante ese período. No tienes que hacer nada; esto es automático.

Lo que ven tus alumnos

Cada vez que se confirma una clase, tu alumno recibe una invitación de calendario al mismo evento — con el enlace de Meet o Teams incluido. Así también pueden gestionar la clase desde su propio calendario. A continuación se explica exactamente cómo reacciona Voilà ante cada acción que puede realizar un alumno desde su bandeja de entrada o aplicación de calendario:

Acción del alumno	Qué hace Voilà
Acepta la invitación	Nada adicional — ya está apuntado a la clase. Su respuesta queda registrada a efectos de visibilidad.
Rechaza una propuesta pendiente desde su calendario	La propuesta se rechaza en Voilà. Se te notifica por correo electrónico y por chat.
Rechaza una clase individual confirmada desde su calendario	Voilà ejecuta la rama de cancelación por alumno de la política de cancelación. Antes del plazo = reembolso íntegro o crédito devuelto; después del plazo = pérdida del importe (tú conservas el pago).
Rechaza desde una clase grupal confirmada	Solo se reembolsa el asiento de ese alumno; la clase continúa para el resto (sujeto a tu regla de asientos mínimos).
Rechaza una ocurrencia recurrente	Esa ocurrencia concreta se omite (reembolso o pérdida según la política de cancelación). El resto de la serie no se ve afectado.
Reenvía la invitación a otra bandeja de entrada	No tiene ningún efecto sobre la clase — Voilà es la fuente de verdad, y reenviar la invitación no mueve la clase ni vuelve a emitir reembolsos.

En resumen: los alumnos pueden gestionar su participación íntegramente desde su invitación de calendario, y tú verás cada acción reflejada en Voilà en cuestión de segundos.

Clases grupales a través del calendario

Las clases grupales añaden un elemento adicional — la regla de asientos mínimos:

• Un miembro rechaza → se reembolsa ese asiento, el asistente se elimina del evento del calendario y la clase continúa.
• El rechazo deja la clase por debajo de min_seats ANTES del plazo de cancelación → la clase se cancela por completo, se reembolsan todos los asientos pagados y se elimina el evento del calendario.
• El rechazo deja la clase por debajo de min_seats DESPUÉS del plazo de cancelación → la clase sigue adelante (quienes mantuvieron su asiento ya han pagado por el horario), y recibes un correo informativo para que puedas decidir cómo gestionarlo.

Clases recurrentes a través del calendario

Las clases recurrentes se almacenan de forma diferente en cada proveedor, pero la experiencia es la misma:

• Google: la serie es un único evento recurrente maestro. Rechazar una instancia desde el calendario omite solo esa ocurrencia en Voilà; rechazar el evento maestro cancela todas las ocurrencias futuras.
• Outlook: cada ocurrencia está vinculada individualmente para que las actualizaciones por instancia de Microsoft Graph fluyan correctamente. Rechazar una ocurrencia la omite en Voilà; rechazar la serie finaliza las ocurrencias futuras.
• Omitir una ocurrencia desde Voilà cancela automáticamente la instancia correspondiente del calendario con un aviso de cancelación limpio para los asistentes.
• Un cambio en la política de cancelación del tutor no se aplica retroactivamente a las ocurrencias que ya existen — cada ocurrencia queda vinculada a la política que estaba activa cuando se creó.

Cómo se entrega la sincronización

Voilà utiliza notificaciones push (webhooks) como activador principal:

• Google Calendar — Voilà se suscribe a tu calendario a través del canal events.watch de Google; las actualizaciones llegan en cuestión de segundos después de que guardes en Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se suscribe a través de los webhooks de Microsoft Graph; el mismo comportamiento.

Un pequeño conjunto de mecanismos de seguridad mantiene el canal en buen estado:

• Tarea de mantenimiento cada hora renueva las suscripciones antes de que caduquen y reactiva cualquier suscripción que falte.
• Relleno inicial al conectar envía las clases futuras de Voilà existentes a tu nuevo calendario (e importa los tiempos ocupados de tu calendario actual).
• Actualización manual disponible desde la página de Programación — útil si estás haciendo pruebas o si un webhook no se entregó momentáneamente.

Las versiones anteriores de esta página mencionaban un "ciclo de sondeo de 5 minutos". Eso ya no es exacto — la sincronización es por push y normalmente llega en menos de 30 segundos.

Política de cancelación y reembolsos a través del calendario

Las cancelaciones desde el calendario siguen exactamente la misma política de cancelación que has configurado para las reservas pagadas con Stripe (consulta Pagos con Stripe Connect):

• Tú cancelas (eliminas/cancelas desde tu calendario): el alumno recibe el reembolso íntegro, independientemente del momento.
• El alumno rechaza desde su calendario antes del plazo: reembolso íntegro o crédito devuelto al alumno.
• El alumno rechaza desde su calendario después del plazo: el pago se pierde (tú lo conservas) o el crédito de sesión se consume.
• Clases grupales: reembolsos por asiento para rechazos individuales; reembolso íntegro de todos los asientos pagados si una cancelación por tutor o una caída por debajo de min_seats antes del plazo cancela la clase.

Privacidad y permisos

• Voilà solo lee y escribe eventos en el calendario que conectas — nunca en otros calendarios de tu cuenta.
• Los eventos que Voilà lee se utilizan únicamente para cálculos de programación y disponibilidad.
• Puedes revocar el acceso en cualquier momento en Ajustes → Integraciones (o directamente desde los ajustes de tu cuenta de Google o Microsoft).

Solución de problemas

Token caducado

Si la sincronización se detiene, es probable que el token OAuth haya caducado. Abre Ajustes → Integraciones y haz clic en Reconectar.

Retrasos en la sincronización

Los webhooks suelen entregarse en unos ~30 segundos. La tarea de mantenimiento cada hora es un mecanismo de seguridad que renueva las suscripciones y vuelve a sincronizar cualquier entrega que haya fallado momentáneamente. También puedes activar una actualización manual desde la página de Programación.

Conflictos con eventos que no son de Voilà

Si intentas confirmar una reserva de Voilà en un horario cubierto por un evento que no es de Voilà en tu calendario, Voilà te avisará y te permitirá ignorar el conflicto — útil cuando el evento del calendario es un bloqueo "provisional" que no te importa liberar.

Cambiar de proveedor

Solo se puede conectar un calendario a la vez. Desconecta Google antes de conectar Outlook (o viceversa) en Ajustes → Integraciones.

Sincronización bidireccional, de principio a fin

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Relacionado

• Programación — disponibilidad semanal, políticas de reserva, modo vacaciones
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