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カレンダー統合

一度接続すれば、どこからでも管理できます。 Google CalendarまたはMicrosoft Outlook（Teams）を接続すると、Voilàのレッスンは他のミーティングと同じようにカレンダーに表示され、カレンダー側で行ったすべての操作が自動的にVoilàに反映されます。日程変更、キャンセル、承認、辞退など、両側が数秒以内に同期されます。

このページはチューターを対象に書かれています。「学生が見る内容」セクションでは、学生側がどのように表示されるかを説明しているため、カレンダーから全体のスケジュールを自信を持って管理できます。

サポートされているプロバイダー​

プロバイダービデオリンク自動添付作成されるもの
Google CalendarGoogle Meetレッスンごとに1つのイベント、定期シリーズごとにマスターイベント
Microsoft Outlook / TeamsMicrosoft Teamsレッスンごとに1つのイベント、定期発生ごとに1つのイベント

一度に1つのカレンダープロバイダーのみ接続できます。 切り替える場合は、設定 → 統合で現在のものを先に切断してください。

Google Calendarの接続​

  1. 設定 → 統合、またはスケジューリング → Google Calendarを接続に移動します。
  2. Google Calendarを接続をクリックします。
  3. Googleアカウントでサインインし、Voilàにイベントの読み書きを許可します。
  4. カレンダーの同期が直ちに開始されます。

接続した瞬間に起こること： 確認済みの今後のVoilàレッスンがすべてGoogle Calendarにプッシュされます。各イベントにはGoogle Meetリンク、参加者が事前入力され、「Voilà経由で予約」という本文が含まれます。他に何もする必要はありません。

Microsoft Outlook / Teamsの接続​

  1. 設定 → 統合、またはスケジューリング → Outlookカレンダーを接続に移動します。
  2. Outlookカレンダーを接続をクリックします。
  3. Microsoftアカウントでサインインし、Voilàにイベントの読み書きを許可します。
  4. カレンダーの同期が直ちに開始されます。

各レッスンはOutlookカレンダーにTeamsミーティングとして表示されます（参加リンクは自動的に添付されます）。学生は参加者として登録されます。同じバックフィル動作が適用されます。今後のVoilàレッスンはOutlookカレンダーにすぐに表示されます。

カレンダーに表示されるもの（Voilà → カレンダー）​

Voilàイベントカレンダーに表示されるもの
1対1の予約が確認されるレッスン時間の招待状。Meet/Teamsリンク、学生が参加者として登録、Voilà作成の本文が含まれます。
グループレッスンが確認される同じイベント。承認したすべてのメンバーが参加者リストに表示されます。メンバーが追加で承認すると追加され、メンバーが削除されると削除されます。
定期レッスンが作成されるGoogle： シリーズ全体をカバーする1つのマスター定期イベント。Outlook： 発生ごとに1つのイベント（Microsoft Graphを通じてインスタンスごとの更新がスムーズに流れます）。
日程変更がVoilàで承認される招待状の開始/終了時刻がその場で更新され、参加者は更新通知を受け取ります。GoogleとOutlookの両方で機能します。
レッスンがVoilàでキャンセルされるカレンダーイベントが削除され、参加者にキャンセル通知が送信されます。GoogleとOutlookの両方で機能します。
定期発生がVoilàでスキップされるその1つの発生のみがキャンセルされます。シリーズの残りは変わりません。

Voilàに同期されるもの（カレンダー → Voilà）​

このセクションでは、「カレンダーで生活する」ことができます。以下のすべての変更はVoilàの状態を自動的に変更します。

イベント時刻を移動する​

Voilàイベントを別のスロットにドラッグするか、開始/終了を編集すると、Voilà内で日程変更提案が開きます。学生が確認すると（アプリ内またはメール返信で）、イベント時刻は両システムでロックされます。それまでは、イベントは保留中の提案として表示されます。学生はVoilà内からそれを見て、承認/辞退できます。

イベントを削除またはキャンセルする​

Voilàはレッスンをキャンセル済みとしてマークし、キャンセルポリシーのチューターキャンセルブランチを実行します。

  • 学生は全額払い戻しを受けます（Stripeの場合）、またはセッションクレジットが返却されます（セッションパッケージの場合）。キャンセルがカットオフ前か後かに関わらず、チューター属性のキャンセルは常に学生に全額返金されます。
  • グループレッスンの場合、すべての有料座席が払い戻されます。
  • 学生はキャンセルメールとチャットカード更新を受け取ります。

学生の1人を参加者として新しいイベントを作成する​

あなたとアクティブな学生–チューター関係がある場合、Voilàは以下を実行します。

  • そのレッスンの予約提案を自動作成します。
  • 学生にメールを送信して、時刻を確認できるようにします。
  • 提案が保留中の間、スロットをあなたの可用性に保持します。

参加者があなたの既知の学生でない場合、Voilàはイベントをあなたの可用性の通常のビジータイムとして記録しますが、予約は作成しません。

カレンダーに他のイベントを追加する​

追加するイベント（仕事のミーティング、歯医者の予約、友人とのランチなど）は、ビジータイムとして扱われ、その期間中の新しい学生予約をブロックします。何もする必要はありません。これは自動です。

学生が見る内容​

レッスンが確認されるたびに、学生は同じイベントへのカレンダー招待状を受け取ります。MeetまたはTeamsの参加リンクが含まれています。そのため、学生も自分のカレンダーからレッスンを管理できます。Voilàが学生がインボックスまたはカレンダーアプリから実行できる各アクションにどのように反応するかを以下に示します。

学生のアクションVoilàが実行すること
招待状を承認する追加の処理なし。学生はすでにレッスンに参加しています。RSVPは可視性のために記録されます。
カレンダーから保留中の提案を辞退するVoilà内で提案が辞退されます。メールとチャットで通知されます。
カレンダーから確認済み1対1レッスンを辞退するVoilàはキャンセルポリシーの学生キャンセルブランチを実行します。カットオフ前 = 全額払い戻しまたはクレジット返却。カットオフ後 = 没収（あなたが支払いを保持）。
確認済みグループレッスンから辞退するその学生の座席のみが払い戻されます。レッスンは他のすべての人に対して継続します（最小座席ルールの対象）。
定期発生を辞退するその1つの発生がスキップされます（キャンセルポリシーに従って払い戻しまたは没収）。シリーズの残りは変わりません。
招待状を別のインボックスに転送するレッスンに影響なし。Voilàが信頼できる情報源であり、招待状の転送はレッスンを移動したり払い戻しを再発行したりしません。

つまり、学生はカレンダー招待状から完全に参加を管理でき、すべてのアクションがVoilà側に数秒以内に反映されます。

カレンダー経由のグループレッスン​

グループレッスンには1つの追加要素があります。最小座席ルール。

  • 1人のメンバーが辞退する → その座席が払い戻され、参加者がカレンダーイベントから削除され、レッスンは継続します。
  • 辞退がカットオフ前にmin_seats以下にレッスンを落とす → レッスン全体がキャンセルされ、すべての有料座席が払い戻され、カレンダーイベントが削除されます。
  • 辞退がカットオフ後にmin_seats以下にレッスンを落とす → レッスンは継続します（座席を保持した人はすでにスロットの支払いをしています）。対応方法を決定できるようにヘッドアップメールを受け取ります。

カレンダー経由の定期レッスン​

定期レッスンは各プロバイダーで異なる方法で保存されていますが、体験は同じです。

  • Google： シリーズは1つのマスター定期イベントです。カレンダーから1つのインスタンスを辞退するとVoilà内でその発生のみがスキップされます。マスターを辞退するとすべての今後の発生がキャンセルされます。
  • Outlook： 各発生は個別にリンクされているため、Microsoft Graphからのインスタンスごとの更新がスムーズに流れます。1つの発生を辞退するとVoilà内でスキップされます。シリーズを辞退すると今後の発生が終了します。
  • Voilà内から発生をスキップする 自動的に一致するカレンダーインスタンスをキャンセルし、参加者に対してクリーンなキャンセル通知を送信します。
  • チューターのキャンセルポリシー変更は遡及的に適用されません すでに存在する発生に対して。各発生は、それが作成されたときにアクティブだったポリシーをロックインします。

同期がどのように配信されるか​

Voilàはプッシュ通知（ウェブフック）を主要なトリガーとして使用します。

  • Google Calendar — VoilàはGoogle Calendarのevents.watchチャネルを通じてカレンダーをサブスクライブします。更新はGoogle Calendarで保存してから数秒以内に到着します。
  • Microsoft Outlook / Teams — Voilàはmicrosoft Graphウェブフックを通じてサブスクライブします。同じ動作です。

小さなセーフティネットのセットがチャネルを健全に保ちます。

  • 時間ごとのメンテナンスジョブ サブスクリプションを有効期限前に更新し、不足しているウォッチをブートストラップします。
  • 接続時のバックフィル 既存の今後のVoilàレッスンを新しいカレンダーにプッシュし、既存のカレンダービジータイムをバックインポートします。
  • 手動更新 スケジューリングページから利用可能です。テスト中またはウェブフックが一時的に配信を逃した場合に便利です。

このページの以前のバージョンでは「5分間のポーリングサイクル」について言及していました。それはもはや正確ではありません。同期はプッシュベースで、通常は30秒以内に到着します。

カレンダー経由のキャンセルポリシーと払い戻し​

カレンダー側のキャンセルは、Stripe支払い予約用に設定したキャンセルポリシーと全く同じに従います（Stripe Connect支払いを参照）。

  • あなたがキャンセルする（カレンダーから削除/キャンセル）：学生は全額払い戻しを受けます。タイミングに関わらず。
  • 学生がカットオフ前にカレンダーから辞退する：全額払い戻しまたはクレジットが学生に返却されます。
  • 学生がカットオフ後にカレンダーから辞退する：支払いは没収されます（あなたが保持）またはセッションクレジットが消費されます。
  • グループレッスン：個別辞退の座席ごとの払い戻し。チューターキャンセルまたはカットオフ前のmin_seats以下への低下がレッスンをキャンセルする場合、すべての有料座席の全額払い戻し。

プライバシーとスコープ​

  • Voilàは接続したカレンダーのイベントのみを読み書きします。アカウント上の他のカレンダーは決して読み書きしません。
  • Voilàが読むイベントはスケジューリングと可用性計算のみに使用されます。
  • 設定 → 統合でいつでもアクセスを取り消すことができます（またはGoogle/Microsoftアカウント設定から直接）。

トラブルシューティング​

トークンの有効期限切れ​

同期が停止した場合、OAuthトークンの有効期限が切れている可能性があります。設定 → 統合を開き、再接続をクリックします。

同期の遅延​

ウェブフックは通常約30秒以内に配信されます。時間ごとのメンテナンスジョブはサブスクリプションを更新し、一時的に失敗した配信を再同期するセーフティネットです。スケジューリングページから手動更新をトリガーすることもできます。

Voilà以外のイベントとの競合​

Voilà予約をカレンダーの非Voilàイベントでカバーされているスロットで確認しようとすると、Voilàは警告を表示し、競合をオーバーライドできます。カレンダーイベントが解放してもよい「ソフト」ホールドの場合に便利です。

プロバイダーの切り替え​

一度に1つのカレンダーのみ接続できます。設定 → 統合でGoogleを切断してからOutlookを接続します（またはその逆）。

双方向同期、エンドツーエンド​

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "学生カレンダー"
    participant Voila
    participant TutorCal as "チューターカレンダー（GoogleまたはOutlook）"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Voilàでレッスンが確認される
    Voila->>TutorCal: MeetまたはTeamsリンク付きイベントを作成
    TutorCal-->>Student: 招待状が配信される
    TutorCal-->>StudentCal: 招待状が配信される

    Note over Student,StudentCal: 学生がインボックスから辞退する
    StudentCal->>TutorCal: RSVP辞退
    TutorCal->>Voila: ウェブフックが発火
    Voila->>Voila: キャンセルポリシーを実行
    Voila-->>Tutor: アプリ内およびメール通知
    Voila-->>Student: 払い戻しまたは没収確認

    Note over Tutor,TutorCal: チューターがイベントをキャンセルする
    TutorCal->>Voila: ウェブフックが発火
    Voila->>Voila: キャンセルして払い戻し
    Voila->>StudentCal: カレンダーイベントが削除される

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