Kalenterin integraatio

Yhdistä kerran, hallitse kaikkialla. Kun yhdistät Google Calendarin tai Microsoft Outlookin (Teams), Voilà-tuntisi ovat kalenterissasi aivan kuten mikä tahansa muu kokous — ja kaikki mitä teet tapahtumalle kalenterissasi virtaa takaisin Voilàan automaattisesti. Ajoita uudelleen, peruuta, hyväksy, hylkää — molemmat puolet pysyvät synkronoituina sekuntien sisällä.

Tämä sivu on kirjoitettu opettajille. Osio "Mitä opiskelijasi näkevät" selittää tarkalleen, mitä opiskelijasi näkevät heidän puolellaan, jotta voit luottavaisesti hallita koko aikatauluasi kalenteristasi.

Tuetut palveluntarjoajat

Palveluntarjoaja	Videolinkkiä liitetään automaattisesti	Mitä luodaan
Google Calendar	Google Meet	Yksi tapahtuma per tunti, pääsarja toistuvalle sarjalle
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Yksi tapahtuma per tunti, yksi tapahtuma per toistuvan esiintymän

Voit yhdistää yhden kalenterin palveluntarjoajan kerrallaan. Vaihtaaksesi, irrota ensin nykyinen Asetukset → Integraatiot -kohdassa.

Google Calendarin yhdistäminen

1. Siirry kohtaan Asetukset → Integraatiot tai Ajoitus → Yhdistä Google Calendar.
2. Napsauta Yhdistä Google Calendar.
3. Kirjaudu Google-tilillesi ja valtuuta Voilà lukemaan ja kirjoittamaan tapahtumia.
4. Kalenterisi alkaa synkronoitua välittömästi.

Mitä tapahtuu heti kun yhdistät: jokainen vahvistettu tulevaisuuden Voilà-tunti siirretään Google Calendariin — jokainen Google Meet -linkillä, osallistujat esitäytettynä ja "Varattu Voilàan kautta" -tekstillä. Sinun ei tarvitse tehdä mitään muuta.

Microsoft Outlookin / Teamsin yhdistäminen

1. Siirry kohtaan Asetukset → Integraatiot tai Ajoitus → Yhdistä Outlook-kalenteri.
2. Napsauta Yhdistä Outlook-kalenteri.
3. Kirjaudu Microsoft-tilillesi ja valtuuta Voilà lukemaan ja kirjoittamaan tapahtumia.
4. Kalenterisi alkaa synkronoitua välittömästi.

Jokainen tunti ilmestyy Outlook-kalenteriisi Teams-kokouksena (liitoslinkki liitetään automaattisesti), ja opiskelija on lueteltu osallistujana. Sama takaisinsiirto-käyttäytyminen pätee: tulevaisuuden Voilà-tunnit ilmestyvät Outlook-kalenteriisi heti.

Mitä näkyy kalenterissasi (Voilà → kalenteri)

Voilà-tapahtuma	Mitä näet kalenterissa
1:1-varaus vahvistetaan	Kutsu tuntiaikaan, Meet/Teams-linkillä, opiskelija osallistujana ja Voilàan kirjoittamalla tekstillä.
Ryhmätunti vahvistetaan	Sama tapahtuma, jokainen hyväksytty jäsen osallistujalistalla. Kun enemmän jäseniä hyväksyy, heidät lisätään; jos jäsen poistuu, heidät poistetaan.
Toistuva tunti luodaan	Google: yksi pääsarja-toistuva tapahtuma koko sarjalle. Outlook: yksi tapahtuma per esiintymä (joten per-instanssi-päivitykset virtaavat puhtaasti Microsoft Graphin kautta).
Ajoitus hyväksytään Voilàassa	Kutsun alkamis-/päättymisaika päivittyy paikalla ja osallistujat saavat päivitysilmoituksen. Toimii sekä Googlessa että Outlookissa.
Tunti peruutetaan Voilàassa	Kalenterin tapahtuma poistetaan ja osallistujille ilmoitetaan peruutuksesta. Toimii sekä Googlessa että Outlookissa.
Toistuvan esiintymän ohittaminen Voilàassa	Vain tämä yksi esiintymä peruutetaan — loput sarjasta pysyvät ehjinä.

Mitä synkronoituu takaisin Voilàahan (kalenteri → Voilà)

Tämä osio antaa sinulle mahdollisuuden "elää kalenterissasi". Kaikki alla oleva muuttaa Voilà-tilaa automaattisesti.

Siirrät tapahtuman aikaa

Voilà-tapahtuman vetäminen eri aikaväliin tai sen alkamis-/päättymisajan muokkaaminen avaa ajoituksen uudelleen ehdotuksen Voilàassa. Kun opiskelija vahvistaa (sovelluksessa tai vastaamalla sähköpostiin), tapahtuman aika lukitaan molemmissa järjestelmissä. Siihen asti tapahtuma on odottavana ehdotuksena — opiskelija voi silti nähdä sen ja hyväksyä/hylätä sen Voilàasta.

Poistat tai peruutat tapahtuman

Voilà merkitsee tunnin peruutetuksi ja suorittaa peruutuskäytännön opettajan-peruuta-haara:

• Opiskelija saa täyden maksun takaisin (jos Stripe) tai heidän istuntokrediittinsä palautetaan (jos istuntopaketti), riippumatta siitä, tapahtuiko peruutus ennen vai jälkeen määräajan. Opettajaan liittyvät peruutukset tekevät aina opiskelijasta kokonaisen.
• Ryhmätunneille jokainen maksettu paikka hyvitetään.
• Opiskelija saa peruutussähköpostin ja chat-kortin päivityksen.

Luot uuden tapahtuman, jossa yksi opiskelijoistasi on osallistujana

Jos sinulla on aktiivinen opiskelija–opettaja-suhde, Voilà:

• Luo automaattisesti varauksen ehdotuksen tälle tunnille.
• Lähettää sähköpostin opiskelijalle, jotta hän voi vahvistaa ajan.
• Pitää paikan varauksena saatavuudessasi ehdotuksen ollessa odottavana.

Jos osallistuja ei ole tunnettu opiskelijasi, Voilà kirjaa tapahtuman säännöllisenä kiireellisenä aikana saatavuudessasi — mutta ei luo varausta.

Lisäät muita tapahtumia kalenteriisi

Mikä tahansa tapahtuma, jonka lisäät — työkokoukset, hammaslääkärin aika, lounas ystävän kanssa — käsitellään kiireellisenä aikana ja estää uusia opiskelijavarauksia tämän ikkunan aikana. Sinun ei tarvitse tehdä mitään; tämä on automaattista.

Mitä opiskelijasi näkevät

Aina kun tunti vahvistetaan, opiskelijasi saa kalenterin kutsun samaan tapahtumaan — Meet- tai Teams-liitoslinkkillä sisällä. Joten he voivat hallita tuntia myös omasta kalenteristaan. Tässä on tarkalleen, miten Voilà reagoi kaikkeen, mitä opiskelija voi tehdä saapuvasta viestistään tai kalenterin sovelluksesta:

Opiskelijan toiminta	Mitä Voilà tekee
Hyväksyy kutsun	Ei mitään ylimääräistä — he ovat jo tunnilla. Heidän RSVP-vastauksensa kirjataan näkyvyyden vuoksi.
Hylkää odottavan ehdotuksen kalenteristaan	Ehdotus hylätään Voilàassa. Sinut ilmoitetaan sähköpostilla ja chatissa.
Hylkää vahvistetun 1:1-tunnin kalenteristaan	Voilà suorittaa peruutuskäytännön opiskelija-peruuta-haara. Ennen määräaikaa = täysi hyvitys tai krediitti palautettu; määräajan jälkeen = menettäminen (pidät maksun).
Hylkää vahvistetusta ryhmätunnista	Vain tämän opiskelijan paikka hyvitetään; tunti jatkuu kaikille muille (riippuen vähimmäisistuntojen säännöstä).
Hylkää toistuvan esiintymän	Tämä yksittäinen esiintymä ohitetaan (hyvitys tai menettäminen peruutuskäytännön mukaan). Loput sarjasta jäävät koskemattomiksi.
Välittää kutsun toiseen saapuvaan viestiin	Ei vaikutusta tuntiin — Voilà on totuuden lähde, ja kutsun välittäminen ei siirrä tuntia tai uudelleenjaa hyvityksiä.

Lyhyesti: opiskelijat voivat hallita osallistumistaan kokonaan kalenterin kutsustaan, ja näet jokaisen toiminnan heijastuvaksi Voilà-puolella sekuntien sisällä.

Ryhmätunnit kalenterin kautta

Ryhmätunnit lisäävät yhden ylimääräisen säännön — vähimmäisistunnot:

• Yksi jäsen hylkää → paikka hyvitetään, osallistuja poistetaan kalenterin tapahtumasta, tunti jatkuu.
• Hylkääminen pudottaa tunnin alle min_seats ENNEN peruutuksen määräaikaa → koko tunti peruutetaan, jokainen maksettu paikka hyvitetään, kalenterin tapahtuma poistetaan.
• Hylkääminen pudottaa tunnin alle min_seats JÄLKEEN peruutuksen määräaikaa → tunti jatkuu (ihmiset, jotka pitivät paikkansa, ovat jo maksaneet paikan), ja saat varoitussähköpostin, jotta voit päättää, miten käsitellä sitä.

Toistuvat tunnit kalenterin kautta

Toistuvat tunnit tallennetaan eri tavalla jokaiselle palveluntarjoajalle, mutta kokemus on sama:

• Google: sarja on yksi pääsarja-toistuva tapahtuma. Yhden esiintymän hylkääminen kalenterista ohittaa vain tämän esiintymän Voilàassa; pääsarjan hylkääminen peruuttaa jokaisen tulevan esiintymän.
• Outlook: jokainen esiintymä on linkitetty yksittäin, joten per-instanssi-päivitykset Microsoft Graphista virtaavat puhtaasti. Yhden esiintymän hylkääminen ohittaa sen Voilàassa; sarjan hylkääminen päättää tulevat esiintymät.
• Esiintymän ohittaminen Voilàasta peruuttaa automaattisesti vastaavan kalenterin esiintymän puhtaalla peruutuksella osallistujille.
• Opettajan peruutuskäytännön muutos ei sovellu takautuvasti esiintymiin, jotka jo olemassa — jokainen esiintymä lukitsee käytännön, joka oli aktiivinen sen luomisen yhteydessä.

Kuinka synkronointi toimitetaan

Voilà käyttää push-ilmoituksia (webhooks) ensisijaisena laukaisijana:

• Google Calendar — Voilà tilaa kalenteriasi Google events.watch -kanavan kautta; päivitykset saapuvat sekuntien sisällä siitä, kun tallennat Google Calendariin.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà tilaa Microsoft Graph webhookien kautta; sama käyttäytyminen.

Pieni joukko turvaverkkoja pitää kanavan terveenä:

• Tuntikohtainen ylläpitotyö uusii tilaukset ennen niiden vanhentumista ja käynnistää kaikki puuttuvat katselut.
• Takaisinsiirto yhdistämisen yhteydessä siirtää olemassa olevat tulevaisuuden Voilà-tunnit uudelle kalenterille (ja tuo takaisin olemassa olevat kalenterin kiireelliset ajat).
• Manuaalinen päivitys on saatavilla Ajoitus-sivulla — hyödyllinen, jos testaat tai jos webhook lyhyesti jäi toimittamatta.

Tämän sivun aiemmat versiot mainitsivat "5 minuutin kyselyjakson". Se ei ole enää tarkka — synkronointi on push-pohjaista ja saapuu tyypillisesti alle 30 sekunnissa.

Peruutuskäytäntö ja hyvitykset kalenterin kautta

Kalenterin puoleiset peruutukset noudattavat tarkalleen samaa peruutuskäytäntöä, jonka olet määrittänyt Stripe-maksuille (katso Stripe Connect Payments):

• Sinä peruutat (poistat/peruutat kalenterista): opiskelija saa täyden hyvityksen, riippumatta ajoituksesta.
• Opiskelija hylkää kalenterista ennen määräaikaa: täysi hyvitys tai krediitti palautettu opiskelijalle.
• Opiskelija hylkää kalenterista määräajan jälkeen: maksu menetetään (pidät sen) tai istuntokrediitti kulutetaan.
• Ryhmätunnit: per-paikka-hyvitykset yksittäisille hylkäämisille; jokaisen maksetun paikan täysi hyvitys, jos opettajan peruutus tai pre-cutoff-pudotus alle min_seats peruuttaa tunnin.

Yksityisyys ja laajuus

• Voilà lukee ja kirjoittaa vain tapahtumia kalenterissa, jonka yhdistät — ei koskaan muita kalentereita tilillä.
• Voilàan lukemia tapahtumia käytetään vain ajoitukseen ja saatavuuden laskelmiin.
• Voit peruuttaa pääsyn milloin tahansa Asetukset → Integraatiot -kohdassa (tai suoraan Google / Microsoft -tiliasetuksistasi).

Vianmääritys

Token vanhentui

Jos synkronointi pysähtyy, OAuth-token on todennäköisesti vanhentui. Avaa Asetukset → Integraatiot ja napsauta Yhdistä uudelleen.

Synkronointiviiveet

Webhooks toimitetaan yleensä ~30 sekunnissa. Tuntikohtainen ylläpitotyö on turvaverkko, joka uusii tilaukset ja synkronoi uudelleen kaikki toiminnot, jotka lyhyesti epäonnistuivat. Voit myös käynnistää manuaalisen päivityksen Ajoitus-sivulla.

Ristiriidat muiden kuin Voilà-tapahtumien kanssa

Jos yrität vahvistaa Voilà-varausta aikavälillä, joka on peitetty muulla kuin Voilà-tapahtumalla kalenterissasi, Voilà varoittaa sinua ja antaa sinun ohittaa ristiriidan — hyödyllinen, kun kalenterin tapahtuma on "pehmeä" varaus, jonka olet valmis vapauttamaan.

Palveluntarjoajien vaihtaminen

Vain yksi kalenteri voidaan yhdistää kerrallaan. Irrota Google ennen Outlookin yhdistämistä (tai päinvastoin) Asetukset → Integraatiot -kohdassa.

Kaksisuuntainen synkronointi, kokonaisuudessaan

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Opiskelijan kalenteri"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Opettajan kalenteri (Google tai Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Tunti vahvistetaan Voilàassa
    Voila->>TutorCal: Luo tapahtuma Meet- tai Teams-linkillä
    TutorCal-->>Student: Kutsu toimitetaan
    TutorCal-->>StudentCal: Kutsu toimitetaan

    Note over Student,StudentCal: Opiskelija hylkää saapuvasta viestistä
    StudentCal->>TutorCal: RSVP hylätty
    TutorCal->>Voila: Webhook laukeaa
    Voila->>Voila: Suorita peruutuskäytäntö
    Voila-->>Tutor: Sovelluksessa ja sähköpostissa ilmoitus
    Voila-->>Student: Hyvitys- tai menettämisen vahvistus

    Note over Tutor,TutorCal: Opettaja peruuttaa tapahtuman
    TutorCal->>Voila: Webhook laukeaa
    Voila->>Voila: Peruuta ja hyvitä
    Voila->>StudentCal: Kalenterin tapahtuma poistetaan

Liittyvät

• Ajoitus — viikoittainen saatavuus, varausperiaatteet, lomatila
• Ryhmätunnit — vähimmäisistunnot, jäsenten hallinta, ryhmän peruutuskäyttäytyminen
• Stripe Connect Payments — peruutuskäytännöt ja kuinka hyvitykset sovelletaan