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Intégration de calendrier

Connectez votre Google Calendar ou votre calendrier Microsoft Outlook pour maintenir votre planning Voila synchronisé avec votre calendrier externe. Les étudiants verront votre disponibilité en temps réel, et les nouveaux cours seront automatiquement ajoutés à votre calendrier.

Fournisseurs pris en charge​

FournisseurLien vidéo crééDirection de synchronisation
Google CalendarGoogle MeetBidirectionnelle (lecture + écriture)
Microsoft OutlookMicrosoft TeamsBidirectionnelle (lecture + écriture)

Vous ne pouvez connecter qu'un seul fournisseur de calendrier à la fois. Pour changer de fournisseur, déconnectez d'abord le fournisseur actuel.

Connexion à Google Calendar​

  1. Allez dans Paramètres → Intégrations (ou Planification → Connecter le calendrier).
  2. Cliquez sur Connecter Google Calendar.
  3. Connectez-vous avec votre compte Google et autorisez Voila à accéder à votre calendrier.
  4. Une fois connecté, votre calendrier se synchronise automatiquement.

Connexion à Microsoft Outlook​

  1. Allez dans Paramètres → Intégrations.
  2. Cliquez sur Connecter le calendrier Outlook.
  3. Connectez-vous avec votre compte Microsoft et autorisez Voila à accéder à votre calendrier.
  4. Une fois connecté, votre calendrier se synchronise automatiquement.

Ce qui se passe une fois connecté​

Synchronisation automatique​

Votre calendrier externe est synchronisé toutes les 5 minutes. Les événements de votre calendrier sont détectés et utilisés pour déterminer votre disponibilité.

Détection des heures occupées​

Tout événement non annulé sur votre calendrier connecté compte comme occupé. Les étudiants ne peuvent pas réserver de cours pendant les heures qui se chevauchent avec vos événements de calendrier.

Création de cours​

Lorsqu'un cours est créé sur Voila :

  • Google Calendar : le cours apparaît sur votre Google Calendar avec un lien Google Meet attaché.
  • Outlook : le cours apparaît sur votre calendrier Outlook comme une réunion Teams.

Remplissage automatique lors de la connexion​

Lorsque vous connectez votre calendrier pour la première fois, les cours Voila futurs existants sont automatiquement ajoutés à votre calendrier externe.

Synchronisation du calendrier vers Voila​

Si un événement de calendrier correspond à un cours Voila (basé sur l'email de l'étudiant et l'horaire), les modifications se synchronisent en retour :

  • Les événements créés dans votre calendrier externe peuvent apparaître comme des cours sur Voila lorsque l'email du participant correspond à un étudiant de votre liste d'étudiants.
  • Supprimer ou annuler un événement dans votre calendrier externe annule la réservation Voila correspondante.

Fonctionnement de la disponibilité pour les étudiants​

Lorsqu'un étudiant consulte votre page de réservation, votre disponibilité est calculée à partir de trois sources :

  1. Créneaux de disponibilité hebdomadaire — les jours et heures que vous avez marqués comme disponibles (définis dans Planification → Disponibilité hebdomadaire ou votre Profil).
  2. Heures occupées du calendrier — événements de votre calendrier connecté qui bloquent du temps.
  3. Réservations existantes — cours Voila confirmés et demandes de réservation en attente.

Un créneau horaire n'est disponible que s'il tombe dans votre disponibilité hebdomadaire et ne se chevauche avec aucun événement de calendrier ou réservation existante.

Fenêtre de réservation​

Les étudiants peuvent réserver jusqu'à 14 jours à l'avance. La disponibilité au-delà de cette fenêtre n'est pas affichée.

Disponibilité hebdomadaire requise​

Même avec un calendrier connecté, les étudiants ne peuvent réserver que pendant vos heures de disponibilité hebdomadaire définies. L'intégration de calendrier ajoute un blocage des heures occupées en plus de votre planning de disponibilité — elle ne le remplace pas.

Annulations pilotées par le calendrier​

Si vous supprimez ou annulez un événement de cours synchronisé de votre calendrier externe :

  1. La réservation Voila correspondante est automatiquement annulée.
  2. Si l'étudiant a payé via Stripe Connect, il est remboursé automatiquement.
  3. L'étudiant reçoit une notification d'annulation.

Cela fonctionne pour Google Calendar et Outlook.

Dépannage​

Jeton expiré​

Si la synchronisation de votre connexion de calendrier s'arrête, le jeton d'authentification a peut-être expiré. Allez dans Paramètres → Intégrations et reconnectez votre calendrier en vous connectant à nouveau.

Délais de synchronisation​

Les événements de calendrier se synchronisent toutes les 5 minutes. Si un événement récemment ajouté n'apparaît pas immédiatement, attendez quelques minutes et vérifiez à nouveau. Vous pouvez aussi déclencher une synchronisation manuelle depuis Planification.

Changement de fournisseurs​

Vous ne pouvez pas avoir Google Calendar et Outlook connectés simultanément. Pour changer, déconnectez le fournisseur actuel dans Paramètres → Intégrations, puis connectez le nouveau.

Connexe​