Integrazione del Calendario

Connetti una volta, gestisci ovunque. Una volta che connetti Google Calendar o Microsoft Outlook (Teams), le tue lezioni Voilà vivono nel tuo calendario esattamente come qualsiasi altro incontro — e tutto quello che fai all'evento dal tuo calendario ritorna automaticamente in Voilà. Riprogramma, annulla, accetta, rifiuta — entrambi i lati rimangono sincronizzati in pochi secondi.

Questa pagina è scritta per i tutor. La sezione "Cosa vedono i tuoi studenti" spiega esattamente cosa vedono i tuoi studenti da parte loro, così puoi gestire con sicurezza l'intero tuo programma dal tuo calendario.

Provider supportati

Provider	Link video allegato automaticamente	Cosa viene creato
Google Calendar	Google Meet	Un evento per lezione, evento master per serie ricorrente
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Un evento per lezione, un evento per occorrenza ricorrente

Puoi connettere un provider di calendario alla volta. Per cambiare, disconnetti prima quello attuale in Impostazioni → Integrazioni.

Connessione di Google Calendar

1. Vai a Impostazioni → Integrazioni, oppure Pianificazione → Connetti Google Calendar.
2. Fai clic su Connetti Google Calendar.
3. Accedi con il tuo account Google e autorizza Voilà a leggere e scrivere eventi.
4. Il tuo calendario inizia a sincronizzarsi immediatamente.

Cosa succede nel momento in cui ti connetti: ogni lezione Voilà confermata e futura viene caricata sul tuo Google Calendar — ognuna con un link Google Meet, i partecipanti pre-compilati e un corpo "Prenotato tramite Voilà". Non c'è nient'altro da fare.

Connessione di Microsoft Outlook / Teams

1. Vai a Impostazioni → Integrazioni, oppure Pianificazione → Connetti Calendario Outlook.
2. Fai clic su Connetti Calendario Outlook.
3. Accedi con il tuo account Microsoft e autorizza Voilà a leggere e scrivere eventi.
4. Il tuo calendario inizia a sincronizzarsi immediatamente.

Ogni lezione arriva sul tuo calendario Outlook come una riunione Teams (il link di accesso è allegato automaticamente), con lo studente elencato come partecipante. Lo stesso comportamento di backfill si applica: le lezioni Voilà future appaiono sul tuo calendario Outlook subito.

Cosa appare nel tuo calendario (Voilà → calendario)

Evento Voilà	Cosa vedi nel calendario
Una prenotazione 1:1 è confermata	Un invito all'ora della lezione, con il link Meet/Teams, lo studente come partecipante, e un corpo scritto da Voilà.
Una lezione di gruppo si conferma	Lo stesso evento, con ogni membro accettato nell'elenco dei partecipanti. Man mano che più membri accettano, vengono aggiunti; se un membro si ritira, viene rimosso.
Una lezione ricorrente viene creata	Google: un evento ricorrente master che copre l'intera serie. Outlook: un evento per occorrenza (così gli aggiornamenti per istanza fluiscono chiaramente attraverso Microsoft Graph).
Una riprogrammazione è accettata in Voilà	L'ora di inizio/fine dell'invito si aggiorna sul posto e i partecipanti ricevono un avviso di aggiornamento. Funziona sia su Google che su Outlook.
Una lezione è annullata in Voilà	L'evento del calendario viene rimosso e i partecipanti vengono notificati con un avviso di cancellazione. Funziona sia su Google che su Outlook.
Un'occorrenza ricorrente viene saltata in Voilà	Solo quella occorrenza viene annullata — il resto della serie rimane intatto.

Cosa si sincronizza di nuovo in Voilà (calendario → Voilà)

Questa è la sezione che ti permette di "vivere nel tuo calendario". Qualsiasi cosa qui sotto cambia lo stato di Voilà automaticamente.

Sposti l'ora dell'evento

Trascinare un evento Voilà in uno slot diverso, o modificare il suo inizio/fine, apre una proposta di riprogrammazione dentro Voilà. Una volta che lo studente conferma (in-app o rispondendo all'email), l'ora dell'evento è bloccata in entrambi i sistemi. Fino ad allora, l'evento rimane come una proposta in sospeso — lo studente può ancora vederla e accettarla/rifiutarla da dentro Voilà.

Elimini o annulli l'evento

Voilà contrassegna la lezione come annullata ed esegue il ramo di cancellazione del tutor della politica di cancellazione:

• Lo studente viene rimborsato del pagamento completo (se Stripe) o ha il suo credito di sessione restituito (se un pacchetto di sessioni), indipendentemente dal fatto che l'annullamento sia avvenuto prima o dopo il limite. Le cancellazioni attribuite al tutor rendono sempre lo studente intero.
• Per le lezioni di gruppo, ogni posto pagato viene rimborsato.
• Lo studente riceve un'email di cancellazione e un aggiornamento della chat-card.

Crei un nuovo evento con uno dei tuoi studenti come partecipante

Se c'è una relazione attiva studente-tutor tra voi, Voilà:

• Auto-creerà una proposta di prenotazione per quella lezione.
• Manderà un'email allo studente in modo che possa confermare l'ora.
• Terrà lo slot sulla tua disponibilità mentre la proposta è in sospeso.

Se il partecipante non è uno studente conosciuto, Voilà registra l'evento come un blocco di tempo occupato regolare sulla tua disponibilità — ma non crea una prenotazione.

Aggiungi qualsiasi altro evento al tuo calendario

Qualsiasi evento che aggiungi — riunioni di lavoro, appuntamenti dal dentista, pranzo con un amico — è trattato come tempo occupato e blocca le nuove prenotazioni degli studenti durante quella finestra. Non devi fare nulla; questo è automatico.

Cosa vedono i tuoi studenti

Ogni volta che una lezione è confermata, il tuo studente riceve un invito del calendario per lo stesso evento — con il link di accesso Meet o Teams dentro. Così possono gestire la lezione dal loro calendario anche. Ecco esattamente come Voilà reagisce a ogni cosa che uno studente può fare dalla sua inbox o dall'app del calendario:

Azione dello studente	Cosa fa Voilà
Accetta l'invito	Niente di extra — sono già sulla lezione. Il loro RSVP è registrato per visibilità.
Rifiuta una proposta in sospeso dal loro calendario	La proposta è rifiutata in Voilà. Sei notificato via email e chat.
Rifiuta una lezione 1:1 confermata dal loro calendario	Voilà esegue il ramo di cancellazione dello studente della politica di cancellazione. Prima del limite = rimborso completo o credito restituito; dopo il limite = perdita (tu mantieni il pagamento).
Rifiuta da una lezione di gruppo confermata	Solo il posto di quello studente viene rimborsato; la lezione continua per tutti gli altri (soggetto alla tua regola di posti minimi).
Rifiuta un'occorrenza ricorrente	Quella singola occorrenza viene saltata (rimborso o perdita secondo la politica di cancellazione). Il resto della serie rimane intatto.
Inoltra l'invito a un'altra inbox	Nessun effetto sulla lezione — Voilà è la fonte di verità, e inoltrare l'invito non sposta la lezione o ri-emette rimborsi.

In breve: gli studenti possono gestire la loro partecipazione interamente dall'invito del calendario, e vedrai ogni azione riflessa sul lato Voilà in pochi secondi.

Lezioni di gruppo tramite calendario

Le lezioni di gruppo aggiungono una piega in più — la regola dei posti minimi:

• Un membro rifiuta → quel posto viene rimborsato, il partecipante viene rimosso dall'evento del calendario, la lezione continua.
• Il rifiuto fa scendere la lezione sotto min_seats PRIMA del limite di cancellazione → l'intera lezione è annullata, ogni posto pagato viene rimborsato, l'evento del calendario viene rimosso.
• Il rifiuto fa scendere la lezione sotto min_seats DOPO il limite di cancellazione → la lezione rimane (le persone che hanno mantenuto il loro posto hanno già pagato per lo slot), e ricevi un'email di avviso in modo che tu possa decidere come gestirla.

Lezioni ricorrenti tramite calendario

Le lezioni ricorrenti sono archiviate diversamente su ogni provider, ma l'esperienza è la stessa:

• Google: la serie è un singolo evento ricorrente master. Rifiutare un'istanza dal calendario salta solo quella occorrenza in Voilà; rifiutare il master annulla ogni occorrenza futura.
• Outlook: ogni occorrenza è collegata individualmente in modo che gli aggiornamenti per istanza da Microsoft Graph fluiscano chiaramente. Rifiutare un'occorrenza la salta in Voilà; rifiutare la serie termina le occorrenze future.
• Saltare un'occorrenza da dentro Voilà annulla automaticamente l'istanza del calendario corrispondente con un avviso di cancellazione pulito ai partecipanti.
• Un cambio della politica di cancellazione del tutor non è applicato retroattivamente alle occorrenze che già esistono — ogni occorrenza blocca la politica che era attiva quando è stata creata.

Come viene consegnata la sincronizzazione

Voilà utilizza notifiche push (webhook) come trigger principale:

• Google Calendar — Voilà si iscrive al tuo calendario tramite il canale events.watch di Google; gli aggiornamenti arrivano entro pochi secondi dal salvataggio in Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà si iscrive tramite webhook di Microsoft Graph; stesso comportamento.

Un piccolo insieme di reti di sicurezza mantiene il canale sano:

• Lavoro di manutenzione oraria rinnova le iscrizioni prima che scadano e avvia qualsiasi watch mancante.
• Backfill al collegamento carica le lezioni Voilà future esistenti sul tuo nuovo calendario (e re-importa i tuoi tempi occupati del calendario esistente).
• Aggiornamento manuale è disponibile dalla pagina Pianificazione — utile se stai testando o se un webhook ha brevemente mancato la consegna.

Le versioni precedenti di questa pagina menzionavano un "ciclo di polling di 5 minuti". Non è più accurato — la sincronizzazione è basata su push e in genere arriva in meno di 30 secondi.

Politica di cancellazione e rimborsi tramite calendario

Le cancellazioni dal lato calendario seguono esattamente la stessa politica di cancellazione che hai configurato per le prenotazioni pagate con Stripe (vedi Pagamenti Stripe Connect):

• Tu annulli (elimina/annulla dal tuo calendario): lo studente viene completamente rimborsato, indipendentemente dai tempi.
• Lo studente rifiuta dal suo calendario prima del limite: rimborso completo o credito restituito allo studente.
• Lo studente rifiuta dal suo calendario dopo il limite: il pagamento è perso (tu lo mantieni) o il credito di sessione è consumato.
• Lezioni di gruppo: rimborsi per posto per rifiuti individuali; rimborso completo di ogni posto pagato se un annullamento del tutor o una caduta pre-limite sotto min_seats annulla la lezione.

Privacy e ambito

• Voilà legge e scrive solo gli eventi sul calendario che connetti — mai nessun altro calendario sul tuo account.
• Gli eventi che Voilà legge sono utilizzati esclusivamente per i calcoli di pianificazione e disponibilità.
• Puoi revocare l'accesso in qualsiasi momento in Impostazioni → Integrazioni (o direttamente dalle impostazioni del tuo account Google / Microsoft).

Risoluzione dei problemi

Token scaduto

Se la sincronizzazione si ferma, il token OAuth è probabilmente scaduto. Apri Impostazioni → Integrazioni e fai clic su Riconnetti.

Ritardi di sincronizzazione

I webhook di solito vengono consegnati entro ~30 secondi. Il lavoro di manutenzione oraria è una rete di sicurezza che rinnova le iscrizioni e ri-sincronizza qualsiasi consegna che brevemente ha fallito. Puoi anche attivare un aggiornamento manuale dalla pagina Pianificazione.

Conflitti con eventi non-Voilà

Se provi a confermare una prenotazione Voilà su uno slot coperto da un evento non-Voilà sul tuo calendario, Voilà ti avvertirà e ti lascerà ignorare il conflitto — utile quando l'evento del calendario è una "soft" hold che sei felice di rilasciare.

Cambio di provider

Solo un calendario può essere connesso alla volta. Disconnetti Google prima di connettere Outlook (o viceversa) in Impostazioni → Integrazioni.

Sincronizzazione bidirezionale, da capo a fondo

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Calendario Studente"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Calendario Tutor (Google o Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lezione confermata in Voilà
    Voila->>TutorCal: Crea evento con link Meet o Teams
    TutorCal-->>Student: Invito consegnato
    TutorCal-->>StudentCal: Invito consegnato

    Note over Student,StudentCal: Studente rifiuta dalla inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP rifiutato
    TutorCal->>Voila: Webhook si attiva
    Voila->>Voila: Esegui politica di cancellazione
    Voila-->>Tutor: Avviso in-app e email
    Voila-->>Student: Conferma rimborso o perdita

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor annulla l'evento
    TutorCal->>Voila: Webhook si attiva
    Voila->>Voila: Annulla e rimborsa
    Voila->>StudentCal: Evento del calendario rimosso

Correlati

• Pianificazione — disponibilità settimanale, politiche di prenotazione, modalità vacanza
• Lezioni di Gruppo — posti minimi, gestione dei membri, comportamento di cancellazione di gruppo
• Pagamenti Stripe Connect — politiche di cancellazione e come vengono applicati i rimborsi