Integrace kalendáře

Připoj jednou, spravuj všude. Jakmile připojíš Google Calendar nebo Microsoft Outlook (Teams), tvé lekce Voilà se objeví v tvém kalendáři přesně jako jakákoli jiná schůzka — a cokoli, co s událostí uděláš ze svého kalendáře, se automaticky vrátí do Voilà. Přeplánuj, zruš, přijmi, odmítni — obě strany zůstanou synchronizované během několika sekund.

Tato stránka je napsána pro lektory. Sekce "Co vidí tvoji studenti" vysvětluje přesně, co vidí tvoji studenti na své straně, aby sis mohl/a jistě vést celý svůj rozvrh z kalendáře.

Podporovaní poskytovatelé

Poskytovatel	Odkaz na video se připojí automaticky	Co se vytvoří
Google Calendar	Google Meet	Jedna událost na lekci, hlavní událost na sérii opakování
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Jedna událost na lekci, jedna událost na každý výskyt opakování

Můžeš připojit jednoho poskytovatele kalendáře najednou. Chceš-li přepnout, nejdřív odpoj aktuálního v Nastavení → Integrace.

Připojení Google Calendar

1. Jdi na Nastavení → Integrace nebo Plánování → Připojit Google Calendar.
2. Klikni na Připojit Google Calendar.
3. Přihlaš se svým účtem Google a autorizuj Voilà ke čtení a zápisu událostí.
4. Tvůj kalendář se začne synchronizovat okamžitě.

Co se stane v okamžiku připojení: každá potvrzená budoucí lekce Voilà se přidá do tvého Google Calendar — každá s odkazem na Google Meet, předvyplněnými účastníky a tělem "Zarezervováno přes Voilà". Není třeba nic dalšího dělat.

Připojení Microsoft Outlook / Teams

1. Jdi na Nastavení → Integrace nebo Plánování → Připojit Outlook Calendar.
2. Klikni na Připojit Outlook Calendar.
3. Přihlaš se svým účtem Microsoft a autorizuj Voilà ke čtení a zápisu událostí.
4. Tvůj kalendář se začne synchronizovat okamžitě.

Každá lekce se objeví v tvém Outlook kalendáři jako schůzka Teams (odkaz pro připojení se připojí automaticky), se studentem uvedeným jako účastník. Stejné chování zpětného naplnění se uplatňuje: budoucí lekce Voilà se objeví v tvém Outlook kalendáři hned.

Co se objeví v tvém kalendáři (Voilà → kalendář)

Událost Voilà	Co vidíš v kalendáři
Rezervace 1:1 je potvrzena	Pozvánka v čase lekce s odkazem Meet/Teams, studentem jako účastníkem a tělem napsaným Voilà.
Skupinová lekce je potvrzena	Stejná událost se všemi přijatými členy v seznamu účastníků. Jak více členů přijme, přidají se; pokud člen odejde, odstraní se.
Opakující se lekce je vytvořena	Google: jedna hlavní opakující se událost pokrývající celou sérii. Outlook: jedna událost na výskyt (takže aktualizace pro jednotlivé instance se čistě přenesou přes Microsoft Graph).
Přeplánování je přijato v Voilà	Čas začátku/konce pozvánky se aktualizuje na místě a účastníci obdrží upozornění na aktualizaci. Funguje na Google i Outlook.
Lekce je zrušena v Voilà	Událost v kalendáři se odstraní a účastníci jsou upozorněni zprávou o zrušení. Funguje na Google i Outlook.
Výskyt opakující se lekce je přeskočen v Voilà	Pouze ten jeden výskyt je zrušen — zbytek série zůstane neporušen.

Co se synchronizuje zpět do Voilà (kalendář → Voilà)

Toto je sekce, která ti umožňuje "žít v tvém kalendáři". Cokoli níže automaticky změní stav Voilà.

Přesunuješ čas události

Přetažení události Voilà do jiného slotu nebo úprava jejího začátku/konce otevře návrh přeplánování v Voilà. Jakmile student potvrdí (v aplikaci nebo odpovědí na e-mail), čas události se uzamkne v obou systémech. Dokud se tak nestane, událost zůstane jako nevyřízený návrh — student ji může stále vidět a přijmout/odmítnout z Voilà.

Smažeš nebo zrušíš událost

Voilà označí lekci jako zrušenou a spustí větev zrušení lektorem zásady zrušení:

• Student obdrží plnou refundaci (pokud Stripe) nebo má vrácen kredit na sezení (pokud balíček sezení), bez ohledu na to, zda k zrušení došlo před nebo po termínu. Zrušení přiřazené lektorovi vždy vrátí studentovi vše.
• U skupinových lekcí je refundován každý zaplacený seat.
• Student obdrží e-mail o zrušení a aktualizaci chat-karty.

Vytvoříš novou událost s jedním ze svých studentů jako účastníkem

Pokud mezi vámi existuje aktivní vztah student–lektor, Voilà:

• Automaticky vytvoří návrh rezervace pro tuto lekci.
• Pošle e-mail studentovi, aby mohl/a potvrdit čas.
• Drží slot v tvé dostupnosti, dokud je návrh nevyřízený.

Pokud účastník není známý student, Voilà zaznamenává událost jako běžný obsazený blok v tvé dostupnosti — ale nevytváří rezervaci.

Přidáš jakoukoli jinou událost do svého kalendáře

Jakákoli událost, kterou přidáš — pracovní schůzky, návštěva zubaře, oběd s přítelem — je považována za obsazený čas a blokuje nové rezervace studentů během tohoto okna. Nemusíš nic dělat; je to automatické.

Co vidí tvoji studenti

Kdykoli je lekce potvrzena, tvůj student obdrží pozvánku do kalendáře na stejnou událost — s odkazem pro připojení Meet nebo Teams uvnitř. Takže může spravovat lekci i ze svého vlastního kalendáře. Zde je přesně, jak Voilà reaguje na cokoli, co může student udělat ze své doručené pošty nebo aplikace kalendáře:

Akce studenta	Co Voilà dělá
Přijme pozvánku	Nic navíc — už jsou v lekci. Jejich RSVP je zaznamenáno pro viditelnost.
Odmítne nevyřízený návrh z kalendáře	Návrh je odmítnut v Voilà. Jsi upozorněn/a e-mailem a chatem.
Odmítne potvrzenou 1:1 lekci z kalendáře	Voilà spustí větev zrušení studentem zásady zrušení. Před termínem = plná refundace nebo vrácený kredit; po termínu = ztráta (ty si ponecháš platbu).
Odmítne z potvrzené skupinové lekce	Pouze seat tohoto studenta je refundován; lekce pokračuje pro všechny ostatní (podléhá tvému pravidlu minimálního počtu sedadel).
Odmítne výskyt opakování	Tento jeden výskyt je přeskočen (refundace nebo ztráta podle zásady zrušení). Zbytek série zůstane nedotčen.
Přepošle pozvánku do jiné doručené pošty	Žádný vliv na lekci — Voilà je zdrojem pravdy a přeposílání pozvánky nepřesune lekci ani znovu nevydá refundace.

Stručně řečeno: studenti mohou spravovat svou účast zcela z pozvánky do kalendáře a ty uvidíš každou akci odrážející se na straně Voilà během několika sekund.

Skupinové lekce přes kalendář

Skupinové lekce přidávají jednu další komplikaci — pravidlo minimálního počtu sedadel:

• Jeden člen odmítne → seat je refundován, účastník je odstraněn z události v kalendáři, lekce pokračuje.
• Odmítnutí sníží lekci pod min_seats PŘED termínem zrušení → celá lekce je zrušena, každý zaplacený seat je refundován, událost v kalendáři je odstraněna.
• Odmítnutí sníží lekci pod min_seats PO termínu zrušení → lekce zůstane (lidé, kteří si ponechali svůj seat, již zaplatili za slot), a ty obdržíš upozorňující e-mail, aby sis mohl/a rozhodnout, jak to zvládnout.

Opakující se lekce přes kalendář

Opakující se lekce jsou uloženy různě na každém poskytovateli, ale zkušenost je stejná:

• Google: série je jedna hlavní opakující se událost. Odmítnutí jedné instance z kalendáře přeskočí pouze ten výskyt v Voilà; odmítnutí hlavní lekce zruší každý budoucí výskyt.
• Outlook: každý výskyt je propojen jednotlivě, takže aktualizace pro jednotlivé instance z Microsoft Graph se čistě přenesou. Odmítnutí jednoho výskytu ho přeskočí v Voilà; odmítnutí série ukončí budoucí výskyty.
• Přeskočení výskytu z Voilà automaticky zruší odpovídající instanci v kalendáři s čistou zprávou o zrušení pro účastníky.
• Změna zásady zrušení lektorem se neaplikuje retroaktivně na výskyty, které již existují — každý výskyt uzamkne zásadu, která byla aktivní, když byla vytvořena.

Jak je synchronizace doručena

Voilà používá push notifikace (webhooks) jako primární spouštěč:

• Google Calendar — Voilà se přihlašuje k tvému kalendáři přes kanál events.watch Google; aktualizace dorazí během sekund od uložení v Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se přihlašuje přes webhooks Microsoft Graph; stejné chování.

Malá sada bezpečnostních sítí udržuje kanál zdravý:

• Hodinová údržbová úloha obnovuje předplatná před jejich vypršením a zavádí všechny chybějící sledování.
• Zpětné naplnění při připojení posílá existující budoucí lekce Voilà do tvého nového kalendáře (a zpětně importuje tvůj existující obsazený čas v kalendáři).
• Ruční obnovení je dostupné ze stránky Plánování — užitečné, pokud testujete nebo pokud webhook krátce zmeškal doručení.

Starší verze této stránky zmiňovaly "cyklus dotazování každých 5 minut". To již není přesné — synchronizace je založena na push a obvykle dorazí za méně než 30 sekund.

Zásada zrušení a refundace přes kalendář

Zrušení na straně kalendáře se řídí přesně stejnou zásadou zrušení, kterou jsi nakonfiguroval/a pro rezervace placené přes Stripe (viz Stripe Connect Payments):

• Ty zrušíš (smaž/zruš z kalendáře): student je plně refundován, bez ohledu na načasování.
• Student odmítne z kalendáře před termínem: plná refundace nebo vrácený kredit studentovi.
• Student odmítne z kalendáře po termínu: platba je ztracena (ty si ji ponecháš) nebo kredit na sezení je spotřebován.
• Skupinové lekce: refundace za seat pro jednotlivá odmítnutí; plná refundace každého zaplaceného seatu, pokud zrušení lektorem nebo pokles pod min_seats před termínem zruší lekci.

Soukromí a rozsah

• Voilà pouze čte a zapisuje události v kalendáři, který připojíš — nikdy žádné jiné kalendáře v tvém účtu.
• Události, které Voilà čte, se používají pouze pro plánování a výpočty dostupnosti.
• Přístup můžeš kdykoli odvolat v Nastavení → Integrace (nebo přímo z nastavení tvého účtu Google / Microsoft).

Řešení problémů

Token vypršel

Pokud se synchronizace zastaví, token OAuth pravděpodobně vypršel. Otevři Nastavení → Integrace a klikni na Znovu připojit.

Zpoždění synchronizace

Webhooks se obvykle doručují během ~30 sekund. Hodinová údržbová úloha je bezpečnostní síť, která obnovuje předplatná a znovu synchronizuje jakékoli doručení, které krátce selhalo. Můžeš také spustit ruční obnovení ze stránky Plánování.

Konflikty s událostmi mimo Voilà

Pokud se pokusíš potvrdit rezervaci Voilà na slotu, který je pokryt událostí mimo Voilà v tvém kalendáři, Voilà tě upozorní a umožní ti konflikt přepsat — užitečné, když je událost v kalendáři "měkký" hold, který jsi rád/a pustit.

Přepínání poskytovatelů

Najednou lze připojit pouze jeden kalendář. Odpoj Google před připojením Outlook (nebo naopak) v Nastavení → Integrace.

Obousměrná synchronizace, od začátku do konce

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Kalendář studenta"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Kalendář lektora (Google nebo Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lekce potvrzena v Voilà
    Voila->>TutorCal: Vytvoř událost s odkazem Meet nebo Teams
    TutorCal-->>Student: Pozvánka doručena
    TutorCal-->>StudentCal: Pozvánka doručena

    Note over Student,StudentCal: Student odmítne z doručené pošty
    StudentCal->>TutorCal: RSVP odmítnut
    TutorCal->>Voila: Webhook se spustí
    Voila->>Voila: Spusť zásadu zrušení
    Voila-->>Tutor: Upozornění v aplikaci a e-mailem
    Voila-->>Student: Potvrzení refundace nebo ztráty

    Note over Tutor,TutorCal: Lektor zruší událost
    TutorCal->>Voila: Webhook se spustí
    Voila->>Voila: Zruš a refunduj
    Voila->>StudentCal: Událost v kalendáři odstraněna

Související

• Plánování — týdenní dostupnost, zásady rezervace, režim dovolené
• Skupinové lekce — minimální počet sedadel, správa členů, chování zrušení skupiny
• Stripe Connect Payments — zásady zrušení a jak se refundace aplikují