Kalenderintegrering

Anslut en gång, hantera överallt. När du ansluter Google Calendar eller Microsoft Outlook (Teams) finns dina Voilà-lektioner på din kalender precis som alla andra möten — och allt du gör med evenemanget från din kalender flödar automatiskt tillbaka till Voilà. Omplanera, avboka, acceptera, avslå — båda sidor förblir synkroniserade inom sekunder.

Den här sidan är skriven för lärare. Avsnittet "Vad dina elever upplever" förklarar exakt vad dina elever ser på sin sida så att du kan säkert styra hela ditt schema från din kalender.

Stödda leverantörer

Leverantör	Videolänk bifogas automatiskt	Vad som skapas
Google Calendar	Google Meet	En event per lektion, huvudevent per återkommande serie
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	En event per lektion, en event per återkommande förekomst

Du kan ansluta en kalenderleverantör åt gången. För att byta, koppla först från den nuvarande under Inställningar → Integreringar.

Ansluta Google Calendar

1. Gå till Inställningar → Integreringar, eller Schemaläggning → Anslut Google Calendar.
2. Klicka på Anslut Google Calendar.
3. Logga in med ditt Google-konto och auktorisera Voilà att läsa och skriva events.
4. Din kalender börjar synkroniseras omedelbar.

Vad som händer när du ansluter: varje bekräftad framtida Voilà-lektion skickas till din Google Calendar — var och en med en Google Meet-länk, deltagare förifyllda och en "Bokad via Voilà"-brödtext. Det finns inget mer att göra.

Ansluta Microsoft Outlook / Teams

1. Gå till Inställningar → Integreringar, eller Schemaläggning → Anslut Outlook-kalender.
2. Klicka på Anslut Outlook-kalender.
3. Logga in med ditt Microsoft-konto och auktorisera Voilà att läsa och skriva events.
4. Din kalender börjar synkroniseras omedelbar.

Varje lektion hamnar på din Outlook-kalender som ett Teams-möte (join-länken bifogas automatiskt), med eleven listad som deltagare. Samma bakfyllningsbeteende gäller: framtida Voilà-lektioner visas på din Outlook-kalender direkt.

Vad som visas på din kalender (Voilà → kalender)

Voilà-event	Vad du ser på kalendern
En 1:1-bokning är bekräftad	En inbjudan vid lektionstiden, med Meet/Teams-länken, eleven som deltagare och en Voilà-skriven brödtext.
En gruppLektion bekräftas	Samma event, med varje accepterad medlem på deltagarlistan. När fler medlemmar accepterar läggs de till; om en medlem hoppar av tas de bort.
En återkommande lektion skapas	Google: en huvudåterkommande event som täcker hela serien. Outlook: en event per förekomst (så uppdateringar per instans flödar rent genom Microsoft Graph).
En omplanering accepteras i Voilà	Invånens start-/sluttid uppdateras på plats och deltagare får ett uppdateringsmeddelande. Fungerar på både Google och Outlook.
En lektion avbokas i Voilà	Kalendereventet tas bort och deltagare meddelas med ett avbokningsmeddelande. Fungerar på både Google och Outlook.
En återkommande förekomst hoppas över i Voilà	Bara den förekomsten avbokas — resten av serien förblir intakt.

Vad som synkroniseras tillbaka till Voilà (kalender → Voilà)

Det här är avsnittet som låter dig "leva i din kalender". Allt nedan ändrar Voilà-tillståndet automatiskt.

Du flyttar eventtiden

Att dra en Voilà-event till en annan tid, eller redigera dess start/slut, öppnar ett omplaneringsförslag inuti Voilà. När eleven bekräftar (i appen eller genom att svara på e-postmeddelandet) låses eventtiden in på båda systemen. Tills dess sitter eventen som ett väntande förslag — eleven kan fortfarande se och acceptera/avslå det från inuti Voilà.

Du tar bort eller avbokar eventen

Voilà markerar lektionen som avbokad och kör lärare-avboka-grenen av avbokningspolicyn:

• Eleven får full återbetalning (om Stripe) eller får sin sessionskreditering returnerad (om ett sessionspaket), oavsett om avbokningen skedde före eller efter gränsen. Lärare-tillskrivna avbokningar gör alltid eleven hel.
• För gruppLektioner återbetalas varje betald plats.
• Eleven får ett avbokningsmeddelande och en chattkortsuppdatering.

Du skapar en ny event med en av dina elever som deltagare

Om det finns en aktiv elev–lärare-relation mellan er kommer Voilà att:

• Auto-skapa ett bokningsförslag för den lektionen.
• Skicka e-post till eleven så de kan bekräfta tiden.
• Hålla platsen på din tillgänglighet medan förslaget är väntande.

Om deltagaren inte är en känd elev av dig registrerar Voilà eventen som ett vanligt upptaget block på din tillgänglighet — men skapar ingen bokning.

Du lägger till någon annan event på din kalender

Alla events du lägger till — arbetsmöten, tandläkarbesök, lunch med en vän — behandlas som upptagen tid och blockerar nya elevbokningar under det fönstret. Du behöver inte göra något; detta är automatiskt.

Vad dina elever upplever

Närhelst en lektion bekräftas får din elev en kalenderinbjudan till samma event — med Meet eller Teams join-länken inuti. Så de kan hantera lektionen från sin egen kalender också. Här är exakt hur Voilà reagerar på allt en elev kan göra från sin inkorg eller kalenderapp:

Elevåtgärd	Vad Voilà gör
Accepterar inbjudan	Inget extra — de är redan på lektionen. Deras RSVP registreras för synlighet.
Avslår ett väntande förslag från sin kalender	Förslaget avslås i Voilà. Du meddelas via e-post och chatt.
Avslår en bekräftad 1:1-lektion från sin kalender	Voilà kör elev-avboka-grenen av avbokningspolicyn. Före gränsen = full återbetalning eller kredit returnerad; efter gränsen = förverkat (du behåller betalningen).
Avslår från en bekräftad gruppLektion	Bara den elevens plats återbetalas; lektionen fortsätter för alla andra (enligt din minimiplats-regel).
Avslår en återkommande förekomst	Den enskilda förekomsten hoppas över (återbetalning eller förverkat enligt avbokningspolicyn). Resten av serien är orörd.
Vidarebefordrar inbjudan till en annan inkorg	Ingen effekt på lektionen — Voilà är sanningen, och att vidarebefordra inbjudan flyttar inte lektionen eller återutfärdar återbetalningar.

Kort sagt: elever kan hantera sitt deltagande helt från sin kalenderinbjudan, och du kommer att se varje åtgärd reflekterad på Voilà-sidan inom sekunder.

GruppLektioner via kalender

GruppLektioner lägger till en extra vändning — minimiplats-regeln:

• En medlem avslår → den platsen återbetalas, deltagaren tas bort från kalendereventet, lektionen fortsätter.
• Avslag sänker lektionen under min_seats FÖRE avbokningsgränsen → hela lektionen avbokas, varje betald plats återbetalas, kalendereventet tas bort.
• Avslag sänker lektionen under min_seats EFTER avbokningsgränsen → lektionen förblir (personer som höll sin plats har redan betalat för platsen), och du får ett heads-up-e-postmeddelande så du kan bestämma hur du hanterar det.

Återkommande lektioner via kalender

Återkommande lektioner lagras olika på varje leverantör, men upplevelsen är densamma:

• Google: serien är en enda huvudåterkommande event. Att avslå en instans från kalendern hoppar bara över den förekomsten i Voilà; att avslå huvudeventet avbokar varje framtida förekomst.
• Outlook: varje förekomst är länkad individuellt så uppdateringar per instans från Microsoft Graph flödar rent igenom. Att avslå en förekomst hoppar över den i Voilà; att avslå serien avslutar framtida förekomster.
• Att hoppa över en förekomst från inuti Voilà avbokar automatiskt den matchande kalendern instansen med ett rent avbokningsmeddelande till deltagare.
• En lärares ändring av avbokningspolicy tillämpas inte retroaktivt på förekomster som redan finns — varje förekomst låser in policyn som var aktiv när den skapades.

Hur synkronisering levereras

Voilà använder push-meddelanden (webhooks) som primär utlösare:

• Google Calendar — Voilà prenumererar på din kalender via Googles events.watch-kanal; uppdateringar anländer inom sekunder efter att du sparar i Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà prenumererar via Microsoft Graph webhooks; samma beteende.

En liten uppsättning säkerhetsnät håller kanalen frisk:

• Timvis underhållsjobb förnyar prenumerationer innan de upphör och startar alla saknade watches.
• Bakfyllning vid anslutning skickar befintliga framtida Voilà-lektioner till din nya kalender (och importerar tillbaka dina befintliga kalenderns upptagna tider).
• Manuell uppdatering är tillgänglig från schemaläggningssidan — användbar om du testar eller om en webhook kort missade leverans.

Tidigare versioner av den här sidan nämnde en "5-minuters avsökningscykel". Det är inte längre korrekt — synkronisering är push-baserad och hamnar vanligtvis på väl under 30 sekunder.

Avbokningspolicy och återbetalningar via kalender

Avbokningar på kalendersidan följer exakt samma avbokningspolicy du har konfigurerat för Stripe-betalda bokningar (se Stripe Connect Payments):

• Du avbokar (tar bort/avbokar från din kalender): eleven återbetalas fullt, oavsett tidpunkt.
• Eleven avslår från sin kalender före gränsen: full återbetalning eller kredit returnerad till eleven.
• Eleven avslår från sin kalender efter gränsen: betalning förverkas (du behåller den) eller sessionskrediten förbrukas.
• GruppLektioner: per-plats-återbetalningar för individuella avslag; full återbetalning av varje betald plats om en lärare-avbokning eller ett pre-gräns-avslag under min_seats avbokar lektionen.

Sekretess och omfattning

• Voilà läser och skriver endast events på kalendern du ansluter — aldrig någon annan kalender på ditt konto.
• Events som Voilà läser används enbart för schemaläggning och tillgänglighetsberäkningar.
• Du kan återkalla åtkomst när som helst under Inställningar → Integreringar (eller direkt från dina Google / Microsoft-kontoinställningar).

Felsökning

Token upphörd

Om synkroniseringen stannar har OAuth-token sannolikt upphört. Öppna Inställningar → Integreringar och klicka på Återanslut.

Synkroniseringsfördröjningar

Webhooks levereras vanligtvis inom ~30 sekunder. Det timvisa underhållsjobbet är ett säkerhetsnät som förnyar prenumerationer och omsynkroniserar all leverans som kort missades. Du kan också utlösa en manuell uppdatering från Schemaläggning-sidan.

Konflikter med icke-Voilà-events

Om du försöker bekräfta en Voilà-bokning på en plats som täcks av en icke-Voilà-event på din kalender, varnar Voilà dig och låter dig åsidosätta konflikten — användbar när kalendereventet är en "mjuk" hold som du gärna släpper.

Byta leverantör

Endast en kalender kan anslutas åt gången. Koppla från Google innan du ansluter Outlook (eller vice versa) under Inställningar → Integreringar.

Dubbelriktad synkronisering, från början till slut

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Relaterat

• Schemaläggning — veckovisa tillgänglighet, bokningspolicyer, semesterläge
• GruppLektioner — minimiplats, medlemshantering, gruppavbokningsbeteende
• Stripe Connect Payments — avbokningspolicyer och hur återbetalningar tillämpas