Kalenderintegratie

Eenmaal verbinden, overal beheren. Zodra je Google Calendar of Microsoft Outlook (Teams) verbindt, verschijnen je Voilà-lessen op je kalender net als elke andere afspraak — en alles wat je met het evenement doet vanuit je kalender wordt automatisch teruggespiegeld in Voilà. Verplaatsen, annuleren, accepteren, weigeren — beide zijden blijven binnen enkele seconden gesynchroniseerd.

Deze pagina is geschreven voor tutoren. De sectie "Wat je studenten ervaren" legt precies uit wat je studenten aan hun kant zien, zodat je vol vertrouwen je hele schema vanuit je kalender kunt beheren.

Ondersteunde providers

Provider	Videolink automatisch toegevoegd	Wat wordt aangemaakt
Google Calendar	Google Meet	Eén evenement per les, masterevenement per terugkerende serie
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Eén evenement per les, eén evenement per terugkerend voorkomen

Je kunt één kalenderprovider tegelijk verbinden. Om over te schakelen, verbreek eerst de huidige verbinding onder Instellingen → Integraties.

Google Calendar verbinden

1. Ga naar Instellingen → Integraties of Planning → Google Calendar verbinden.
2. Klik op Google Calendar verbinden.
3. Meld je aan met je Google-account en autoriseer Voilà om evenementen te lezen en te schrijven.
4. Je kalender begint onmiddellijk met synchroniseren.

Wat gebeurt op het moment dat je verbindt: elke bevestigde toekomstige Voilà-les wordt op je Google Calendar geplaatst — elk met een Google Meet-link, vooraf ingevulde deelnemers en een "Geboekt via Voilà"-tekst. Je hoeft niets anders te doen.

Microsoft Outlook / Teams verbinden

1. Ga naar Instellingen → Integraties of Planning → Outlook Calendar verbinden.
2. Klik op Outlook Calendar verbinden.
3. Meld je aan met je Microsoft-account en autoriseer Voilà om evenementen te lezen en te schrijven.
4. Je kalender begint onmiddellijk met synchroniseren.

Elke les verschijnt op je Outlook-kalender als een Teams-vergadering (de deelnamelink wordt automatisch toegevoegd), met de student als deelnemer. Hetzelfde terugvulgedrag geldt: toekomstige Voilà-lessen verschijnen onmiddellijk op je Outlook-kalender.

Wat verschijnt op je kalender (Voilà → kalender)

Voilà-evenement	Wat je op de kalender ziet
Een 1:1-boeking is bevestigd	Een uitnodiging op het lestijdstip, met de Meet/Teams-link, de student als deelnemer en een door Voilà geschreven tekst.
Een groepsles is bevestigd	Hetzelfde evenement, met elk geaccepteerd lid op de deelnemerslijst. Naarmate meer leden accepteren, worden ze toegevoegd; als een lid afvalt, worden ze verwijderd.
Een terugkerende les wordt aangemaakt	Google: één masterevenement dat de volledige serie omvat. Outlook: één evenement per voorkomen (zodat updates per instantie schoon door Microsoft Graph stromen).
Een verplaatsing wordt in Voilà geaccepteerd	De starttijd/eindtijd van de uitnodiging wordt ter plekke bijgewerkt en deelnemers ontvangen een updatebericht. Werkt op zowel Google als Outlook.
Een les wordt in Voilà geannuleerd	Het kalendergebeurtenis wordt verwijderd en deelnemers worden op de hoogte gesteld met een annuleringsmelding. Werkt op zowel Google als Outlook.
Een terugkerend voorkomen wordt in Voilà overgeslagen	Alleen dat ene voorkomen wordt geannuleerd — de rest van de serie blijft intact.

Wat wordt teruggespiegeld in Voilà (kalender → Voilà)

Dit is de sectie waarmee je "in je kalender kunt leven". Alles hieronder verandert automatisch de Voilà-status.

Je verplaatst het evenementtijdstip

Als je een Voilà-evenement naar een ander moment sleept of de start-/eindtijd bewerkt, opent een verplaatsingsvoorstel in Voilà. Zodra de student bevestigt (in-app of door op de e-mail te antwoorden), wordt het evenementtijdstip in beide systemen vastgelegd. Tot die tijd staat het evenement als een hangende voorstel — de student kan het nog steeds zien en accepteren/weigeren vanuit Voilà.

Je verwijdert of annuleert het evenement

Voilà markeert de les als geannuleerd en voert de tutor-annuleeringstak van het annuleringsbeleid uit:

• De student krijgt volledige terugbetaling (als Stripe) of krijgt hun sessiekrediet teruggegeven (als een sessiepakket), ongeacht of de annulering voor of na de deadline plaatsvond. Annuleringen door tutoren stellen de student altijd schadeloos.
• Voor groepslessen wordt elke betaalde plaats terugbetaald.
• De student ontvangt een annuleringse-mail en een chatkaartupdate.

Je maakt een nieuw evenement met een van je studenten als deelnemer

Als er een actieve student-tutor-relatie tussen jullie bestaat, zal Voilà:

• Automatisch een boeking voorstel voor die les aanmaken.
• De student een e-mail sturen zodat ze het moment kunnen bevestigen.
• De plaats in je beschikbaarheid vasthouden terwijl het voorstel in behandeling is.

Als de deelnemer geen bekende student van je is, registreert Voilà het evenement als een reguliere bezettijd in je beschikbaarheid — maar maakt geen boeking aan.

Je voegt een ander evenement aan je kalender toe

Elk evenement dat je toevoegt — werkbijeenkomsten, tandartafspraken, lunch met een vriend — wordt behandeld als bezettijd en blokkeert nieuwe studentenboeking tijdens dat venster. Je hoeft niets te doen; dit gebeurt automatisch.

Wat je studenten ervaren

Wanneer een les is bevestigd, ontvangt je student een kalenderuitnodiging voor hetzelfde evenement — met de Meet- of Teams-deelnamelink erin. Ze kunnen de les dus ook vanuit hun eigen kalender beheren. Hier is precies hoe Voilà reageert op alles wat een student vanuit hun inbox of kalender-app kan doen:

Studentenactie	Wat Voilà doet
Accepteert de uitnodiging	Niets extra — ze zijn al bij de les. Hun RSVP wordt geregistreerd voor zichtbaarheid.
Weigert een hangende voorstel vanuit hun kalender	Het voorstel wordt in Voilà geweigerd. Je wordt per e-mail en chat op de hoogte gesteld.
Weigert een bevestigde 1:1-les vanuit hun kalender	Voilà voert de student-annuleeringstak van het annuleringsbeleid uit. Voor de deadline = volledige terugbetaling of krediet teruggegeven; na de deadline = verlies (je behoudt de betaling).
Weigert van een bevestigde groepsles	Alleen die studentenplaats wordt terugbetaald; de les gaat door voor iedereen anders (onderhevig aan je minimale-zitplaatsen-regel).
Weigert een terugkerend voorkomen	Dat enkele voorkomen wordt overgeslagen (terugbetaling of verlies volgens het annuleringsbeleid). De rest van de serie blijft onveranderd.
Stuurt de uitnodiging door naar een ander postvak	Geen effect op de les — Voilà is de bron van waarheid, en het doorsturen van de uitnodiging verplaatst de les niet of geeft geen terugbetalingen opnieuw uit.

Kortom: studenten kunnen hun deelname volledig vanuit hun kalenderuitnodiging beheren, en je ziet elke actie binnen enkele seconden op de Voilà-zijde weerspiegeld.

Groepslessen via kalender

Groepslessen voegen één extra complicatie toe — de minimale zitplaatsen-regel:

• Eén lid weigert → die plaats wordt terugbetaald, de deelnemer wordt uit het kalendergebeurtenis verwijderd, de les gaat door.
• Weigering brengt de les onder min_seats VOOR de annuleringscutoff → de hele les wordt geannuleerd, elke betaalde plaats wordt terugbetaald, het kalendergebeurtenis wordt verwijderd.
• Weigering brengt de les onder min_seats NA de annuleringscutoff → de les gaat door (mensen die hun plaats hebben vastgehouden hebben al voor het slot betaald), en je ontvangt een heads-up e-mail zodat je kunt beslissen hoe je het aanpakt.

Terugkerende lessen via kalender

Terugkerende lessen worden anders opgeslagen op elke provider, maar de ervaring is hetzelfde:

• Google: de serie is één masterevenement. Het weigeren van één instantie vanuit de kalender slaat alleen dat voorkomen in Voilà over; het weigeren van de master annuleert elk toekomstig voorkomen.
• Outlook: elk voorkomen is individueel gekoppeld, zodat updates per instantie van Microsoft Graph schoon doorstromen. Het weigeren van één voorkomen slaat het in Voilà over; het weigeren van de serie beëindigt toekomstige voorkomens.
• Een voorkomen overslaan vanuit Voilà annuleert automatisch het overeenkomstige kalendergebeurtenis met een schone annuleringsmelding aan deelnemers.
• Een wijziging van het annuleringsbeleid van een tutor wordt niet retroactief toegepast op voorkomens die al bestaan — elk voorkomen sluit het beleid in dat actief was toen het werd aangemaakt.

Hoe synchronisatie wordt geleverd

Voilà gebruikt pushberichten (webhooks) als primaire trigger:

• Google Calendar — Voilà abonneert zich op je kalender via Google's events.watch-kanaal; updates arriveren binnen enkele seconden nadat je in Google Calendar hebt opgeslagen.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà abonneert zich via Microsoft Graph-webhooks; hetzelfde gedrag.

Een kleine set veiligheidsmaatregelen houdt het kanaal gezond:

• Uurlijkse onderhoudstaak vernieuwt abonnementen voordat ze verlopen en bootstrapt eventuele ontbrekende watches.
• Terugvulling bij verbinding pusht bestaande toekomstige Voilà-lessen naar je nieuwe kalender (en importeert je bestaande kalender-bezettijden terug).
• Handmatig vernieuwen is beschikbaar op de planningspagina — handig als je test of als een webhook even geen levering heeft gemist.

Eerdere versies van deze pagina noemden een "5-minuten-pollingcyclus". Dat is niet langer nauwkeurig — synchronisatie is op push gebaseerd en arriveert meestal in minder dan 30 seconden.

Annuleringsbeleid en terugbetalingen via kalender

Annuleringen aan de kalenderzijde volgen exact hetzelfde annuleringsbeleid dat je hebt geconfigureerd voor Stripe-betaalde boekingen (zie Stripe Connect Payments):

• Je annuleert (verwijdert/annuleert vanuit je kalender): student krijgt volledige terugbetaling, ongeacht het moment.
• Student weigert vanuit hun kalender voor de cutoff: volledige terugbetaling of krediet teruggegeven aan de student.
• Student weigert vanuit hun kalender na de cutoff: betaling wordt verbeurd (je behoudt het) of het sessiekrediet wordt verbruikt.
• Groepslessen: terugbetalingen per plaats voor individuele weigering; volledige terugbetaling van elke betaalde plaats als een tutor-annulering of een pre-cutoff-daling onder min_seats de les annuleert.

Privacy en bereik

• Voilà leest en schrijft alleen evenementen op de kalender die je verbindt — nooit andere kalenders op je account.
• Evenementen die Voilà leest, worden alleen gebruikt voor planning en beschikbaarheidsberekeningen.
• Je kunt toegang op elk moment intrekken onder Instellingen → Integraties (of rechtstreeks vanuit je Google / Microsoft-accountinstellingen).

Probleemoplossing

Token verlopen

Als synchronisatie stopt, is het OAuth-token waarschijnlijk verlopen. Open Instellingen → Integraties en klik op Opnieuw verbinden.

Synchronisatievertraging

Webhooks worden meestal binnen ~30 seconden geleverd. De uurlijkse onderhoudstaak is een veiligheidsnet dat abonnementen vernieuwt en elke levering die even is mislukt opnieuw synchroniseert. Je kunt ook handmatig een vernieuwing activeren vanuit de Planningpagina.

Conflicten met niet-Voilà-evenementen

Als je probeert een Voilà-boeking op een slot te bevestigen dat wordt bedekt door een niet-Voilà-evenement op je kalender, waarschuwt Voilà je en laat je het conflict overschrijven — handig wanneer het kalendergebeurtenis een "zachte" hold is die je graag wilt loslaten.

Providers wisselen

Slechts één kalender kan tegelijk worden verbonden. Verbreek Google voordat je Outlook verbindt (of omgekeerd) onder Instellingen → Integraties.

Bidirectionele synchronisatie, end-to-end

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Gerelateerd

• Planning — wekelijkse beschikbaarheid, boeking beleid, vakantiestand
• Groepslessen — minimale zitplaatsen, ledenbeheer, groepsannuleringsgedrag
• Stripe Connect Payments — annuleringsbeleid en hoe terugbetalingen worden toegepast