Ενσωμάτωση Ημερολογίου

Συνδεθείτε μία φορά, διαχειριστείτε παντού. Μόλις συνδέσετε το Google Calendar ή το Microsoft Outlook (Teams), τα μαθήματα Voilà σας ζουν στο ημερολόγιό σας ακριβώς όπως οποιαδήποτε άλλη συνάντηση — και ό,τι κάνετε στο συμβάν από το ημερολόγιό σας ρέει πίσω στο Voilà αυτόματα. Αναπρογραμματίστε, ακυρώστε, δεχτείτε, απορρίψτε — και οι δύο πλευρές παραμένουν συγχρονισμένες σε δευτερόλεπτα.

Αυτή η σελίδα είναι γραμμένη για καθηγητές. Η ενότητα "Τι βλέπουν οι μαθητές σας" εξηγεί ακριβώς τι βλέπουν οι μαθητές σας στο δικό τους άκρο, ώστε να μπορείτε να διαχειριστείτε με σιγουριά ολόκληρο το πρόγραμμά σας από το ημερολόγιό σας.

Υποστηριζόμενοι πάροχοι

Πάροχος	Σύνδεσμος βίντεο συνδέεται αυτόματα	Τι δημιουργείται
Google Calendar	Google Meet	Ένα συμβάν ανά μάθημα, κύριο συμβάν ανά επαναλαμβανόμενη σειρά
Microsoft Outlook / Teams	Microsoft Teams	Ένα συμβάν ανά μάθημα, ένα συμβάν ανά επαναλαμβανόμενη εμφάνιση

Μπορείτε να συνδέσετε έναν πάροχο ημερολογίου τη φορά. Για να αλλάξετε, αποσυνδέστε πρώτα τον τρέχοντα κάτω από Ρυθμίσεις → Ενσωματώσεις.

Σύνδεση Google Calendar

1. Πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις → Ενσωματώσεις, ή Προγραμματισμός → Σύνδεση Google Calendar.
2. Κάντε κλικ στο Σύνδεση Google Calendar.
3. Συνδεθείτε με τον λογαριασμό Google σας και εξουσιοδοτήστε το Voilà να διαβάζει και να γράφει συμβάντα.
4. Το ημερολόγιό σας αρχίζει να συγχρονίζεται αμέσως.

Τι συμβαίνει τη στιγμή που συνδέεστε: κάθε επιβεβαιωμένο μελλοντικό μάθημα Voilà ωθείται στο Google Calendar σας — το καθένα με έναν σύνδεσμο Google Meet, τους συμμετέχοντες προ-συμπληρωμένους, και ένα σώμα "Κρατήθηκε μέσω Voilà". Δεν υπάρχει τίποτα άλλο να κάνετε.

Σύνδεση Microsoft Outlook / Teams

1. Πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις → Ενσωματώσεις, ή Προγραμματισμός → Σύνδεση Outlook Calendar.
2. Κάντε κλικ στο Σύνδεση Outlook Calendar.
3. Συνδεθείτε με τον λογαριασμό Microsoft σας και εξουσιοδοτήστε το Voilà να διαβάζει και να γράφει συμβάντα.
4. Το ημερολόγιό σας αρχίζει να συγχρονίζεται αμέσως.

Κάθε μάθημα προσγειώνεται στο ημερολόγιό σας Outlook ως συνάντηση Teams (ο σύνδεσμος συμμετοχής συνδέεται αυτόματα), με τον μαθητή να αναφέρεται ως συμμετέχων. Η ίδια συμπεριφορά επαναπληρώσεως ισχύει: τα μελλοντικά μαθήματα Voilà εμφανίζονται στο ημερολόγιό σας Outlook αμέσως.

Τι εμφανίζεται στο ημερολόγιό σας (Voilà → ημερολόγιο)

Συμβάν Voilà	Τι βλέπετε στο ημερολόγιο
Μια κράτηση 1:1 επιβεβαιώνεται	Μια πρόσκληση την ώρα του μαθήματος, με τον σύνδεσμο Meet/Teams, τον μαθητή ως συμμετέχοντα, και ένα σώμα που συντάχθηκε από το Voilà.
Ένα ομαδικό μάθημα επιβεβαιώνεται	Το ίδιο συμβάν, με κάθε αποδεκτό μέλος στη λίστα συμμετεχόντων. Καθώς περισσότερα μέλη δέχονται, προστίθενται· αν ένα μέλος φύγει, αφαιρείται.
Ένα επαναλαμβανόμενο μάθημα δημιουργείται	Google: ένα κύριο επαναλαμβανόμενο συμβάν που καλύπτει την πλήρη σειρά. Outlook: ένα συμβάν ανά εμφάνιση (ώστε οι ενημερώσεις ανά παρουσία να ρέουν καθαρά μέσω Microsoft Graph).
Μια αναπρογραμματισμένη πρόταση γίνεται αποδεκτή στο Voilà	Η ώρα έναρξης/λήξης της πρόσκλησης ενημερώνεται στη θέση της και οι συμμετέχοντες λαμβάνουν ειδοποίηση ενημέρωσης. Λειτουργεί και στο Google και στο Outlook.
Ένα μάθημα ακυρώνεται στο Voilà	Το συμβάν ημερολογίου αφαιρείται και οι συμμετέχοντες ειδοποιούνται με ειδοποίηση ακύρωσης. Λειτουργεί και στο Google και στο Outlook.
Μια επαναλαμβανόμενη εμφάνιση παραλείπεται στο Voilà	Μόνο αυτή η μία εμφάνιση ακυρώνεται — το υπόλοιπο της σειράς παραμένει άθικτο.

Τι συγχρονίζεται πίσω στο Voilà (ημερολόγιο → Voilà)

Αυτή είναι η ενότητα που σας επιτρέπει να "ζήσετε στο ημερολόγιό σας". Ό,τι παρακάτω αλλάζει την κατάσταση Voilà αυτόματα.

Μετακινείτε την ώρα του συμβάντος

Σύρετε ένα συμβάν Voilà σε διαφορετικό χρονικό διάστημα, ή επεξεργαστείτε την ώρα έναρξης/λήξης του, ανοίγει μια πρόταση αναπρογραμματισμού μέσα στο Voilà. Μόλις ο μαθητής επιβεβαιώσει (στην εφαρμογή ή απαντώντας στο email), η ώρα του συμβάντος κλειδώνεται και στα δύο συστήματα. Μέχρι τότε, το συμβάν παραμένει ως εκκρεμής πρόταση — ο μαθητής μπορεί ακόμα να το δει και να το δεχτεί/απορρίψει από μέσα στο Voilà.

Διαγράφετε ή ακυρώνετε το συμβάν

Το Voilà σημειώνει το μάθημα ως ακυρωμένο και εκτελεί τον κλάδο ακύρωσης καθηγητή της πολιτικής ακύρωσης:

• Ο μαθητής επιστρέφεται πλήρως (αν Stripe) ή έχει την πίστωση συνεδρίας του επιστραφεί (αν πακέτο συνεδρίας), ανεξάρτητα από το αν η ακύρωση συνέβη πριν ή μετά το όριο. Οι ακυρώσεις που αποδίδονται στον καθηγητή κάνουν πάντα τον μαθητή ολόκληρο.
• Για ομαδικά μαθήματα, κάθε πληρωμένη θέση επιστρέφεται.
• Ο μαθητής λαμβάνει ένα email ακύρωσης και ενημέρωση κάρτας συνομιλίας.

Δημιουργείτε ένα νέο συμβάν με έναν από τους μαθητές σας ως συμμετέχοντα

Εάν υπάρχει ενεργή σχέση μαθητή–καθηγητή μεταξύ σας, το Voilà θα:

• Δημιουργήσει αυτόματα μια πρόταση κράτησης για αυτό το μάθημα.
• Στείλει email στον μαθητή ώστε να μπορεί να επιβεβαιώσει την ώρα.
• Κρατήσει τη θέση στη διαθεσιμότητά σας ενώ η πρόταση είναι εκκρεμής.

Εάν ο συμμετέχων δεν είναι γνωστός μαθητής σας, το Voilà καταγράφει το συμβάν ως κανονικό απασχολημένο χρονικό διάστημα στη διαθεσιμότητά σας — αλλά δεν δημιουργεί κράτηση.

Προσθέτετε οποιοδήποτε άλλο συμβάν στο ημερολόγιό σας

Οποιοδήποτε συμβάν προσθέτετε — συνάντηση εργασίας, ραντεβού στον οδοντίατρο, μεσημεριανό με φίλο — θεωρείται απασχολημένος χρόνος και αποκλείει νέες κρατήσεις μαθητών κατά τη διάρκεια αυτού του παραθύρου. Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα· αυτό είναι αυτόματο.

Τι βλέπουν οι μαθητές σας

Κάθε φορά που ένα μάθημα επιβεβαιώνεται, ο μαθητής σας λαμβάνει πρόσκληση ημερολογίου για το ίδιο συμβάν — με τον σύνδεσμο συμμετοχής Meet ή Teams μέσα. Έτσι μπορούν να διαχειριστούν το μάθημα από το δικό τους ημερολόγιο επίσης. Ακολουθεί ακριβώς πώς το Voilà αντιδρά σε κάθε ενέργεια που μπορεί να κάνει ένας μαθητής από τα εισερχόμενά του ή την εφαρμογή ημερολογίου:

Ενέργεια μαθητή	Τι κάνει το Voilà
Δέχεται την πρόσκληση	Τίποτα επιπλέον — είναι ήδη στο μάθημα. Το RSVP τους καταγράφεται για ορατότητα.
Απορρίπτει μια εκκρεμή πρόταση από το ημερολόγιό τους	Η πρόταση απορρίπτεται στο Voilà. Ειδοποιείστε με email και συνομιλία.
Απορρίπτει ένα επιβεβαιωμένο μάθημα 1:1 από το ημερολόγιό τους	Το Voilà εκτελεί τον κλάδο ακύρωσης μαθητή της πολιτικής ακύρωσης. Πριν το όριο = πλήρης επιστροφή ή πίστωση επιστραφεί· μετά το όριο = κατάσχεση (κρατάτε την πληρωμή).
Απορρίπτει από ένα επιβεβαιωμένο ομαδικό μάθημα	Μόνο η θέση αυτού του μαθητή επιστρέφεται· το μάθημα συνεχίζεται για όλους τους άλλους (υπό την ελάχιστη κανόνα θέσεων).
Απορρίπτει μια επαναλαμβανόμενη εμφάνιση	Αυτή η μία εμφάνιση παραλείπεται (επιστροφή ή κατάσχεση σύμφωνα με την πολιτική ακύρωσης). Το υπόλοιπο της σειράς δεν επηρεάζεται.
Προωθεί την πρόσκληση σε άλλο εισερχόμενο	Κανένα αποτέλεσμα στο μάθημα — το Voilà είναι η πηγή της αλήθειας, και η προώθηση της πρόσκλησης δεν μετακινεί το μάθημα ή επανεκδίδει αποζημιώσεις.

Εν ολίγοις: οι μαθητές μπορούν να διαχειριστούν τη συμμετοχή τους εξ ολοκλήρου από την πρόσκληση ημερολογίου τους, και θα δείτε κάθε ενέργεια να αντικατοπτρίζεται στο Voilà σε δευτερόλεπτα.

Ομαδικά μαθήματα μέσω ημερολογίου

Τα ομαδικά μαθήματα προσθέτουν ένα επιπλέον στρίψιμο — ο κανόνας ελάχιστες θέσεις:

• Ένα μέλος απορρίπτει → αυτή η θέση επιστρέφεται, ο συμμετέχων αφαιρείται από το συμβάν ημερολογίου, το μάθημα συνεχίζεται.
• Η απόρριψη ρίχνει το μάθημα κάτω από min_seats ΠΡΙΝ το όριο ακύρωσης → ολόκληρο το μάθημα ακυρώνεται, κάθε πληρωμένη θέση επιστρέφεται, το συμβάν ημερολογίου αφαιρείται.
• Η απόρριψη ρίχνει το μάθημα κάτω από min_seats ΜΕΤΑ το όριο ακύρωσης → το μάθημα παραμένει (οι άνθρωποι που κράτησαν τη θέση τους έχουν ήδη πληρώσει για τη θέση), και λαμβάνετε ένα email προειδοποίησης ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε πώς να το χειριστείτε.

Επαναλαμβανόμενα μαθήματα μέσω ημερολογίου

Τα επαναλαμβανόμενα μαθήματα αποθηκεύονται διαφορετικά σε κάθε πάροχο, αλλά η εμπειρία είναι η ίδια:

• Google: η σειρά είναι ένα μόνο κύριο επαναλαμβανόμενο συμβάν. Η απόρριψη μιας παρουσίας από το ημερολόγιο παραλείπει μόνο αυτή την εμφάνιση στο Voilà· η απόρριψη του κύριου ακυρώνει κάθε μελλοντική εμφάνιση.
• Outlook: κάθε εμφάνιση συνδέεται ξεχωριστά ώστε οι ενημερώσεις ανά παρουσία από το Microsoft Graph να ρέουν καθαρά. Η απόρριψη μιας εμφάνισης την παραλείπει στο Voilà· η απόρριψη της σειράς τερματίζει τις μελλοντικές εμφανίσεις.
• Η παράλειψη μιας εμφάνισης από μέσα στο Voilà αυτόματα ακυρώνει την αντίστοιχη παρουσία ημερολογίου με καθαρή ειδοποίηση ακύρωσης στους συμμετέχοντες.
• Μια αλλαγή πολιτικής ακύρωσης του καθηγητή δεν εφαρμόζεται αναδρομικά σε εμφανίσεις που υπάρχουν ήδη — κάθε εμφάνιση κλειδώνει την πολιτική που ήταν ενεργή όταν δημιουργήθηκε.

Πώς παραδίδεται ο συγχρονισμός

Το Voilà χρησιμοποιεί ειδοποιήσεις push (webhooks) ως το κύριο ενεργοποιητή:

• Google Calendar — Το Voilà εγγράφεται στο ημερολόγιό σας μέσω του καναλιού events.watch της Google· οι ενημερώσεις προσγειώνονται σε δευτερόλεπτα μετά την αποθήκευση στο Google Calendar.
• Microsoft Outlook / Teams — Το Voilà εγγράφεται μέσω webhooks Microsoft Graph· ίδια συμπεριφορά.

Ένα μικρό σύνολο δικτύων ασφαλείας κρατά το κανάλι υγιές:

• Ωριαία εργασία συντήρησης ανανεώνει τις συνδρομές πριν λήξουν και εκκινεί τυχόν ελλιπείς παρακολουθήσεις.
• Επαναπλήρωση κατά τη σύνδεση ωθεί τα υπάρχοντα μελλοντικά μαθήματα Voilà στο νέο ημερολόγιό σας (και επανεισάγει τους υπάρχοντες απασχολημένους χρόνους του ημερολογίου σας).
• Χειροκίνητη ανανέωση είναι διαθέσιμη από τη σελίδα Προγραμματισμού — χρήσιμη αν δοκιμάζετε ή αν ένα webhook παρέλειψε προσωρινά την παράδοση.

Οι προηγούμενες εκδόσεις αυτής της σελίδας ανέφεραν έναν "κύκλο ψηφοφορίας 5 λεπτών". Αυτό δεν είναι πλέον ακριβές — ο συγχρονισμός είναι βασισμένος σε push και συνήθως προσγειώνεται σε λιγότερο από 30 δευτερόλεπτα.

Πολιτική ακύρωσης και αποζημιώσεις μέσω ημερολογίου

Οι ακυρώσεις από την πλευρά του ημερολογίου ακολουθούν ακριβώς την ίδια πολιτική ακύρωσης που έχετε διαμορφώσει για κρατήσεις που πληρώνονται με Stripe (δείτε Stripe Connect Payments):

• Εσείς ακυρώνετε (διαγραφή/ακύρωση από το ημερολόγιό σας): ο μαθητής επιστρέφεται πλήρως, ανεξάρτητα από το χρόνο.
• Ο μαθητής απορρίπτει από το ημερολόγιό του πριν το όριο: πλήρης επιστροφή ή πίστωση επιστραφεί στον μαθητή.
• Ο μαθητής απορρίπτει από το ημερολόγιό του μετά το όριο: η πληρωμή κατασχέθηκε (την κρατάτε) ή η πίστωση συνεδρίας καταναλώνεται.
• Ομαδικά μαθήματα: αποζημιώσεις ανά θέση για μεμονωμένες απορρίψεις· πλήρης επιστροφή κάθε πληρωμένης θέσης αν μια ακύρωση καθηγητή ή μια πτώση πριν το όριο κάτω από min_seats ακυρώνει το μάθημα.

Ιδιωτικότητα και εύρος

• Το Voilà διαβάζει και γράφει μόνο συμβάντα στο ημερολόγιο που συνδέετε — ποτέ κανένα άλλο ημερολόγιο στον λογαριασμό σας.
• Τα συμβάντα που διαβάζει το Voilà χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για υπολογισμούς προγραμματισμού και διαθεσιμότητας.
• Μπορείτε να ανακαλέσετε την πρόσβαση ανά πάσα στιγμή κάτω από Ρυθμίσεις → Ενσωματώσεις (ή απευθείας από τις ρυθμίσεις λογαριασμού Google / Microsoft).

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Το διακριτικό έληξε

Εάν ο συγχρονισμός σταματήσει, το διακριτικό OAuth έχει πιθανώς λήξει. Ανοίξτε Ρυθμίσεις → Ενσωματώσεις και κάντε κλικ στο Επανασύνδεση.

Καθυστερήσεις συγχρονισμού

Τα webhooks συνήθως παραδίδονται σε ~30 δευτερόλεπτα. Η ωριαία εργασία συντήρησης είναι ένα δίχτυ ασφαλείας που ανανεώνει τις συνδρομές και επανασυγχρονίζει οποιαδήποτε παράδοση που παρέλειψε προσωρινά. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε μια χειροκίνητη ανανέωση από τη σελίδα Προγραμματισμός.

Συγκρούσεις με συμβάντα που δεν είναι Voilà

Εάν προσπαθήσετε να επιβεβαιώσετε μια κράτηση Voilà σε μια θέση που καλύπτεται από ένα συμβάν που δεν είναι Voilà στο ημερολόγιό σας, το Voilà θα σας προειδοποιήσει και θα σας αφήσει να παρακάμψετε τη σύγκρουση — χρήσιμο όταν το συμβάν ημερολογίου είναι μια "μαλακή" κράτηση που είστε ευχαριστημένοι να απελευθερώσετε.

Αλλαγή παρόχων

Μόνο ένα ημερολόγιο μπορεί να συνδεθεί τη φορά. Αποσυνδέστε το Google πριν συνδέσετε το Outlook (ή αντίστροφα) κάτω από Ρυθμίσεις → Ενσωματώσεις.

Αμφίδρομος συγχρονισμός, από αρχής έως τέλους

sequenceDiagram
    participant Student
    participant StudentCal as "Student Calendar"
    participant Voila
    participant TutorCal as "Tutor Calendar (Google or Outlook)"
    participant Tutor

    Note over Voila,TutorCal: Lesson confirmed in Voilà
    Voila->>TutorCal: Create event with Meet or Teams link
    TutorCal-->>Student: Invite delivered
    TutorCal-->>StudentCal: Invite delivered

    Note over Student,StudentCal: Student declines from inbox
    StudentCal->>TutorCal: RSVP declined
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Run cancellation policy
    Voila-->>Tutor: In-app and email notice
    Voila-->>Student: Refund or forfeit confirmation

    Note over Tutor,TutorCal: Tutor cancels the event
    TutorCal->>Voila: Webhook fires
    Voila->>Voila: Cancel and refund
    Voila->>StudentCal: Calendar event removed

Σχετικά

• Προγραμματισμός — εβδομαδιαία διαθεσιμότητα, πολιτικές κράτησης, λειτουργία διακοπών
• Ομαδικά Μαθήματα — ελάχιστες θέσεις, διαχείριση μελών, συμπεριφορά ακύρωσης ομάδας
• Stripe Connect Payments — πολιτικές ακύρωσης και πώς εφαρμόζονται οι αποζημιώσεις