Integració amb el calendari

Connecta una vegada, gestiona des de qualsevol lloc. Un cop connectes Google Calendar o Microsoft Outlook (Teams), les teves classes de Voilà apareixen al teu calendari exactament com qualsevol altra reunió — i qualsevol cosa que facis amb l'esdeveniment des del teu calendari es reflecteix automàticament a Voilà. Reprograma, cancel·la, accepta, rebutja — tots dos costats es mantenen sincronitzats en qüestió de segons.

Aquesta pàgina està escrita per a tutors. La secció "Què experimenten els teus estudiants" explica exactament què veuen els teus estudiants des del seu costat, perquè puguis gestionar tot el teu horari des del teu calendari amb confiança.

Proveïdors compatibles

Proveïdor	Enllaç de vídeo adjuntat automàticament	Què es crea
Google Calendar	Google Meet	Un esdeveniment per classe, un esdeveniment mestre per sèrie recurrent
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Un esdeveniment per classe, un esdeveniment per ocurrència recurrent

Pots connectar un proveïdor de calendari alhora. Per canviar, desconnecta primer el que tens actiu a Configuració → Integracions.

Connectar Google Calendar

1. Ves a Configuració → Integracions, o a Programació → Connecta Google Calendar.
2. Fes clic a Connecta Google Calendar.
3. Inicia sessió amb el teu compte de Google i autoritza Voilà a llegir i escriure esdeveniments.
4. El teu calendari comença a sincronitzar-se immediatament.

Què passa en el moment que et connectes: totes les classes de Voilà confirmades en el futur s'afegeixen al teu Google Calendar — cadascuna amb un enllaç de Google Meet, els assistents ja inclosos i un cos amb el text "Reservat via Voilà". No cal fer res més.

Connectar Microsoft Outlook / Teams

1. Ves a Configuració → Integracions, o a Programació → Connecta Outlook Calendar.
2. Fes clic a Connecta Outlook Calendar.
3. Inicia sessió amb el teu compte de Microsoft i autoritza Voilà a llegir i escriure esdeveniments.
4. El teu calendari comença a sincronitzar-se immediatament.

Cada classe apareix al teu calendari d'Outlook com una reunió de Teams (l'enllaç per unir-s'hi s'adjunta automàticament), amb l'estudiant inclòs com a assistent. El mateix comportament de retroompliment s'aplica: les classes de Voilà futures apareixen al teu calendari d'Outlook de seguida.

Què apareix al teu calendari (Voilà → calendari)

Esdeveniment de Voilà	Què veus al calendari
Es confirma una reserva individual (1:1)	Una invitació a l'hora de la classe, amb l'enllaç de Meet/Teams, l'estudiant com a assistent i un cos redactat per Voilà.
Es confirma una classe en grup	El mateix esdeveniment, amb tots els membres acceptats a la llista d'assistents. A mesura que més membres accepten, s'afegeixen; si un membre abandona, s'elimina.
Es crea una classe recurrent	Google: un únic esdeveniment recurrent mestre que cobreix tota la sèrie. Outlook: un esdeveniment per ocurrència (perquè les actualitzacions per instància flueixin correctament a través de Microsoft Graph).
S'accepta una reprogramació a Voilà	L'hora d'inici/fi de la invitació s'actualitza i els assistents reben un avís d'actualització. Funciona tant a Google com a Outlook.
Es cancel·la una classe a Voilà	L'esdeveniment del calendari s'elimina i els assistents reben un avís de cancel·lació. Funciona tant a Google com a Outlook.
S'omet una ocurrència recurrent a Voilà	Només es cancel·la aquella ocurrència — la resta de la sèrie es manté intacta.

Què es sincronitza de tornada a Voilà (calendari → Voilà)

Aquesta és la secció que et permet "viure al teu calendari". Qualsevol de les accions següents canvia l'estat de Voilà automàticament.

Mous l'hora de l'esdeveniment

Arrossegar un esdeveniment de Voilà a un altre horari, o editar-ne l'hora d'inici/fi, obre una proposta de reprogramació dins de Voilà. Un cop l'estudiant confirma (a l'aplicació o responent al correu electrònic), l'hora de l'esdeveniment queda fixada en tots dos sistemes. Fins llavors, l'esdeveniment queda com a proposta pendent — l'estudiant encara pot veure-la i acceptar-la o rebutjar-la des de Voilà.

Elimines o cancel·les l'esdeveniment

Voilà marca la classe com a cancel·lada i executa la branca de cancel·lació del tutor de la política de cancel·lació:

• L'estudiant rep el reemborsament complet del pagament (si és via Stripe) o li retornen el crèdit de sessió (si és un paquet de sessions), independentment de si la cancel·lació s'ha produït abans o després del termini. Les cancel·lacions atribuïdes al tutor sempre compensen l'estudiant íntegrament.
• Per a les classes en grup, es reembossa cada seient pagat.
• L'estudiant rep un correu electrònic de cancel·lació i una actualització al xat.

Crees un nou esdeveniment amb un dels teus estudiants com a assistent

Si hi ha una relació activa entre estudiant i tutor, Voilà:

• Crearà automàticament una proposta de reserva per a aquella classe.
• Enviarà un correu electrònic a l'estudiant perquè pugui confirmar l'hora.
• Reservarà el teu horari mentre la proposta estigui pendent.

Si l'assistent no és un estudiant teu conegut, Voilà registra l'esdeveniment com un bloc d'ocupació habitual a la teva disponibilitat — però no crea cap reserva.

Afegeixes qualsevol altre esdeveniment al teu calendari

Qualsevol esdeveniment que afegeixis — reunions de feina, cites al dentista, dinar amb un amic — es tracta com a temps ocupat i bloqueja noves reserves d'estudiants durant aquella franja. No cal que facis res; és automàtic.

Què experimenten els teus estudiants

Quan es confirma una classe, el teu estudiant rep una invitació de calendari per al mateix esdeveniment — amb l'enllaç per unir-se a Meet o Teams. Així, també pot gestionar la classe des del seu propi calendari. Aquí tens exactament com reacciona Voilà a cada cosa que un estudiant pot fer des de la seva safata d'entrada o l'aplicació de calendari:

Acció de l'estudiant	Què fa Voilà
Accepta la invitació	Res addicional — ja és a la classe. El seu RSVP es registra per a visibilitat.
Rebutja una proposta pendent des del seu calendari	La proposta es rebutja a Voilà. Se t'avisa per correu electrònic i xat.
Rebutja una classe individual (1:1) confirmada des del seu calendari	Voilà executa la branca de cancel·lació de l'estudiant de la política de cancel·lació. Abans del termini = reemborsament complet o crèdit retornat; després del termini = pèrdua del pagament (tu te'l quedes).
Rebutja des d'una classe en grup confirmada	Només es reembossa el seient d'aquell estudiant; la classe continua per a la resta (subjecte a la teva regla de seients mínims).
Rebutja una ocurrència recurrent	Aquella ocurrència s'omet (reemborsament o pèrdua segons la política de cancel·lació). La resta de la sèrie no es toca.
Reenvía la invitació a una altra safata d'entrada	Cap efecte sobre la classe — Voilà és la font de veritat, i reenviar la invitació no mou la classe ni torna a emetre reemborsaments.

En resum: els estudiants poden gestionar la seva participació íntegrament des de la invitació del calendari, i tu veuràs cada acció reflectida al costat de Voilà en qüestió de segons.

Classes en grup via calendari

Les classes en grup afegeixen un element addicional — la regla de seients mínims:

• Un membre rebutja → es reembossa aquell seient, l'assistent s'elimina de l'esdeveniment del calendari, la classe continua.
• El rebuig fa que la classe quedi per sota de min_seats ABANS del termini de cancel·lació → la classe sencera es cancel·la, es reembossen tots els seients pagats i s'elimina l'esdeveniment del calendari.
• El rebuig fa que la classe quedi per sota de min_seats DESPRÉS del termini de cancel·lació → la classe continua (les persones que han mantingut el seu seient ja han pagat per la franja), i reps un correu electrònic d'avís perquè puguis decidir com gestionar-ho.

Classes recurrents via calendari

Les classes recurrents s'emmagatzemen de manera diferent a cada proveïdor, però l'experiència és la mateixa:

• Google: la sèrie és un únic esdeveniment recurrent mestre. Rebutjar una instància des del calendari omet només aquella ocurrència a Voilà; rebutjar el mestre cancel·la totes les ocurrències futures.
• Outlook: cada ocurrència està vinculada individualment perquè les actualitzacions per instància de Microsoft Graph flueixin correctament. Rebutjar una ocurrència l'omet a Voilà; rebutjar la sèrie acaba amb les ocurrències futures.
• Ometre una ocurrència des de Voilà cancel·la automàticament la instància del calendari corresponent amb un avís de cancel·lació net als assistents.
• Un canvi en la política de cancel·lació del tutor no s'aplica retroactivament a les ocurrències que ja existeixen — cada ocurrència bloqueja la política que estava activa quan es va crear.

Com es lliura la sincronització

Voilà utilitza notificacions push (webhooks) com a activador principal:

• Google Calendar — Voilà se subscriu al teu calendari mitjançant el canal events.watch de Google; les actualitzacions arriben en qüestió de segons després de desar a Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Voilà se subscriu mitjançant webhooks de Microsoft Graph; el mateix comportament.

Un petit conjunt de mesures de seguretat manté el canal en bon estat:

• Tasca de manteniment horari renova les subscripcions abans que caduquin i inicialitza qualsevol monitoratge que falti.
• Retroompliment en connectar envia les classes de Voilà futures existents al teu nou calendari (i importa els temps ocupats del teu calendari existent).
• Actualització manual disponible des de la pàgina de Programació — útil si estàs fent proves o si un webhook ha fallat breument en el lliurament.

Les versions anteriors d'aquesta pàgina esmentaven un "cicle de sondeig de 5 minuts". Això ja no és correcte — la sincronització és basada en push i normalment arriba en menys de 30 segons.

Política de cancel·lació i reemborsaments via calendari

Les cancel·lacions des del calendari segueixen exactament la mateixa política de cancel·lació que has configurat per a les reserves pagades amb Stripe (consulta Pagaments amb Stripe Connect):

• Tu cancel·les (elimines/cancel·les des del teu calendari): l'estudiant rep el reemborsament complet, independentment del moment.
• L'estudiant rebutja des del seu calendari abans del termini: reemborsament complet o crèdit retornat a l'estudiant.
• L'estudiant rebutja des del seu calendari després del termini: el pagament es perd (te'l quedes tu) o el crèdit de sessió es consumeix.
• Classes en grup: reemborsaments per seient per als rebuigs individuals; reemborsament complet de tots els seients pagats si el tutor cancel·la o si un rebuig abans del termini fa que la classe quedi per sota de min_seats.

Privadesa i àmbit

• Voilà només llegeix i escriu esdeveniments al calendari que connectes — mai a cap altre calendari del teu compte.
• Els esdeveniments que Voilà llegeix s'utilitzen únicament per a càlculs de programació i disponibilitat.
• Pots revocar l'accés en qualsevol moment a Configuració → Integracions (o directament des de la configuració del teu compte de Google / Microsoft).

Resolució de problemes

Token caducat

Si la sincronització s'atura, probablement el token OAuth ha caducat. Obre Configuració → Integracions i fes clic a Reconnecta.

Retards en la sincronització

Els webhooks normalment es lliuren en uns ~30 segons. La tasca de manteniment horari és una mesura de seguretat que renova les subscripcions i torna a sincronitzar qualsevol lliurament que hagi fallat breument. També pots activar una actualització manual des de la pàgina de Programació.

Conflictes amb esdeveniments que no són de Voilà

Si intentes confirmar una reserva de Voilà en una franja coberta per un esdeveniment que no és de Voilà al teu calendari, Voilà t'avisarà i et permetrà anul·lar el conflicte — útil quan l'esdeveniment del calendari és una reserva "provisional" que estàs disposat a alliberar.

Canviar de proveïdor

Només es pot connectar un calendari alhora. Desconnecta Google abans de connectar Outlook (o viceversa) a Configuració → Integracions.

Sincronització bidireccional, de principi a fi

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Relacionat

• Programació — disponibilitat setmanal, polítiques de reserva, mode de vacances
• Classes en grup — seients mínims, gestió de membres, comportament de cancel·lació en grup
• Pagaments amb Stripe Connect — polítiques de cancel·lació i com s'apliquen els reemborsaments