Integración de Calendario

Conecta una vez, gestiona desde cualquier lugar. Una vez que conectes Google Calendar o Microsoft Outlook (Teams), tus lecciones de Voilà aparecen en tu calendario exactamente como cualquier otra reunión — y cualquier cosa que hagas al evento desde tu calendario se refleja automáticamente en Voilà. Reprograma, cancela, acepta, rechaza — ambos lados se mantienen sincronizados en cuestión de segundos.

Esta página está escrita para tutores. La sección "Qué experimentan tus estudiantes" explica exactamente qué ven tus estudiantes para que puedas gestionar con confianza todo tu horario desde tu calendario.

Proveedores compatibles

Proveedor	Enlace de vídeo adjuntado automáticamente	Qué se crea
Google Calendar	Google Meet	Un evento por lección, evento maestro por serie recurrente
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Un evento por lección, un evento por ocurrencia recurrente

Puedes conectar un proveedor de calendario a la vez. Para cambiar, desconecta el actual primero en Configuración → Integraciones.

Conectar Google Calendar

1. Ve a Configuración → Integraciones, o Programación → Conectar Google Calendar.
2. Haz clic en Conectar Google Calendar.
3. Inicia sesión con tu cuenta de Google y autoriza a Voilà a leer y escribir eventos.
4. Tu calendario comienza a sincronizarse inmediatamente.

Qué sucede en el momento en que conectas: cada lección de Voilà confirmada en el futuro se envía a tu Google Calendar — cada una con un enlace de Google Meet, asistentes precompletados y un cuerpo "Reservado a través de Voilà". No hay nada más que hacer.

Conectar Microsoft Outlook / Teams

1. Ve a Configuración → Integraciones, o Programación → Conectar Calendario de Outlook.
2. Haz clic en Conectar Calendario de Outlook.
3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft y autoriza a Voilà a leer y escribir eventos.
4. Tu calendario comienza a sincronizarse inmediatamente.

Cada lección aparece en tu calendario de Outlook como una reunión de Teams (el enlace de acceso se adjunta automáticamente), con el estudiante listado como asistente. El mismo comportamiento de relleno se aplica: las lecciones futuras de Voilà aparecen en tu calendario de Outlook de inmediato.

Qué aparece en tu calendario (Voilà → calendario)

Evento de Voilà	Qué ves en el calendario
Una reserva 1:1 se confirma	Una invitación a la hora de la lección, con el enlace de Meet/Teams, el estudiante como asistente, y un cuerpo redactado por Voilà.
Una lección grupal se confirma	El mismo evento, con cada miembro aceptado en la lista de asistentes. A medida que más miembros aceptan, se añaden; si un miembro se retira, se elimina.
Se crea una lección recurrente	Google: un evento maestro recurrente que cubre la serie completa. Outlook: un evento por ocurrencia (para que las actualizaciones por instancia fluyan limpiamente a través de Microsoft Graph).
Se acepta una reprogramación en Voilà	La hora de inicio/fin de la invitación se actualiza en su lugar y los asistentes reciben un aviso de actualización. Funciona en Google y Outlook.
Se cancela una lección en Voilà	El evento del calendario se elimina y los asistentes reciben un aviso de cancelación. Funciona en Google y Outlook.
Se omite una ocurrencia recurrente en Voilà	Solo esa ocurrencia se cancela — el resto de la serie permanece intacta.

Qué se sincroniza de vuelta en Voilà (calendario → Voilà)

Esta es la sección que te permite "vivir en tu calendario". Cualquier cosa a continuación cambia el estado de Voilà automáticamente.

Mueves la hora del evento

Arrastrar un evento de Voilà a un espacio diferente, o editar su inicio/fin, abre una propuesta de reprogramación dentro de Voilà. Una vez que el estudiante confirma (en la aplicación o respondiendo al correo electrónico), la hora del evento se bloquea en ambos sistemas. Hasta entonces, el evento permanece como una propuesta pendiente — el estudiante aún puede verla y aceptarla/rechazarla desde dentro de Voilà.

Eliminas o cancelas el evento

Voilà marca la lección como cancelada y ejecuta la rama de cancelación del tutor de la política de cancelación:

• El estudiante recibe un reembolso completo del pago (si Stripe) o tiene su crédito de sesión devuelto (si un paquete de sesiones), independientemente de si la cancelación ocurrió antes o después del límite. Las cancelaciones atribuidas al tutor siempre dejan al estudiante en paz.
• Para lecciones grupales, cada asiento pagado se reembolsa.
• El estudiante recibe un correo electrónico de cancelación y una actualización de tarjeta de chat.

Creas un nuevo evento con uno de tus estudiantes como asistente

Si existe una relación activa estudiante-tutor entre ustedes, Voilà:

• Auto-crea una propuesta de reserva para esa lección.
• Envía un correo electrónico al estudiante para que pueda confirmar la hora.
• Retiene el espacio en tu disponibilidad mientras la propuesta está pendiente.

Si el asistente no es un estudiante conocido tuyo, Voilà registra el evento como un bloque de tiempo ocupado regular en tu disponibilidad — pero no crea una reserva.

Añades cualquier otro evento a tu calendario

Cualquier evento que añadas — reuniones de trabajo, citas al dentista, almuerzo con un amigo — se trata como tiempo ocupado y bloquea nuevas reservas de estudiantes durante esa ventana. No tienes que hacer nada; esto es automático.

Qué experimentan tus estudiantes

Siempre que se confirma una lección, tu estudiante recibe una invitación de calendario al mismo evento — con el enlace de acceso a Meet o Teams dentro. Así que también pueden gestionar la lección desde su propio calendario. Aquí está exactamente cómo Voilà reacciona a cada cosa que un estudiante puede hacer desde su bandeja de entrada o aplicación de calendario:

Acción del estudiante	Qué hace Voilà
Acepta la invitación	Nada extra — ya están en la lección. Su RSVP se registra para visibilidad.
Rechaza una propuesta pendiente desde su calendario	La propuesta se rechaza en Voilà. Se te notifica por correo electrónico y chat.
Rechaza una lección 1:1 confirmada desde su calendario	Voilà ejecuta la rama de cancelación del estudiante de la política de cancelación. Antes del límite = reembolso completo o crédito devuelto; después del límite = pérdida (conservas el pago).
Rechaza desde una lección grupal confirmada	Solo el asiento de ese estudiante se reembolsa; la lección continúa para todos los demás (sujeto a tu regla de asientos mínimos).
Rechaza una ocurrencia recurrente	Esa única ocurrencia se omite (reembolso o pérdida según la política de cancelación). El resto de la serie no se toca.
Reenvía la invitación a otra bandeja de entrada	Sin efecto en la lección — Voilà es la fuente de verdad, y reenviar la invitación no mueve la lección ni reemite reembolsos.

En resumen: los estudiantes pueden gestionar su participación completamente desde su invitación de calendario, y verás cada acción reflejada en el lado de Voilà en cuestión de segundos.

Lecciones grupales a través del calendario

Las lecciones grupales añaden un giro extra — la regla de asientos mínimos:

• Un miembro rechaza → ese asiento se reembolsa, el asistente se elimina del evento del calendario, la lección continúa.
• El rechazo deja la lección por debajo de min_seats ANTES del límite de cancelación → la lección completa se cancela, cada asiento pagado se reembolsa, el evento del calendario se elimina.
• El rechazo deja la lección por debajo de min_seats DESPUÉS del límite de cancelación → la lección continúa (las personas que mantuvieron su asiento ya han pagado por el espacio), y recibes un correo electrónico de aviso para que puedas decidir cómo manejarlo.

Lecciones recurrentes a través del calendario

Las lecciones recurrentes se almacenan de manera diferente en cada proveedor, pero la experiencia es la misma:

• Google: la serie es un único evento maestro recurrente. Rechazar una instancia desde el calendario omite solo esa ocurrencia en Voilà; rechazar el maestro cancela cada ocurrencia futura.
• Outlook: cada ocurrencia está vinculada individualmente para que las actualizaciones por instancia de Microsoft Graph fluyan limpiamente. Rechazar una ocurrencia la omite en Voilà; rechazar la serie termina las ocurrencias futuras.
• Omitir una ocurrencia desde dentro de Voilà cancela automáticamente la instancia de calendario coincidente con un aviso de cancelación limpio a los asistentes.
• Un cambio de política de cancelación del tutor no se aplica retroactivamente a las ocurrencias que ya existen — cada ocurrencia bloquea la política que estaba activa cuando se creó.

Cómo se entrega la sincronización

Voilà utiliza notificaciones push (webhooks) como disparador principal:

• Google Calendar — Voilà se suscribe a tu calendario a través del canal events.watch de Google; las actualizaciones llegan en cuestión de segundos después de que guardes en Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se suscribe a través de webhooks de Microsoft Graph; mismo comportamiento.

Un pequeño conjunto de redes de seguridad mantiene el canal saludable:

• Trabajo de mantenimiento cada hora renueva suscripciones antes de que expiren e inicia cualquier observación faltante.
• Relleno al conectar envía lecciones futuras de Voilà existentes a tu nuevo calendario (e importa de vuelta tus tiempos ocupados de calendario existentes).
• Actualización manual está disponible desde la página de Programación — útil si estás probando o si un webhook brevemente perdió la entrega.

Las versiones anteriores de esta página mencionaban un "ciclo de sondeo de 5 minutos". Eso ya no es exacto — la sincronización se basa en push y típicamente llega en menos de 30 segundos.

Política de cancelación y reembolsos a través del calendario

Las cancelaciones del lado del calendario siguen exactamente la misma política de cancelación que has configurado para reservas pagadas con Stripe (ver Pagos de Stripe Connect):

• Cancelas tú (elimina/cancela desde tu calendario): el estudiante recibe un reembolso completo, sin importar el momento.
• El estudiante rechaza desde su calendario antes del límite: reembolso completo o crédito devuelto al estudiante.
• El estudiante rechaza desde su calendario después del límite: el pago se pierde (lo conservas) o el crédito de sesión se consume.
• Lecciones grupales: reembolsos por asiento para rechazos individuales; reembolso completo de cada asiento pagado si una cancelación del tutor o una caída pre-límite por debajo de min_seats cancela la lección.

Privacidad y alcance

• Voilà solo lee y escribe eventos en el calendario que conectes — nunca en ningún otro calendario en tu cuenta.
• Los eventos que Voilà lee se utilizan únicamente para cálculos de programación y disponibilidad.
• Puedes revocar el acceso en cualquier momento en Configuración → Integraciones (o directamente desde tu configuración de cuenta de Google / Microsoft).

Solución de problemas

Token expirado

Si la sincronización se detiene, el token de OAuth probablemente ha expirado. Abre Configuración → Integraciones y haz clic en Reconectar.

Retrasos en la sincronización

Los webhooks generalmente se entregan en ~30 segundos. El trabajo de mantenimiento cada hora es una red de seguridad que renueva suscripciones y resincroniza cualquier entrega que brevemente falló. También puedes activar una actualización manual desde la página de Programación.

Conflictos con eventos que no son de Voilà

Si intentas confirmar una reserva de Voilà en un espacio cubierto por un evento que no es de Voilà en tu calendario, Voilà te advertirá y te permitirá anular el conflicto — útil cuando el evento del calendario es una "retención suave" que estás feliz de liberar.

Cambiar proveedores

Solo un calendario puede estar conectado a la vez. Desconecta Google antes de conectar Outlook (o viceversa) en Configuración → Integraciones.

Sincronización bidireccional, de principio a fin

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

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