Integración de Calendario

Conéctate una vez, gestiona desde cualquier lugar. Una vez que conectas Google Calendar o Microsoft Outlook (Teams), tus clases de Voilà aparecen en tu calendario exactamente como cualquier otra reunión — y todo lo que hagas con el evento desde tu calendario se refleja automáticamente en Voilà. Reprograma, cancela, acepta, rechaza — ambos lados se sincronizan en segundos.

Esta página está escrita para tutores. La sección "Lo que ven tus estudiantes" explica exactamente qué ven tus estudiantes en su lado, para que puedas gestionar todo tu horario con confianza desde tu calendario.

Proveedores compatibles

Proveedor	Enlace de video adjunto automáticamente	Qué se crea
Google Calendar	Google Meet	Un evento por clase, evento maestro por serie recurrente
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Un evento por clase, un evento por ocurrencia recurrente

Solo puedes conectar un proveedor de calendario a la vez. Para cambiar, primero desconecta el actual en Configuración → Integraciones.

Conectar Google Calendar

1. Ve a Configuración → Integraciones, o a Programación → Conectar Google Calendar.
2. Haz clic en Conectar Google Calendar.
3. Inicia sesión con tu cuenta de Google y autoriza a Voilà a leer y escribir eventos.
4. Tu calendario comienza a sincronizarse de inmediato.

Qué ocurre en el momento en que te conectas: cada clase de Voilà confirmada en el futuro se agrega a tu Google Calendar — cada una con un enlace de Google Meet, los asistentes ya incluidos y un cuerpo con el texto "Reservado a través de Voilà". No hay nada más que hacer.

Conectar Microsoft Outlook / Teams

1. Ve a Configuración → Integraciones, o a Programación → Conectar Calendario de Outlook.
2. Haz clic en Conectar Calendario de Outlook.
3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft y autoriza a Voilà a leer y escribir eventos.
4. Tu calendario comienza a sincronizarse de inmediato.

Cada clase aparece en tu calendario de Outlook como una reunión de Teams (el enlace para unirse se adjunta automáticamente), con el estudiante incluido como asistente. El mismo comportamiento de relleno inicial aplica: las clases futuras de Voilà aparecen en tu calendario de Outlook de inmediato.

Qué aparece en tu calendario (Voilà → calendario)

Evento en Voilà	Qué ves en el calendario
Se confirma una reserva individual	Una invitación en el horario de la clase, con el enlace de Meet/Teams, el estudiante como asistente y un cuerpo redactado por Voilà.
Se confirma una clase grupal	El mismo evento, con todos los miembros aceptados en la lista de asistentes. A medida que más miembros aceptan, se agregan; si un miembro se retira, se elimina.
Se crea una clase recurrente	Google: un evento recurrente maestro que cubre toda la serie. Outlook: un evento por ocurrencia (para que las actualizaciones por instancia fluyan correctamente a través de Microsoft Graph).
Se acepta una reprogramación en Voilà	La hora de inicio/fin de la invitación se actualiza en el lugar y los asistentes reciben un aviso de actualización. Funciona tanto en Google como en Outlook.
Se cancela una clase en Voilà	El evento del calendario se elimina y los asistentes reciben una notificación de cancelación. Funciona tanto en Google como en Outlook.
Se omite una ocurrencia recurrente en Voilà	Solo esa ocurrencia se cancela — el resto de la serie permanece intacto.

Qué se sincroniza de vuelta en Voilà (calendario → Voilà)

Esta es la sección que te permite "vivir en tu calendario". Todo lo que se indica a continuación cambia el estado de Voilà automáticamente.

Mueves el horario del evento

Arrastrar un evento de Voilà a un horario diferente, o editar su hora de inicio/fin, abre una propuesta de reprogramación dentro de Voilà. Una vez que el estudiante confirma (en la app o respondiendo al correo), el horario queda fijado en ambos sistemas. Hasta entonces, el evento permanece como propuesta pendiente — el estudiante todavía puede verla y aceptarla o rechazarla desde Voilà.

Eliminas o cancelas el evento

Voilà marca la clase como cancelada y ejecuta la rama de cancelación por tutor de la política de cancelación:

• El estudiante recibe el reembolso completo del pago (si es por Stripe) o se le devuelve el crédito de sesión (si tiene un paquete de sesiones), independientemente de si la cancelación ocurrió antes o después del límite de tiempo. Las cancelaciones atribuidas al tutor siempre dejan al estudiante sin pérdidas.
• En clases grupales, se reembolsa cada lugar pagado.
• El estudiante recibe un correo de cancelación y una actualización en el chat.

Creas un nuevo evento con uno de tus estudiantes como asistente

Si existe una relación activa entre estudiante y tutor, Voilà:

• Crea automáticamente una propuesta de reserva para esa clase.
• Envía un correo al estudiante para que pueda confirmar el horario.
• Reserva el espacio en tu disponibilidad mientras la propuesta esté pendiente.

Si el asistente no es un estudiante conocido tuyo, Voilà registra el evento como un bloque de tiempo ocupado en tu disponibilidad — pero no crea una reserva.

Agregas cualquier otro evento a tu calendario

Cualquier evento que agregues — reuniones de trabajo, citas con el dentista, almuerzo con un amigo — se trata como tiempo ocupado y bloquea nuevas reservas de estudiantes durante ese período. No tienes que hacer nada; esto es automático.

Lo que ven tus estudiantes

Cada vez que se confirma una clase, tu estudiante recibe una invitación de calendario al mismo evento — con el enlace de Meet o Teams incluido. Así también pueden gestionar la clase desde su propio calendario. Aquí está exactamente cómo reacciona Voilà ante cada acción que un estudiante puede realizar desde su bandeja de entrada o app de calendario:

Acción del estudiante	Qué hace Voilà
Acepta la invitación	Nada adicional — ya está en la clase. Su confirmación de asistencia queda registrada para mayor visibilidad.
Rechaza una propuesta pendiente desde su calendario	La propuesta se rechaza en Voilà. Se te notifica por correo y por chat.
Rechaza una clase individual confirmada desde su calendario	Voilà ejecuta la rama de cancelación por estudiante de la política de cancelación. Antes del límite = reembolso completo o crédito devuelto; después del límite = pérdida del pago (tú conservas el pago).
Rechaza desde una clase grupal confirmada	Solo se reembolsa el lugar de ese estudiante; la clase continúa para los demás (sujeto a tu regla de asientos mínimos).
Rechaza una ocurrencia recurrente	Solo esa ocurrencia se omite (reembolso o pérdida según la política de cancelación). El resto de la serie no se modifica.
Reenvía la invitación a otra bandeja de entrada	No tiene efecto en la clase — Voilà es la fuente de verdad, y reenviar la invitación no mueve la clase ni vuelve a emitir reembolsos.

En resumen: los estudiantes pueden gestionar su participación completamente desde su invitación de calendario, y verás cada acción reflejada en Voilà en cuestión de segundos.

Clases grupales a través del calendario

Las clases grupales añaden una complicación adicional — la regla de asientos mínimos:

• Un miembro rechaza → se reembolsa ese lugar, el asistente se elimina del evento del calendario, la clase continúa.
• El rechazo deja la clase por debajo de min_seats ANTES del límite de cancelación → la clase completa se cancela, se reembolsa cada lugar pagado y el evento del calendario se elimina.
• El rechazo deja la clase por debajo de min_seats DESPUÉS del límite de cancelación → la clase continúa (quienes mantuvieron su lugar ya pagaron por el espacio), y recibes un correo de aviso para que decidas cómo manejarlo.

Clases recurrentes a través del calendario

Las clases recurrentes se almacenan de forma diferente en cada proveedor, pero la experiencia es la misma:

• Google: la serie es un único evento recurrente maestro. Rechazar una instancia desde el calendario omite solo esa ocurrencia en Voilà; rechazar el evento maestro cancela todas las ocurrencias futuras.
• Outlook: cada ocurrencia está vinculada individualmente para que las actualizaciones por instancia desde Microsoft Graph fluyan correctamente. Rechazar una ocurrencia la omite en Voilà; rechazar la serie termina las ocurrencias futuras.
• Omitir una ocurrencia desde dentro de Voilà cancela automáticamente la instancia correspondiente en el calendario con una notificación de cancelación clara para los asistentes.
• Un cambio en la política de cancelación del tutor no se aplica retroactivamente a las ocurrencias que ya existen — cada ocurrencia conserva la política que estaba vigente cuando fue creada.

Cómo se entrega la sincronización

Voilà usa notificaciones push (webhooks) como disparador principal:

• Google Calendar — Voilà se suscribe a tu calendario a través del canal events.watch de Google; las actualizaciones llegan en segundos después de que guardas en Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se suscribe a través de webhooks de Microsoft Graph; el mismo comportamiento.

Un pequeño conjunto de mecanismos de seguridad mantiene el canal en buen estado:

• Tarea de mantenimiento por hora renueva las suscripciones antes de que expiren y restablece cualquier suscripción faltante.
• Relleno inicial al conectar envía las clases futuras de Voilà existentes a tu nuevo calendario (e importa los tiempos ocupados de tu calendario existente).
• Actualización manual disponible desde la página de Programación — útil si estás haciendo pruebas o si un webhook no se entregó momentáneamente.

Las versiones anteriores de esta página mencionaban un "ciclo de sondeo de 5 minutos". Eso ya no es preciso — la sincronización es por push y normalmente llega en menos de 30 segundos.

Política de cancelación y reembolsos a través del calendario

Las cancelaciones desde el calendario siguen exactamente la misma política de cancelación que configuraste para las reservas pagadas con Stripe (consulta Pagos con Stripe Connect):

• Tú cancelas (eliminas/cancelas desde tu calendario): el estudiante recibe el reembolso completo, sin importar el momento.
• El estudiante rechaza desde su calendario antes del límite: reembolso completo o crédito devuelto al estudiante.
• El estudiante rechaza desde su calendario después del límite: el pago se pierde (tú lo conservas) o el crédito de sesión se consume.
• Clases grupales: reembolsos por lugar para rechazos individuales; reembolso completo de cada lugar pagado si el tutor cancela o si un rechazo antes del límite deja la clase por debajo de min_seats.

Privacidad y alcance

• Voilà solo lee y escribe eventos en el calendario que conectas — nunca en otros calendarios de tu cuenta.
• Los eventos que Voilà lee se usan únicamente para cálculos de programación y disponibilidad.
• Puedes revocar el acceso en cualquier momento en Configuración → Integraciones (o directamente desde la configuración de tu cuenta de Google o Microsoft).

Solución de problemas

Token expirado

Si la sincronización se detiene, es probable que el token de OAuth haya expirado. Abre Configuración → Integraciones y haz clic en Reconectar.

Demoras en la sincronización

Los webhooks generalmente se entregan en ~30 segundos. La tarea de mantenimiento por hora es un mecanismo de seguridad que renueva las suscripciones y vuelve a sincronizar cualquier entrega que haya fallado momentáneamente. También puedes activar una actualización manual desde la página de Programación.

Conflictos con eventos que no son de Voilà

Si intentas confirmar una reserva de Voilà en un horario que está cubierto por un evento que no es de Voilà en tu calendario, Voilà te avisará y te permitirá ignorar el conflicto — útil cuando el evento del calendario es un bloqueo "provisional" que estás dispuesto a liberar.

Cambiar de proveedor

Solo se puede conectar un calendario a la vez. Desconecta Google antes de conectar Outlook (o viceversa) en Configuración → Integraciones.

Sincronización bidireccional, de principio a fin

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

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