Интеграция с календар

Свържи веднъж, управлявай отвсякъде. След като свържеш Google Calendar или Microsoft Outlook (Teams), твоите уроци в Voilà се появяват в твоя календар точно като всяка друга среща — и всичко, което направиш със събитието от твоя календар, се синхронизира автоматично обратно в Voilà. Преместване, отмяна, приемане, отклоняване — и двете страни остават синхронизирани в рамките на секунди.

Тази страница е написана за преподаватели. Разделът "Какво виждат твоите ученици" обяснява точно какво виждат твоите ученици от тяхната страна, така че да можеш уверено да управляваш целия си график от твоя календар.

Поддържани доставчици

Доставчик	Видео връзка се прикрепя автоматично	Какво се създава
Google Calendar	Google Meet	Едно събитие на урок, главно събитие на повтаряща се серия
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Едно събитие на урок, едно събитие на всяко повтаряне

Можеш да свържеш един доставчик на календар наведнъж. За да преминеш на друг, първо отвържи текущия под Settings → Integrations.

Свързване на Google Calendar

1. Отиди на Settings → Integrations или Scheduling → Connect Google Calendar.
2. Щракни на Connect Google Calendar.
3. Влез с твоя Google акаунт и разреши на Voilà да чете и записва събитията.
4. Твоят календар начва да се синхронизира веднага.

Какво се случва в момента на свързване: всеки потвърден бъдещ урок в Voilà се изпраща на твоя Google Calendar — всеки със Google Meet връзка, предварително попълнени участници и тяло "Booked via Voilà". Няма нищо друго, което трябва да направиш.

Свързване на Microsoft Outlook / Teams

1. Отиди на Settings → Integrations или Scheduling → Connect Outlook Calendar.
2. Щракни на Connect Outlook Calendar.
3. Влез с твоя Microsoft акаунт и разреши на Voilà да чете и записва събитията.
4. Твоят календар начва да се синхронизира веднага.

Всеки урок се появява на твоя Outlook календар като Teams среща (връзката за присъединяване се прикрепя автоматично), с ученика в списъка на участниците. Същото поведение при попълване се прилага: бъдещите уроци в Voilà се появяват на твоя Outlook календар веднага.

Какво се появява на твоя календар (Voilà → календар)

Събитие в Voilà	Какво виждаш на календара
Резервация 1:1 е потвърдена	Покана в часа на урока със Meet/Teams връзката, ученика като участник и тяло, написано от Voilà.
Групов урок е потвърден	Същото събитие, със всеки приемащ член в списъка на участниците. Когато повече членове приемат, те се добавят; ако член отпадне, той се премахва.
Повтаряющ се урок е създаден	Google: едно главно повтаряющо се събитие, покриващо цялата серия. Outlook: едно събитие на всяко повтаряне (така че актуализациите за всеки екземпляр текат чисто през Microsoft Graph).
Преместване е приемано в Voilà	Началното/крайното време на поканата се актуализира на място и участниците получават известие за актуализация. Работи както на Google, така и на Outlook.
Урок е отменен в Voilà	Събитието на календара се премахва и участниците се уведомяват с известие за отмяна. Работи както на Google, така и на Outlook.
Повтаряющо се събитие е пропуснато в Voilà	Само това един екземпляр е отменен — останалата част на серията остава неповредена.

Какво се синхронизира обратно в Voilà (календар → Voilà)

Този раздел те позволява да "живееш в твоя календар". Всичко по-долу променя състоянието на Voilà автоматично.

Преместваш времето на събитието

Преместване на събитие в Voilà в различен слот или редактиране на неговото начало/край отваря предложение за преместване в Voilà. След като ученикът потвърди (в приложението или чрез отговор на имейла), времето на събитието се заключва в двете системи. Докато тогава, събитието остава като висящо предложение — ученикът все още може да го вижда и да го приеме/отклони от Voilà.

Изтриваш или отменяваш събитието

Voilà маркира урока като отменен и изпълнява tutor-cancel клона на политиката за отмяна:

• Ученикът получава пълно възвращане на плащането (ако Stripe) или му се връща кредит за сесия (ако пакет сесии), независимо дали отмяната е станала преди или след крайния срок. Отмяни, приписани на преподавателя, винаги правят ученика цял.
• За групови уроци, всяко платено място се възвръща.
• Ученикът получава имейл за отмяна и актуализация на чат-карта.

Създаваш ново събитие с един от твоите ученици като участник

Ако има активна връзка ученик–преподавател между вас, Voilà ще:

• Автоматично създаде предложение за резервация за този урок.
• Изпрати имейл на ученика, така че той да може да потвърди времето.
• Задържи слота на твоята наличност, докато предложението е висящо.

Ако участникът не е известен ученик на твой, Voilà записва събитието като обикновен заета блок на твоята наличност — но не създава резервация.

Добавяш всяко друго събитие на твоя календар

Всяко събитие, което добавиш — работни срещи, посещение при зъболекар, обяд с приятел — се третира като заета време и блокира нови резервации на ученици през този период. Не трябва да правиш нищо; това е автоматично.

Какво виждат твоите ученици

Всеки път, когато урок е потвърден, твоят ученик получава покана за календар към същото събитие — със Meet или Teams връзката за присъединяване вътре. Така че той също може да управлява урока от своя календар. Ето точно как Voilà реагира на всичко, което ученик може да направи от своя входящ или приложение за календар:

Действие на ученика	Какво прави Voilà
Приема поканата	Нищо допълнително — той вече е на урока. Неговият RSVP се записва за видимост.
Отклоня висящо предложение от своя календар	Предложението е отклонено в Voilà. Ти си уведомен чрез имейл и чат.
Отклоня потвърден 1:1 урок от своя календар	Voilà изпълнява student-cancel клона на политиката за отмяна. Преди крайния срок = пълно възвращане или кредит върнат; след крайния срок = конфискуване (ти запазваш плащането).
Отклоня от потвърден групов урок	Само местото на този ученик се възвръща; урокът продължава за всички останали (подлежи на твоето правило за минимален брой места).
Отклоня повтаряющо се събитие	Това един екземпляр е пропуснат (възвращане или конфискуване според политиката за отмяна). Останалата част на серията е неповредена.
Препраща поканата на друг входящ	Няма ефект на урока — Voilà е източникът на истина и препращането на поканата не премества урока или преиздава възвращания.

Накратко: учениците могат да управляват своето участие изцяло от своята покана за календар, и ти ще видиш всяко действие отразено на страната на Voilà в рамките на секунди.

Групови уроци чрез календар

Групови уроци добавят един допълнителен завой — правилото за минимални места:

• Един член отклоня → това място се възвръща, участникът се премахва от събитието на календара, урокът продължава.
• Отклоняне пада урока под min_seats ПРЕДИ крайния срок за отмяна → целият урок е отменен, всяко платено място се възвръща, събитието на календара се премахва.
• Отклоняне пада урока под min_seats СЛЕД крайния срок за отмяна → урокът остава (хората, които задържаха своето място, вече са платили за слота), и ти получаваш имейл с известие, така че да можеш да решиш как да го обработиш.

Повтаряющи се уроци чрез календар

Повтаряващите се уроци се съхраняват различно на всеки доставчик, но опитът е един и същ:

• Google: серията е едно главно повтаряющо се събитие. Отклоняне на един екземпляр от календара пропуска само това събитие в Voilà; отклоняне на главното отменя всяко бъдещо събитие.
• Outlook: всяко събитие е свързано индивидуално, така че актуализациите за всеки екземпляр от Microsoft Graph текат чисто. Отклоняне на един екземпляр го пропуска в Voilà; отклоняне на серията завършва бъдещите събитията.
• Пропускане на събитие от Voilà автоматично отменя съответния екземпляр на календара с чисто известие за отмяна на участниците.
• Промяна на политиката за отмяна на преподавателя не се прилага ретроактивно на събитията, които вече съществуват — всяко събитие заключава политиката, която е била активна, когато е създадено.

Как се доставя синхронизацията

Voilà използва push известия (webhooks) като основен тригер:

• Google Calendar — Voilà се абонира на твоя календар чрез Google's events.watch канал; актуализациите пристигат в рамките на секунди от запазване в Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà се абонира чрез Microsoft Graph webhooks; същото поведение.

Малък набор от предпазни мерки поддържа канала здрав:

• Часова работа по поддръжка подновява абонаментите преди да изтекат и зарежда всички липсващи часовници.
• Попълване при свързване изпраща съществуващите бъдещи уроци в Voilà на твоя нов календар (и обратно импортира твоите съществуващи заета времена на календара).
• Ръчно обновяване е налично от страницата Scheduling — полезно, ако тестваш или ако webhook кратко е пропуснал доставка.

По-ранни версии на тази страница споменаха "5-минутен цикъл на опитване". Това вече не е точно — синхронизацията е push-базирана и обикновено пристига в много по-малко от 30 секунди.

Политика за отмяна и възвращания чрез календар

Отмяни от страната на календара следват точно същата политика за отмяна, която си конфигурирал за Stripe-платени резервации (виж Stripe Connect Payments):

• Ти отменяваш (изтриваш/отменяваш от твоя календар): ученикът е пълно възвращане, независимо от времето.
• Ученик отклоня от своя календар преди крайния срок: пълно възвращане или кредит върнат на ученика.
• Ученик отклоня от своя календар след крайния срок: плащането е конфискувано (ти го запазваш) или кредитът за сесия е консумиран.
• Групови уроци: възвращания за всяко място за отделни отклонения; пълно възвращане на всяко платено място, ако отмяна на преподавателя или пред-крайния срок пада под min_seats отменя урока.

Поверителност и обхват

• Voilà само чете и записва събитията на календара, който свързваш — никога никой друг календар на твоя акаунт.
• Събитията, които Voilà чете, се използват единствено за планиране и изчисления на наличност.
• Можеш да отмениш достъпа по всяко време под Settings → Integrations (или директно от твоите Google / Microsoft настройки на акаунта).

Отстраняване на неизправности

Токен е изтекъл

Ако синхронизацията спре, OAuth токенът вероятно е изтекъл. Отвори Settings → Integrations и щракни на Reconnect.

Забавяния при синхронизация

Webhooks обикновено се доставят в рамките на ~30 секунди. Часовата работа по поддръжка е предпазна мярка, която подновява абонаментите и преси-синхронизира всяка доставка, която кратко е пропаднала. Можеш също да активираш ръчно обновяване от страницата Scheduling.

Конфликти с събитията, които не са на Voilà

Ако се опиташ да потвърдиш резервация в Voilà на слот, който е покрит от събитие, което не е на Voilà, на твоя календар, Voilà ще те предупреди и ще те остави да отмениш конфликта — полезно, когато събитието на календара е "мек" задържане, което си щастлив да отпуснеш.

Преминаване на доставчици

Само един календар може да бъде свързан наведнъж. Отвържи Google преди да свържеш Outlook (или обратно) под Settings → Integrations.

Двупосочна синхронизация, край до край

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Свързано

• Scheduling — седмична наличност, политики за резервация, режим на отпуск
• Group Lessons — минимални места, управление на членове, поведение при отмяна на групови уроци
• Stripe Connect Payments — политики за отмяна и как се прилагат възвращанията