Kalenterin integraatio

Yhdistä kerran, hallitse kaikkialla. Kun yhdistät Google Calendarin tai Microsoft Outlookin (Teams), Voilà-tuntisi näkyvät kalenterissasi aivan kuten mikä tahansa muu kokous — ja kaikki, mitä teet tapahtumalle kalenterissasi, synkronoituu Voilà:iin automaattisesti. Ajoita uudelleen, peruuta, hyväksy, hylkää — molemmat puolet pysyvät synkronoituina sekuntien sisällä.

Tämä sivu on kirjoitettu opettajille. Osio "Mitä opiskelijasi näkevät" selittää tarkalleen, mitä opiskelijasi näkevät omalla puolellaan, jotta voit luottavaisesti hallita koko aikatauluasi kalenterista.

Tuetut palveluntarjoajat

Palveluntarjoaja	Videolinkkiä liitetään automaattisesti	Mitä luodaan
Google Calendar	Google Meet	Yksi tapahtuma per tunti, pääsarja toistuvalle sarjalle
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Yksi tapahtuma per tunti, yksi tapahtuma per toistuvuuden esiintymä

Voit yhdistää yhden kalenterintarjoajan kerrallaan. Vaihtaaksesi, katkaise ensin nykyinen yhteys kohdassa Asetukset → Integraatiot.

Google Calendarin yhdistäminen

1. Siirry kohtaan Asetukset → Integraatiot tai Ajoitus → Yhdistä Google Calendar.
2. Napsauta Yhdistä Google Calendar.
3. Kirjaudu Google-tilillesi ja valtuuta Voilà lukemaan ja kirjoittamaan tapahtumia.
4. Kalenterisi alkaa synkronoitua välittömästi.

Mitä tapahtuu heti kun yhdistät: jokainen vahvistettu tulevaisuuden Voilà-tunti siirretään Google Calendariin — jokainen Google Meet -linkillä, osallistujat esitäytettynä ja "Voilà:n kautta varattu" -tekstillä. Sinun ei tarvitse tehdä mitään muuta.

Microsoft Outlookin / Teamsin yhdistäminen

1. Siirry kohtaan Asetukset → Integraatiot tai Ajoitus → Yhdistä Outlook-kalenteri.
2. Napsauta Yhdistä Outlook-kalenteri.
3. Kirjaudu Microsoft-tilillesi ja valtuuta Voilà lukemaan ja kirjoittamaan tapahtumia.
4. Kalenterisi alkaa synkronoitua välittömästi.

Jokainen tunti näkyy Outlook-kalenterissasi Teams-kokouksena (liitoslinkki liitetään automaattisesti), ja opiskelija on listattu osallistujaksi. Sama takaisinsiirto-käyttäytyminen pätee: tulevaisuuden Voilà-tunnit näkyvät Outlook-kalenterissasi heti.

Mitä näkyy kalenterissasi (Voilà → kalenteri)

Voilà-tapahtuma	Mitä näet kalenterissa
1:1-varaus vahvistetaan	Kutsu tuntiaikaan, Meet/Teams-linkillä, opiskelija osallistujana ja Voilà:n kirjoittamalla tekstillä.
Ryhmätunti vahvistetaan	Sama tapahtuma, jokainen hyväksynyt jäsen osallistujalistalla. Kun useammat jäsenet hyväksyvät, heidät lisätään; jos jäsen poistuu, heidät poistetaan.
Toistuva tunti luodaan	Google: yksi pääsarja kattava toistuva tapahtuma. Outlook: yksi tapahtuma per esiintymä (joten per-instanssi-päivitykset kulkevat puhtaasti Microsoft Graphin kautta).
Ajoitus hyväksytään Voilà:ssa	Kutsun alkamis-/päättymisaika päivittyy paikallaan ja osallistujat saavat päivitysilmoituksen. Toimii sekä Googlessa että Outlookissa.
Tunti peruutetaan Voilà:ssa	Kalenteritapahtuma poistetaan ja osallistujille lähetetään peruutusilmoitus. Toimii sekä Googlessa että Outlookissa.
Toistuvan esiintymän ohittaminen Voilà:ssa	Vain kyseinen esiintymä peruutetaan — loput sarjasta pysyvät ennallaan.

Mitä synkronoituu takaisin Voilà:iin (kalenteri → Voilà)

Tämä osio antaa sinulle mahdollisuuden "elää kalenterissasi". Kaikki alla oleva muuttaa Voilà-tilaa automaattisesti.

Siirrät tapahtuman aikaa

Kun vedät Voilà-tapahtumaa eri aikaväliin tai muokkaat sen alkamis-/päättymisaikaa, se avaa ajoituksen uudelleenehdotuksen Voilà:ssa. Kun opiskelija vahvistaa (sovelluksessa tai vastaamalla sähköpostiin), tapahtuman aika lukitaan molemmissa järjestelmissä. Siihen asti tapahtuma on odottavana ehdotuksena — opiskelija voi silti nähdä sen ja hyväksyä/hylätä sen Voilà:sta.

Poistat tai peruutat tapahtuman

Voilà merkitsee tunnin peruutetuksi ja suorittaa peruutuskäytännön opettajan-peruutus-haaran:

• Opiskelija saa täyden palautuksen (jos Stripe) tai hänelle palautetaan istuntokrediitti (jos istuntopaketti), riippumatta siitä, tapahtuiko peruutus ennen vai jälkeen määräajan. Opettajaan liittyvät peruutukset tekevät aina opiskelijasta kokonaisen.
• Ryhmätunneille jokainen maksettu paikka palautetaan.
• Opiskelija saa peruutussähköpostin ja chat-kortin päivityksen.

Luot uuden tapahtuman, jossa yksi opiskelijoistasi on osallistuja

Jos sinulla on aktiivinen opiskelija–opettaja-suhde, Voilà:

• Luo automaattisesti varauksenehdotuksen tälle tunnille.
• Lähettää sähköpostin opiskelijalle, jotta hän voi vahvistaa ajan.
• Pitää paikan varauksena saatavuudessasi, kun ehdotus on odottavana.

Jos osallistuja ei ole tunnettu opiskelijasi, Voilà kirjaa tapahtuman säännölliseksi varatuksi ajaksi saatavuudessasi — mutta ei luo varausta.

Lisäät muita tapahtumia kalenteriisi

Mikä tahansa tapahtuma, jonka lisäät — työkokoukset, hammaslääkärin aika, lounas ystävän kanssa — käsitellään varatuksi ajaksi ja estää uusia opiskelijavarauksia kyseisen ajanjakson aikana. Sinun ei tarvitse tehdä mitään; tämä on automaattista.

Mitä opiskelijasi näkevät

Aina kun tunti vahvistetaan, opiskelijasi saa kalenterikutsun samaan tapahtumaan — Meet- tai Teams-liitoslinkkillä sisällä. Joten hän voi hallita tuntia myös omasta kalenteristaan. Tässä on tarkalleen, miten Voilà reagoi kaikkeen, mitä opiskelija voi tehdä saapuvista viesteistään tai kalenterisoveluksesta:

Opiskelijan toiminta	Mitä Voilà tekee
Hyväksyy kutsun	Ei mitään ylimääräistä — hän on jo tunnilla. Hänen RSVP-vastauksensa kirjataan näkyvyyden vuoksi.
Hylkää odottavan ehdotuksen kalenterista	Ehdotus hylätään Voilà:ssa. Sinut ilmoitetaan sähköpostilla ja chatissa.
Hylkää vahvistetun 1:1-tunnin kalenterista	Voilà suorittaa peruutuskäytännön opiskelijan-peruutus-haaran. Ennen määräaikaa = täysi palautus tai kredit palautettu; määräajan jälkeen = menetetty (pidät maksun).
Hylkää vahvistetusta ryhmätunnista	Vain kyseisen opiskelijan paikka palautetaan; tunti jatkuu kaikille muille (riippuen vähimmäisistuntojen säännöstä).
Hylkää toistuvan esiintymän	Kyseinen esiintymä ohitetaan (palautus tai menetys peruutuskäytännön mukaan). Loput sarjasta jäävät koskemattomiksi.
Välittää kutsun toiseen saapuviin	Ei vaikutusta tuntiin — Voilà on totuuden lähde, ja kutsun välittäminen ei siirrä tuntia tai uudelleenjaa hyvityksiä.

Lyhyesti: opiskelijat voivat hallita osallistumistaan kokonaan kalenterikutsustaan, ja näet jokaisen toiminnan heijastuvan Voilà-puolella sekuntien sisällä.

Ryhmätunnit kalenterin kautta

Ryhmätunnit lisäävät yhden ylimääräisen säännön — vähimmäisistunnot:

• Yksi jäsen hylkää → paikka palautetaan, osallistuja poistetaan kalenteritapahtumasta, tunti jatkuu.
• Hylkäys pudottaa tunnin alle min_seats ENNEN peruutuksen määräaikaa → koko tunti peruutetaan, jokainen maksettu paikka palautetaan, kalenteritapahtuma poistetaan.
• Hylkäys pudottaa tunnin alle min_seats JÄLKEEN peruutuksen määräaikaa → tunti jatkuu (ihmiset, jotka pitivät paikkansa, ovat jo maksaneet), ja saat ilmoitussähköpostin, jotta voit päättää, miten käsitellä sitä.

Toistuvat tunnit kalenterin kautta

Toistuvat tunnit tallennetaan eri tavalla jokaiselle palveluntarjoajalle, mutta kokemus on sama:

• Google: sarja on yksi pääsarja toistuva tapahtuma. Yhden esiintymän hylkääminen kalenterista ohittaa vain kyseisen esiintymän Voilà:ssa; pääsarjan hylkääminen peruuttaa jokaisen tulevan esiintymän.
• Outlook: jokainen esiintymä on linkitetty yksittäin, joten per-instanssi-päivitykset Microsoft Graphista kulkevat puhtaasti. Yhden esiintymän hylkääminen ohittaa sen Voilà:ssa; sarjan hylkääminen lopettaa tulevat esiintymät.
• Esiintymän ohittaminen Voilà:sta peruuttaa automaattisesti vastaavan kalenteritapahtuman puhtaalla peruutusilmoituksella osallistujille.
• Opettajan peruutuskäytännön muutos ei sovellu takautuvasti jo olemassa oleviin esiintymiin — jokainen esiintymä lukitsee käytännön, joka oli voimassa, kun se luotiin.

Kuinka synkronointi toimitetaan

Voilà käyttää push-ilmoituksia (webhooks) ensisijaisena laukaisijana:

• Google Calendar — Voilà tilaa kalenterisi Google:n events.watch-kanavan kautta; päivitykset saapuvat sekuntien sisällä siitä, kun tallennat Google Calendarissa.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà tilaa Microsoft Graph webhookien kautta; sama käyttäytyminen.

Pieni joukko turvaverkkoja pitää kanavan terveenä:

• Tuntikohtainen ylläpitotyö uusii tilaukset ennen niiden vanhentumista ja käynnistää kaikki puuttuvat katselut.
• Takaisinsiirto yhdistämisen yhteydessä siirtää olemassa olevat tulevaisuuden Voilà-tunnit uuteen kalenteriisi (ja tuo takaisin olemassa olevan kalenterisi varatut ajat).
• Manuaalinen päivitys on saatavilla Ajoitus-sivulla — hyödyllinen, jos testaat tai jos webhook lyhyesti jäi toimittamatta.

Tämän sivun aiemmat versiot mainitsivat "5 minuutin kyselyjakson". Se ei ole enää tarkka — synkronointi on push-pohjaista ja saapuu tyypillisesti alle 30 sekunnissa.

Peruutuskäytäntö ja hyvitykset kalenterin kautta

Kalenteripuolen peruutukset noudattavat tarkalleen samaa peruutuskäytäntöä, jonka olet määrittänyt Stripe-maksuille (katso Stripe Connect Payments):

• Sinä peruutat (poistat/peruutat kalenterista): opiskelija saa täyden palautuksen, riippumatta ajoituksesta.
• Opiskelija hylkää kalenterista ennen määräaikaa: täysi palautus tai kredit palautetaan opiskelijalle.
• Opiskelija hylkää kalenterista määräajan jälkeen: maksu menetetään (pidät sen) tai istuntokrediitti kulutetaan.
• Ryhmätunnit: per-paikka-palautukset yksittäisille hylkäyksille; jokaisen maksetun paikan täysi palautus, jos opettajan peruutus tai pre-cutoff-pudotus alle min_seats peruuttaa tunnin.

Yksityisyys ja laajuus

• Voilà lukee ja kirjoittaa vain yhdistämäsi kalenterin tapahtumia — ei koskaan muita kalentereita tilillään.
• Voilà:n lukemia tapahtumia käytetään vain ajoitukseen ja saatavuuslaskelmiin.
• Voit peruuttaa pääsyn milloin tahansa kohdassa Asetukset → Integraatiot (tai suoraan Google/Microsoft-tilisi asetuksista).

Vianmääritys

Token vanhentui

Jos synkronointi pysähtyy, OAuth-token on todennäköisesti vanhentui. Avaa Asetukset → Integraatiot ja napsauta Yhdistä uudelleen.

Synkronointiviiveet

Webhookit toimitetaan yleensä ~30 sekunnissa. Tuntikohtainen ylläpitotyö on turvaverkko, joka uusii tilaukset ja synkronoi uudelleen kaikki lyhyesti epäonnistuneet toiminnot. Voit myös käynnistää manuaalisen päivityksen Ajoitus-sivulta.

Ristiriidat muiden kuin Voilà-tapahtumien kanssa

Jos yrität vahvistaa Voilà-varausta aikavälillä, joka on peitetty muulla kuin Voilà-tapahtumalla kalenterissasi, Voilà varoittaa sinua ja antaa sinun ohittaa ristiriidan — hyödyllinen, kun kalenteritapahtuma on "pehmeä" varaus, jonka olet valmis vapauttamaan.

Palveluntarjoajien vaihtaminen

Vain yksi kalenteri voidaan yhdistää kerrallaan. Katkaise Google ennen Outlookin yhdistämistä (tai päinvastoin) kohdassa Asetukset → Integraatiot.

Kaksisuuntainen synkronointi, kokonaisvaltaisesti

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Opiskelijan kalenteri"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Opettajan kalenteri (Google tai Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Tunti vahvistetaan Voilà:ssa
    Voila->>TutorCal: Luo tapahtuma Meet- tai Teams-linkillä
    TutorCal-->>Student: Kutsu toimitettu
    TutorCal-->>StudentCal: Kutsu toimitettu

    Note over Student,StudentCal: Opiskelija hylkää saapuvista
    StudentCal->>TutorCal: RSVP hylätty
    TutorCal->>Voila: Webhook laukeaa
    Voila->>Voila: Suorita peruutuskäytäntö
    Voila-->>Tutor: Sovelluksen sisäinen ja sähköpostiilmoitus
    Voila-->>Student: Palautus- tai menetysvarmennus

    Note over Tutor,TutorCal: Opettaja peruuttaa tapahtuman
    TutorCal->>Voila: Webhook laukeaa
    Voila->>Voila: Peruuta ja palauta
    Voila->>StudentCal: Kalenteritapahtuma poistettu

Liittyvät

• Ajoitus — viikoittainen saatavuus, varauskäytännöt, lomatila
• Ryhmätunnit — vähimmäisistunnot, jäsenten hallinta, ryhmän peruutuskäyttäytyminen
• Stripe Connect Payments — peruutuskäytännöt ja kuinka hyvitykset sovelletaan