Kalendri integreerimine

Ühenda korra, halda kõikjalt. Kui ühendad Google Calendari või Microsoft Outlooki (Teams), elavad su Voilà tunnid sinu kalendris täpselt nagu iga teine kohtumine — ja kõik, mida teed sündmusega oma kalendris, kajastub Voilàs automaatselt. Muuda aega, tühista, võta vastu, keeldu — mõlemad pooled jäävad sekunditega sünkroonis.

See leht on kirjutatud õpetajatele. Jaotis „Mida sinu õpilased kogevad" selgitab täpselt, mida sinu õpilased oma poolel näevad, et saaksid kogu oma ajakava enesekindlalt kalendrist hallata.

Toetatud teenusepakkujad

Teenusepakkuja	Videolink lisatakse automaatselt	Mis luuakse
Google Calendar	Google Meet	Üks sündmus tunni kohta, põhisündmus korduva seeria kohta
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Üks sündmus tunni kohta, üks sündmus iga korduse kohta

Korraga saab ühendada ühe kalendriteenuse. Vahetamiseks katkesta esmalt praegune ühendus jaotises Seaded → Integratsioonid.

Google Calendari ühendamine

1. Mine jaotisse Seaded → Integratsioonid või Ajakava → Ühenda Google Calendar.
2. Klõpsa Ühenda Google Calendar.
3. Logi sisse oma Google'i kontoga ja anna Voilàle luba sündmusi lugeda ja kirjutada.
4. Sinu kalender hakkab kohe sünkroonima.

Mis juhtub kohe pärast ühendamist: kõik kinnitatud tulevased Voilà tunnid lükatakse sinu Google Calendarisse — igaühel on Google Meeti link, osalejad on eeltäidetud ja kirjelduses on märge „Broneeritud Voilà kaudu". Muud teha pole midagi.

Microsoft Outlooki / Teamsi ühendamine

1. Mine jaotisse Seaded → Integratsioonid või Ajakava → Ühenda Outlooki kalender.
2. Klõpsa Ühenda Outlooki kalender.
3. Logi sisse oma Microsofti kontoga ja anna Voilàle luba sündmusi lugeda ja kirjutada.
4. Sinu kalender hakkab kohe sünkroonima.

Iga tund ilmub sinu Outlooki kalendrisse Teamsi koosolekuna (liitumislink lisatakse automaatselt) ning õpilane on märgitud osalejaks. Sama täitmiskäitumine kehtib ka siin: tulevased Voilà tunnid ilmuvad sinu Outlooki kalendrisse kohe.

Mis ilmub sinu kalendrisse (Voilà → kalender)

Voilà sündmus	Mida näed kalendris
1:1 broneering on kinnitatud	Kutse tunni ajale koos Meet/Teamsi lingiga, õpilane on osaleja ja kirjeldus on Voilà koostatud.
Grupitund on kinnitatud	Sama sündmus, kus kõik aktsepteerinud liikmed on osalejate nimekirjas. Kui rohkem liikmeid aktsepteerib, lisatakse nad; kui liige lahkub, eemaldatakse ta.
Korduv tund on loodud	Google: üks põhikorduv sündmus, mis katab kogu seeria. Outlook: üks sündmus iga korduse kohta (et kordusepõhised uuendused liiguksid Microsoft Graphi kaudu puhtalt).
Aja muutmine on Voilàs aktsepteeritud	Kutse algus-/lõpuaeg uuendatakse kohapeal ja osalejad saavad teavituse. Töötab nii Google'is kui ka Outlookis.
Tund on Voilàs tühistatud	Kalendrisündmus eemaldatakse ja osalejatele saadetakse tühistamisteade. Töötab nii Google'is kui ka Outlookis.
Korduva tunni üks kordus on Voilàs vahele jäetud	Tühistatakse ainult see üks kordus — ülejäänud seeria jääb puutumata.

Mis sünkroonitakse tagasi Voilàsse (kalender → Voilà)

See on jaotis, mis võimaldab sul „elada oma kalendris". Kõik allpool loetletu muudab Voilà olekut automaatselt.

Sa liigutad sündmuse aega

Voilà sündmuse lohistamine teisele ajale või selle algus-/lõpuaja muutmine avab Voilàs aja muutmise ettepaneku. Kui õpilane kinnitab (rakenduses või e-kirjale vastates), lukustatakse sündmuse aeg mõlemas süsteemis. Seni on sündmus poolelioleva ettepanekuna — õpilane näeb seda endiselt Voilàs ja saab selle vastu võtta või tagasi lükata.

Sa kustutad või tühistad sündmuse

Voilà märgib tunni tühistatuks ja käivitab tühistamispoliitika õpetaja tühistamise haru:

• Õpilasele tagastatakse kogu makse (Stripe'i puhul) või tagastatakse seansikrediit (seanssipaketi puhul), olenemata sellest, kas tühistamine toimus enne või pärast tähtaega. Õpetajale omistatud tühistamised hüvitavad õpilasele alati täies ulatuses.
• Grupitundide puhul tagastatakse kõigi makstud kohtade eest.
• Õpilane saab tühistamise e-kirja ja vestluse kaardi uuenduse.

Sa lood uue sündmuse, kus üks sinu õpilastest on osaleja

Kui teie vahel on aktiivne õpilase–õpetaja suhe, teeb Voilà järgmist:

• Loob automaatselt selle tunni jaoks broneerimisettepaneku.
• Saadab õpilasele e-kirja, et ta saaks aja kinnitada.
• Hoiab selle aja sinu saadavuses broneeritud, kuni ettepanek on pooleli.

Kui osaleja ei ole sinu teadaolev õpilane, salvestab Voilà sündmuse sinu saadavuses tavalise hõivatud ajana — kuid broneeringut ei looda.

Sa lisad oma kalendrisse mõne muu sündmuse

Iga sündmus, mille lisad — töökohtumised, hambaarsti visiidid, lõuna sõbraga — loetakse hõivatud ajaks ja blokeerib uued õpilaste broneeringud selle ajavahemiku jooksul. Sa ei pea midagi tegema; see toimub automaatselt.

Mida sinu õpilased kogevad

Iga kord, kui tund on kinnitatud, saab sinu õpilane sama sündmuse kalendrikutse — koos Meet- või Teamsi liitumislingiga. Nii saavad nad tunni haldamist oma kalendrist ka ise teha. Siin on täpselt, kuidas Voilà reageerib igale asjale, mida õpilane saab oma postkastist või kalendrirakendusest teha:

Õpilase tegevus	Mida Voilà teeb
Võtab kutse vastu	Midagi lisaks ei juhtu — ta on juba tunnis. Tema RSVP salvestatakse nähtavuse jaoks.
Lükkab poolelioleva ettepaneku tagasi oma kalendrist	Ettepanek lükatakse Voilàs tagasi. Sind teavitatakse e-kirja ja vestluse kaudu.
Lükkab kinnitatud 1:1 tunni tagasi oma kalendrist	Voilà käivitab tühistamispoliitika õpilase tühistamise haru. Enne tähtaega = täielik tagasimakse või krediidi tagastamine; pärast tähtaega = kaotus (sa saad makse endale).
Lükkab tagasi kinnitatud grupitunni	Tagastatakse ainult selle õpilase koha eest; tund jätkub kõigi teiste jaoks (vastavalt sinu miinimumkohtade reeglile).
Lükkab tagasi korduva korduse	See üksik kordus jäetakse vahele (tagasimakse või kaotus vastavalt tühistamispoliitikale). Ülejäänud seeria jääb puutumata.
Edastab kutse teisele postkastile	Tunnile ei ole mingit mõju — Voilà on tõeallikas ja kutse edastamine ei muuda tunni aega ega väljasta tagasimakseid.

Lühidalt: õpilased saavad oma osalemist täielikult hallata oma kalendrikutsest ja sa näed iga tegevust Voilà poolel kajastumas sekunditega.

Grupitunnid kalendri kaudu

Grupitunnid lisavad ühe täiendava nüansi — miinimumkohtade reegli:

• Üks liige lükkab tagasi → selle koha eest tagastatakse raha, osaleja eemaldatakse kalendrisündmusest, tund jätkub.
• Tagasilükkamine viib tunni alla min_seats ENNE tühistamistähtaega → kogu tund tühistatakse, kõigi makstud kohtade eest tagastatakse raha, kalendrisündmus eemaldatakse.
• Tagasilükkamine viib tunni alla min_seats PÄRAST tühistamistähtaega → tund jätkub (inimesed, kes oma koha hoidsid, on selle eest juba maksnud) ja sa saad teavituse e-kirja, et saaksid otsustada, kuidas sellega toime tulla.

Korduvad tunnid kalendri kaudu

Korduvad tunnid salvestatakse iga teenusepakkuja juures erinevalt, kuid kogemus on sama:

• Google: seeria on üks põhikorduv sündmus. Ühe korduse tagasilükkamine kalendrist jätab Voilàs vahele ainult selle korduse; põhisündmuse tagasilükkamine tühistab kõik tulevased kordused.
• Outlook: iga kordus on lingitud eraldi, nii et kordusepõhised uuendused Microsoft Graphist liiguvad puhtalt läbi. Ühe korduse tagasilükkamine jätab selle Voilàs vahele; seeria tagasilükkamine lõpetab tulevased kordused.
• Korduse vahelejätmine Voilàst tühistab automaatselt vastava kalendrikorduse koos selge tühistamisteadetega osalejatele.
• Õpetaja tühistamispoliitika muutust ei rakendata tagasiulatuvalt juba olemasolevatele kordustele — iga kordus lukustab poliitika, mis oli selle loomisel aktiivne.

Kuidas sünkroonimine toimib

Voilà kasutab peamise käivitajana push-teavitusi (webhookid):

• Google Calendar — Voilà tellib sinu kalendri Google'i events.watch kanali kaudu; uuendused jõuavad kohale sekunditega pärast Google Calendaris salvestamist.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà tellib Microsoft Graphi webhookide kaudu; sama käitumine.

Väike hulk turvavõrke hoiab kanali tervena:

• Tunnihoolduse töö uuendab tellimusi enne nende aegumist ja käivitab puuduvad jälgimised.
• Täitmine ühendamisel lükkab olemasolevad tulevased Voilà tunnid sinu uude kalendrisse (ja impordib tagasi sinu olemasolevad kalendri hõivatud ajad).
• Käsitsi värskendamine on saadaval Ajakava lehelt — kasulik, kui testid või kui webhook jättis kohaletoimetamise hetkeks vahele.

Selle lehe varasemad versioonid mainisid „5-minutilist küsitlustsüklit". See ei ole enam täpne — sünkroonimine on push-põhine ja jõuab kohale tavaliselt alla 30 sekundi.

Tühistamispoliitika ja tagasimaksed kalendri kaudu

Kalendripoolsed tühistamised järgivad täpselt sama tühistamispoliitikat, mille oled Stripe'i maksete jaoks seadistanud (vt Stripe Connecti maksed):

• Sa tühistad (kustutad/tühistad oma kalendrist): õpilasele tagastatakse täielikult, olenemata ajastusest.
• Õpilane lükkab tagasi oma kalendrist enne tähtaega: täielik tagasimakse või krediidi tagastamine õpilasele.
• Õpilane lükkab tagasi oma kalendrist pärast tähtaega: makse kaotsi (sa saad selle endale) või seansikrediit kulutatakse ära.
• Grupitunnid: üksikute tagasilükkamiste puhul kohtade kaupa tagasimaksed; kõigi makstud kohtade täielik tagasimakse, kui õpetaja tühistab või eelne tähtaegne langus alla min_seats tühistab tunni.

Privaatsus ja ulatus

• Voilà loeb ja kirjutab sündmusi ainult sinu ühendatud kalendris — mitte kunagi teistes sinu konto kalendrites.
• Voilà loetud sündmusi kasutatakse ainult ajakava koostamiseks ja saadavuse arvutamiseks.
• Sa saad juurdepääsu igal ajal tühistada jaotises Seaded → Integratsioonid (või otse oma Google'i / Microsofti konto seadetest).

Tõrkeotsing

Token on aegunud

Kui sünkroonimine peatub, on OAuth-token tõenäoliselt aegunud. Ava Seaded → Integratsioonid ja klõpsa Ühenda uuesti.

Sünkroonimise viivitused

Webhookid toimetavad tavaliselt kohale ~30 sekundiga. Tunnihoolduse töö on turvavõrk, mis uuendab tellimusi ja sünkroonib uuesti kõik kohaletoimetamised, mis hetkeks ebaõnnestusid. Samuti saad käivitada käsitsi värskendamise Ajakava lehelt.

Konfliktid mitte-Voilà sündmustega

Kui proovid kinnitada Voilà broneeringut ajale, mille katab sinu kalendris mitte-Voilà sündmus, hoiatab Voilà sind ja laseb sul konflikti alistada — kasulik, kui kalendrisündmus on „pehme" reserveering, millest oled valmis loobuma.

Teenusepakkuja vahetamine

Korraga saab ühendada ainult ühe kalendri. Katkesta Google'i ühendus enne Outlooki ühendamist (või vastupidi) jaotises Seaded → Integratsioonid.

Kahesuunaline sünkroonimine algusest lõpuni

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Seotud teemad

• Ajakava — iganädalane saadavus, broneerimispoliitikad, puhkuserežiim
• Grupitunnid — miinimumkohad, liikmete haldamine, grupi tühistamiskäitumine
• Stripe Connecti maksed — tühistamispoliitikad ja tagasimaksete rakendamine