Kalenderintegrasjon

Koble til én gang, administrer overalt. Når du kobler Google Calendar eller Microsoft Outlook (Teams), dine Voilà-timer vises på kalenderen din akkurat som alle andre møter — og alt du gjør med arrangementet fra kalenderen din flyter automatisk tilbake til Voilà. Planlegg på nytt, avbryt, godta, avslå — begge sider forblir synkronisert innen sekunder.

Denne siden er skrevet for veiledere. Delen "Hva elevene dine opplever" forklarer nøyaktig hva elevene dine ser på sin side slik at du trygt kan styre hele timeplanen din fra kalenderen din.

Støttede leverandører

Leverandør	Videolenke vedlagt automatisk	Hva som opprettes
Google Calendar	Google Meet	Én hendelse per time, hoveddelse per gjentakende serie
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Én hendelse per time, én hendelse per gjentakende forekomst

Du kan koble én kalenderleverandør om gangen. For å bytte, koble fra den nåværende først under Innstillinger → Integrasjoner.

Koble til Google Calendar

1. Gå til Innstillinger → Integrasjoner, eller Planlegging → Koble til Google Calendar.
2. Klikk Koble til Google Calendar.
3. Logg inn med Google-kontoen din og autoriser Voilà til å lese og skrive hendelser.
4. Kalenderen din begynner å synkroniseres umiddelbart.

Hva som skjer når du kobler til: hver bekreftet fremtidig Voilà-time legges til Google Calendar — hver med en Google Meet-lenke, deltakere forhåndsutfylt, og en "Booket via Voilà"-tekst. Det er ingenting annet å gjøre.

Koble til Microsoft Outlook / Teams

1. Gå til Innstillinger → Integrasjoner, eller Planlegging → Koble til Outlook-kalender.
2. Klikk Koble til Outlook-kalender.
3. Logg inn med Microsoft-kontoen din og autoriser Voilà til å lese og skrive hendelser.
4. Kalenderen din begynner å synkroniseres umiddelbart.

Hver time vises på Outlook-kalenderen din som et Teams-møte (samtalelenkjen vedlegges automatisk), med eleven oppført som deltaker. Den samme tilbakefyllingsfunksjonen gjelder: fremtidige Voilà-timer vises på Outlook-kalenderen din umiddelbart.

Hva som vises på kalenderen din (Voilà → kalender)

Voilà-hendelse	Hva du ser på kalenderen
En 1:1-booking er bekreftet	En invitasjon på timtidspunktet, med Meet/Teams-lenken, eleven som deltaker, og en Voilà-skrevet tekst.
En gruppeundervisning bekreftes	Den samme hendelsen, med alle godtatte medlemmer på deltakerlisten. Når flere medlemmer godtar, legges de til; hvis et medlem slutter, fjernes de.
En gjentakende time opprettes	Google: én hoveddelse for gjentakelse som dekker hele serien. Outlook: én hendelse per forekomst (slik at oppdateringer per forekomst flyter rent gjennom Microsoft Graph).
En omplanlegging godtas i Voilà	Invitasjonens start-/sluttid oppdateres på plass og deltakere mottar en oppdateringsmelding. Fungerer på både Google og Outlook.
En time avbrytes i Voilà	Kalenderhendelsen fjernes og deltakere varsles med en avbestillingsmelding. Fungerer på både Google og Outlook.
En gjentakende forekomst hoppes over i Voilà	Bare den ene forekomsten avbrytes — resten av serien forblir intakt.

Hva som synkroniseres tilbake til Voilà (kalender → Voilà)

Dette er delen som lar deg "leve i kalenderen din". Alt nedenfor endrer Voilà-tilstand automatisk.

Du flytter hendelsestiden

Når du drar en Voilà-hendelse til en annen plass, eller redigerer start-/sluttiden, åpnes et omplanleggingsforslag inne i Voilà. Når eleven bekrefter (i appen eller ved å svare på e-posten), låses hendelsestiden på begge systemer. Inntil da sitter hendelsen som et ventende forslag — eleven kan fortsatt se og godta/avslå det fra inne i Voilà.

Du sletter eller avbryter hendelsen

Voilà markerer timen som avbrutt og kjører veileder-avbryt-grenen av avbestillingspolicyen:

• Eleven får full refusjon (hvis Stripe) eller får sesjongodtgjørelsen returnert (hvis en sesjonspakke), uavhengig av om avbruddet skjedde før eller etter fristen. Veileder-tilskrevne avbrudder gjør alltid eleven heil.
• For gruppeundervisninger refunderes hver betalt plass.
• Eleven mottar en avbestillings-e-post og en chat-kortoppdatering.

Du oppretter en ny hendelse med en av elevene dine som deltaker

Hvis det er et aktivt elev–veileder-forhold mellom dere, vil Voilà:

• Auto-opprette et bookingforslag for den timen.
• E-poste eleven slik at de kan bekrefte tiden.
• Holde plassen på tilgjengeligheten din mens forslaget venter.

Hvis deltakeren ikke er en kjent elev av deg, registrerer Voilà hendelsen som en vanlig opptatt blokk på tilgjengeligheten din — men oppretter ikke en booking.

Du legger til en annen hendelse på kalenderen din

Enhver hendelse du legger til — arbeidsmøter, tandlegebesøk, lunsj med en venn — behandles som opptatt tid og blokkerer nye elevbookinger i det tidsvinduet. Du trenger ikke gjøre noe; dette er automatisk.

Hva elevene dine opplever

Når en time bekreftes, mottar eleven din en kalenderinvitasjon til den samme hendelsen — med Meet- eller Teams-samtalelenkjen inne. Så de kan administrere timen fra sin egen kalender også. Her er nøyaktig hvordan Voilà reagerer på alt en elev kan gjøre fra innboksen eller kalenderappen sin:

Elevhandling	Hva Voilà gjør
Godtar invitasjonen	Ingenting ekstra — de er allerede på timen. RSVP-en deres registreres for synlighet.
Avslår et ventende forslag fra kalenderen sin	Forslaget avslås i Voilà. Du varsles via e-post og chat.
Avslår en bekreftet 1:1-time fra kalenderen sin	Voilà kjører elev-avbryt-grenen av avbestillingspolicyen. Før fristen = full refusjon eller godtgjørelse returnert; etter fristen = forfall (du beholder betalingen).
Avslår fra en bekreftet gruppeundervisning	Bare den elevens plass refunderes; timen fortsetter for alle andre (underlagt minimumsseterregelen din).
Avslår en gjentakende forekomst	Den enkelte forekomsten hoppes over (refusjon eller forfall per avbestillingspolicyen). Resten av serien forblir uberørt.
Videresender invitasjonen til en annen innboks	Ingen effekt på timen — Voilà er kilden til sannhet, og videresending av invitasjonen flytter ikke timen eller gjenoppretter refusjoner.

Kort sagt: elever kan administrere deltakelsen sin helt fra kalenderinvitasjonen, og du vil se hver handling reflektert på Voilà-siden innen sekunder.

Gruppeundervisninger via kalender

Gruppeundervisninger legger til en ekstra vri — minimumsseter-regelen:

• Ett medlem avslår → den plassen refunderes, deltakeren fjernes fra kalenderhendelsen, timen fortsetter.
• Avslag senker timen under min_seats FØR avbestillingsfristen → hele timen avbrytes, hver betalt plass refunderes, kalenderhendelsen fjernes.
• Avslag senker timen under min_seats ETTER avbestillingsfristen → timen forblir (personer som holdt plassen sin har allerede betalt for plassen), og du mottar en heads-up-e-post slik at du kan bestemme hvordan du skal håndtere det.

Gjentakende timer via kalender

Gjentakende timer lagres annerledes på hver leverandør, men opplevelsen er den samme:

• Google: serien er en enkelt hoveddelse for gjentakelse. Avslag av en forekomst fra kalenderen hopper bare den forekomsten i Voilà; avslag av hoveddelsen avbryter hver fremtidig forekomst.
• Outlook: hver forekomst er koblet individuelt slik at oppdateringer per forekomst fra Microsoft Graph flyter rent gjennom. Avslag av en forekomst hopper den i Voilà; avslag av serien avslutter fremtidige forekomster.
• Hopping av en forekomst fra inne i Voilà avbryter automatisk den samsvarende kalenderhendelsen med en ren avbestillingsmelding til deltakere.
• En veileder sin endring av avbestillingspolicy blir ikke brukt retroaktivt på forekomster som allerede finnes — hver forekomst låser inn policyen som var aktiv da den ble opprettet.

Hvordan synkronisering leveres

Voilà bruker push-meldinger (webhooks) som primær trigger:

• Google Calendar — Voilà abonnerer på kalenderen din via Googles events.watch-kanal; oppdateringer ankommer innen sekunder etter at du lagrer i Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà abonnerer via Microsoft Graph webhooks; samme oppførsel.

Et lite sett med sikkerhetsnett holder kanalen sunn:

• Timejobb for vedlikehold fornyer abonnementer før de utløper og starter eventuelle manglende watches.
• Tilbakefylling ved tilkobling sender eksisterende fremtidige Voilà-timer til den nye kalenderen din (og importerer tilbake eksisterende opptatt tid på kalenderen din).
• Manuell oppdatering er tilgjengelig fra Planleggingssiden — nyttig hvis du tester eller hvis en webhook kort tid mistet levering.

Tidligere versjoner av denne siden nevnte en "5-minutters polling-syklus". Det er ikke lenger nøyaktig — synkronisering er push-basert og ankommer vanligvis på godt under 30 sekunder.

Avbestillingspolicy og refusjoner via kalender

Kalenderside-avbrudder følger nøyaktig samme avbestillingspolicy du har konfigurert for Stripe-betalte bookinger (se Stripe Connect Payments):

• Du avbryter (sletter/avbryter fra kalenderen din): eleven refunderes fullt ut, uavhengig av timing.
• Eleven avslår fra kalenderen sin før fristen: full refusjon eller godtgjørelse returnert til eleven.
• Eleven avslår fra kalenderen sin etter fristen: betaling forfaller (du beholder den) eller sesjongodtgjørelsen forbrukes.
• Gruppeundervisninger: refusjon per plass for individuelle avslag; full refusjon av hver betalt plass hvis en veileder-avbryt eller en pre-frist-drop under min_seats avbryter timen.

Personvern og omfang

• Voilà leser og skriver bare hendelser på kalenderen du kobler til — aldri noen andre kalendere på kontoen din.
• Hendelser Voilà leser brukes utelukkende for planlegging og tilgjengelighetberegninger.
• Du kan tilbakekalle tilgang når som helst under Innstillinger → Integrasjoner (eller direkte fra Google / Microsoft-kontoinnstillingene dine).

Feilsøking

Token utløpt

Hvis synkronisering stopper, har OAuth-tokenet sannsynligvis utløpt. Åpne Innstillinger → Integrasjoner og klikk Koble til på nytt.

Synkroniseringsforsinkelser

Webhooks leveres vanligvis innen ~30 sekunder. Timejobben for vedlikehold er et sikkerhetsnett som fornyer abonnementer og re-synkroniserer enhver levering som kort tid mislyktes. Du kan også utløse en manuell oppdatering fra Planleggings-siden.

Konflikter med ikke-Voilà-hendelser

Hvis du prøver å bekrefte en Voilà-booking på en plass som dekkes av en ikke-Voilà-hendelse på kalenderen din, vil Voilà advare deg og la deg overstyre konflikten — nyttig når kalenderhendelsen er en "myk" hold du gjerne gir slipp på.

Bytte leverandører

Bare én kalender kan kobles til om gangen. Koble fra Google før du kobler til Outlook (eller omvendt) under Innstillinger → Integrasjoner.

Toveis synkronisering, ende til annen

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Relatert

• Planlegging — ukentlig tilgjengelighet, bookingpolicyer, ferieperiode
• Gruppeundervisninger — minimumsseter, medlemsadministrasjon, gruppekanselleringsfunksjon
• Stripe Connect Payments — avbestillingspolicyer og hvordan refusjoner brukes