Integracija kalendara

Poveži jednom, upravljaj svugdje. Kada povežeš Google Calendar ili Microsoft Outlook (Teams), tvoje Voilà lekcije nalaze se u tvom kalendaru baš kao i svaki drugi sastanak — i sve što napraviš s događajem u svom kalendaru automatski se prenosi u Voilà. Premještaj, otkazuj, prihvati, odbij — obje strane ostaju sinkronizirane u roku od nekoliko sekundi.

Ova stranica namijenjena je tutorima. Odjeljak „Što tvoji učenici doživljavaju" objašnjava točno što tvoji učenici vide na svojoj strani, kako bi s pouzdanjem mogao/mogla upravljati cijelim rasporedom iz svog kalendara.

Podržani pružatelji usluga

Pružatelj usluge	Automatski priložena video veza	Što se stvara
Google Calendar	Google Meet	Jedan događaj po lekciji, glavni događaj po ponavljajućoj seriji
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Jedan događaj po lekciji, jedan događaj po ponavljajućoj pojavi

Možeš povezati jednog pružatelja kalendara istovremeno. Za promjenu, prvo odspoji trenutnog pod Postavke → Integracije.

Povezivanje Google Calendara

1. Idi na Postavke → Integracije ili Raspoređivanje → Poveži Google Calendar.
2. Klikni Poveži Google Calendar.
3. Prijavi se svojim Google računom i ovlasti Voilà za čitanje i pisanje događaja.
4. Tvoj kalendar odmah počinje sinkronizaciju.

Što se dogodi u trenutku povezivanja: svaka potvrđena buduća Voilà lekcija prenosi se na tvoj Google Calendar — svaka s Google Meet vezom, unaprijed popunjenim sudionicima i tekstom „Rezervirano putem Voilà". Nema ništa drugo što trebaš napraviti.

Povezivanje Microsoft Outlook / Teamsa

1. Idi na Postavke → Integracije ili Raspoređivanje → Poveži Outlook Calendar.
2. Klikni Poveži Outlook Calendar.
3. Prijavi se svojim Microsoft računom i ovlasti Voilà za čitanje i pisanje događaja.
4. Tvoj kalendar odmah počinje sinkronizaciju.

Svaka lekcija pojavljuje se u tvom Outlook kalendaru kao Teams sastanak (veza za pridruživanje automatski je priložena), s učenikom navedenim kao sudionikom. Isto ponašanje punjenja primjenjuje se i ovdje: buduće Voilà lekcije odmah se pojavljuju u tvom Outlook kalendaru.

Što se pojavljuje u tvom kalendaru (Voilà → kalendar)

Voilà događaj	Što vidiš u kalendaru
Potvrđena je rezervacija 1:1	Pozivnica u vrijeme lekcije, s Meet/Teams vezom, učenikom kao sudionikom i tekstom koji je napisao Voilà.
Potvrđena je grupna lekcija	Isti događaj, sa svim prihvaćenim članovima na popisu sudionika. Kako više članova prihvaća, dodaju se; ako član odustane, uklanja se.
Stvorena je ponavljajuća lekcija	Google: jedan glavni ponavljajući događaj koji pokriva cijelu seriju. Outlook: jedan događaj po pojavi (kako bi ažuriranja po instanci čisto prolazila kroz Microsoft Graph).
Premještanje je prihvaćeno u Voilà	Početno/završno vrijeme pozivnice ažurira se na licu mjesta i sudionici primaju obavijest o ažuriranju. Radi i na Googleu i na Outlooku.
Lekcija je otkazana u Voilà	Događaj u kalendaru uklanja se i sudionici su obaviješteni obavijesti o otkazivanju. Radi i na Googleu i na Outlooku.
Preskočena je ponavljajuća pojava u Voilà	Samo ta jedna pojava otkazuje se — ostatak serije ostaje netaknut.

Što se sinkronizira natrag u Voilà (kalendar → Voilà)

Ovo je odjeljak koji ti omogućuje da „živiš u svom kalendaru". Sve u nastavku automatski mijenja stanje u Voilà.

Premjestiš vrijeme događaja

Povlačenje Voilà događaja na drugi vremenski slot ili uređivanje njegovog početka/kraja otvara prijedlog premještanja unutar Voilà. Kada učenik potvrdi (u aplikaciji ili odgovorom na e-poštu), vrijeme događaja zaključava se u oba sustava. Do tada, događaj stoji kao prijedlog na čekanju — učenik ga i dalje može vidjeti i prihvatiti/odbiti unutar Voilà.

Izbrišeš ili otkaže događaj

Voilà označava lekciju otkazanom i pokreće granu otkazivanja od strane tutora prema pravilima otkazivanja:

• Učeniku se vraća puni iznos plaćanja (ako je Stripe) ili mu se vraća kredit sesije (ako je paket sesija), bez obzira je li otkazivanje nastupilo prije ili nakon roka. Otkazivanja koja se pripisuju tutoru uvijek nadoknađuju učeniku.
• Za grupne lekcije, svako plaćeno mjesto se refundira.
• Učenik prima e-poštu o otkazivanju i ažuriranje chat-kartice.

Stvoriš novi događaj s jednim od svojih učenika kao sudionikom

Ako između tebe i učenika postoji aktivni odnos učenik–tutor, Voilà će:

• Automatski stvoriti prijedlog rezervacije za tu lekciju.
• Poslati e-poštu učeniku kako bi mogao/mogla potvrditi termin.
• Zadržati slot u tvojoj dostupnosti dok je prijedlog na čekanju.

Ako sudionik nije poznati tvoj učenik, Voilà bilježi događaj kao redoviti blok zauzetosti u tvojoj dostupnosti — ali ne stvara rezervaciju.

Dodaš bilo koji drugi događaj u svoj kalendar

Svaki događaj koji dodaš — poslovni sastanci, posjeti liječniku, ručak s prijateljem — tretira se kao zauzeto vrijeme i blokira nove rezervacije učenika u tom vremenskom prozoru. Ne moraš ništa raditi; ovo je automatsko.

Što tvoji učenici doživljavaju

Kad god se lekcija potvrdi, tvoj učenik prima pozivnicu u kalendar za isti događaj — s Meet ili Teams vezom za pridruživanje unutra. Tako i oni mogu upravljati lekcijom iz svog kalendara. Evo točno kako Voilà reagira na svaku radnju koju učenik može poduzeti iz svoje pristigle pošte ili aplikacije kalendara:

Radnja učenika	Što Voilà radi
Prihvati pozivnicu	Ništa dodatno — već su na lekciji. Njihov RSVP se bilježi radi preglednosti.
Odbije prijedlog na čekanju iz svog kalendara	Prijedlog se odbija u Voilà. Obaviještavaš se e-poštom i chatom.
Odbije potvrđenu 1:1 lekciju iz svog kalendara	Voilà pokreće granu otkazivanja od strane učenika prema pravilima otkazivanja. Prije roka = puni povrat ili vraćeni kredit; nakon roka = gubitak (ti zadržavaš plaćanje).
Odbije iz potvrđene grupne lekcije	Samo to učenikovo mjesto se refundira; lekcija se nastavlja za sve ostale (podložno tvom pravilu o minimalnom broju mjesta).
Odbije ponavljajuću pojavu	Ta jedna pojava se preskače (povrat ili gubitak prema pravilima otkazivanja). Ostatak serije ostaje netaknut.
Proslijedi pozivnicu na drugu pristiglu poštu	Nema utjecaja na lekciju — Voilà je izvor istine, a prosljeđivanje pozivnice ne premješta lekciju niti ponovo izdaje povrate.

Ukratko: učenici mogu u potpunosti upravljati svojom participacijom iz pozivnice u kalendaru, a ti ćeš svaku radnju vidjeti odraženu na Voilà strani u roku od nekoliko sekundi.

Grupne lekcije putem kalendara

Grupne lekcije dodaju jednu dodatnu komplikaciju — pravilo o minimalnom broju mjesta:

• Jedan član odbije → to mjesto se refundira, sudionik se uklanja iz događaja u kalendaru, lekcija se nastavlja.
• Odbijanje spusti lekciju ispod min_seats PRIJE roka otkazivanja → cijela lekcija se otkazuje, svako plaćeno mjesto se refundira, događaj u kalendaru se uklanja.
• Odbijanje spusti lekciju ispod min_seats NAKON roka otkazivanja → lekcija ostaje (oni koji su zadržali svoje mjesto već su platili za slot), a ti primaš obavijest e-poštom kako bi mogao/mogla odlučiti kako to riješiti.

Ponavljajuće lekcije putem kalendara

Ponavljajuće lekcije pohranjuju se različito kod svakog pružatelja, ali iskustvo je isto:

• Google: serija je jedan glavni ponavljajući događaj. Odbijanje jedne instance iz kalendara preskače samo tu pojavu u Voilà; odbijanje glavnog događaja otkazuje svaku buduću pojavu.
• Outlook: svaka pojava je pojedinačno povezana kako bi ažuriranja po instanci iz Microsoft Grapha čisto prolazila. Odbijanje jedne pojave preskače je u Voilà; odbijanje serije završava buduće pojave.
• Preskakanje pojave unutar Voilà automatski otkazuje odgovarajuću instancu u kalendaru s čistom obavijesti o otkazivanju sudionicima.
• Promjena pravilnika otkazivanja tutora ne primjenjuje se retroaktivno na pojave koje već postoje — svaka pojava zaključava pravilnik koji je bio aktivan kada je stvorena.

Kako se sinkronizacija isporučuje

Voilà koristi push obavijesti (webhookove) kao primarni okidač:

• Google Calendar — Voilà se pretplaćuje na tvoj kalendar putem Googleovog events.watch kanala; ažuriranja stižu u roku od nekoliko sekundi od spremanja u Google Calendaru.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se pretplaćuje putem Microsoft Graph webhookova; isto ponašanje.

Mali skup sigurnosnih mreža održava kanal zdravim:

• Satni posao održavanja obnavlja pretplate prije isteka i pokreće sve nedostajuće watchove.
• Punjenje pri povezivanju prenosi postojeće buduće Voilà lekcije na tvoj novi kalendar (i uvozi natrag tvoja postojeća zauzeta vremena iz kalendara).
• Ručno osvježavanje dostupno je na stranici Raspoređivanje — korisno ako testiraš ili ako je webhook nakratko propustio isporuku.

Starije verzije ove stranice spominjale su „5-minutni ciklus provjere". To više nije točno — sinkronizacija je temeljena na pushu i obično stiže u znatno manje od 30 sekundi.

Pravilnik otkazivanja i povrati putem kalendara

Otkazivanja s kalendarske strane slijede točno isti pravilnik otkazivanja koji si konfigurirao/konfigurirala za rezervacije plaćene putem Stripea (vidi Stripe Connect Plaćanja):

• Ti otkaže (izbrišeš/otkaže iz svog kalendara): učeniku se u potpunosti vraća iznos, bez obzira na vremenski okvir.
• Učenik odbije iz svog kalendara prije roka: puni povrat ili vraćeni kredit učeniku.
• Učenik odbije iz svog kalendara nakon roka: plaćanje se gubi (ti ga zadržavaš) ili se kredit sesije troši.
• Grupne lekcije: povrati po mjestima za pojedinačna odbijanja; puni povrat svakog plaćenog mjesta ako tutor otkaže ili ako pad ispod min_seats prije roka otkaže lekciju.

Privatnost i opseg

• Voilà čita i piše samo događaje u kalendaru koji povežeš — nikada u drugim kalendarima na tvom računu.
• Događaji koje Voilà čita koriste se isključivo za izračune raspoređivanja i dostupnosti.
• Pristup možeš opozvati u bilo kojem trenutku pod Postavke → Integracije (ili izravno iz postavki svog Google / Microsoft računa).

Rješavanje problema

Token je istekao

Ako se sinkronizacija zaustavi, OAuth token je vjerojatno istekao. Otvori Postavke → Integracije i klikni Ponovno poveži.

Kašnjenja sinkronizacije

Webhookovi obično isporučuju u roku od ~30 sekundi. Satni posao održavanja je sigurnosna mreža koja obnavlja pretplate i ponovo sinkronizira svaku isporuku koja je nakratko zakazala. Možeš i ručno pokrenuti osvježavanje sa stranice Raspoređivanje.

Sukobi s događajima koji nisu Voilà

Ako pokušaš potvrditi Voilà rezervaciju za slot koji je pokriven događajem koji nije Voilà u tvom kalendaru, Voilà će te upozoriti i omogućiti ti da nadjačaš sukob — korisno kada je događaj u kalendaru „meko" zadržavanje koje si spreman/spremna otpustiti.

Promjena pružatelja usluge

Istovremeno može biti povezan samo jedan kalendar. Odspoji Google prije povezivanja Outlooka (ili obrnuto) pod Postavke → Integracije.

Dvosmjerna sinkronizacija, od kraja do kraja

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Povezano

• Raspoređivanje — tjedna dostupnost, pravilnici rezerviranja, način odmora
• Grupne lekcije — minimalni broj mjesta, upravljanje članovima, ponašanje grupnog otkazivanja
• Stripe Connect Plaćanja — pravilnici otkazivanja i način primjene povrata