Integració de calendari

Connecta una vegada, gestiona a tot arreu. Un cop connectis Google Calendar o Microsoft Outlook (Teams), les teves classes de Voilà apareixen al teu calendari exactament com qualsevol altra reunió — i qualsevol cosa que facis a l'esdeveniment des del teu calendari es reflecteix automàticament a Voilà. Reprograma, cancel·la, accepta, declina — ambdues bandes es mantenen sincronitzades en segons.

Aquesta pàgina està escrita per a tutors. La secció "Què experimenten els teus estudiants" explica exactament què veuen els teus estudiants per la seva banda perquè puguis dirigir amb confiança tot el teu horari des del teu calendari.

Proveïdors compatibles

Proveïdor	Enllaç de vídeo adjuntat automàticament	Què es crea
Google Calendar	Google Meet	Un esdeveniment per classe, esdeveniment mestre per sèrie recurrent
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Un esdeveniment per classe, un esdeveniment per ocurrència recurrent

Pots connectar un proveïdor de calendari alhora. Per canviar, desconnecta primer l'actual a Configuració → Integracions.

Connectar Google Calendar

1. Ves a Configuració → Integracions, o Programació → Connectar Google Calendar.
2. Fes clic a Connectar Google Calendar.
3. Inicia sessió amb el teu compte de Google i autoritza Voilà a llegir i escriure esdeveniments.
4. El teu calendari comença a sincronitzar-se immediatament.

Què passa en el moment que connectes: cada classe futura confirmada de Voilà es puja al teu Google Calendar — cadascuna amb un enllaç de Google Meet, assistents pre-poblats, i un cos "Reservat via Voilà". No cal fer res més.

Connectar Microsoft Outlook / Teams

1. Ves a Configuració → Integracions, o Programació → Connectar Outlook Calendar.
2. Fes clic a Connectar Outlook Calendar.
3. Inicia sessió amb el teu compte de Microsoft i autoritza Voilà a llegir i escriure esdeveniments.
4. El teu calendari comença a sincronitzar-se immediatament.

Cada classe apareix al teu calendari d'Outlook com una reunió de Teams (l'enllaç d'unió s'adjunta automàticament), amb l'estudiant llistat com a assistent. S'aplica el mateix comportament de retroalimentació: les classes futures de Voilà apareixen al teu calendari d'Outlook immediatament.

Què apareix al teu calendari (Voilà → calendari)

Esdeveniment de Voilà	Què veus al calendari
Es confirma una reserva 1:1	Una invitació a l'hora de la classe, amb l'enllaç de Meet/Teams, l'estudiant com a assistent, i un cos redactat per Voilà.
Es confirma una classe grupal	El mateix esdeveniment, amb cada membre acceptat a la llista d'assistents. A mesura que més membres accepten, s'afegeixen; si un membre abandona, s'elimina.
Es crea una classe recurrent	Google: un esdeveniment recurrent mestre que cobreix tota la sèrie. Outlook: un esdeveniment per ocurrència (perquè les actualitzacions per instància flueixin netament a través de Microsoft Graph).
S'accepta una reprogramació a Voilà	L'hora d'inici/fi de la invitació s'actualitza al lloc i els assistents reben un avís d'actualització. Funciona tant a Google com a Outlook.
Es cancel·la una classe a Voilà	L'esdeveniment del calendari s'elimina i els assistents són notificats amb un avís de cancel·lació. Funciona tant a Google com a Outlook.
S'omet una ocurrència recurrent a Voilà	Només aquesta ocurrència es cancel·la — la resta de la sèrie es manté intacta.

Què es sincronitza de tornada a Voilà (calendari → Voilà)

Aquesta és la secció que et permet "viure al teu calendari". Qualsevol cosa de sota canvia l'estat de Voilà automàticament.

Mous l'hora de l'esdeveniment

Arrossegar un esdeveniment de Voilà a una franja diferent, o editar el seu inici/fi, obre una proposta de reprogramació dins de Voilà. Un cop l'estudiant confirma (a l'aplicació o responent al correu), l'hora de l'esdeveniment es fixa a ambdós sistemes. Fins llavors, l'esdeveniment queda com una proposta pendent — l'estudiant encara pot veure-la i acceptar-la/declinar-la des de dins de Voilà.

Elimines o cancel·les l'esdeveniment

Voilà marca la classe com a cancel·lada i executa la branca de cancel·lació del tutor de la política de cancel·lació:

• L'estudiant és reemborsat el pagament complet (si Stripe) o té el seu crèdit de sessió retornat (si un paquet de sessions), independentment de si la cancel·lació va passar abans o després del límit. Les cancel·lacions atribuïdes al tutor sempre compensen l'estudiant.
• Per a classes grupals, cada seient pagat és reemborsat.
• L'estudiant rep un correu de cancel·lació i una actualització de targeta de xat.

Crees un nou esdeveniment amb un dels teus estudiants com a assistent

Si hi ha una relació activa estudiant-tutor entre vosaltres, Voilà:

• Auto-crearà una proposta de reserva per a aquesta classe.
• Enviarà un correu a l'estudiant perquè pugui confirmar l'hora.
• Mantindrà la franja a la teva disponibilitat mentre la proposta estigui pendent.

Si l'assistent no és un estudiant conegut teu, Voilà registra l'esdeveniment com un bloc ocupat regular a la teva disponibilitat — però no crea una reserva.

Afegeixes qualsevol altre esdeveniment al teu calendari

Qualsevol esdeveniment que afegeixis — reunions de feina, cites amb el dentista, dinar amb un amic — es tracta com temps ocupat i bloqueja noves reserves d'estudiants durant aquesta finestra. No has de fer res; això és automàtic.

Què experimenten els teus estudiants

Quan es confirma una classe, el teu estudiant rep una invitació de calendari al mateix esdeveniment — amb l'enllaç d'unió de Meet o Teams dins. Així poden gestionar la classe des del seu propi calendari també. Aquí tens exactament com reacciona Voilà a cada cosa que un estudiant pot fer des de la seva safata d'entrada o aplicació de calendari:

Acció de l'estudiant	Què fa Voilà
Accepta la invitació	Res extra — ja estan a la classe. La seva RSVP es registra per visibilitat.
Declina una proposta pendent des del seu calendari	La proposta es declina a Voilà. Ets notificat per correu i xat.
Declina una classe 1:1 confirmada des del seu calendari	Voilà executa la branca de cancel·lació de l'estudiant de la política de cancel·lació. Abans del límit = reemborsament complet o crèdit retornat; després del límit = pèrdua (tu conserves el pagament).
Declina d'una classe grupal confirmada	Només el seient d'aquest estudiant és reemborsat; la classe continua per a tots els altres (subjecte a la teva regla de seients mínims).
Declina una ocurrència recurrent	Només aquesta ocurrència s'omet (reemborsament o pèrdua segons la política de cancel·lació). La resta de la sèrie no es toca.
Reenvia la invitació a una altra safata d'entrada	Cap efecte a la classe — Voilà és la font de veritat, i reenviar la invitació no mou la classe ni torna a emetre reemborsaments.

En resum: els estudiants poden gestionar la seva participació completament des de la seva invitació de calendari, i veuràs cada acció reflectida al costat de Voilà en segons.

Classes grupals via calendari

Les classes grupals afegeixen una complicació extra — la regla de seients mínims:

• Un membre declina → aquest seient és reemborsat, l'assistent s'elimina de l'esdeveniment del calendari, la classe continua.
• La declinació fa baixar la classe per sota de min_seats ABANS del límit de cancel·lació → tota la classe es cancel·la, cada seient pagat és reemborsat, l'esdeveniment del calendari s'elimina.
• La declinació fa baixar la classe per sota de min_seats DESPRÉS del límit de cancel·lació → la classe es manté (les persones que van mantenir el seu seient ja han pagat per la franja), i reps un correu d'avís perquè puguis decidir com gestionar-ho.

Classes recurrents via calendari

Les classes recurrents s'emmagatzemen de manera diferent a cada proveïdor, però l'experiència és la mateixa:

• Google: la sèrie és un únic esdeveniment recurrent mestre. Declinar una instància des del calendari omet només aquesta ocurrència a Voilà; declinar el mestre cancel·la cada ocurrència futura.
• Outlook: cada ocurrència està enllaçada individualment perquè les actualitzacions per instància de Microsoft Graph flueixin netament. Declinar una ocurrència l'omet a Voilà; declinar la sèrie acaba les ocurrències futures.
• Ometre una ocurrència des de dins de Voilà cancel·la automàticament la instància de calendari coincident amb un avís de cancel·lació net als assistents.
• Un canvi de política de cancel·lació d'un tutor NO s'aplica retroactivament a ocurrències que ja existeixen — cada ocurrència fixa la política que estava activa quan es va crear.

Com es lliura la sincronització

Voilà utilitza notificacions push (webhooks) com a activador principal:

• Google Calendar — Voilà se subscriu al teu calendari via el canal events.watch de Google; les actualitzacions arriben en segons després de desar a Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se subscriu via webhooks de Microsoft Graph; mateix comportament.

Un petit conjunt de xarxes de seguretat manté el canal saludable:

• Treball de manteniment horari renova les subscripcions abans que caduquin i inicialitza qualsevol vigilància que falti.
• Retroalimentació en connectar puja les classes futures existents de Voilà al teu nou calendari (i importa de tornada els temps ocupats del teu calendari existent).
• Actualització manual està disponible des de la pàgina de Programació — útil si estàs provant o si un webhook va perdre breument el lliurament.

Versions anteriors d'aquesta pàgina mencionaven un "cicle de sondeig de 5 minuts". Això ja no és precís — la sincronització es basa en push i típicament arriba en menys de 30 segons.

Política de cancel·lació i reemborsaments via calendari

Les cancel·lacions del costat del calendari segueixen exactament la mateixa política de cancel·lació que has configurat per a reserves pagades amb Stripe (veure Pagaments Stripe Connect):

• Tu cancel·les (elimines/cancel·les des del teu calendari): l'estudiant és completament reemborsat, independentment del moment.
• L'estudiant declina des del seu calendari abans del límit: reemborsament complet o crèdit retornat a l'estudiant.
• L'estudiant declina des del seu calendari després del límit: el pagament es perd (tu el conserves) o el crèdit de sessió es consumeix.
• Classes grupals: reemborsaments per seient per declinacions individuals; reemborsament complet de cada seient pagat si una cancel·lació del tutor o una baixada pre-límit per sota de min_seats cancel·la la classe.

Privacitat i abast

• Voilà només llegeix i escriu esdeveniments al calendari que connectes — mai cap altre calendari del teu compte.
• Els esdeveniments que llegeix Voilà s'utilitzen únicament per a càlculs de programació i disponibilitat.
• Pots revocar l'accés en qualsevol moment a Configuració → Integracions (o directament des de la configuració del teu compte de Google / Microsoft).

Resolució de problemes

Token caducat

Si la sincronització s'atura, el token OAuth probablement ha caducat. Obre Configuració → Integracions i fes clic a Reconnectar.

Retards de sincronització

Els webhooks normalment es lliuren en ~30 segons. El treball de manteniment horari és una xarxa de seguretat que renova subscripcions i re-sincronitza qualsevol lliurament que hagi fallat breument. També pots activar una actualització manual des de la pàgina de Programació.

Conflictes amb esdeveniments no-Voilà

Si intentes confirmar una reserva de Voilà en una franja que està coberta per un esdeveniment no-Voilà al teu calendari, Voilà t'avisarà i et deixarà anul·lar el conflicte — útil quan l'esdeveniment del calendari és una reserva "suau" que estàs content d'alliberar.

Canviar proveïdors

Només un calendari pot estar connectat alhora. Desconnecta Google abans de connectar Outlook (o viceversa) a Configuració → Integracions.

Sincronització bidireccional, de principi a fi

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Calendari Estudiant"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Calendari Tutor (Google o Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Classe confirmada a Voilà
    Voila->>TutorCal: Crear esdeveniment amb enllaç Meet o Teams
    TutorCal-->>Student: Invitació lliurada
    TutorCal-->>StudentCal: Invitació lliurada

    Note over Student,StudentCal: L'estudiant declina des de la safata d'entrada
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declinada
    TutorCal->>Voila: Webhook s'activa
    Voila->>Voila: Executar política de cancel·lació
    Voila-->>Tutor: Avís a l'aplicació i per correu
    Voila-->>Student: Confirmació de reemborsament o pèrdua

    Note over Tutor,TutorCal: El tutor cancel·la l'esdeveniment
    TutorCal->>Voila: Webhook s'activa
    Voila->>Voila: Cancel·lar i reemborsar
    Voila->>StudentCal: Esdeveniment del calendari eliminat

Relacionat

• Programació — disponibilitat setmanal, polítiques de reserva, mode vacances
• Classes Grupals — seients mínims, gestió de membres, comportament de cancel·lació grupal
• Pagaments Stripe Connect — polítiques de cancel·lació i com s'apliquen els reemborsaments