Tích hợp Lịch

Kết nối một lần, quản lý ở mọi nơi. Sau khi bạn kết nối Google Calendar hoặc Microsoft Outlook (Teams), các bài học Voilà của bạn sẽ xuất hiện trên lịch của bạn giống như bất kỳ cuộc họp nào khác — và bất cứ điều gì bạn thực hiện với sự kiện từ lịch của bạn sẽ tự động quay trở lại Voilà. Lên lịch lại, hủy, chấp nhận, từ chối — cả hai phía sẽ luôn đồng bộ trong vòng vài giây.

Trang này được viết cho các gia sư. Phần "Những gì học sinh của bạn trải nghiệm" giải thích chính xác những gì học sinh của bạn thấy ở phía họ để bạn có thể tự tin quản lý toàn bộ lịch biểu của mình từ lịch của bạn.

Các nhà cung cấp được hỗ trợ

Nhà cung cấp	Liên kết video được đính kèm tự động	Những gì được tạo
Google Calendar	Google Meet	Một sự kiện cho mỗi bài học, sự kiện chính cho mỗi chuỗi lặp lại
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Một sự kiện cho mỗi bài học, một sự kiện cho mỗi lần xuất hiện lặp lại

Bạn có thể kết nối một nhà cung cấp lịch tại một thời điểm. Để chuyển đổi, hãy ngắt kết nối nhà cung cấp hiện tại trước dưới Cài đặt → Tích hợp.

Kết nối Google Calendar

1. Đi tới Cài đặt → Tích hợp, hoặc Lên lịch → Kết nối Google Calendar.
2. Nhấp vào Kết nối Google Calendar.
3. Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn và cấp quyền cho Voilà để đọc và ghi sự kiện.
4. Lịch của bạn sẽ bắt đầu đồng bộ hóa ngay lập tức.

Điều gì xảy ra ngay khi bạn kết nối: mọi bài học Voilà được xác nhận trong tương lai sẽ được đẩy lên Google Calendar của bạn — mỗi bài đều có liên kết Google Meet, những người tham dự được điền sẵn, và nội dung "Đã đặt qua Voilà". Không có gì khác để làm.

Kết nối Microsoft Outlook / Teams

1. Đi tới Cài đặt → Tích hợp, hoặc Lên lịch → Kết nối Outlook Calendar.
2. Nhấp vào Kết nối Outlook Calendar.
3. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn và cấp quyền cho Voilà để đọc và ghi sự kiện.
4. Lịch của bạn sẽ bắt đầu đồng bộ hóa ngay lập tức.

Mỗi bài học sẽ xuất hiện trên lịch Outlook của bạn dưới dạng cuộc họp Teams (liên kết tham gia được đính kèm tự động), với học sinh được liệt kê là người tham dự. Hành vi điền lại tương tự cũng áp dụng: các bài học Voilà trong tương lai sẽ xuất hiện trên lịch Outlook của bạn ngay lập tức.

Những gì xuất hiện trên lịch của bạn (Voilà → lịch)

Sự kiện Voilà	Những gì bạn thấy trên lịch
Một đặt chỗ 1:1 được xác nhận	Một lời mời vào thời gian bài học, với liên kết Meet/Teams, học sinh là người tham dự, và nội dung do Voilà tạo.
Một bài học nhóm được xác nhận	Cùng một sự kiện, với mọi thành viên được chấp nhận trên danh sách người tham dự. Khi có thêm thành viên chấp nhận, họ sẽ được thêm vào; nếu một thành viên rời đi, họ sẽ bị xóa.
Một bài học lặp lại được tạo	Google: một sự kiện lặp lại chính bao gồm toàn bộ chuỗi. Outlook: một sự kiện cho mỗi lần xuất hiện (để các bản cập nhật cho mỗi phiên bản chảy sạch qua Microsoft Graph).
Một lần lên lịch lại được chấp nhận trong Voilà	Thời gian bắt đầu/kết thúc của lời mời được cập nhật tại chỗ và những người tham dự sẽ nhận được thông báo cập nhật. Hoạt động trên cả Google và Outlook.
Một bài học bị hủy trong Voilà	Sự kiện lịch bị xóa và những người tham dự được thông báo bằng thông báo hủy. Hoạt động trên cả Google và Outlook.
Một lần xuất hiện lặp lại bị bỏ qua trong Voilà	Chỉ lần xuất hiện đó bị hủy — phần còn lại của chuỗi vẫn nguyên vẹn.

Những gì đồng bộ hóa trở lại Voilà (lịch → Voilà)

Đây là phần cho phép bạn "sống trong lịch của bạn". Bất cứ điều gì dưới đây sẽ thay đổi trạng thái Voilà tự động.

Bạn di chuyển thời gian sự kiện

Kéo một sự kiện Voilà sang một khe khác, hoặc chỉnh sửa thời gian bắt đầu/kết thúc của nó, sẽ mở ra một đề xuất lên lịch lại bên trong Voilà. Sau khi học sinh xác nhận (trong ứng dụng hoặc bằng cách trả lời email), thời gian sự kiện sẽ được khóa trên cả hai hệ thống. Cho đến lúc đó, sự kiện sẽ ở trạng thái đề xuất đang chờ xử lý — học sinh vẫn có thể xem và chấp nhận/từ chối nó từ bên trong Voilà.

Bạn xóa hoặc hủy sự kiện

Voilà đánh dấu bài học bị hủy và chạy nhánh hủy của gia sư của chính sách hủy:

• Học sinh được hoàn lại toàn bộ thanh toán (nếu Stripe) hoặc có tín dụng phiên của họ được trả lại (nếu gói phiên), bất kể việc hủy xảy ra trước hay sau thời hạn. Các lần hủy do gia sư gây ra luôn làm cho học sinh được bảo vệ.
• Đối với bài học nhóm, mọi chỗ ngồi được trả tiền sẽ được hoàn lại.
• Học sinh sẽ nhận được email hủy và cập nhật thẻ trò chuyện.

Bạn tạo một sự kiện mới với một trong những học sinh của bạn là người tham dự

Nếu có mối quan hệ học sinh–gia sư hoạt động giữa bạn, Voilà sẽ:

• Tự động tạo một đề xuất đặt chỗ cho bài học đó.
• Gửi email cho học sinh để họ có thể xác nhận thời gian.
• Giữ khe thời gian trên tính khả dụng của bạn trong khi đề xuất đang chờ xử lý.

Nếu người tham dự không phải là một học sinh được biết đến của bạn, Voilà sẽ ghi lại sự kiện dưới dạng khối thời gian bận rộn thông thường trên tính khả dụng của bạn — nhưng không tạo đặt chỗ.

Bạn thêm bất kỳ sự kiện nào khác vào lịch của bạn

Bất kỳ sự kiện nào bạn thêm — cuộc họp công việc, cuộc hẹn nha sĩ, ăn trưa với bạn — sẽ được coi là thời gian bận rộn và chặn các đặt chỗ học sinh mới trong cửa sổ đó. Bạn không phải làm gì cả; điều này là tự động.

Những gì học sinh của bạn trải nghiệm

Bất cứ khi nào một bài học được xác nhận, học sinh của bạn sẽ nhận được lời mời lịch cho cùng một sự kiện — với liên kết tham gia Meet hoặc Teams bên trong. Vì vậy, họ cũng có thể quản lý bài học từ lịch của riêng họ. Đây là cách Voilà phản ứng chính xác với mỗi điều mà học sinh có thể làm từ hộp thư hoặc ứng dụng lịch của họ:

Hành động của học sinh	Voilà làm gì
Chấp nhận lời mời	Không có gì thêm — họ đã ở trên bài học. RSVP của họ được ghi lại để hiển thị.
Từ chối một đề xuất đang chờ xử lý từ lịch của họ	Đề xuất bị từ chối trong Voilà. Bạn sẽ được thông báo qua email và trò chuyện.
Từ chối một bài học 1:1 được xác nhận từ lịch của họ	Voilà chạy nhánh hủy của học sinh của chính sách hủy. Trước thời hạn = hoàn lại toàn bộ hoặc tín dụng được trả lại; sau thời hạn = mất quyền (bạn giữ thanh toán).
*Từ chối từ một bài học nhóm được xác nhận	Chỉ chỗ ngồi của học sinh đó được hoàn lại; bài học tiếp tục cho mọi người khác (tuân theo quy tắc chỗ ngồi tối thiểu của bạn).
Từ chối một lần xuất hiện lặp lại	Lần xuất hiện đó bị bỏ qua (hoàn lại hoặc mất quyền theo chính sách hủy). Phần còn lại của chuỗi không bị ảnh hưởng.
Chuyển tiếp lời mời sang hộp thư khác	Không ảnh hưởng đến bài học — Voilà là nguồn sự thật, và chuyển tiếp lời mời không di chuyển bài học hoặc phát hành lại hoàn tiền.

Tóm lại: học sinh có thể quản lý sự tham gia của họ hoàn toàn từ lời mời lịch của họ, và bạn sẽ thấy mọi hành động được phản ánh ở phía Voilà trong vòng vài giây.

Bài học nhóm qua lịch

Bài học nhóm thêm một điểm phức tạp — quy tắc chỗ ngồi tối thiểu:

• Một thành viên từ chối → chỗ ngồi đó được hoàn lại, người tham dự bị xóa khỏi sự kiện lịch, bài học tiếp tục.
• Từ chối làm bài học rơi xuống dưới min_seats TRƯỚC thời hạn hủy → toàn bộ bài học bị hủy, mọi chỗ ngồi được trả tiền sẽ được hoàn lại, sự kiện lịch bị xóa.
• Từ chối làm bài học rơi xuống dưới min_seats SAU thời hạn hủy → bài học vẫn tiếp tục (những người giữ chỗ ngồi của họ đã thanh toán cho khe thời gian), và bạn sẽ nhận được email thông báo để bạn có thể quyết định cách xử lý.

Bài học lặp lại qua lịch

Bài học lặp lại được lưu trữ khác nhau trên mỗi nhà cung cấp, nhưng trải nghiệm là như nhau:

• Google: chuỗi là một sự kiện lặp lại chính duy nhất. Từ chối một phiên bản từ lịch sẽ bỏ qua chỉ lần xuất hiện đó trong Voilà; từ chối phiên bản chính sẽ hủy mọi lần xuất hiện trong tương lai.
• Outlook: mỗi lần xuất hiện được liên kết riêng lẻ để các bản cập nhật cho mỗi phiên bản từ Microsoft Graph chảy sạch. Từ chối một lần xuất hiện sẽ bỏ qua nó trong Voilà; từ chối chuỗi sẽ kết thúc các lần xuất hiện trong tương lai.
• Bỏ qua một lần xuất hiện từ bên trong Voilà sẽ tự động hủy phiên bản lịch phù hợp với thông báo hủy sạch cho những người tham dự.
• Thay đổi chính sách hủy của gia sư không được áp dụng hồi tưởng cho các lần xuất hiện đã tồn tại — mỗi lần xuất hiện khóa chính sách đã hoạt động khi nó được tạo.

Cách đồng bộ hóa được cung cấp

Voilà sử dụng thông báo đẩy (webhooks) làm trình kích hoạt chính:

• Google Calendar — Voilà đăng ký lịch của bạn thông qua kênh events.watch của Google; các bản cập nhật sẽ đến trong vòng vài giây sau khi bạn lưu trong Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà đăng ký thông qua webhooks Microsoft Graph; hành vi tương tự.

Một tập hợp nhỏ các lưới an toàn giữ cho kênh khỏe mạnh:

• Công việc bảo trì hàng giờ gia hạn các đăng ký trước khi hết hạn và khởi động bất kỳ lần xem nào bị thiếu.
• Điền lại khi kết nối đẩy các bài học Voilà hiện có trong tương lai đến lịch mới của bạn (và nhập lại các thời gian bận rộn lịch hiện có của bạn).
• Làm mới thủ công có sẵn từ trang Lên lịch — hữu ích nếu bạn đang kiểm tra hoặc nếu webhook tạm thời bỏ lỡ việc gửi.

Các phiên bản trước của trang này đã đề cập đến "chu kỳ thăm dò 5 phút". Điều đó không còn chính xác nữa — đồng bộ hóa dựa trên đẩy và thường đến trong chưa đầy 30 giây.

Chính sách hủy và hoàn tiền qua lịch

Các lần hủy từ phía lịch tuân theo chính xác cùng một chính sách hủy mà bạn đã cấu hình cho các đặt chỗ được trả tiền qua Stripe (xem Thanh toán Stripe Connect):

• Bạn hủy (xóa/hủy từ lịch của bạn): học sinh được hoàn lại toàn bộ, bất kể thời gian.
• Học sinh từ chối từ lịch của họ trước thời hạn: hoàn lại toàn bộ hoặc tín dụng được trả lại cho học sinh.
• Học sinh từ chối từ lịch của họ sau thời hạn: thanh toán bị mất (bạn giữ nó) hoặc tín dụng phiên bị tiêu thụ.
• Bài học nhóm: hoàn lại từng chỗ ngồi cho các lần từ chối riêng lẻ; hoàn lại toàn bộ mọi chỗ ngồi được trả tiền nếu một lần hủy của gia sư hoặc một lần rơi xuống dưới min_seats trước thời hạn hủy bài học.

Quyền riêng tư và phạm vi

• Voilà chỉ đọc và ghi sự kiện trên lịch bạn kết nối — không bao giờ bất kỳ lịch nào khác trên tài khoản của bạn.
• Các sự kiện Voilà đọc được sử dụng chỉ để lên lịch và tính toán tính khả dụng.
• Bạn có thể thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào dưới Cài đặt → Tích hợp (hoặc trực tiếp từ cài đặt tài khoản Google / Microsoft của bạn).

Khắc phục sự cố

Token hết hạn

Nếu đồng bộ hóa dừng lại, token OAuth có thể đã hết hạn. Mở Cài đặt → Tích hợp và nhấp vào Kết nối lại.

Độ trễ đồng bộ hóa

Webhooks thường gửi trong ~30 giây. Công việc bảo trì hàng giờ là một lưới an toàn gia hạn các đăng ký và đồng bộ hóa lại bất kỳ lần gửi nào tạm thời bị lỗi. Bạn cũng có thể kích hoạt làm mới thủ công từ trang Lên lịch.

Xung đột với các sự kiện không phải Voilà

Nếu bạn cố gắng xác nhận một đặt chỗ Voilà trên một khe được bao phủ bởi một sự kiện không phải Voilà trên lịch của bạn, Voilà sẽ cảnh báo bạn và cho phép bạn ghi đè xung đột — hữu ích khi sự kiện lịch là một "giữ mềm" mà bạn sẵn sàng phát hành.

Chuyển đổi nhà cung cấp

Chỉ có thể kết nối một lịch tại một thời điểm. Ngắt kết nối Google trước khi kết nối Outlook (hoặc ngược lại) dưới Cài đặt → Tích hợp.

Đồng bộ hóa hai chiều, từ đầu đến cuối

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Liên quan

• Lên lịch — tính khả dụng hàng tuần, chính sách đặt chỗ, chế độ nghỉ phép
• Bài học nhóm — chỗ ngồi tối thiểu, quản lý thành viên, hành vi hủy nhóm
• Thanh toán Stripe Connect — chính sách hủy và cách áp dụng hoàn tiền