Integrasi Kalender

Hubungkan sekali, kelola di mana saja. Setelah Anda menghubungkan Google Calendar atau Microsoft Outlook (Teams), pelajaran Voilà Anda akan muncul di kalender Anda persis seperti pertemuan lainnya — dan apa pun yang Anda lakukan pada acara tersebut dari kalender Anda akan mengalir kembali ke Voilà secara otomatis. Ubah jadwal, batalkan, terima, tolak — kedua sisi tetap tersinkronisasi dalam hitungan detik.

Halaman ini ditulis untuk tutor. Bagian "Apa yang dialami siswa Anda" menjelaskan dengan tepat apa yang dilihat siswa Anda di sisi mereka sehingga Anda dapat dengan percaya diri mengelola seluruh jadwal Anda dari kalender Anda.

Penyedia yang didukung

Penyedia	Tautan video ditambahkan secara otomatis	Apa yang dibuat
Google Calendar	Google Meet	Satu acara per pelajaran, acara induk per seri berulang
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Satu acara per pelajaran, satu acara per kemunculan berulang

Anda dapat menghubungkan satu penyedia kalender sekaligus. Untuk beralih, putuskan sambungan yang saat ini terlebih dahulu di Pengaturan → Integrasi.

Menghubungkan Google Calendar

1. Buka Pengaturan → Integrasi, atau Penjadwalan → Hubungkan Google Calendar.
2. Klik Hubungkan Google Calendar.
3. Masuk dengan akun Google Anda dan otorisasi Voilà untuk membaca dan menulis acara.
4. Kalender Anda mulai tersinkronisasi segera.

Apa yang terjadi saat Anda menghubungkan: setiap pelajaran Voilà yang dikonfirmasi di masa depan didorong ke Google Calendar Anda — masing-masing dengan tautan Google Meet, peserta yang sudah diisi sebelumnya, dan badan "Dipesan melalui Voilà". Tidak ada yang perlu dilakukan lagi.

Menghubungkan Microsoft Outlook / Teams

1. Buka Pengaturan → Integrasi, atau Penjadwalan → Hubungkan Kalender Outlook.
2. Klik Hubungkan Kalender Outlook.
3. Masuk dengan akun Microsoft Anda dan otorisasi Voilà untuk membaca dan menulis acara.
4. Kalender Anda mulai tersinkronisasi segera.

Setiap pelajaran muncul di kalender Outlook Anda sebagai pertemuan Teams (tautan bergabung dilampirkan secara otomatis), dengan siswa tercantum sebagai peserta. Perilaku pengisian ulang yang sama berlaku: pelajaran Voilà di masa depan muncul di kalender Outlook Anda segera.

Apa yang muncul di kalender Anda (Voilà → kalender)

Acara Voilà	Apa yang Anda lihat di kalender
Pemesanan 1:1 dikonfirmasi	Undangan pada waktu pelajaran, dengan tautan Meet/Teams, siswa sebagai peserta, dan badan yang ditulis Voilà.
Pelajaran grup dikonfirmasi	Acara yang sama, dengan setiap anggota yang diterima di daftar peserta. Saat lebih banyak anggota menerima, mereka ditambahkan; jika anggota keluar, mereka dihapus.
Pelajaran berulang dibuat	Google: satu acara berulang induk yang mencakup seluruh seri. Outlook: satu acara per kemunculan (sehingga pembaruan per-instansi mengalir dengan bersih melalui Microsoft Graph).
Pengubahan jadwal diterima di Voilà	Waktu mulai/akhir undangan diperbarui di tempat dan peserta menerima pemberitahuan pembaruan. Bekerja di Google dan Outlook.
Pelajaran dibatalkan di Voilà	Acara kalender dihapus dan peserta diberitahu dengan pemberitahuan pembatalan. Bekerja di Google dan Outlook.
Kemunculan berulang dilewati di Voilà	Hanya kemunculan itu yang dibatalkan — sisa seri tetap utuh.

Apa yang tersinkronisasi kembali ke Voilà (kalender → Voilà)

Ini adalah bagian yang memungkinkan Anda "tinggal di kalender Anda". Apa pun di bawah ini mengubah status Voilà secara otomatis.

Anda memindahkan waktu acara

Menyeret acara Voilà ke slot berbeda, atau mengedit awal/akhirnya, membuka proposal pengubahan jadwal di dalam Voilà. Setelah siswa mengonfirmasi (di aplikasi atau dengan membalas email), waktu acara dikunci di kedua sistem. Sampai saat itu, acara duduk sebagai proposal yang tertunda — siswa masih dapat melihat dan menerima/menolaknya dari dalam Voilà.

Anda menghapus atau membatalkan acara

Voilà menandai pelajaran dibatalkan dan menjalankan cabang pembatalan tutor dari kebijakan pembatalan:

• Siswa dikembalikan pembayaran penuh (jika Stripe) atau memiliki kredit sesi mereka dikembalikan (jika paket sesi), terlepas dari apakah pembatalan terjadi sebelum atau sesudah batas waktu. Pembatalan yang dikaitkan dengan tutor selalu membuat siswa utuh.
• Untuk pelajaran grup, setiap kursi yang dibayar dikembalikan.
• Siswa menerima email pembatalan dan pembaruan kartu obrolan.

Anda membuat acara baru dengan salah satu siswa Anda sebagai peserta

Jika ada hubungan siswa–tutor aktif antara Anda, Voilà akan:

• Buat otomatis proposal pemesanan untuk pelajaran itu.
• Email siswa sehingga mereka dapat mengonfirmasi waktu.
• Tahan slot pada ketersediaan Anda sementara proposal tertunda.

Jika peserta bukan siswa yang dikenal, Voilà mencatat acara sebagai blok sibuk biasa pada ketersediaan Anda — tetapi tidak membuat pemesanan.

Anda menambahkan acara lain apa pun ke kalender Anda

Acara apa pun yang Anda tambahkan — pertemuan kerja, janji dokter gigi, makan siang dengan teman — diperlakukan sebagai waktu sibuk dan memblokir pemesanan siswa baru selama jendela itu. Anda tidak perlu melakukan apa pun; ini otomatis.

Apa yang dialami siswa Anda

Setiap kali pelajaran dikonfirmasi, siswa Anda menerima undangan kalender untuk acara yang sama — dengan tautan bergabung Meet atau Teams di dalamnya. Jadi mereka juga dapat mengelola pelajaran dari kalender mereka sendiri. Berikut adalah cara Voilà bereaksi terhadap setiap hal yang dapat dilakukan siswa dari kotak masuk atau aplikasi kalender mereka:

Tindakan siswa	Apa yang dilakukan Voilà
Menerima undangan	Tidak ada yang ekstra — mereka sudah ada di pelajaran. RSVP mereka dicatat untuk visibilitas.
Menolak proposal tertunda dari kalender mereka	Proposal ditolak di Voilà. Anda diberitahu melalui email dan obrolan.
Menolak pelajaran 1:1 yang dikonfirmasi dari kalender mereka	Voilà menjalankan cabang pembatalan siswa dari kebijakan pembatalan. Sebelum batas waktu = pengembalian dana penuh atau kredit dikembalikan; setelah batas waktu = kehilangan (Anda menyimpan pembayaran).
Menolak dari pelajaran grup yang dikonfirmasi	Hanya kursi siswa itu yang dikembalikan; pelajaran berlanjut untuk semua orang (tunduk pada aturan kursi minimum Anda).
Menolak kemunculan berulang	Kemunculan tunggal itu dilewati (pengembalian dana atau kehilangan sesuai kebijakan pembatalan). Sisa seri tidak tersentuh.
Meneruskan undangan ke kotak masuk lain	Tidak ada efek pada pelajaran — Voilà adalah sumber kebenaran, dan meneruskan undangan tidak memindahkan pelajaran atau mengeluarkan kembali pengembalian dana.

Singkatnya: siswa dapat mengelola partisipasi mereka sepenuhnya dari undangan kalender mereka, dan Anda akan melihat setiap tindakan tercermin di sisi Voilà dalam hitungan detik.

Pelajaran grup melalui kalender

Pelajaran grup menambahkan satu kerumitan ekstra — aturan kursi minimum:

• Satu anggota menolak → kursi itu dikembalikan, peserta dihapus dari acara kalender, pelajaran berlanjut.
• Penolakan menjatuhkan pelajaran di bawah min_seats SEBELUM batas waktu pembatalan → seluruh pelajaran dibatalkan, setiap kursi yang dibayar dikembalikan, acara kalender dihapus.
• Penolakan menjatuhkan pelajaran di bawah min_seats SETELAH batas waktu pembatalan → pelajaran tetap berlangsung (orang yang mempertahankan kursi mereka sudah membayar untuk slot), dan Anda menerima email pemberitahuan sehingga Anda dapat memutuskan cara menanganinya.

Pelajaran berulang melalui kalender

Pelajaran berulang disimpan secara berbeda di setiap penyedia, tetapi pengalamannya sama:

• Google: seri adalah satu acara berulang induk. Menolak satu instansi dari kalender melewati hanya kemunculan itu di Voilà; menolak induk membatalkan setiap kemunculan di masa depan.
• Outlook: setiap kemunculan ditautkan secara individual sehingga pembaruan per-instansi dari Microsoft Graph mengalir dengan bersih. Menolak satu kemunculan melewatinya di Voilà; menolak seri mengakhiri kemunculan di masa depan.
• Melewati kemunculan dari dalam Voilà secara otomatis membatalkan instansi kalender yang cocok dengan pemberitahuan pembatalan yang bersih kepada peserta.
• Perubahan kebijakan pembatalan tutor tidak diterapkan secara retroaktif pada kemunculan yang sudah ada — setiap kemunkulan mengunci kebijakan yang aktif saat dibuat.

Bagaimana sinkronisasi disampaikan

Voilà menggunakan pemberitahuan push (webhook) sebagai pemicu utama:

• Google Calendar — Voilà berlangganan kalender Anda melalui saluran events.watch Google; pembaruan tiba dalam hitungan detik setelah Anda menyimpan di Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà berlangganan melalui webhook Microsoft Graph; perilaku yang sama.

Serangkaian jaring pengaman kecil menjaga saluran tetap sehat:

• Pekerjaan pemeliharaan per jam memperbarui langganan sebelum kedaluwarsa dan mem-bootstrap pengawasan yang hilang.
• Pengisian ulang saat terhubung mendorong pelajaran Voilà di masa depan yang ada ke kalender baru Anda (dan mengimpor kembali waktu sibuk kalender yang ada).
• Penyegaran manual tersedia dari halaman Penjadwalan — berguna jika Anda menguji atau jika webhook secara singkat melewatkan pengiriman.

Versi sebelumnya dari halaman ini menyebutkan "siklus polling 5 menit". Itu tidak lagi akurat — sinkronisasi berbasis push dan biasanya tiba dalam waktu kurang dari 30 detik.

Kebijakan pembatalan dan pengembalian dana melalui kalender

Pembatalan sisi kalender mengikuti kebijakan pembatalan yang sama persis yang telah Anda konfigurasi untuk pemesanan berbayar Stripe (lihat Pembayaran Stripe Connect):

• Anda membatalkan (hapus/batalkan dari kalender Anda): siswa dikembalikan sepenuhnya, terlepas dari waktunya.
• Siswa menolak dari kalender mereka sebelum batas waktu: pengembalian dana penuh atau kredit dikembalikan kepada siswa.
• Siswa menolak dari kalender mereka setelah batas waktu: pembayaran hilang (Anda menyimpannya) atau kredit sesi dikonsumsi.
• Pelajaran grup: pengembalian dana per-kursi untuk penolakan individual; pengembalian dana penuh dari setiap kursi yang dibayar jika pembatalan tutor atau penurunan pra-batas waktu di bawah min_seats membatalkan pelajaran.

Privasi dan cakupan

• Voilà hanya membaca dan menulis acara di kalender yang Anda hubungkan — tidak pernah kalender lain di akun Anda.
• Acara yang dibaca Voilà digunakan semata-mata untuk penjadwalan dan perhitungan ketersediaan.
• Anda dapat mencabut akses kapan saja di Pengaturan → Integrasi (atau langsung dari pengaturan akun Google / Microsoft Anda).

Pemecahan masalah

Token kedaluwarsa

Jika sinkronisasi berhenti, token OAuth kemungkinan telah kedaluwarsa. Buka Pengaturan → Integrasi dan klik Hubungkan Kembali.

Penundaan sinkronisasi

Webhook biasanya disampaikan dalam ~30 detik. Pekerjaan pemeliharaan per jam adalah jaring pengaman yang memperbarui langganan dan menyinkronkan ulang pengiriman apa pun yang secara singkat gagal. Anda juga dapat memicu penyegaran manual dari halaman Penjadwalan.

Konflik dengan acara non-Voilà

Jika Anda mencoba mengonfirmasi pemesanan Voilà pada slot yang dicakup oleh acara non-Voilà di kalender Anda, Voilà akan memperingatkan Anda dan membiarkan Anda mengesampingkan konflik — berguna ketika acara kalender adalah "soft" hold yang senang Anda lepaskan.

Beralih penyedia

Hanya satu kalender yang dapat terhubung sekaligus. Putuskan sambungan Google sebelum menghubungkan Outlook (atau sebaliknya) di Pengaturan → Integrasi.

Sinkronisasi dua arah, end-to-end

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Terkait

• Penjadwalan — ketersediaan mingguan, kebijakan pemesanan, mode liburan
• Pelajaran Grup — kursi minimum, manajemen anggota, perilaku pembatalan grup
• Pembayaran Stripe Connect — kebijakan pembatalan dan cara pengembalian dana diterapkan