Integração com Calendário

Conecte uma vez, gerencie em qualquer lugar. Ao conectar o Google Calendar ou o Microsoft Outlook (Teams), suas aulas no Voilà aparecem no seu calendário exatamente como qualquer outra reunião — e tudo o que você fizer com o evento no seu calendário é refletido automaticamente no Voilà. Reagende, cancele, aceite, recuse — os dois lados ficam sincronizados em segundos.

Esta página foi escrita para tutores. A seção "O que seus alunos veem" explica exatamente o que seus alunos visualizam do lado deles, para que você possa gerenciar toda a sua agenda pelo calendário com confiança.

Provedores compatíveis

Provedor	Link de vídeo anexado automaticamente	O que é criado
Google Calendar	Google Meet	Um evento por aula, evento mestre por série recorrente
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Um evento por aula, um evento por ocorrência recorrente

Você pode conectar um provedor de calendário por vez. Para trocar, desconecte o atual primeiro em Configurações → Integrações.

Conectando o Google Calendar

1. Acesse Configurações → Integrações ou Agendamento → Conectar Google Calendar.
2. Clique em Conectar Google Calendar.
3. Entre com sua conta do Google e autorize o Voilà a ler e criar eventos.
4. Seu calendário começa a sincronizar imediatamente.

O que acontece no momento em que você conecta: todas as aulas futuras confirmadas no Voilà são enviadas para o seu Google Calendar — cada uma com um link do Google Meet, participantes já preenchidos e o texto "Reservado via Voilà" no corpo. Não é necessário fazer mais nada.

Conectando o Microsoft Outlook / Teams

1. Acesse Configurações → Integrações ou Agendamento → Conectar Calendário do Outlook.
2. Clique em Conectar Calendário do Outlook.
3. Entre com sua conta da Microsoft e autorize o Voilà a ler e criar eventos.
4. Seu calendário começa a sincronizar imediatamente.

Cada aula aparece no seu calendário do Outlook como uma reunião do Teams (o link para entrar é anexado automaticamente), com o aluno listado como participante. O mesmo comportamento de preenchimento retroativo se aplica: as aulas futuras do Voilà aparecem no seu calendário do Outlook imediatamente.

O que aparece no seu calendário (Voilà → calendário)

Evento no Voilà	O que você vê no calendário
Uma reserva individual é confirmada	Um convite no horário da aula, com o link do Meet/Teams, o aluno como participante e um texto criado pelo Voilà.
Uma aula em grupo é confirmada	O mesmo evento, com todos os membros que aceitaram na lista de participantes. À medida que mais membros aceitam, eles são adicionados; se um membro sair, ele é removido.
Uma aula recorrente é criada	Google: um evento recorrente mestre cobrindo toda a série. Outlook: um evento por ocorrência (para que as atualizações por instância fluam corretamente pelo Microsoft Graph).
Um reagendamento é aceito no Voilà	O horário de início/fim do convite é atualizado no lugar e os participantes recebem uma notificação de atualização. Funciona tanto no Google quanto no Outlook.
Uma aula é cancelada no Voilà	O evento do calendário é removido e os participantes são notificados com um aviso de cancelamento. Funciona tanto no Google quanto no Outlook.
Uma ocorrência recorrente é ignorada no Voilà	Apenas aquela ocorrência é cancelada — o restante da série permanece intacto.

O que sincroniza de volta para o Voilà (calendário → Voilà)

Esta é a seção que permite que você "viva no seu calendário". Qualquer ação abaixo altera o estado do Voilà automaticamente.

Você move o horário do evento

Arrastar um evento do Voilà para outro horário, ou editar seu início/fim, abre uma proposta de reagendamento dentro do Voilà. Assim que o aluno confirmar (no aplicativo ou respondendo ao e-mail), o horário do evento é definido nos dois sistemas. Até lá, o evento fica como uma proposta pendente — o aluno ainda pode vê-la e aceitá-la ou recusá-la dentro do Voilà.

Você exclui ou cancela o evento

O Voilà marca a aula como cancelada e executa o fluxo de cancelamento pelo tutor da política de cancelamento:

• O aluno recebe o reembolso integral do pagamento (se via Stripe) ou tem seu crédito de sessão devolvido (se for um pacote de sessões), independentemente de o cancelamento ter ocorrido antes ou depois do prazo. Cancelamentos atribuídos ao tutor sempre ressarcem o aluno integralmente.
• Para aulas em grupo, todas as vagas pagas são reembolsadas.
• O aluno recebe um e-mail de cancelamento e uma atualização no chat.

Você cria um novo evento com um dos seus alunos como participante

Se houver um relacionamento ativo entre aluno e tutor, o Voilà irá:

• Criar automaticamente uma proposta de reserva para aquela aula.
• Enviar um e-mail ao aluno para que ele confirme o horário.
• Reservar o horário na sua disponibilidade enquanto a proposta estiver pendente.

Se o participante não for um aluno conhecido seu, o Voilà registra o evento como um bloco de ocupação comum na sua disponibilidade — mas não cria uma reserva.

Você adiciona qualquer outro evento ao seu calendário

Qualquer evento que você adicionar — reuniões de trabalho, consultas médicas, almoço com um amigo — é tratado como horário ocupado e bloqueia novas reservas de alunos durante aquele período. Você não precisa fazer nada; isso é automático.

O que seus alunos veem

Sempre que uma aula é confirmada, seu aluno recebe um convite de calendário para o mesmo evento — com o link do Meet ou Teams incluído. Assim, eles também podem gerenciar a aula pelo próprio calendário. Veja exatamente como o Voilà reage a cada ação que um aluno pode realizar pela caixa de entrada ou pelo aplicativo de calendário:

Ação do aluno	O que o Voilà faz
Aceita o convite	Nada de especial — ele já está na aula. O RSVP é registrado para visibilidade.
Recusa uma proposta pendente pelo calendário	A proposta é recusada no Voilà. Você é notificado por e-mail e chat.
Recusa uma aula individual confirmada pelo calendário	O Voilà executa o fluxo de cancelamento pelo aluno da política de cancelamento. Antes do prazo = reembolso integral ou crédito devolvido; após o prazo = perda do valor (você fica com o pagamento).
Recusa em uma aula em grupo confirmada	Apenas a vaga daquele aluno é reembolsada; a aula continua para todos os outros (sujeito à sua regra de vagas mínimas).
Recusa uma ocorrência recorrente	Aquela única ocorrência é ignorada (reembolso ou perda conforme a política de cancelamento). O restante da série não é afetado.
Encaminha o convite para outra caixa de entrada	Nenhum efeito sobre a aula — o Voilà é a fonte de verdade, e encaminhar o convite não move a aula nem gera novos reembolsos.

Em resumo: os alunos podem gerenciar a participação deles inteiramente pelo convite do calendário, e você verá cada ação refletida no Voilà em segundos.

Aulas em grupo via calendário

As aulas em grupo têm uma particularidade extra — a regra de vagas mínimas:

• Um membro recusa → aquela vaga é reembolsada, o participante é removido do evento do calendário, a aula continua.
• A recusa faz a aula ficar abaixo de min_seats ANTES do prazo de cancelamento → a aula inteira é cancelada, todas as vagas pagas são reembolsadas, o evento do calendário é removido.
• A recusa faz a aula ficar abaixo de min_seats APÓS o prazo de cancelamento → a aula continua (quem manteve a vaga já pagou pelo horário), e você recebe um e-mail de aviso para decidir como lidar com a situação.

Aulas recorrentes via calendário

As aulas recorrentes são armazenadas de forma diferente em cada provedor, mas a experiência é a mesma:

• Google: a série é um único evento recorrente mestre. Recusar uma instância pelo calendário ignora apenas aquela ocorrência no Voilà; recusar o evento mestre cancela todas as ocorrências futuras.
• Outlook: cada ocorrência é vinculada individualmente para que as atualizações por instância do Microsoft Graph fluam corretamente. Recusar uma ocorrência a ignora no Voilà; recusar a série encerra as ocorrências futuras.
• Ignorar uma ocorrência dentro do Voilà cancela automaticamente a instância correspondente no calendário com um aviso de cancelamento limpo para os participantes.
• Uma alteração na política de cancelamento do tutor não é aplicada retroativamente às ocorrências que já existem — cada ocorrência mantém a política que estava vigente quando foi criada.

Como a sincronização é entregue

O Voilà usa notificações push (webhooks) como gatilho principal:

• Google Calendar — o Voilà assina seu calendário via canal events.watch do Google; as atualizações chegam em segundos após você salvar no Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — o Voilà assina via webhooks do Microsoft Graph; mesmo comportamento.

Um pequeno conjunto de mecanismos de segurança mantém o canal saudável:

• Tarefa de manutenção a cada hora renova as assinaturas antes de expirarem e inicializa qualquer monitoramento ausente.
• Preenchimento retroativo na conexão envia as aulas futuras existentes no Voilà para o novo calendário (e importa os horários ocupados do seu calendário existente).
• Atualização manual disponível na página de Agendamento — útil para testes ou se um webhook deixou de ser entregue momentaneamente.

Versões anteriores desta página mencionavam um "ciclo de polling de 5 minutos". Isso não é mais preciso — a sincronização é baseada em push e normalmente chega em bem menos de 30 segundos.

Política de cancelamento e reembolsos via calendário

Os cancelamentos feitos pelo calendário seguem exatamente a mesma política de cancelamento que você configurou para reservas pagas via Stripe (consulte Pagamentos via Stripe Connect):

• Você cancela (exclui/cancela pelo seu calendário): o aluno recebe reembolso integral, independentemente do momento.
• O aluno recusa pelo calendário antes do prazo: reembolso integral ou crédito devolvido ao aluno.
• O aluno recusa pelo calendário após o prazo: o pagamento é perdido (você fica com ele) ou o crédito de sessão é consumido.
• Aulas em grupo: reembolsos por vaga para recusas individuais; reembolso integral de todas as vagas pagas se o tutor cancelar ou se uma queda abaixo de min_seats antes do prazo cancelar a aula.

Privacidade e escopo

• O Voilà lê e cria eventos apenas no calendário que você conectar — nunca em outros calendários da sua conta.
• Os eventos lidos pelo Voilà são usados exclusivamente para cálculos de agendamento e disponibilidade.
• Você pode revogar o acesso a qualquer momento em Configurações → Integrações (ou diretamente nas configurações da sua conta Google / Microsoft).

Solução de problemas

Token expirado

Se a sincronização parar, o token OAuth provavelmente expirou. Abra Configurações → Integrações e clique em Reconectar.

Atrasos na sincronização

Os webhooks geralmente são entregues em ~30 segundos. A tarefa de manutenção a cada hora é um mecanismo de segurança que renova as assinaturas e ressincroniza qualquer entrega que tenha falhado momentaneamente. Você também pode acionar uma atualização manual na página de Agendamento.

Conflitos com eventos que não são do Voilà

Se você tentar confirmar uma reserva no Voilà em um horário coberto por um evento externo ao Voilà no seu calendário, o Voilà irá avisá-lo e permitir que você substitua o conflito — útil quando o evento do calendário é uma reserva "provisória" que você está disposto a liberar.

Trocando de provedor

Apenas um calendário pode ser conectado por vez. Desconecte o Google antes de conectar o Outlook (ou vice-versa) em Configurações → Integrações.

Sincronização bidirecional, de ponta a ponta

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

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