Intégration Calendrier

Connectez une fois, gérez partout. Une fois que vous connectez Google Calendar ou Microsoft Outlook (Teams), vos cours Voilà vivent sur votre calendrier exactement comme n'importe quelle autre réunion — et tout ce que vous faites à l'événement depuis votre calendrier revient automatiquement dans Voilà. Reprogrammez, annulez, acceptez, refusez — les deux côtés restent synchronisés en quelques secondes.

Cette page est écrite pour les tuteurs. La section « Ce que vos étudiants vivent » explique exactement ce que vos étudiants voient de leur côté afin que vous puissiez gérer en toute confiance tout votre emploi du temps depuis votre calendrier.

Fournisseurs pris en charge

Fournisseur	Lien vidéo automatiquement joint	Ce qui est créé
Google Calendar	Google Meet	Un événement par cours, événement maître par série récurrente
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Un événement par cours, un événement par occurrence récurrente

Vous pouvez connecter un seul fournisseur de calendrier à la fois. Pour changer, déconnectez d'abord le fournisseur actuel sous Paramètres → Intégrations.

Connexion de Google Calendar

1. Allez à Paramètres → Intégrations, ou Planification → Connecter Google Calendar.
2. Cliquez sur Connecter Google Calendar.
3. Connectez-vous avec votre compte Google et autorisez Voilà à lire et écrire des événements.
4. Votre calendrier commence à se synchroniser immédiatement.

Ce qui se passe au moment où vous vous connectez : chaque cours Voilà confirmé et futur est poussé sur votre Google Calendar — chacun avec un lien Google Meet, les participants pré-remplis, et un corps « Réservé via Voilà ». Il n'y a rien d'autre à faire.

Connexion de Microsoft Outlook / Teams

1. Allez à Paramètres → Intégrations, ou Planification → Connecter Calendrier Outlook.
2. Cliquez sur Connecter Calendrier Outlook.
3. Connectez-vous avec votre compte Microsoft et autorisez Voilà à lire et écrire des événements.
4. Votre calendrier commence à se synchroniser immédiatement.

Chaque cours arrive sur votre calendrier Outlook en tant que réunion Teams (le lien de participation est joint automatiquement), avec l'étudiant listé comme participant. Le même comportement de remplissage s'applique : les cours Voilà futurs apparaissent sur votre calendrier Outlook immédiatement.

Ce qui apparaît sur votre calendrier (Voilà → calendrier)

Événement Voilà	Ce que vous voyez sur le calendrier
Une réservation 1:1 est confirmée	Une invitation à l'heure du cours, avec le lien Meet/Teams, l'étudiant comme participant, et un corps rédigé par Voilà.
Un cours collectif est confirmé	Le même événement, avec chaque membre accepté sur la liste des participants. À mesure que d'autres membres acceptent, ils sont ajoutés ; si un membre se retire, il est supprimé.
Un cours récurrent est créé	Google : un événement récurrent maître couvrant la série complète. Outlook : un événement par occurrence (afin que les mises à jour par instance circulent proprement via Microsoft Graph).
Une reprogrammation est acceptée dans Voilà	L'heure de début/fin de l'invitation se met à jour sur place et les participants reçoivent un avis de mise à jour. Fonctionne sur Google et Outlook.
Un cours est annulé dans Voilà	L'événement du calendrier est supprimé et les participants sont notifiés avec un avis d'annulation. Fonctionne sur Google et Outlook.
Une occurrence récurrente est ignorée dans Voilà	Seule cette occurrence est annulée — le reste de la série reste intact.

Ce qui se synchronise dans Voilà (calendrier → Voilà)

C'est la section qui vous permet de « vivre dans votre calendrier ». Tout ce qui suit change automatiquement l'état de Voilà.

Vous déplacez l'heure de l'événement

Faire glisser un événement Voilà vers un autre créneau, ou modifier son début/fin, ouvre une proposition de reprogrammation dans Voilà. Une fois que l'étudiant confirme (dans l'application ou en répondant à l'e-mail), l'heure de l'événement est verrouillée dans les deux systèmes. Jusque-là, l'événement reste en tant que proposition en attente — l'étudiant peut toujours le voir et l'accepter/refuser depuis Voilà.

Vous supprimez ou annulez l'événement

Voilà marque le cours comme annulé et exécute la branche d'annulation du tuteur de la politique d'annulation :

• L'étudiant est remboursé du paiement complet (si Stripe) ou a son crédit de session retourné (si un forfait de sessions), indépendamment du fait que l'annulation s'est produite avant ou après le délai limite. Les annulations attribuées au tuteur rendent toujours l'étudiant entier.
• Pour les cours collectifs, chaque siège payant est remboursé.
• L'étudiant reçoit un e-mail d'annulation et une mise à jour de carte de chat.

Vous créez un nouvel événement avec l'un de vos étudiants comme participant

S'il existe une relation étudiant-tuteur active entre vous, Voilà va :

• Auto-créer une proposition de réservation pour ce cours.
• Envoyer un e-mail à l'étudiant afin qu'il puisse confirmer l'heure.
• Maintenir le créneau sur votre disponibilité pendant que la proposition est en attente.

Si le participant n'est pas un étudiant connu de vous, Voilà enregistre l'événement comme un bloc de temps occupé régulier sur votre disponibilité — mais ne crée pas de réservation.

Vous ajoutez un autre événement à votre calendrier

Tout événement que vous ajoutez — réunions de travail, rendez-vous chez le dentiste, déjeuner avec un ami — est traité comme du temps occupé et bloque les nouvelles réservations d'étudiants pendant cette fenêtre. Vous n'avez rien à faire ; c'est automatique.

Ce que vos étudiants vivent

Chaque fois qu'un cours est confirmé, votre étudiant reçoit une invitation de calendrier pour le même événement — avec le lien de participation Meet ou Teams à l'intérieur. Ils peuvent donc aussi gérer le cours depuis leur propre calendrier. Voici exactement comment Voilà réagit à chaque chose qu'un étudiant peut faire depuis sa boîte de réception ou son application de calendrier :

Action de l'étudiant	Ce que Voilà fait
Accepte l'invitation	Rien d'extra — ils sont déjà sur le cours. Leur RSVP est enregistré pour la visibilité.
Refuse une proposition en attente depuis son calendrier	La proposition est refusée dans Voilà. Vous êtes notifié par e-mail et chat.
Refuse un cours 1:1 confirmé depuis son calendrier	Voilà exécute la branche d'annulation de l'étudiant de la politique d'annulation. Avant le délai limite = remboursement complet ou crédit retourné ; après le délai limite = forfait (vous gardez le paiement).
Refuse d'un cours collectif confirmé	Seul le siège de cet étudiant est remboursé ; le cours continue pour tout le monde (sous réserve de votre règle de sièges minimum).
Refuse une occurrence récurrente	Cette occurrence unique est ignorée (remboursement ou forfait selon la politique d'annulation). Le reste de la série est inchangé.
Transfère l'invitation à une autre boîte de réception	Aucun effet sur le cours — Voilà est la source de vérité, et transférer l'invitation ne déplace pas le cours ni ne réédite les remboursements.

En résumé : les étudiants peuvent gérer leur participation entièrement depuis leur invitation de calendrier, et vous verrez chaque action reflétée du côté Voilà en quelques secondes.

Cours collectifs via calendrier

Les cours collectifs ajoutent une complication supplémentaire — la règle des sièges minimum :

• Un membre refuse → ce siège est remboursé, le participant est supprimé de l'événement du calendrier, le cours continue.
• Le refus fait tomber le cours en dessous de min_seats AVANT le délai limite d'annulation → le cours entier est annulé, chaque siège payant est remboursé, l'événement du calendrier est supprimé.
• Le refus fait tomber le cours en dessous de min_seats APRÈS le délai limite d'annulation → le cours reste (les personnes qui ont conservé leur siège ont déjà payé pour le créneau), et vous recevez un e-mail d'avertissement afin que vous puissiez décider comment le gérer.

Cours récurrents via calendrier

Les cours récurrents sont stockés différemment sur chaque fournisseur, mais l'expérience est la même :

• Google : la série est un seul événement récurrent maître. Refuser une instance depuis le calendrier ignore juste cette occurrence dans Voilà ; refuser le maître annule chaque occurrence future.
• Outlook : chaque occurrence est liée individuellement afin que les mises à jour par instance de Microsoft Graph circulent proprement. Refuser une occurrence l'ignore dans Voilà ; refuser la série termine les occurrences futures.
• Ignorer une occurrence depuis Voilà annule automatiquement l'instance de calendrier correspondante avec un avis d'annulation propre aux participants.
• Un changement de politique d'annulation du tuteur n'est pas appliqué rétroactivement aux occurrences qui existent déjà — chaque occurrence verrouille la politique qui était active quand elle a été créée.

Comment la synchronisation est livrée

Voilà utilise les notifications push (webhooks) comme déclencheur principal :

• Google Calendar — Voilà s'abonne à votre calendrier via le canal events.watch de Google ; les mises à jour arrivent en quelques secondes après que vous ayez enregistré dans Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà s'abonne via les webhooks Microsoft Graph ; même comportement.

Un petit ensemble de filets de sécurité maintient le canal en bonne santé :

• Tâche de maintenance horaire renouvelle les abonnements avant qu'ils n'expirent et amorce les montres manquantes.
• Remplissage à la connexion pousse les cours Voilà futurs existants vers votre nouveau calendrier (et réimporte vos temps occupés de calendrier existants).
• Actualisation manuelle est disponible depuis la page Planification — utile si vous testez ou si un webhook a brièvement manqué la livraison.

Les versions antérieures de cette page mentionnaient un « cycle d'interrogation de 5 minutes ». Ce n'est plus exact — la synchronisation est basée sur les push et arrive généralement en bien moins de 30 secondes.

Politique d'annulation et remboursements via calendrier

Les annulations du côté calendrier suivent exactement la même politique d'annulation que vous avez configurée pour les réservations payées par Stripe (voir Paiements Stripe Connect) :

• Vous annulez (supprimez/annulez depuis votre calendrier) : l'étudiant est entièrement remboursé, peu importe le moment.
• L'étudiant refuse depuis son calendrier avant le délai limite : remboursement complet ou crédit retourné à l'étudiant.
• L'étudiant refuse depuis son calendrier après le délai limite : le paiement est perdu (vous le gardez) ou le crédit de session est consommé.
• Cours collectifs : remboursements par siège pour les refus individuels ; remboursement complet de chaque siège payant si une annulation du tuteur ou une chute pré-délai limite en dessous de min_seats annule le cours.

Confidentialité et portée

• Voilà ne lit et n'écrit que les événements sur le calendrier que vous connectez — jamais aucun autre calendrier sur votre compte.
• Les événements que Voilà lit sont utilisés uniquement pour la planification et les calculs de disponibilité.
• Vous pouvez révoquer l'accès à tout moment sous Paramètres → Intégrations (ou directement depuis vos paramètres de compte Google / Microsoft).

Dépannage

Jeton expiré

Si la synchronisation s'arrête, le jeton OAuth a probablement expiré. Ouvrez Paramètres → Intégrations et cliquez sur Reconnecter.

Délais de synchronisation

Les webhooks livrent généralement en ~30 secondes. La tâche de maintenance horaire est un filet de sécurité qui renouvelle les abonnements et resynchronise toute livraison qui a brièvement échoué. Vous pouvez également déclencher une actualisation manuelle depuis la page Planification.

Conflits avec les événements non-Voilà

Si vous essayez de confirmer une réservation Voilà sur un créneau couvert par un événement non-Voilà sur votre calendrier, Voilà vous avertira et vous permettra de contourner le conflit — utile quand l'événement du calendrier est une « réserve souple » que vous êtes heureux de libérer.

Changement de fournisseur

Un seul calendrier peut être connecté à la fois. Déconnectez Google avant de connecter Outlook (ou vice-versa) sous Paramètres → Intégrations.

Synchronisation bidirectionnelle, de bout en bout

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Calendrier Étudiant"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Calendrier Tuteur (Google ou Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Cours confirmé dans Voilà
    Voila->>TutorCal: Créer un événement avec lien Meet ou Teams
    TutorCal-->>Student: Invitation livrée
    TutorCal-->>StudentCal: Invitation livrée

    Note over Student,StudentCal: L'étudiant refuse depuis la boîte de réception
    StudentCal->>TutorCal: RSVP refusé
    TutorCal->>Voila: Webhook se déclenche
    Voila->>Voila: Exécuter la politique d'annulation
    Voila-->>Tutor: Avis dans l'application et par e-mail
    Voila-->>Student: Confirmation de remboursement ou forfait

    Note over Tutor,TutorCal: Le tuteur annule l'événement
    TutorCal->>Voila: Webhook se déclenche
    Voila->>Voila: Annuler et rembourser
    Voila->>StudentCal: Événement du calendrier supprimé

Connexes

• Planification — disponibilité hebdomadaire, politiques de réservation, mode vacances
• Cours Collectifs — sièges minimum, gestion des membres, comportement d'annulation de groupe
• Paiements Stripe Connect — politiques d'annulation et comment les remboursements sont appliqués