Integrace kalendáře

Připojte jednou, spravujte všude. Jakmile připojíte Google Calendar nebo Microsoft Outlook (Teams), vaše lekce Voilà se objeví v kalendáři přesně jako jakákoli jiná schůzka — a cokoli, co s událostí uděláte v kalendáři, se automaticky vrátí do Voilà. Přeplánování, zrušení, přijetí, odmítnutí — obě strany zůstávají synchronizované během sekund.

Tato stránka je napsána pro lektory. Sekce "Co vidí vaši studenti" vysvětluje přesně, co vidí vaši studenti na jejich straně, abyste mohli sebevědomě řídit celý svůj plán z kalendáře.

Podporovaní poskytovatelé

Poskytovatel	Odkaz na video se připojuje automaticky	Co se vytvoří
Google Calendar	Google Meet	Jedna událost na lekci, hlavní událost na sérii opakujících se lekcí
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Jedna událost na lekci, jedna událost na každý výskyt opakující se série

Můžete připojit jednoho poskytovatele kalendáře najednou. Chcete-li přepnout, nejdříve odpojte aktuálního pod Nastavení → Integrace.

Připojení Google Calendar

1. Přejděte na Nastavení → Integrace nebo Plánování → Připojit Google Calendar.
2. Klikněte na Připojit Google Calendar.
3. Přihlaste se pomocí svého účtu Google a autorizujte Voilà ke čtení a zápisu událostí.
4. Váš kalendář se okamžitě začne synchronizovat.

Co se stane v okamžiku připojení: každá potvrzená budoucí lekce Voilà se přidá do vašeho Google Calendar — každá s odkazem na Google Meet, předvyplněnými účastníky a tělem "Zarezervováno přes Voilà". Není třeba nic dalšího dělat.

Připojení Microsoft Outlook / Teams

1. Přejděte na Nastavení → Integrace nebo Plánování → Připojit Outlook Calendar.
2. Klikněte na Připojit Outlook Calendar.
3. Přihlaste se pomocí svého účtu Microsoft a autorizujte Voilà ke čtení a zápisu událostí.
4. Váš kalendář se okamžitě začne synchronizovat.

Každá lekce se objeví v kalendáři Outlook jako schůzka Teams (odkaz pro připojení se připojí automaticky), se studentem uvedeným jako účastník. Stejné chování zpětného naplnění se uplatňuje: budoucí lekce Voilà se okamžitě objeví v kalendáři Outlook.

Co se zobrazí v kalendáři (Voilà → kalendář)

Událost Voilà	Co vidíte v kalendáři
Rezervace 1:1 je potvrzena	Pozvánka v čase lekce s odkazem Meet/Teams, studentem jako účastníkem a tělem napsaným Voilà.
Skupinová lekce je potvrzena	Stejná událost se všemi přijatými členy v seznamu účastníků. Jak více členů přijme, jsou přidáni; pokud člen odejde, je odstraněn.
Opakující se lekce je vytvořena	Google: jedna hlavní opakující se událost pokrývající celou sérii. Outlook: jedna událost na výskyt (aby aktualizace pro jednotlivé instance plynule procházely Microsoft Graph).
Přeplánování je přijato v Voilà	Čas začátku/konce pozvánky se aktualizuje a účastníci obdrží oznámení o aktualizaci. Funguje na Google i Outlook.
Lekce je zrušena v Voilà	Událost v kalendáři je odstraněna a účastníci jsou upozorněni na zrušení. Funguje na Google i Outlook.
Výskyt opakující se lekce je přeskočen v Voilà	Pouze tento jeden výskyt je zrušen — zbytek série zůstává netknutý.

Co se synchronizuje zpět do Voilà (kalendář → Voilà)

Tato sekce vám umožňuje "žít v kalendáři". Cokoli níže automaticky změní stav Voilà.

Přesunete čas události

Přetažení události Voilà do jiného slotu nebo úprava jejího začátku/konce otevře návrh přeplánování v Voilà. Jakmile student potvrdí (v aplikaci nebo odpovědí na e-mail), čas události se uzamkne v obou systémech. Dokud se tak nestane, událost zůstane jako čekající návrh — student ji může stále vidět a přijmout/odmítnout z Voilà.

Odstraníte nebo zrušíte událost

Voilà označí lekci jako zrušenou a spustí větev zrušení lektorem zásad zrušení:

• Student obdrží plnou refundaci (pokud Stripe) nebo má vrácen kredit na sezení (pokud balíček sezení), bez ohledu na to, zda k zrušení došlo před nebo po termínu. Zrušení přisouzené lektorovi vždy vrátí studentovi vše.
• U skupinových lekcí je refundován každý zaplacený seat.
• Student obdrží e-mail o zrušení a aktualizaci chat-karty.

Vytvoříte novou událost s jedním z vašich studentů jako účastníkem

Pokud mezi vámi a studentem existuje aktivní vztah, Voilà:

• Automaticky vytvoří návrh rezervace na tuto lekci.
• Pošle e-mail studentovi, aby mohl potvrdit čas.
• Drží slot v dostupnosti, zatímco je návrh čekající.

Pokud účastník není známý student, Voilà zaznamenává událost jako běžný obsazený blok v dostupnosti — ale nevytváří rezervaci.

Přidáte jakoukoli jinou událost do kalendáře

Jakákoli událost, kterou přidáte — pracovní schůzky, návštěva zubaře, oběd s přítelem — je považována za obsazený čas a blokuje nové rezervace studentů během tohoto okna. Nemusíte nic dělat; je to automatické.

Co vidí vaši studenti

Kdykoli je lekce potvrzena, váš student obdrží pozvánku do kalendáře na stejnou událost — s odkazem na Meet nebo Teams uvnitř. Mohou tedy spravovat lekci i ze svého vlastního kalendáře. Zde je přesně, jak Voilà reaguje na cokoli, co může student udělat ze své schránky nebo aplikace kalendáře:

Akce studenta	Co Voilà dělá
Přijme pozvánku	Nic navíc — už jsou na lekci. Jejich RSVP je zaznamenáno pro viditelnost.
Odmítne čekající návrh z kalendáře	Návrh je odmítnut v Voilà. Budete upozorněni e-mailem a chatem.
Odmítne potvrzenou 1:1 lekci z kalendáře	Voilà spustí větev zrušení studentem zásad zrušení. Před termínem = plná refundace nebo vrácený kredit; po termínu = ztráta (vy si ponecháte platbu).
Odmítne ze potvrzené skupinové lekce	Pouze seat tohoto studenta je refundován; lekce pokračuje pro všechny ostatní (v souladu s pravidlem minimálního počtu sedadel).
Odmítne výskyt opakující se lekce	Tento jeden výskyt je přeskočen (refundace nebo ztráta podle zásad zrušení). Zbytek série zůstane nedotčen.
Přepošle pozvánku do jiné schránky	Žádný vliv na lekci — Voilà je zdrojem pravdy a přeposílání pozvánky nepřesune lekci ani znovu nevydá refundace.

Stručně řečeno: studenti mohou spravovat svou účast zcela z pozvánky do kalendáře a každou akci uvidíte odraženou na straně Voilà během sekund.

Skupinové lekce přes kalendář

Skupinové lekce přidávají jednu další nuanci — pravidlo minimálního počtu sedadel:

• Jeden člen odmítne → seat je refundován, účastník je odstraněn z události v kalendáři, lekce pokračuje.
• Odmítnutí sníží lekci pod min_seats PŘED termínem zrušení → celá lekce je zrušena, každý zaplacený seat je refundován, událost v kalendáři je odstraněna.
• Odmítnutí sníží lekci pod min_seats PO termínu zrušení → lekce pokračuje (lidé, kteří si drží seat, již zaplatili za slot), a vy obdržíte upozorňující e-mail, abyste se mohli rozhodnout, jak to zvládnout.

Opakující se lekce přes kalendář

Opakující se lekce jsou uloženy různě na každém poskytovateli, ale zkušenost je stejná:

• Google: série je jedna hlavní opakující se událost. Odmítnutí jednoho výskytu z kalendáře přeskočí pouze tento výskyt v Voilà; odmítnutí hlavní lekce zruší každý budoucí výskyt.
• Outlook: každý výskyt je propojen jednotlivě, takže aktualizace pro jednotlivé instance z Microsoft Graph procházejí čistě. Odmítnutí jednoho výskytu jej přeskočí v Voilà; odmítnutí série ukončí budoucí výskyty.
• Přeskočení výskytu z Voilà automaticky zruší odpovídající instanci v kalendáři s čistým oznámením o zrušení účastníkům.
• Změna zásad zrušení lektorem se neaplikuje retroaktivně na výskyty, které již existují — každý výskyt uzamkne zásadu, která byla aktivní při jeho vytvoření.

Jak je synchronizace doručena

Voilà používá push notifikace (webhooks) jako primární spouštěč:

• Google Calendar — Voilà se přihlašuje k vašemu kalendáři přes kanál events.watch Google; aktualizace dorazí během sekund od uložení v Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se přihlašuje přes webhooks Microsoft Graph; stejné chování.

Malá sada bezpečnostních sítí udržuje kanál zdravý:

• Hodinová údržbová úloha obnovuje předplatné před vypršením a zavádí chybějící sledování.
• Zpětné naplnění při připojení přidá existující budoucí lekce Voilà do nového kalendáře (a zpětně importuje vaše existující obsazené časy v kalendáři).
• Ruční obnovení je dostupné ze stránky Plánování — užitečné, pokud testujete nebo pokud webhook krátce zmeškal doručení.

Starší verze této stránky zmiňovaly "cyklus dotazování každých 5 minut". To již není přesné — synchronizace je založena na push a obvykle dorazí za méně než 30 sekund.

Zásady zrušení a refundace přes kalendář

Zrušení na straně kalendáře se řídí přesně stejnými zásadami zrušení, které jste nakonfigurovali pro rezervace placené přes Stripe (viz Stripe Connect Payments):

• Vy zrušíte (odstraníte/zrušíte z kalendáře): student je plně refundován, bez ohledu na načasování.
• Student odmítne z kalendáře před termínem: plná refundace nebo vrácený kredit studentovi.
• Student odmítne z kalendáře po termínu: platba je ztracena (vy si ji ponecháte) nebo je kredit na sezení spotřebován.
• Skupinové lekce: refundace za seat pro jednotlivá odmítnutí; plná refundace každého zaplaceného seatu, pokud zrušení lektorem nebo předtermínové snížení pod min_seats zruší lekci.

Soukromí a rozsah

• Voilà pouze čte a zapisuje události v kalendáři, který připojíte — nikdy žádné jiné kalendáře na vašem účtu.
• Události, které Voilà čte, se používají pouze pro plánování a výpočty dostupnosti.
• Přístup můžete kdykoli odvolat pod Nastavení → Integrace (nebo přímo z nastavení účtu Google / Microsoft).

Řešení problémů

Token vypršel

Pokud se synchronizace zastaví, token OAuth pravděpodobně vypršel. Otevřete Nastavení → Integrace a klikněte na Znovu připojit.

Zpoždění synchronizace

Webhooks se obvykle doručují během ~30 sekund. Hodinová údržbová úloha je bezpečnostní síť, která obnovuje předplatné a znovu synchronizuje jakékoli doručení, které krátce selhalo. Můžete také spustit ruční obnovení ze stránky Plánování.

Konflikty s událostmi mimo Voilà

Pokud se pokusíte potvrdit rezervaci Voilà na slotu, který je pokryt událostí mimo Voilà v kalendáři, Voilà vás upozorní a umožní vám konflikt přepsat — užitečné, když je událost v kalendáři "měkké" zadržení, které jste ochotni uvolnit.

Přepínání poskytovatelů

Najednou lze připojit pouze jeden kalendář. Odpojte Google před připojením Outlook (nebo naopak) pod Nastavení → Integrace.

Obousměrná synchronizace, od začátku do konce

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Studentský kalendář"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Kalendář lektora (Google nebo Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lekce potvrzena v Voilà
    Voila->>TutorCal: Vytvoř událost s odkazem Meet nebo Teams
    TutorCal-->>Student: Pozvánka doručena
    TutorCal-->>StudentCal: Pozvánka doručena

    Note over Student,StudentCal: Student odmítne ze schránky
    StudentCal->>TutorCal: RSVP odmítnut
    TutorCal->>Voila: Webhook se spustí
    Voila->>Voila: Spusť zásady zrušení
    Voila-->>Tutor: Oznámení v aplikaci a e-mailem
    Voila-->>Student: Potvrzení refundace nebo ztráty

    Note over Tutor,TutorCal: Lektor zruší událost
    TutorCal->>Voila: Webhook se spustí
    Voila->>Voila: Zruš a refunduj
    Voila->>StudentCal: Událost v kalendáři odstraněna

Související

• Plánování — týdenní dostupnost, zásady rezervace, režim dovolené
• Skupinové lekce — minimální počet sedadel, správa členů, chování zrušení skupiny
• Stripe Connect Payments — zásady zrušení a jak se aplikují refundace