Ga naar hoofdinhoud

Kalender Integratie

Verbind je Google Calendar of Microsoft Outlook kalender om je Voila planning gesynchroniseerd te houden met je externe kalender. Studenten zien je real-time beschikbaarheid, en nieuwe lessen worden automatisch toegevoegd aan je kalender.

Ondersteunde Providers​

ProviderVideo link aangemaaktSynchronisatie richting
Google CalendarGoogle MeetTweeweg (lezen + schrijven)
Microsoft OutlookMicrosoft TeamsTweeweg (lezen + schrijven)

Je kunt slechts één kalender provider tegelijk verbinden. Om van provider te wisselen, verbreek eerst de verbinding met de huidige.

Google Calendar Verbinden​

  1. Ga naar Instellingen → Integraties (of Planning → Kalender Verbinden).
  2. Klik op Google Calendar Verbinden.
  3. Log in met je Google account en geef Voila toestemming om toegang te krijgen tot je kalender.
  4. Eenmaal verbonden, synchroniseert je kalender automatisch.

Microsoft Outlook Verbinden​

  1. Ga naar Instellingen → Integraties.
  2. Klik op Outlook Kalender Verbinden.
  3. Log in met je Microsoft account en geef Voila toestemming om toegang te krijgen tot je kalender.
  4. Eenmaal verbonden, synchroniseert je kalender automatisch.

Wat Er Gebeurt Wanneer Verbonden​

Automatische Synchronisatie​

Je externe kalender wordt elke 5 minuten gesynchroniseerd. Gebeurtenissen op je kalender worden gedetecteerd en gebruikt om je beschikbaarheid te bepalen.

Bezette Tijd Detectie​

Elk niet-geannuleerd evenement op je verbonden kalender telt als bezet. Studenten kunnen geen lessen boeken tijdens tijden die overlappen met je kalender gebeurtenissen.

Les Aanmaak​

Wanneer een les wordt aangemaakt op Voila:

  • Google Calendar: de les verschijnt op je Google Calendar met een Google Meet link bijgevoegd.
  • Outlook: de les verschijnt op je Outlook kalender als een Teams meeting.

Backfill bij Verbinden​

Wanneer je voor het eerst je kalender verbindt, worden bestaande toekomstige Voila lessen automatisch toegevoegd aan je externe kalender.

Kalender-naar-Voila Synchronisatie​

Als een kalender gebeurtenis overeenkomst met een Voila les (gebaseerd op de e-mail van de student en timing), synchroniseren wijzigingen terug:

  • Gebeurtenissen aangemaakt in je externe kalender kunnen verschijnen als lessen op Voila wanneer het deelnemer e-mailadres overeenkomt met een student in je studentenlijst.
  • Het verwijderen of annuleren van een gebeurtenis in je externe kalender annuleert de corresponderende Voila boeking.

Hoe Beschikbaarheid Werkt voor Studenten​

Wanneer een student je boekingspagina bekijkt, wordt je beschikbaarheid berekend uit drie bronnen:

  1. Wekelijkse beschikbaarheidsslots — de dagen en tijden die je hebt gemarkeerd als beschikbaar (ingesteld in Planning → Wekelijkse Beschikbaarheid of je Profiel).
  2. Kalender bezette tijden — gebeurtenissen van je verbonden kalender die tijd blokkeren.
  3. Bestaande boekingen — bevestigde Voila lessen en lopende boekingsverzoeken.

Een tijdslot is alleen beschikbaar als het valt binnen je wekelijkse beschikbaarheid en niet overlapt met een kalender gebeurtenis of bestaande boeking.

Boekingsvenster​

Studenten kunnen tot 14 dagen van tevoren boeken. Beschikbaarheid buiten dat venster wordt niet getoond.

Wekelijkse Beschikbaarheid Vereist​

Zelfs met een verbonden kalender kunnen studenten alleen boeken tijdens je gedefinieerde wekelijkse beschikbaarheidsuren. Kalender integratie voegt bezette-tijd blokkering toe bovenop je beschikbaarheidsschema — het vervangt het niet.

Kalender-Gedreven Annuleringen​

Als je een gesynchroniseerde les gebeurtenis verwijdert of annuleert van je externe kalender:

  1. De corresponderende Voila boeking wordt automatisch geannuleerd.
  2. Als de student heeft betaald via Stripe Connect, worden ze automatisch terugbetaald.
  3. De student ontvangt een annuleringsnotificatie.

Dit werkt voor zowel Google Calendar als Outlook.

Probleemoplossing​

Token Verlopen​

Als je kalender verbinding stopt met synchroniseren, is het authenticatie token mogelijk verlopen. Ga naar Instellingen → Integraties en verbind je kalender opnieuw door weer in te loggen.

Synchronisatie Vertragingen​

Kalender gebeurtenissen synchroniseren elke 5 minuten. Als een recent toegevoegde gebeurtenis niet onmiddellijk verschijnt, wacht een paar minuten en controleer opnieuw. Je kunt ook een handmatige synchronisatie activeren vanuit Planning.

Van Provider Wisselen​

Je kunt niet zowel Google Calendar als Outlook tegelijk verbonden hebben. Om te wisselen, verbreek de verbinding met de huidige provider in Instellingen → Integraties, en verbind dan de nieuwe.

Gerelateerd​

  • Planning — wekelijkse beschikbaarheid, boekingsbeleid, en vakantiemodus
  • Hoe Betalingen Werken — annuleringsbeleid en betalingsreserveringen