Hoppa till huvudinnehåll

Kalenderintegration

Anslut din Google Kalender eller Microsoft Outlook-kalender för att hålla ditt Voila-schema synkroniserat med din externa kalender. Studenter kommer att se din tillgänglighet i realtid, och nya lektioner läggs automatiskt till i din kalender.

Stödda leverantörer​

LeverantörVideolänk skapadSynkroniseringsriktning
Google KalenderGoogle MeetDubbelriktad (läsa + skriva)
Microsoft OutlookMicrosoft TeamsDubbelriktad (läsa + skriva)

Du kan bara ansluta en kalenderleverantör åt gången. För att byta leverantör, koppla bort den nuvarande först.

Ansluta Google Kalender​

  1. Gå till Inställningar → Integrationer (eller Schemaläggning → Anslut Kalender).
  2. Klicka på Anslut Google Kalender.
  3. Logga in med ditt Google-konto och auktorisera Voila att komma åt din kalender.
  4. När den är ansluten synkroniseras din kalender automatiskt.

Ansluta Microsoft Outlook​

  1. Gå till Inställningar → Integrationer.
  2. Klicka på Anslut Outlook-kalender.
  3. Logga in med ditt Microsoft-konto och auktorisera Voila att komma åt din kalender.
  4. När den är ansluten synkroniseras din kalender automatiskt.

Vad händer när den är ansluten​

Automatisk synkronisering​

Din externa kalender synkroniseras var 5:e minut. Händelser i din kalender upptäcks och används för att bestämma din tillgänglighet.

Upptäckt av upptagen tid​

Alla icke-avbokade händelser i din anslutna kalender räknas som upptagna. Studenter kan inte boka lektioner under tider som överlappar med dina kalenderhändelser.

Lektionsskapande​

När en lektion skapas på Voila:

  • Google Kalender: lektionen visas i din Google Kalender med en Google Meet-länk bifogad.
  • Outlook: lektionen visas i din Outlook-kalender som ett Teams-möte.

Efterfyllning vid anslutning​

När du först ansluter din kalender läggs befintliga framtida Voila-lektioner automatiskt till i din externa kalender.

Kalender-till-Voila-synkronisering​

Om en kalenderhändelse matchar en Voila-lektion (baserat på studentens e-post och tidpunkt), synkroniseras ändringar tillbaka:

  • Händelser som skapas i din externa kalender kan visas som lektioner på Voila när deltagarens e-post matchar en student i din studentlista.
  • Att radera eller avboka en händelse i din externa kalender avbokar motsvarande Voila-bokning.

Hur tillgänglighet fungerar för studenter​

När en student visar din bokningssida beräknas din tillgänglighet från tre källor:

  1. Veckotillgänglighetsplatser — de dagar och tider du har markerat som tillgängliga (ställ in i Schemaläggning → Veckotillgänglighet eller din Profil).
  2. Kalenderupptagna tider — händelser från din anslutna kalender som blockerar tid.
  3. Befintliga bokningar — bekräftade Voila-lektioner och pågående bokningsförfrågningar.

En tidsplats är tillgänglig endast om den faller inom din veckotillgänglighet och inte överlappar med någon kalenderhändelse eller befintlig bokning.

Bokningsfönster​

Studenter kan boka upp till 14 dagar i förväg. Tillgänglighet bortom det fönstret visas inte.

Veckotillgänglighet krävs​

Även med en ansluten kalender kan studenter bara boka under dina definierade veckotillgänglighetstimmar. Kalenderintegration lägger till blockering av upptagen tid ovanpå ditt tillgänglighetsschema — det ersätter inte det.

Kalenderdrivna avbokningar​

Om du raderar eller avbokar en synkroniserad lektionshändelse från din externa kalender:

  1. Motsvarande Voila-bokning avbokas automatiskt.
  2. Om studenten betalade via Stripe Connect, återbetalas de automatiskt.
  3. Studenten får en avbokningsnotifiering.

Detta fungerar för både Google Kalender och Outlook.

Felsökning​

Token utgången​

Om din kalenderanslutning slutar synkronisera kan autentiseringstoken ha gått ut. Gå till Inställningar → Integrationer och återanslut din kalender genom att logga in igen.

Synkroniseringsförseningar​

Kalenderhändelser synkroniseras var 5:e minut. Om en nyligen tillagd händelse inte visas omedelbart, vänta några minuter och kontrollera igen. Du kan också utlösa en manuell synkronisering från Schemaläggning.

Byte av leverantörer​

Du kan inte ha både Google Kalender och Outlook anslutna samtidigt. För att byta, koppla bort den nuvarande leverantören i Inställningar → Integrationer, och anslut sedan den nya.

Relaterat​