Integração com Calendário

Conecte uma vez, gerencie em qualquer lugar. Depois que você conectar o Google Calendar ou Microsoft Outlook (Teams), as suas aulas Voilà aparecem no seu calendário exatamente como qualquer outra reunião — e tudo o que você fizer com o evento a partir do seu calendário volta para Voilà automaticamente. Reagende, cancele, aceite, recuse — ambos os lados ficam sincronizados em segundos.

Esta página foi escrita para tutores. A seção "O que os seus alunos veem" explica exatamente o que os seus alunos veem do lado deles, para que você possa gerenciar com confiança toda a sua agenda a partir do seu calendário.

Provedores suportados

Provedor	Link de vídeo anexado automaticamente	O que é criado
Google Calendar	Google Meet	Um evento por aula, evento mestre por série recorrente
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Um evento por aula, um evento por ocorrência recorrente

Você pode conectar um provedor de calendário por vez. Para trocar, desconecte o atual primeiro em Configurações → Integrações.

Conectando o Google Calendar

1. Vá para Configurações → Integrações ou Agendamento → Conectar Google Calendar.
2. Clique em Conectar Google Calendar.
3. Faça login com a sua conta Google e autorize o Voilà a ler e escrever eventos.
4. O seu calendário começa a sincronizar imediatamente.

O que acontece no momento em que você conecta: todas as aulas Voilà confirmadas e futuras são enviadas para o seu Google Calendar — cada uma com um link do Google Meet, participantes pré-preenchidos e um corpo "Reservado via Voilà". Não há mais nada a fazer.

Conectando Microsoft Outlook / Teams

1. Vá para Configurações → Integrações ou Agendamento → Conectar Calendário Outlook.
2. Clique em Conectar Calendário Outlook.
3. Faça login com a sua conta Microsoft e autorize o Voilà a ler e escrever eventos.
4. O seu calendário começa a sincronizar imediatamente.

Cada aula aparece no seu calendário Outlook como uma reunião do Teams (o link de entrada é anexado automaticamente), com o aluno listado como participante. O mesmo comportamento de preenchimento se aplica: as aulas Voilà futuras aparecem no seu calendário Outlook imediatamente.

O que aparece no seu calendário (Voilà → calendário)

Evento Voilà	O que você vê no calendário
Uma reserva 1:1 é confirmada	Um convite no horário da aula, com o link do Meet/Teams, o aluno como participante e um corpo escrito por Voilà.
Uma aula em grupo é confirmada	O mesmo evento, com todos os membros aceitos na lista de participantes. Conforme mais membros aceitam, eles são adicionados; se um membro sair, ele é removido.
Uma aula recorrente é criada	Google: um evento recorrente mestre cobrindo a série completa. Outlook: um evento por ocorrência (para que as atualizações por instância fluam perfeitamente pelo Microsoft Graph).
Um reagendamento é aceito em Voilà	A hora de início/fim do convite é atualizada e os participantes recebem um aviso de atualização. Funciona no Google e no Outlook.
Uma aula é cancelada em Voilà	O evento do calendário é removido e os participantes são notificados com um aviso de cancelamento. Funciona no Google e no Outlook.
Uma ocorrência recorrente é pulada em Voilà	Apenas essa ocorrência é cancelada — o resto da série permanece intacto.

O que sincroniza de volta para Voilà (calendário → Voilà)

Esta é a seção que permite você "viver no seu calendário". Qualquer coisa abaixo muda o estado de Voilà automaticamente.

Você move o horário do evento

Arrastar um evento Voilà para um slot diferente ou editar seu início/fim abre uma proposta de reagendamento dentro de Voilà. Depois que o aluno confirma (no aplicativo ou respondendo ao email), o horário do evento é bloqueado em ambos os sistemas. Até então, o evento fica como uma proposta pendente — o aluno ainda pode vê-la e aceitar/recusar de dentro de Voilà.

Você deleta ou cancela o evento

Voilà marca a aula como cancelada e executa o ramo de cancelamento do tutor da política de cancelamento:

• O aluno recebe o reembolso total do pagamento (se Stripe) ou tem o seu crédito de sessão devolvido (se um pacote de sessão), independentemente de o cancelamento ter acontecido antes ou depois do prazo. Cancelamentos atribuídos ao tutor sempre deixam o aluno inteiro.
• Para aulas em grupo, cada assento pago é reembolsado.
• O aluno recebe um email de cancelamento e uma atualização de cartão de chat.

Você cria um novo evento com um dos seus alunos como participante

Se houver um relacionamento ativo aluno-tutor entre você, Voilà irá:

• Auto-criar uma proposta de reserva para essa aula.
• Enviar um email ao aluno para que ele possa confirmar o horário.
• Manter o slot na sua disponibilidade enquanto a proposta está pendente.

Se o participante não for um aluno conhecido seu, Voilà registra o evento como um bloco de tempo ocupado regular na sua disponibilidade — mas não cria uma reserva.

Você adiciona qualquer outro evento ao seu calendário

Qualquer evento que você adicione — reuniões de trabalho, consultas ao dentista, almoço com um amigo — é tratado como tempo ocupado e bloqueia novas reservas de alunos durante essa janela. Você não precisa fazer nada; isso é automático.

O que os seus alunos veem

Sempre que uma aula é confirmada, o seu aluno recebe um convite de calendário para o mesmo evento — com o link de entrada do Meet ou Teams dentro. Então eles também podem gerenciar a aula a partir do seu próprio calendário. Aqui está exatamente como Voilà reage a cada coisa que um aluno pode fazer a partir da sua caixa de entrada ou aplicativo de calendário:

Ação do aluno	O que Voilà faz
Aceita o convite	Nada extra — ele já está na aula. Seu RSVP é registrado para visibilidade.
Recusa uma proposta pendente do seu calendário	A proposta é recusada em Voilà. Você é notificado por email e chat.
Recusa uma aula 1:1 confirmada do seu calendário	Voilà executa o ramo de cancelamento do aluno da política de cancelamento. Antes do prazo = reembolso total ou crédito devolvido; depois do prazo = perda (você mantém o pagamento).
Recusa de uma aula em grupo confirmada	Apenas o assento desse aluno é reembolsado; a aula continua para todos os outros (sujeito à sua regra de assentos mínimos).
Recusa uma ocorrência recorrente	Essa ocorrência única é pulada (reembolso ou perda de acordo com a política de cancelamento). O resto da série não é afetado.
Encaminha o convite para outra caixa de entrada	Nenhum efeito na aula — Voilà é a fonte da verdade, e encaminhar o convite não move a aula ou reemite reembolsos.

Em resumo: os alunos podem gerenciar sua participação inteiramente a partir do convite do calendário, e você verá cada ação refletida no lado de Voilà em segundos.

Aulas em grupo via calendário

Aulas em grupo adicionam uma complicação extra — a regra de assentos mínimos:

• Um membro recusa → esse assento é reembolsado, o participante é removido do evento do calendário, a aula continua.
• Recusa reduz a aula abaixo de min_seats ANTES do prazo de cancelamento → a aula inteira é cancelada, cada assento pago é reembolsado, o evento do calendário é removido.
• Recusa reduz a aula abaixo de min_seats DEPOIS do prazo de cancelamento → a aula continua (as pessoas que mantiveram seu assento já pagaram pelo slot), e você recebe um email de aviso para que possa decidir como lidar com isso.

Aulas recorrentes via calendário

Aulas recorrentes são armazenadas de forma diferente em cada provedor, mas a experiência é a mesma:

• Google: a série é um único evento recorrente mestre. Recusar uma instância do calendário pula apenas essa ocorrência em Voilà; recusar o mestre cancela todas as ocorrências futuras.
• Outlook: cada ocorrência é vinculada individualmente para que as atualizações por instância do Microsoft Graph fluam perfeitamente. Recusar uma ocorrência a pula em Voilà; recusar a série encerra as ocorrências futuras.
• Pular uma ocorrência de dentro de Voilà cancela automaticamente a instância de calendário correspondente com um aviso de cancelamento limpo aos participantes.
• Uma mudança de política de cancelamento do tutor não é aplicada retroativamente às ocorrências que já existem — cada ocorrência bloqueia a política que estava ativa quando foi criada.

Como a sincronização é entregue

Voilà usa notificações por push (webhooks) como gatilho principal:

• Google Calendar — Voilà se inscreve no seu calendário via canal events.watch do Google; as atualizações chegam em segundos depois que você salva no Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se inscreve via webhooks do Microsoft Graph; mesmo comportamento.

Um pequeno conjunto de redes de segurança mantém o canal saudável:

• Trabalho de manutenção por hora renova inscrições antes de expirar e inicializa qualquer watch ausente.
• Preenchimento ao conectar envia aulas Voilà futuras existentes para o seu novo calendário (e importa de volta os seus tempos de calendário ocupado existentes).
• Atualização manual está disponível na página Agendamento — útil se você está testando ou se um webhook brevemente perdeu a entrega.

Versões anteriores desta página mencionavam um "ciclo de polling de 5 minutos". Isso não é mais preciso — a sincronização é baseada em push e normalmente chega em bem menos de 30 segundos.

Política de cancelamento e reembolsos via calendário

Cancelamentos do lado do calendário seguem exatamente a mesma política de cancelamento que você configurou para reservas pagas com Stripe (veja Pagamentos Stripe Connect):

• Você cancela (deleta/cancela do seu calendário): o aluno é totalmente reembolsado, independentemente do timing.
• Aluno recusa do seu calendário antes do prazo: reembolso total ou crédito devolvido ao aluno.
• Aluno recusa do seu calendário depois do prazo: o pagamento é perdido (você mantém) ou o crédito de sessão é consumido.
• Aulas em grupo: reembolsos por assento para recusas individuais; reembolso total de cada assento pago se um cancelamento do tutor ou uma queda pré-prazo abaixo de min_seats cancela a aula.

Privacidade e escopo

• Voilà apenas lê e escreve eventos no calendário que você conecta — nunca em nenhum outro calendário na sua conta.
• Eventos que Voilà lê são usados apenas para cálculos de agendamento e disponibilidade.
• Você pode revogar o acesso a qualquer momento em Configurações → Integrações (ou diretamente das configurações da sua conta Google / Microsoft).

Solução de problemas

Token expirado

Se a sincronização parar, o token OAuth provavelmente expirou. Abra Configurações → Integrações e clique em Reconectar.

Atrasos de sincronização

Webhooks geralmente entregam em ~30 segundos. O trabalho de manutenção por hora é uma rede de segurança que renova inscrições e ressincroniza qualquer entrega que brevemente falhou. Você também pode disparar uma atualização manual a partir da página Agendamento.

Conflitos com eventos não-Voilà

Se você tentar confirmar uma reserva Voilà em um slot coberto por um evento não-Voilà no seu calendário, Voilà o avisará e permitirá que você substitua o conflito — útil quando o evento do calendário é uma "retenção suave" que você está feliz em liberar.

Alternando provedores

Apenas um calendário pode ser conectado por vez. Desconecte o Google antes de conectar o Outlook (ou vice-versa) em Configurações → Integrações.

Sincronização bidirecional, ponta a ponta

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Calendário do Aluno"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Calendário do Tutor (Google ou Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Aula confirmada em Voilà
    Voila->>TutorCal: Criar evento com link do Meet ou Teams
    TutorCal-->>Student: Convite entregue
    TutorCal-->>StudentCal: Convite entregue

    Note over Student,StudentCal: Aluno recusa da caixa de entrada
    StudentCal->>TutorCal: RSVP recusado
    TutorCal->>Voila: Webhook dispara
    Voila->>Voila: Executar política de cancelamento
    Voila-->>Tutor: Aviso no aplicativo e por email
    Voila-->>Student: Confirmação de reembolso ou perda

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancela o evento
    TutorCal->>Voila: Webhook dispara
    Voila->>Voila: Cancelar e reembolsar
    Voila->>StudentCal: Evento do calendário removido

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